Girdėjote apie "Microsoft 365" grupes ir kaip galite jas naudoti "Outlook", bet galbūt nesate tikri, kaip pradėti. Šiame straipsnyje paatlikite kelis pagrindinius veiksmus, kaip jūs ir jūsų komanda galite pradėti naudoti "Microsoft 365" grupes programoje "Outlook". Kai būsite pasirengę nuveikti daugiau, taip pat suteiksime jums saitų į išsamesnį turinį.
Jei nesate tikri, kokios grupės yra, pirmiausia galite apsilankyti Sužinokite apie "Microsoft 365" grupes .
Norint išnaudoti visas "Microsoft 365" grupių galimybes programoje "Outlook", reikia turėti "Microsoft 365" planą, palaikantį "Exchange Online" ir "SharePoint Online", pvz., "Business Premium", E3 arba E5.
Pastaba: Norėdami naudoti "Microsoft 365 Groups" programoje "Outlook", skirtoje "Windows", turite naudoti "Outlook" talpykliniu "Exchange" režimu. Daugiau informacijos apie tai žr. Talpyklinio "Exchange" režimo įjungimas.
Pasirinkite toliau esantį skirtuką, kad rastumėte daugiau informacijos apie darbo su šia funkcija pradžią.
Pirmas dalykas, kurį turite padaryti, – sukurti grupę. Grupės kūrimas „Outlook“ yra labai paprastas procesas. Trumpa straipsnio versija yra:
-
Juostelės grupių sekcijoje spustelėkite Nauja grupė . Jei naudojate Internetinė „Outlook“, o ne darbalaukio versiją, galite pradėti šį procesą spustelėdami išplečiamąją rodyklę šalia Naujas ir pasirinkdami Grupuoti. Taip pat galite pereiti į kairiosios paraštės naršymo juostą ir pasirinkti piktogramą Grupės, esančią po žmonės piktograma. Tada viršutiniame kairiajame kampe pasirinkite Nauja grupė.
-
Suteikite savo grupei pavadinimą.
-
Nustatykite privatumo parametrą. Pagal numatytuosius nustatymus grupės yra privačios. Tai reiškia, kad juos gali peržiūrėti tik grupės nariai ir norint prisijungti reikia grupės savininko leidimo. Viešąsias grupes gali peržiūrėti ir prie jų prisijungti bet kuris organizacijos narys. Nė vienas parametras neteikia jūsų grupių organizacijai nepriklausantiems žmonėms, nebent juos specialiai pakvietėte kaip svečius.
Patarimas: Pagal numatytuosius nustatymus grupės yra privačios, kai jos kuria naudodamos internetinė "Outlook". Artimiausiais mėnesiais jie bus privatūs pagal numatytuosius parametrus, kai bus sukurti naudojant bet kurią iš „Outlook“ programų.
-
Nuspręskite, ar norite, kad nauji nariai sektų grupę (išplėstinės parinktys). Po grupės sekantys nariai gaus kiekvieno grupės pranešimo kopijas savo asmeniniame aplanke Gauta. Nariai, kurie tik prisijungę, turės eiti į grupės bendrinamą aplanką Gauta, kad galėtų dalyvauti grupės pokalbiuose.
Atlikite daugiau veiksmų:
-
Daugiau informacijos apie grupės kūrimą žr. Grupės kūrimas programoje "Outlook".
-
Daugiau informacijos apie prisijungimą prie grupės, kurią sukūrė kitas asmuo, žr . Prisijungimas prie grupės programoje "Outlook".
-
Daugiau informacijos apie tai, kaip sustabdyti grupės laiškų gavimą aplanke Gauta arba visiškai išeiti iš grupės, žr. Grupės palikimas programoje "Outlook".
Sukūrę grupę, galite į grupę įtraukti narių. Norėdami įtraukti naujų narių:
-
Eikite į grupę „Outlook“ rasdami ją naršymo srityje kairėje. Ji turėtų būti po pašto dėžute sekcijoje Grupės . Jei naudojateInternetinė „Outlook“,
-
Kai būsite grupėje, juostelėje spustelėkite Įtraukti narių . Jei naudojate Internetinė „Outlook“ spustelėkite vietą, kurioje parašyta, kiek narių yra jūsų grupėje, lango viršuje dešinėje, tada spustelėkite Įtraukti narių. Taip pat galite pereiti į kairiosios paraštės naršymo juostą ir pasirinkti piktogramą Grupės, esančią po žmonės piktograma. Kairiosios srities dalyje Grupės pasirinkite grupę, prie kurios norite pakviesti žmonių prisijungti. Pasirinkite piktogramą Įtraukti narių šalia mygtuko Siųsti el. laišką ir parametrų piktogramos.
