"Microsoft Teams" ir el. paštas – darna
Produktyvumo vadovas, kuriame daug patarimų ir gudrybių naudojant "Microsoft Teams" iš žmonių, kurie kuria ir naudoja "Teams" savo darbe, kiekvieną dieną.
„Teams“ keičia jūsų santykius su el. paštu. Jeigu visa grupė dirba naudodamasi „Teams“, tai reiškia, kad visi jūs gausite mažiau el. laiškų. Be to, mažiau laiko leisite gautųjų aplanke, nes daugumai pokalbių naudosite „Teams“.
Tačiau dėl kai kurių dalykų jūs vis dar turėsite el. paštą (ir jums jo reikės). Bendravimo metodų pusiausvyra priklausys nuo to, kaip dažnai bendraujate su žmonėmis, kurie nenaudoja „Teams“, ir jūsų prioritetų. (Vieni žmonės žvilgteli į el. paštą tik kartą per dieną, o kiti nuolat juo naudojasi greta „Teams“.) Daugumai žmonių darbui reikia ir „Teams“, ir el. pašto.
Toliau pateikiame keletą praktinių patarimų:
1. „Teams“ pokalbius ir kanalus naudokite kasdieniam darbui su artimiausiais kolegomis.
„Teams“ labai patogu aptarinėti kasdienius reikalus. Pokalbiai ir kanalai skirti aptarti renginio logistiką, įvertinti naujų funkcijų privalumus ir trūkumus bei teikti naujausią informaciją apie darbo eigą.
Pašalinę tokius pranešimus iš pašto dėžučių pakeitėme su el. paštu susijusios veiklos pobūdį ir apimtį (daugiau informacijos apie tai pateikta tolesniuose skyriuose).
Norėdami stebėti vykstančius pokalbius, pavadinkite ir prisekite grupės pokalbius.
2. Nuspręskite, kur norėtumėte atsakyti į kvietimus susitikti.
Kai kurie iš mūsų kvietimus susitikti norėtų peržiūrėti iš eilės programoje „Outlook“. Kiti norėtų tai padaryti "Teams" kalendoriaus srityje. Abu variantai puikūs, tad rinkitės jums tinkamiausią.
Dėl kai kurių dalykų jūs vis dar turėsite el. paštą (ir jums jo reikės). Bendravimo metodų pusiausvyra priklausys nuo to, kaip dažnai bendraujate su žmonėmis, kurie nenaudoja „Teams“, ir jūsų prioritetų.
3. El. paštą skirkite išsamesniems skelbimams ir informaciniams biuleteniams.
Ir toliau manome, kad oficialūs, visai įmonei skirti pranešimai turėtų būti siunčiami el. paštu, pavyzdžiui, taip turėtų būti pranešama apie pokyčius padalinyje, kasmetės labdaros akcijos pradžią, perduodamos Satya žinutės, siunčiamas Klientų pagalbos tarnybos naujienlaiškis ir pan. Šie dokumentai paprastai yra kruopščiai suformatuoti ir jų paskirtis – pasiekti labai daug žmonių. Tokiai informacijai perduoti naudojamės el. paštu. Kartais žmonės tokius el. laiškus galiu persiųsti į kurį nors mūsų kanalą, norėdami užtikrinti, kad juos perskaitytų net tie kolegos, kurie retai tikrina el. paštą.
Peržiūrėkite šį vaizdo įrašą ir sužinokite, kaip persiųsti svarbius el. laiškus į kanalus.
4. Pasirinkite žmones iš išorės, kuriuos norite įtraukti į „Teams“ kaip svečius.
Jeigu vykdydami kokį nors projektą turime bendradarbiauti su „Microsoft“ nedirbančiais žmonėmis, programoje „Teams“ galime sukurti specialią projekto komandą ir pakviesti į ją minėtus žmones kaip svečius. Tai leidžia mums su projektu susijusiais klausimais bendrauti mėgstamu būdu naudojant „Teams“, taip pat tiesiog programoje „Teams“ teikti pranešimus apie projektą. Mes stebime ir visus kitus mūsų projektus, taigi labiau tikėtina, kad laiku pamatysime svarbius pokalbius ir failus.
Jeigu su žmonėmis iš išorėmis bendraujame tik retkarčiais, pakanka el. pašto.
Norite sužinoti, kaip įtraukti svečius? Peržiūrėkite Įtraukti svečių į komandą.
Toliau: Kuruokite savo pranešimus
Reikia daugiau pagalbos?
Norite daugiau parinkčių?
Sužinokite apie prenumeratos pranašumus, peržiūrėkite mokymo kursus, sužinokite, kaip apsaugoti savo įrenginį ir kt.
Bendruomenės padeda užduoti klausimus ir į juos atsakyti, pateikti atsiliepimų ir išgirsti iš ekspertų, turinčių daug žinių.
