Dokumento versijų kūrimo, turinio patvirtinimo ir paėmimo valdiklių planavimas programoje "SharePoint"

Apie versijų kūrimą, turinio patvirtinimą ir paėmimą

SharePoint Server 2016 yra šios funkcijos, kurios gali padėti valdyti dokumentus dokumentų bibliotekoje:

• Versijų kūrimas yra metodas, pagal kurį eilės dokumento iteracijų numeriai numeruojami ir įrašomi.

• Turinio patvirtinimas yra būdas, kuriuo svetainės nariai, turintys Tvirtintojo teises, kontroliuoja turinio publikavimą.

• Check-out Paėmimas ir užrakinimas – tai būdai, kuriais vartotojai gali geriau kontroliuoti, kai bus sukurta nauja dokumento versija, taip pat komentaras apie atliktus jų pokyčius tikrinant dokumentą.

Konfigūruokite turinio valdymo funkcijų, kurios aptariamos šiame straipsnyje dokumentų bibliotekose, parametrus. Norėdami bendrinti šiuos parametrus savo sprendimo bibliotekose, galite kurti dokumentų bibliotekos šablonus, kuriuose yra turinio valdymo parametrai. Tai užtikrina, kad naujose bibliotekose atsispindėtų jūsų turinio valdymo sprendimai.

Daugiau informacijos apie versijų kūrimą rasite sąrašo arba bibliotekos versijų kūrimo įgalinimas ir konfigūravimas.

Versijų kūrimo planavimas

Numatytasis dokumentų bibliotekos versijų kūrimo valdiklis priklauso nuo svetainių rinkinio šablono. Tačiau galite konfigūruoti dokumentų bibliotekos versijų kūrimo valdiklį atsižvelgdami į konkrečius reikalavimus. Kiekviena dokumentų biblioteka gali turėti skirtingą versijų kūrimo valdiklį, kuris geriausiai atitinka dokumentų tipą bibliotekoje. SharePoint Server 2016 yra trys versijų kūrimo parinktys:

• Nėra versijų kūrimo      Nurodo, kad neįrašomos ankstesnės dokumentų versijos. Kai versijų kūrimas nenaudojamas, ankstesnės dokumentų versijos yra nepataisomos, o dokumentų retrospektyva taip pat neišlieka, nes komentarai, kurie pridedami prie dokumento iteracijos, neįrašomi. Naudokite šią parinktį dokumentų bibliotekose, kuriose yra nesvarbių turinio arba turinio, kuris niekada nebus pakeistas.

• Pagrindinių versijų kūrimas      Nurodo, kad sunumeruotos dokumentų versijos saugomos naudojant paprastą versijų kūrimo schemą (pvz., 1, 2, 3). Norėdami valdyti saugyklos vietos efektą, galite nustatyti, kiek ankstesnių versijų pasilikti, skaičiuoti nuo dabartinės versijos.

  Naudojant didžiąją versijų kūrimo funkciją kiekvieną kartą, kai įrašoma nauja dokumento versija, visi vartotojai, turintys teises į dokumentų biblioteką, galės peržiūrėti turinį. Naudokite šią parinktį, jei nenorite atskirti dokumentų versijų ir publikuotų versijų. Pvz., dokumentų bibliotekoje, kurią naudoja darbo grupė organizacijoje, pagrindiniai versijų kūrimas yra geras pasirinkimas, jei visi komandos nariai turi galėti Peržiūrėti visus kiekvieno dokumento pasikartojimus.

• Kurkite pagrindines ir papildomas (juodraščio) versijas      Nurodo, kad sunumeruotos dokumentų versijos saugomos naudojant pagrindinę ir papildomą versijų kūrimo schemą (pvz., 1,0, 1,1, 1,2, 2,0, 2,1). Versijos, kurios baigiasi " .0 ", yra pagrindinės versijos ir versijos, kurios baigiasi ne nulinės versijos plėtiniais, yra papildomos versijos. Ankstesnės pagrindinės ir papildomos dokumentų versijos įrašomos kartu su dabartinėmis versijomis. Norėdami valdyti saugyklos vietos efektą, galite nustatyti, kiek ankstesnių pagrindinių versijų pasilikti, skaičiuoti nuo dabartinės versijos. Taip pat galite nurodyti, kiek pagrindinių versijų yra, įskaitant jų atitinkamas papildomas versijas. Pavyzdžiui, jei nustatysite, kad papildomos versijos turėtų būti saugomos dviejose pagrindinėse versijose, o dabartinė pagrindinė versija yra 4,0, tada visos papildomos versijos, kurios prasideda "3,1", bus saugomos.