-
Pateiktame lauke įveskite kiekvieno asmens, kurį norite įtraukti, vardą arba el. pašto adresą. Kai baigsite, spustelėkite Gerai ir jie bus įtraukti. Kiekvienas iš jų gaus el. laišką, kuriame jie sveikins grupę ir suteiks jiems patogius saitus pasiekti grupės turinį.
Patarimas: Jei norite įtraukti visus esamo siuntimo sąrašo narius, tiesiog įveskite siuntimo sąrašo pavadinimą ir jie visi bus įtraukti vienu veiksmu.
Atlikite daugiau veiksmų:
-
Daugiau informacijos apie svečių kvietimą ne iš jūsų įmonės į savo grupę žr . Svečių prieiga "Microsoft 365" grupėse.
-
Daugiau informacijos, kaip įtraukti arba pašalinti narius iš savo grupės, žr. Grupės narių įtraukimas ir šalinimas programoje "Outlook".
Pokalbiai "Microsoft 365" grupėse „Outlook“ vyksta grupės bendrinamame aplanke Gauta. Vartotojai gali skaityti ir atsakyti į laiškus, o nariai gali lengvai ieškoti arba slinkti atgal per pranešimų retrospektyvą, kad galėtų sužinoti, kas buvo aptarta anksčiau. Bendrinamas aplankas Gauta atrodo panašiai kaip asmeninis aplankas Gauta, su kuriuo „Outlook“ vartotojai yra susipažinę. Kiekvienas pokalbis rodomas atskirai kairėje esančiame laiškų sąraše, o spustelėjus jį skaitymo srityje. Jei vartotojas pažymi pranešimą arba pokalbį kaip perskaitytą, tai neturi įtakos kitų grupės narių laiškų rodymo būdui, todėl jums nereikia nerimauti, kad kiti nariai gali praleisti svarbų pranešimą.
Patarimas: Neseniai keitęs pranešimų rodymo ir skaičiavimo būdą,„Outlook“ galėjo iš naujo nustatyti numerį, kurį matote šalia grupės pavadinimo „Outlook“ naršymo srityje. Jei norite iš naujo nustatyti tą skaičių į nulį, galite dešiniuoju pelės mygtuku spustelėti grupę ir pasirinkti Žymėti viską kaip perskaitytą.
Dabar, kai jau sukūrėte grupę, pradėkime naują pokalbį. Naują pranešimą galite skelbti atidarę grupės bendrinamą aplanką Gauta ir juostelėje spustelėję Naujas pokalbis . Arba galite tiesiog išsiųsti el. laišką grupės pseudonimu. Visi grupės nariai galės perskaityti paskelbtą naują pranešimą, o visi po grupės prisijungę nariai gaus jūsų laiško kopiją savo asmeniniame aplanke Gauta.
Atlikite daugiau veiksmų:
-
Jei norite naudoti Internetinė „Outlook“ žr. Grupės pokalbis programoje "Outlook".
Kiekviena "Microsoft 365" grupė gauna bendrinamų failų biblioteką, kurioje galite saugoti, bendrinti ir bendradarbiauti dirbdami su dokumentais, darbaknygėmis, pateiktimis arba beveik bet kokio tipo failais.
Pasiekite failų biblioteką nuėję į grupę „Outlook“ (kairiojoje naršymo srityje) ir juostelėje spustelėkite Failai . Failų biblioteka bus atidaryta naršyklėje ir čia galėsite kurti naujus failus, nusiųsti failus iš savo kompiuterio ir atlikti beveik viską, ką gali atlikti "SharePoint" dokumentų biblioteka. Pagalvokite apie tai, kokio tipo failai būtų naudingi bendrinant su jūsų grupe, ir nesijaukite susiję su "Microsoft Office" failais. Taip pat galite bendrinti PDF dokumentus, nuotraukas arba beveik bet kokį kitą failą, kuris būtų naudingas jūsų grupei.
Norėdami atsisiųsti arba panaikinti failą, tiesiog pažymėkite jį ir šios parinktys bus rodomos įrankių juostoje viršuje.
Atlikite daugiau veiksmų:
-
Daugiau informacijos apie darbą su failais grupėje žr. Grupės failų bendrinimas.
Kiekviena "Microsoft 365" grupė gauna savo bendrinamą „OneNote“ bloknotą, kuriame gali rinkti idėjas, bendradarbiauti ir saugoti tyrimus.
