Sukūrėte kontaktų sąrašą ir kitus duomenis, kuriuos norėsite naudoti programos „„Word““ laiškų suliejime. Jei jūsų duomenų šaltinis yra esama „„Excel““ skaičiuoklė, tai tiesiog reikia paruošti duomenis laiškų suliejimui. Tačiau jei duomenų šaltinis yra atskirtas skirtukas (.txt) arba kableliais atskirtų reikšmių (.csv) failas, pirmiausia turite importuoti duomenis į " „Excel“ ", tada paruošti laiškų suliejimui.

1 veiksmas: nustatykite savo duomenų šaltinį programoje „„Excel““

Jei kaip duomenų šaltinį naudojate „Excel“ skaičiuoklę laiškų suliejimui programoje „Word“, praleiskite šį veiksmą. Jei duomenų šaltinis yra .txt arba .csvfailas, naudokite teksto importavimo vediklį, kad nustatytų duomenis „Excel“.

Sėkmingai importavę .txt arba .csv failą, pereikite prie 2 veiksmo.

  1. Atidarykite „„Excel““.

  2. Eikite į Duomenų > Iš teksto / CSV.

    Teksto / CSV pasirinkimas skirtuke Duomenys

  3. Pasirinkite .txt arba .csv failą, tada pasirinkite Importuoti.

  4. Peržiūros lange pasirinkite Transformuoti duomenis.

  5. Pasirinkite norimą formatuoti stulpelį Pašto indeksas, Pašto indeksas arba kitas stulpelis.

  6. Eikite į Transformuoti > tipas: ir pasirinkite Tekstas.

    "Power Query" langas su pasirinktu tekstu

  7. Pasirinkite Pakeisti dabartinį.

  8. Jei reikia, pakartokite 5–7 veiksmus.

  9. Pasirinkite Uždaryti & įkelti.

  10. Eikite į > Įrašyti kaip ir įrašykite kaip naudodami kitą pavadinimą.

  1. Atidarykite „„Excel““.

  2. Excel 2016    Eikite į Duomenų > Gauti išorinius duomenis >teksto.

    Parinktis Iš teksto pažymėta skirtuke Duomenys.

  3. Pasirinkite .txt arba .csv failą, tada pasirinkite Importuoti.

  4. Dalyje Teksto importavimo vediklis (srityje Pradinių duomenų tipas) pasirinkite Atskirtasis.

    „Excel“ išorinių duomenų gavimas iš teksto, teksto importavimo vediklis, 1 veiksmas iš 3

  5. Pasirinkite Mano duomenys virš peržiūros srities yra antraščių, jei faile yra antraščių, tada pasirinkite Pirmyn.

  6. Srityje Skyrikliai pažymėkite žymės langelį, kuris atitinka duomenų skyriklį (pvz., Tab arba Kablelis), tada pasirinkite Pirmyn.

    Teksto importavimo vediklyje paryškintos skyriklių parinktys.

  7. Dalyje Duomenų peržiūra pasirinkite stulpelį su pašto indeksais arba pašto kodais, tada dalyje Stulpelio duomenų formatas pasirinkite Tekstas.

    Stulpelio duomenų formato parinktis Tekstas paryškinta teksto importavimo vediklyje.

    Pastaba: Kaskart stulpeliui pritaikius duomenų formatą – bendrąjį, tekstą arba datą, to stulpelio lentelės antraštėje rodomas formato pavadinimas.

  8. Jei reikia, kartokite 7 veiksmą: pasirinkite stulpelį, kurį norite pakeisti, ir duomenų formatą, kurį norite taikyti.

  9. Pasirinkite Baigti.

  10. Dialogo lange Duomenų importavimas priimkite numatytąjį elemento Esamas darbalapis parametrą ir langelio adresą, tada pasirinkite Gerai.

    Dialogo lange Duomenų importavimas pasirinkite perkelti duomenis į esamą darbalapį (numatytasis parametras) arba į naują darbalapį

    Dėmesio: Dialogo lange Duomenų importavimas langelio adrese rodomas tuo metu pasirinktas langelis. Duomenų importavimas pradedamas nuo pavadinto langelio adreso.

  11. Įrašykite skaičiuoklę nauju failo vardu.

2 veiksmas: parenkite duomenų šaltinį

Įsitikinkite, kad „„Excel““ duomenų šaltinyje, kurį naudosite kaip siuntimo sąrašą „„Word““ laiškų suliejime, tinkamai suformatuoti skaitinių duomenų stulpeliai. Formatuokite, pavyzdžiui, stulpelį su skaičiais, kad atitiktų konkrečią kategoriją, pvz., valiutą.

