Outlook에서 전문적인 전자 메일 통신에서 해야 할 일과 하지 말아야 할 일을 알아봅니다.
이 문서의 내용
권장 사항
다음 규칙을 사용하면 전자 메일이 전문가처럼 보이고 메시지가 전달됩니다.
메시지를 보내기 전에 읽어 봅니다.
주제를 설명적이고 작업 중심으로 만듭니다. 예를 들어 "관리자: 이사회 수련회 날짜를 보내주세요"에는 그룹 이름과 작업이 모두 포함되어 있어 수신자가 수행해야 할 작업을 빠르게 알 수 있습니다. 기타 유용한 접두사로는 "참고:" 및 "작업 필요" 등이 있습니다.
작업이 필요한 경우 제목 줄에 원하는 내용을 명시합니다.
대화 주제가 바뀌면 메시지 제목을 변경합니다.
모든 메시지는 짧고 간결하게 유지합니다.
가장 중요한 내용부터 가장 덜 중요한 내용 순으로 메시지 내용을 구성합니다.
중요한 정보는 굵게 표시 하는 것이 좋습니다.
작업 항목이나 질문을 별도의 줄에 작성 하여 눈에 띄고 알아볼 수 있도록 합니다.
질문을 할 때 사람 이름을 굵게 표시합니다. 예: "Ryan: 프로젝트 상태는 어떤가요?" Microsoft 365consider using @Mentions와 함께 Outlook 2016을 사용하는 경우 .
메시지를 받는 사람의 수를 메시지를 읽어야 하는 사람 수로 제한합니다.
- 정보를 받아야 하는 사람은 참조 줄에 넣습니다.
- 응답하거나 작업을 수행해야 하는 사람은 받는 사람 줄에 넣습니다.
필요한 경우서명을 사용합니다. 단, 서명은 단순하고 간결하며 전문적인 인상을 주도록 하되, 가급적 그래픽은 사용하지 않습니다.
응답이 즉시 필요한 경우에는 전자 메일을 보내지 않습니다. 전화를 걸거나 인스턴트 메시지를 보냅니다.
해결책이 없는 메시지가 10개가 넘는 전자 메일 대화 중인 경우 통화를 하거나 모임을 설정하여 문제를 논의하는 것이 좋습니다. 복잡한 문제를 해결하는 데 전자 메일이 효율적이지 않은 경우도 있습니다.
응답에 시간이 필요한 경우 확인 메시지를 보냅니다. 너무 바빠서 완전한 답변을 포함한 회신을 즉시 할 수 없는 경우에는 보낸 사람에게 해당 문제를 확인 중이며 특정 시간이나 날짜까지 회신할 예정임을 알립니다. 메시지에 플래그를 지정 하여 나중에 회신하도록 알림줄입니다.
중요도가 높음(
)을 드물게 사용합니다.참고
보내기 지연 규칙을 설정한 경우에도 메시지를 중요도 높음으로 표시하면 메시지가 즉시 전송됩니다.
사용자의 질문에 여러 명이 응답할 가능성이 있는 경우 그룹에 질문을 보내기보다 한 사람만 선택하여 보냅니다.
좋은 전자 메일 메시지를 작성하는 열쇠는 받는 사람에게 공감을 표하는 것입니다.
보내는 메시지에 대한 응답을 받아야 하는 경우 다음을 수행합니다.
- 보낼 때 플래그를 지정합니다.
- To-Do 표시줄에서 플래그가 지정된 전자 메일 작업의 이름을 변경하여 추가 작업으로 시작합니다.
- 해당 메시지에 @대기 중 범주를 지정합니다.
이 세 단계를 수행한 경우, 다음 작업은 다른 메시지를 보내거나 응답을 찾는 것입니다.
팁
다른 메시지를 보내도록 알림 설정을 하는 것이 받는 사람에게 보낸 메시지에 플래그를 지정하는 것보다 더 효과적입니다. 마찬가지로, 메시지에서 약속한 사항이 있는 경우 할 일 모음에 해당 작업이 표시되어 다시 떠올릴 수 있도록 플래그를 지정합니다.
하지 말아야 할 사항
- 편지지를 사용하지 않습니다.
- 메시지를 보낼 때 매번 관리자를 포함하지는 않습니다.
- 화가 난 상태에서는 메시지를 보내지 않습니다. 메시지를 쓴 다음 임시 보관함에 저장하고 나중에 다시 확인한 후 보냅니다.
- 두 단락 이상의 긴 메시지를 보낼 때는 빠른 응답을 기대하지 않습니다.
- 첫 번째 메시지를 보낸 후 하루 이내에는 추가 작업 메시지를 보내지 않습니다. 제때 회신이 없으면 전화나 인스턴트 메시징을 사용해 보세요.
- 메시지를 보낼 때마다 읽음 확인 또는 배달 확인을 사용하지 않습니다. 받는 사람의 메시지 수신 여부가 확실하지 않은 경우에만 사용합니다.
- 보내는 모든 메시지에 플래그를 붙이거나 중요도를 높게 지정하지 마세요. 받는 사람이 이를 신경 쓰지 않게 됩니다.
- 모든 내용을 대문자로 작성하지 않도록 합니다.
- 첨부 파일을 보내는 대신 링크를 보내세요.