Eikite į grupę „Outlook“ rasdami ją kairiojoje naršymo srityje arbaInternetinė „Outlook“ perėję į žmonės plytelę. Kai būsite ten, spustelėkite Bloknotas juostelėje, kad atidarytumėte grupės bendrinamą bloknotą.
Pirmą kartą atidarius grupės bendrinamą bloknotą, jis naršyklėje bus atidarytas programa Internetinė „Microsoft OneNote“ "". Galite ten redaguoti arba, jei turite OneNote 2016 ir norite naudoti, tiesiog juostelėje spustelėkite Redaguoti naudojant "OneNote" . Atidarius jį "OneNote", bloknotas bus sinchronizuojamas su atidarytų bloknotų sąrašu ir galėsite jį pasiekti tiesiai iš "OneNote" nepereidami į grupę.
Pabandykite eiti į savo grupės "OneNote" bloknotą ir pagalvoti apie tai, kas gali būti naudinga grupei rinkti idėjas ir bendradarbiauti. Pavyzdžiui, galite turėti skyrių, kurį naudojate rinkti ir komentuoti žiniatinklio turinį, kuris yra svarbus jūsų komandai.
Pastaba: Grupės bloknotas taip pat pasiekiamas išmaniajame telefone arba planšetiniame kompiuteryje, naudojant "OneNote", skirtą "iOS" arba "Android".
Atlikite daugiau veiksmų:
-
Norėdami pradėti naudoti "OneNote", žr. Pagrindinės užduotys "OneNote 2016", skirtoje "Windows".
Gali būti, kad jūsų grupėje yra įvykių, susitikimų, gairių ar kitų elementų, kurie būtų naudingi bendrinamam kalendoriui. Kiekviena "Microsoft 365" grupė turi bendrinamą kalendorių, kurį gali matyti ir prie jo prisidėti visi nariai.
Darbas su grupės kalendoriumi nesiskiria nuo darbo su asmeniniu kalendoriumi. Jei naršymo srityje pasirinksite kalendoriaus mygtuką, matysite asmeninį kalendorių ir visų grupių, kurių narys esate, bendrinamus kalendorius. Galite pažymėti žymės langelius šalia kiekvieno kalendoriaus, kurį norite matyti, ir peržiūrėti juos greta arba persidengiančių.
Elemento įtraukimas į bendrinamą kalendorių veikia taip pat, kaip asmeniniame kalendoriuje. Visuose susitikimuose, kuriuos įtraukiate į bendrinamą kalendorių, į tą įvykį bus pakviesti ir kiti grupės nariai, kad jie galėtų jį turėti savo kalendoriuose. Paskyros, įtrauktos į bendrai naudojamą grupės kalendorių, nerodomos kitų narių asmeniniuose kalendoriuose.
Dabar, kai gavote bendrinamą kalendorių, pabandykite įtraukti būsimus susitikimus ar įvykius, kuriuose gali dalyvauti jūsų grupė.
Atlikite daugiau veiksmų:
-
Daugiau informacijos apie grupės bendrinamo kalendoriaus naudojimą žr. Susitikimo planavimas grupės kalendoriuje programoje "Outlook".
Taigi dabar, kai grupė parengta ir paleista, iš kur jūs einate?
-
Microsoft Planner leidžia priskirti ir valdyti užduotis grupės nariams. Gaukite daugiau informacijos Planner žinyne.
-
Galite pakviesti svečius, nepriklausančius jūsų organizacijai, prisijungti prie grupės ir bendradarbiauti. Žr . Svečio prieiga "Microsoft 365" grupėse.
-
Perkelkite esamus siuntimo sąrašus į "Microsoft 365" grupes. Žr. Kodėl reikia atnaujinti siuntimo sąrašų versiją į grupes programoje "Outlook".
-
Įtraukite "Microsoft" komandą į savo grupę, kad galėtumėte dalyvauti išliekančių pokalbių pokalbyje. Žr . "Microsoft Teams" greitas pasirengimas darbui.
Taip pat žr.
Turite klausimų?
Apsilankykite Microsoft Tech Community ir skelbkite klausimus bei dalyvaukite pokalbiuose apie "Microsoft 365" grupės.
Mes pasiruošę išklausyti
Benas, atsižvelgdami į jūsų atsiliepimus, paskutinį kartą atnaujino šį straipsnį 2021 m. birželio 25 d. Jei jis jums buvo naudingas, ir ypač, jei ne, spustelėkite toliau pateiktus atsiliepimų valdiklius ir atsiųskite mums konstruktyvių komentarų, kad galėtume jį patobulinti. Ačiū!