Jei kaip kategoriją pasirenkate procentus, atminkite, kad procentų formatas padaugins langelio reikšmę iš 100. Procentų stulpelį formatuokite kaip tekstą, jei norite išvengti dauginimo.

Pašto indeksus arba pašto kodus reikia suformatuoti kaip tekstą, kad duomenys būtų išsaugoti laiškų suliejimo metu. Jei nebus atlikta importuota, suformatuokite jį dabar. Pradžioje esantys nuliai, pvz., 00399 (naudojami koduose), laiškų suliejimo metu dingsta, jei jie nesuformatuoti kaip tekstas.

  1. Pasirinkite stulpelį, kuriame yra pašto indeksai, pašto kodai ar kiti duomenys, kuriuos reikia formatuoti.

  2. Eikite įPagrindinis ir grupėje Skaičius pažymėkite lauką Skaičių formatas rodyklę žemyn, tada pasirinkite parinktį sąraše (pvz., Tekstas).

    Programos „Excel“ skirtuko Pagrindinis grupėje Skaičius pasirinkite rodyklę žemyn, esančią lauke Bendrasis, ir pasirinkite naudotiną skaičių formatą.

Įsitikinkite, kad prieš arba už suliejimo lauko įtraukiate atitinkamą simbolį. Štai kaip atrodo valiutos ir procentinės reikšmės, jei praleisite simbolius.

Laiškų suliejimo dokumentas, kuriame rašoma: „jūsų $50,00 įnašas“ ir „siūlome 20 % nuolaidą“.

Jei įtrauksite simbolių, skaičiai turės daugiau prasmės.

Laiškų suliejimo rezultatų dokumente rašoma: „jūsų $50,00 įnašas“ ir „siūlome 20 % nuolaidą“.

Laiškų suliejimo dokumente simbolius prieš arba už suliejimo laukų įtraukite taip:

Laiškų suliejimo dokumento pavyzdys, kuriame prieš lauką pavadinimu Įnašas yra dolerio ženklas, o už lauko pavadinimu Procentai yra procento ženklas.

Taip pat žr.

Esminis laiškų suliejimo „Word“ yra duomenų šaltinio nustatymas ir parengimas. Galite naudoti esamą duomenų „Excel“ arba sukurti naują, importuodami tabuliacijos žymėmis atskirtą (.txt) arba kableliais atskirtų reikšmių (.csv) failą. Nustatę ir paruošę duomenų šaltinį, galite atlikti laiškų suliejimą naudodami " Dinaminiai duomenų mainai (DDE) ", naudodami nuoseklių laiškų suliejimo vediklį arba neautomatinį laiškų suliejimo metodą.

Jei laiškų suliejimui nenaudojate „Excel“ duomenų šaltinio, galite naudoti kontaktų sąrašą arba adresų knygą .txt arba.csv. Teksto importavimo vediklis padės atlikti veiksmus, kaip gauti duomenis, kurie yra .txt arba .csv į „Excel“.

  1. Atidarykite „„Excel““.

  2. Skirtuke Duomenys pasirinkite Iš teksto / CSV.

  3. Pasirinkite .txt arba .csv failą, tada pasirinkite Importuoti.

  4. Dalyje Teksto importavimo vediklis (srityje Pradinių duomenų tipas) pasirinkite Atskirtasis.

    „Excel“ išorinių duomenų gavimas iš teksto, teksto importavimo vediklis, 1 veiksmas iš 3

  5. Jei importuojate failą su antraštėmis, pasirinkite žymės laukelį Mano duomenyse yra antraščių virš srities Peržiūra, tada pasirinkite Kitas.

  6. Srityje Skyrikliai pažymėkite žymės langelį, atitinkantį jūsų duomenyse naudojamą skyriklį (pvz., tabuliatorių arba kablelį), ir pasirinkite Kitas.

    Teksto importavimo vediklyje paryškintos skyriklių parinktys.

    Patarimas: Srityje Duomenų peržiūra rodoma, kaip atrodys rezultatai lentelės formatu.

  7. Dalyje Duomenų peržiūra pasirinkite stulpelį su pašto indeksais arba pašto kodais, tada dalyje Stulpelio duomenų formatas pasirinkite Tekstas.

    Stulpelio duomenų formato parinktis Tekstas paryškinta teksto importavimo vediklyje.

    Pastabos: 

    • Galimi formatai yra Bendra, Tekstasir Data. Kiekvieną kartą, kai stulpelyje pritaikote duomenų formatą, to stulpelio lentelės antraštėje rodomas formato pavadinimas.