- 메일 그룹이나 연락처 그룹을 확장하지 마세요. 메일 그룹을 확장하면 메시지를 읽기 어려워지고 메일이 잘못된 메일 폴더로 전달될 수 있습니다.
- 풍자적인 표현은 사용하지 않습니다. 유머가 오해를 일으킬 수 있습니다.
- 회사의 모든 사람에게 알리고 싶지 않은 내용은 쓰지 않습니다. 전자 메일 메시지가 어디로 전달될지 알 수 없습니다.
- 흘림체나 예술적인 글꼴은 읽기 어려우므로 사용하지 않습니다.
- 빨간색 글꼴은 읽기 불편하고 심각한 것으로 해석될 수 있으므로 사용하지 않습니다.
- 제거하도록 요청하는 메일 그룹이나 메일 그룹에 전체 회신을 보내지 않습니다. 지금까지.
메일 그룹 및 DL(메일 그룹)에 대한 규칙
- 대규모 메일 그룹에 응답하는 경우 모든 전자 메일의 권장 사항 및 금지 사항을 따릅니다.
- 한 개인으로부터 추가 정보가 필요하거나 문제를 별도로 조사 중인 경우 전체 배포 목록에 응답하여 사용자가 응답 중임을 모든 사람에게 알린 다음 각 개인에게 개별적으로 회신합니다. 문제가 해결된 후에는 메일 그룹에 응답하여 해결 방법을 제공해야 합니다. 이렇게 하면 배포 목록에 있는 다른 사용자가 해결 방법을 참조할 수 있습니다.
다른 사람에게 리디렉션하는 방법
누군가가 사용자가 구성원인 메일 그룹에 메시지를 보냈는데 다른 사람이나 다른 메일 그룹이 이 메시지에 응답하는 편이 더 나은 경우에는 다음을 수행합니다.
- 받는 사람 줄에 올바른 메일 그룹 또는 사람으로 회신합니다.
- 회신이 올바른 배포 목록이나 사람에게 전송되도록 합니다.
- 다른 사람의 규칙으로는 메시지가 필터링되지 않으므로 원래 메일 그룹을 숨은 참조 줄에 넣지 않습니다. 대신, 받는 사람 또는 참조 줄에 메일 그룹을 남겨 두세요.
DL에서 제거하는 방법
원하지 않는 메일 그룹에서 메일을 받는 경우 네트워크 관리자나 메일 그룹 소유자에게 메시지를 보내 제거하도록 요청합니다. 전체 배포 목록에 회신하지 않습니다. DL 목록의 소유자를 찾으려면 배포 목록 이름을 두 번 클릭합니다.
인라인 주석 사용 방법
받은 전자 메일에 인라인 주석을 추가하면 질문에 대답하고 문제에 즉시 응답할 때 편리합니다. 일반적인 모범 사례에 따라 다음을 수행합니다.
메시지에 인라인 주석이 있음을 언급합니다. 예를 들어 "아래의 추가 설명을 확인하세요."를 포함합니다.
사용자의 텍스트와 원본 메시지를 구분합니다. 다음과 같은 몇 가지 방법으로 구분할 수 있습니다.
- 글꼴 색 변경
- 앞에 사용자 이름 또는 이니셜을 대괄호로 표시합니다(예: [Melissa], [MM]
- 기울임꼴이나 굵게 또는 둘 다로 글꼴 변경
사용자가 작성하지 않은 내용은 삭제하지 않습니다.
숨은 참조를 사용하는 경우
숨은 참조 기능을 사용하면 더 이상 추가 전자 메일이 필요하지 않다고 판단되거나 대화 주제가 변경된 경우 전자 메일 대화에서 사용자를 제거할 수 있습니다.
예를 들어 질문을 받는 5명 중 한 명이고 질문에 답변하려면 나머지 4명을 숨은 참조 로 옮기고 "Joe, Jeff, James, Jennifer와 같이 숨은 참조로 보내고 있습니다. 여기에 답이 있습니다..." 그러면 이후 메시지는 사용자와 원래 보낸 사람만 주고받게 됩니다.
제3자에게(관리자 등) 중요한 메시지에 대해 알리기 위해 숨은 참조 를 사용하지 마세요. 숨은 참조 수신자는 숨은 참조를 받았다는 사실을 모르고 숨은 참조를 받았음을 노출시키며 모든 사람에게 응답할 수 있습니다. 이는 사용자의 은밀한 행동으로 비추어질 수 있습니다.
숨은 참조를 사용하여 제3자에게 문제를 알리기보다는 메시지를 보낸 후에 해당 메시지를 전달하는 것이 좋습니다.
휴가 준비
Microsoft 365, Outlook.com, Hotmail.com, Live.com 계정 또는 Microsoft Exchange 계정으로 Outlook을 사용하는 경우 부재 중 메시지를 설정하여 organization 안에 있는 사용자에게 부재 중임을 알릴 수 있습니다.
동료의 Outlook 일정에 사무실을 비우는 시간 추가의 조언을 따르는 것이 가장 좋습니다.
사용자 또는 관리자가 공유 휴가 일정을 만든 경우 해당 일정에 휴가를 게시해야 합니다. 모든 사람이 공유 일정을 사용하고 있다면 앞서 언급한 문서에서 알 수 있듯이 모든 사람에게 부재 중임을 알리기 위해 별도의 모임 요청을 보낼 필요는 없지만, 전자 메일 메시지는 좋은 알림 역할을 할 수 있습니다.