Santrauka: Sužinokite apie dokumentų valdymo sprendimo elementus ir dokumentų valdymo planavimo procesą 2013 SharePoint.
Šiame straipsnyje pateikiamas išsamus įvairių dokumentų valdymo sprendimo elementų, pagrįstų " SharePoint Server 2016 ", aprašas.
Dokumentų valdymas valdo jūsų organizacijos dokumentų gyvavimo ciklą – kaip jie kuriami, peržiūrimi ir publikuojami ir kaip jie galiausiai pašalinami arba saugomi. Nors terminas "valdymas" reiškia, kad informacija valdoma organizacijos viršuje, efektyvi dokumentų valdymo sistema turėtų atspindėti ją naudojanti organizacijos kultūrą. Įrankiai, kuriuos naudojate dokumentų valdymui, turėtų būti pakankamai lankstūs, kad būtų galima griežtai kontroliuoti dokumento gyvavimo ciklą, jei tai atitinka jūsų įmonės kultūrą ir tikslus, bet taip pat leisti įdiegti laisvesnės struktūros sistemą, jei tai geriau tinka jūsų įmonei.
Dokumentų valdymo sistemos elementai
Efektyvus dokumentų valdymo sprendimas nurodo:
-
Kokio tipo dokumentus ir kitą turinį galima kurti organizacijoje.
-
Kokį šabloną naudoti kiekvieno tipo dokumentui.
-
Kokie metaduomenys turi būti pateikti kiekvieno tipo dokumentui.
-
Kur saugoti dokumentą kiekviename jo gyvavimo ciklo etape.
-
Kaip kontroliuoti prieigą prie dokumento kiekviename jo gyvavimo ciklo etape.
-
Kaip perkelti organizacijos dokumentus kaip komandos narius, prisidėti prie dokumentų kūrimo, peržiūros, patvirtinimo, paskelbimo ir perdavimo.
SharePoint Foundation 2013 yra funkcijų, kurios įgyvendina visus šiuos dokumentų valdymo aspektus. SharePoint Server 2016 apima tas pačias funkcijas ir taip pat įtraukia šiuos dalykus:
-
Kokios strategijos taikomos dokumentams, kad būtų galima atlikti dokumentų auditą, dokumentai saugomi arba tinkamai pašalinami, o organizacijai svarbus turinys yra apsaugotas.
-
Kaip tvarkyti dokumentus kaip įmonės įrašus, kurie turi būti saugomi pagal teisinius reikalavimus ir įmonės gaires.
Norėdami užtikrinti, kad informacijos darbuotojai galėtų lengvai pasinaudoti šiomis galimybėmis, nenukrypdami nuo savo kasdienės veiklos ir pažįstamų įrankių, " „Microsoft Office“ sistema " programose, pvz., " Microsoft Outlook " ir " Word ", taip pat yra funkcijų, kurios palaiko kiekvieną dokumento gyvavimo ciklo etapą.
Planavimo procesas
Dokumentų valdymo planavimo procesą sudaro šie pagrindiniai veiksmai:
-
Dokumentų valdymo vaidmenų priskyrimas Įsitikinkite, kad jūsų planai apima pagrindinių organizacijos suinteresuotųjų šalių atsiliepimus, turite geriausią komandą, kuri įgyvendins sprendimą, ir žinote, kas dalyvaus dokumentų valdymo procesuose.
-
Dokumentų naudojimo analizė Kai nustatysite, kas dirba su dokumentais, nustatykite, su kokiais dokumentais jie dirba ir kaip juos naudoja. Daugiau informacijos žr. Vartotojų tapatybę ir dokumentų naudojimo analizę ("SharePoint Server 2010").
-
Planuokite dokumentų organizavimą Galite tvarkyti dokumentus svetainių rinkiniuose, svetainėse ir bibliotekose. SharePoint Server 2016 siūlo įvairių funkcijų, kurios padeda tvarkyti ir saugoti dokumentus– nuo specializuotų svetainių iki laisvai struktūrizuotų dokumentų bibliotekų, kad būtų galima greitai kurti ir bendradarbiauti. Bibliotekoje galite papildomai tvarkyti turinį aplankuose ir poaplankiuose. Daugiau informacijos žr. Dokumentų bibliotekos planavimas ("SharePoint Server 2010").
-
Turinio perkėlimo iš vienos vietos į kitą planas Gali tekti perkelti arba kopijuoti dokumentą iš vienos svetainės ar bibliotekos į kitą skirtingais jo gyvavimo ciklo etapais. Daugiau informacijos žr."Turiniosrauto planavimas" dokumentų bibliotekos planavimo ("SharePoint Server 2010").
-
Turinio tipų planas Naudodami turinio tipus tvarkykite informaciją apie dokumentus, pvz., metaduomenis, dokumentų šablonus ir darbo eigos procesus. Tai svarbus žingsnis, kad būtų galima tvarkyti dokumentus ir užtikrinti nuoseklumą visoje organizacijoje. Daugiau informacijos žr. Turinio tipas ir darbo eigos planavimas ("SharePoint Server 2010").
-
Darbo eigų planas Planuodami savo organizacijos darbo eigas, galite kontroliuoti ir stebėti, kaip dokumentai perkeliami iš vieno komandos nario į kitą, kai kiekvienas dalyvis bendradarbiauja per dokumento gyvavimo ciklą. SharePoint Server 2016 apima darbo eigas, skirtas bendroms komandos užduotims, pvz., dokumentų peržiūrai ir t. t. SharePoint Server 2016 taip pat palaiko pasirinktinių darbo eigų sukūrimą ir diegimą. Daugiau informacijos žr. Turinio tipas ir darbo eigos planavimas ("SharePoint Server 2010").
-
Turinio valdymo planas Galite suplanuoti tinkamą valdiklio lygį, pagrįstą turinio tipu arba saugojimo vieta. Pavyzdžiui, galite reikalauti, kad dokumentai tam tikros bibliotekos būtų paimti ir užrakinti, kad juos būtų galima redaguoti. Daugiau informacijos žr. Versijų registravimas, turinio patvirtinimas ir išvykimo planavimas ("SharePoint Server 2010").
-
Strategijų planas Suplanuokite kiekvieno turinio tipo informacijos valdymo strategijas, kad įsitikintumėte, jog dokumentai yra audituojami, saugomi ir kitaip apdorojami pagal organizacijos institucinius ir teisinius reikalavimus. SharePoint Server 2016 strategijos, kurios įgyvendina audito, dokumentų saugojimo ir brūkšninius kodus (kad spausdintą turinį būtų galima koreliuoti su atitinkamomis elektroninėmis versijomis). Daugiau informacijos žr. Informacijos valdymo strategijos planavimas ("SharePoint Server 2010").
Pastaba: Strategijos negalimos SharePoint Foundation 2013.