    • Pvz., stulpelį, kuriame yra skaitinių duomenų, pvz., procentai arba valiutos reikšmė, galima suformatuoti tik tada, kai failas importuojamas. Daugiau informacijos žr. poskirsnyje "Skaitinių duomenų formatavimas „Excel“ ".

  8. Jei reikia, kartokite 7 veiksmą: pasirinkite stulpelį, kurį norite pakeisti, ir duomenų formatą, kurį norite taikyti.

  9. Pasirinkite Baigti.

  10. Dialogo lange Duomenų importavimas priimkite numatytąjį elemento Esamas darbalapis parametrą ir langelio adresą, tada pasirinkite Gerai.

    Dialogo lange Duomenų importavimas pasirinkite perkelti duomenis į esamą darbalapį (numatytasis parametras) arba į naują darbalapį

    Dėmesio: Dialogo lange Duomenų importavimas langelio adrese rodomas tuo metu pasirinktas langelis. Duomenų importavimas pradedamas nuo pavadinto langelio adreso.

  11. Kai baigsite, įrašykite duomenų šaltinį nauju failo vardu.

Skaitinių duomenų formatavimas „Excel“

Formatuokite visus skaitinius duomenis, pvz., procentus arba valiutos reikšmes bet kuriame naujame arba esamame duomenų šaltinyje „Excel“ kuriuos ketinate naudoti laiškų suliejimo „Word“ laiškų suliejimo metu. Norėdami išsaugoti skaitinius duomenis, kuriuos suformatavote kaip procentus arba kaip valiutą laiškų suliejimo metu, vykdykite nurodymus, pateiktus skyriuje "2 veiksmas: dinaminių duomenų Exchange (DDE) naudojimas laiškų suliejimui".

Įsitikinkite, kad „„Excel““ duomenų šaltinyje, kurį naudosite kaip siuntimo sąrašą „„Word““ laiškų suliejime, tinkamai suformatuoti skaitinių duomenų stulpeliai. Formatuokite, pavyzdžiui, stulpelį su skaičiais, kad atitiktų konkrečią kategoriją, pvz., valiutą.

  1. Atidarykite „Excel“ duomenų šaltinį.

  2. Pasirinkite stulpelį, kurį norite formatuoti.

  3. Skirtuko Pagrindinis grupėje Numeris pasirinkite langelio Skaičių formatas (Bendrasis) rodyklę žemyn ir pasirinkite parinktį iš sąrašo.

    Programos „Excel“ skirtuko Pagrindinis grupėje Skaičius pasirinkite rodyklę žemyn, esančią lauke Bendrasis, ir pasirinkite naudotiną skaičių formatą.

  4. Jei reikia, pakartokite 2 ir 3 veiksmus.

  5. Kai baigsite, pasirinkite Įrašyti.

Jei turite duomenų šaltinį „Excel“ kuriame yra suformatuoti skaičiai, pvz., procentai ir valiutos reikšmės, kai kurie skaitiniai duomenys laiškų suliejimo metu gali neišsilaiko formatavimo. Gausite norimus laiškų suliejimo rezultatus ir skaitinių duomenų formatą galėsite išsaugoti „Excel“ naudodami DDE.

Excel formatą, palyginti su darbo suliejimo lauku, naudodami arba nenaudodami dinaminių duomenų Exchange

Pastaba: Jei nuspręsite ne naudoti DDE, vykdykite nurodymus, nurodytus laiškų suliejimo naudojimas masiniams el. laiškams siųsti.

  1. Atidarykite „Word“, pasirinkite Failo > parinktys > Išplėstinės.

  2. Dalyje Bendrapažymėkite žymės langelį Patvirtinti failo formato konvertavimą atidarius.

    Parinktis Atidarant patvirtinti failo formato konvertavimą

  3. Pasirinkite Gerai.

  4. Skirtuke Paštas pasirinkite Pradėti laiškų suliejimą > Žingsnis po žingsnio laiškų suliejimo vediklis.

    Programoje "Word" skirtuke Paštas pasirinkite Pradėti laiškų suliejimą, tada pasirinkite Žingsnis po žingsnio laiškų suliejimo vediklis

  5. Srities Laiškų suliejimas dalyje Pasirinkti gavėjuspasirinkite Naudoti esamą sąrašą.

    Programoje "Word" užduočių sritis Laiškų suliejimas, kuri atidaroma, kai grupėje Laiškų suliejimas pasirenkate laiškų suliejimo vediklį Žingsnis po žingsnio

  6. Dalyje Naudoti esamą sąrašą pasirinkiteNaršyti , tada atidarykite suformatuotą skaičiuoklę.

  7. Dialogo lange Duomenų šaltinio patvirtinimas pažymėkite žymės langelį Rodyti viską ir pasirinkite MS Excel Darbalapiai per DDE (*.xls) > Gerai.

    Dialogo langas Duomenų šaltinio patvirtinimas

  8. Dialogo Microsoft Excel pasirinkite Visa skaičiuoklė >Gerai.

    Dialogo langas „Microsoft Excel“ programoje „Word“

  9. Kai atidaromas dialogo langas Sulietų laiškų gavėjai, pasirinkite Gerai.

    Dialogo langas Sulietų laiškų gavėjai, kuriame rodomas Excel skaičiuoklės, naudojamos kaip siunčiamų laiškų sąrašo duomenų šaltinis, turinys

  10. Tęskite laiško, el.laiško,etiketės arba voko suliejimą.

Patarimas: Galite išvengti raginimo kiekvieną „Word“, kai atidarote duomenų failą. Kai prisijungsite prie savo pašto adresų sąrašo, eikite į Failų > Parinktys > Išplėstinės. Dalyje Bendraišvalykite žymės langelį Patvirtinti failo formato konvertavimą atidarius.

Jei sukūrėte kontaktų sąrašą „Excel“ skaičiuoklėje, svarbu formatuoti pašto indeksus arba pašto kodus kaip tekstą, kad neprarastumėte duomenų. Jei į naują skaičiuoklę importuojate kontaktus iš teksto (.txt) arba kableliais atskirtų reikšmių (".csv") failo, teksto importavimo vediklis gali padėti importuoti ir formatuoti duomenis.

1 veiksmas: nustatykite duomenų šaltinį Excel

Jei jau naudojate "Excel skaičiuoklę kaip "Word" laiškų suliejimo duomenų šaltinį, eikite į šios temos 2 veiksmą. Jei duomenų šaltinis yra .txt arba .csv failas, kuriame yra jūsų "Gmail" kontaktai, pvz., naudokite teksto importavimo vediklį, kad nustatytų duomenis„Excel“.

  1. Atidarykite „Excel“, tada skirtuke Duomenys pasirinkite Iš teksto.

    On the Data tab, select From Text

  2. Pasirinkite .csv arba .txt failą, tada pasirinkite Gauti duomenis.

  3. Teksto importavimo vedlyjepasirinkite Pirmyn.

  4. Dalyje Skyrikliai pažymėkitežymės langelį, kuris atitinka skyriklį, kuris atskiria kiekvieną duomenų elementą (pvz., skirtuką arba kmatą). Tada pasirinkite Pirmyn.

    Patarimas: Pasirinktų duomenų srityje Peržiūra rodoma, kaip atrodys rezultatai lentelės formatu.


    Step 2 of the Text Import Wizard
     

  5. Pasirinktų duomenų peržiūroje pasirinkitestulpelį, kuriame yra pašto indeksai arba pašto kodai. Tada Column duomenų formatupasirinkite Tekstas.

    Text Import Wizard step 3
     

  6. Jei reikia, pakartokite 5 veiksmą, pasirinkdami stulpelį, kurį norite keisti, ir duomenų formatą, kurį norite taikyti.

    Pastaba: Kiekvieną kartą, kai stulpelyje pritaikote duomenų formatą, to stulpelio lentelės antraštėje rodomas formato pavadinimas.

  7. Spustelėkite Baigti.

  8. Dialogo lange Duomenų importavimas pasirinkite, kur „Excel“ duomenis, tada spustelėkite Gerai.

    Pastaba: Įrašykite skaičiuoklę nauju failo vardu.

2 veiksmas: Skaitinių duomenų formatavimas Excel skaičiuoklėje

Norėdami užtikrinti, kad pašto indeksas arba pašto kodas pereitumėte per laiškų suliejimą neprarasdami nuliais, suformatuokite stulpelį, kuriame yra šie kodai, kaip tekstą.

  1. Atidarykite skaičiuoklę ir pasirinkite stulpelį, kuriame yra pašto indeksai arba pašto kodai.

  2. Skirtuko Pagrindinis lauke Formatas pasirinkite Tekstas.

    On the Home tab, in the Format box, select Text

Dabar galite naudoti šią informaciją laiškų suliejimui.

Reikia daugiau pagalbos?

Tobulinkite savo įgūdžius
Ieškoti mokymo
Pirmiausia gaukite naujų funkcijų
Prisijungti prie "Microsoft Insider"

Ar ši informacija buvo naudinga?

Ar esate patenkinti vertimo kokybe?
Kas turėjo įtakos jūsų patirčiai?

Dėkojame už jūsų atsiliepimus!

×