  Didžiosios ir mažosios versijos versijos, bet kuris vartotojas, turintis skaitymo teises, gali peržiūrėti pagrindines dokumentų versijas. Galite pasirinkti, kurie vartotojai taip pat gali peržiūrėti papildomas versijas. Paprastai rekomenduojame suteikti teises peržiūrėti ir dirbti su papildomų versijų vartotojais, kurie gali redaguoti elementus, ir apriboti vartotojus, turinčius teisę peržiūrėti tik pagrindines versijas.

  Naudokite pagrindinius ir nedidelius versijų kūrimą, kai norite atskirti publikuojamą turinį, kurį gali peržiūrėti auditorija, ir juodraščio turinį, kuris dar nėra parengtas paskelbti. Pvz., žmogiškųjų išteklių žiniatinklio svetainėje, kurioje aprašomi organizacijos pranašumai, naudokite pagrindines ir papildomas versijų kūrimo priemones, kad apribotumėte darbuotojų prieigą prie privilegijų aprašų, kai aprašai yra peržiūrimi.

Turinio patvirtinimo planavimas

Naudokite turinio patvirtinimą, kad formuotumėte ir kontroliuotumėte turinio pasiekiimą auditorijai. Pvz., įmonė, kuri publikuoja turinį kaip vieną iš savo produktų arba paslaugų, prieš paskelbdama turinį gali reikalauti teisinės peržiūros ir patvirtinimo.

Dokumento juodraštis, laukiama turinio patvirtinimo, yra laukianti būsena. Kai tvirtintojas peržiūri dokumentą ir patvirtina turinį, jis tampa prieinamas peržiūrai vartotojams, turintiems skaitymo teises. Dokumentų bibliotekos savininkas gali įgalinti dokumentų bibliotekos turinio patvirtinimą ir pasirinktinai gali susieti darbo eigą su biblioteka, kad paleistumėte patvirtinimo procesą.

Dokumentų pateikimo patvirtinimui būdas priklauso nuo dokumentų bibliotekos versijų kūrimo parametrų:

• Nėra versijų kūrimo      Jei versijų kūrimas nenaudojamas ir dokumento pasikeitimai įrašomi, dokumento būsena bus laukiama. SharePoint Server 2016 išlaiko ankstesnę dokumento versiją, kad vartotojai, turintys skaitymo teises, galėtų jį peržiūrėti. Kai bus patvirtinti laukiantys keitimai, nauja dokumento versija pasiekiama peržiūrai vartotojams, turintiems skaitymo teises, o ankstesnė versija neišlieka.

  Jei versijų kūrimas nenaudojamas, o naujas dokumentas nusiunčiamas į dokumentų biblioteką, jis įtraukiamas į laukiamos būsenos biblioteką ir jo negalima peržiūrėti vartotojams, turintiems skaitymo teises, kol jis nebus patvirtintas.

• Pagrindinių versijų kūrimas      Jei naudojamas pagrindinis versijos kūrimas ir dokumento keitimai įrašomi, dokumento būsena bus laukiama, o ankstesnę pagrindinę dokumento versiją gali peržiūrėti vartotojai, turintys skaitymo teises. Patvirtinus dokumento pakeitimai, sukuriama nauja pagrindinė dokumento versija ir prieinama vartotojams, turintiems skaitymo teises, o ankstesnė pagrindinė versija įrašoma į dokumento retrospektyvos sąrašą.

  Jei naudojamas didelis versijų kūrimas ir naujas dokumentas nusiunčiamas į dokumentų biblioteką, jis įtraukiamas į laukiančios būsenos biblioteką ir jo negalima peržiūrėti vartotojams, turintiems skaitymo teises, kol jis patvirtintas kaip 1 versija.

• Kurkite pagrindines ir papildomas (juodraščio) versijas      Jei naudojamas didelis ir neesminis versijų kūrimas ir įrašomas dokumento keitimas, autorius turi galimybę įrašyti naują papildomą dokumento versiją kaip juodraštį arba sukurti naują pagrindinę versiją, kuri pakeis dokumento būseną laukiama. Patvirtinus dokumento pakeitimai, sukuriama nauja pagrindinė dokumento versija ir prieinama vartotojams, turintiems skaitymo teises. Didžiosios ir mažosios versijos versijos ir pagrindinės, ir papildomos dokumentų versijos saugomos dokumento retrospektyvos sąraše.

  Jei naudojamas didelis ir neesminis versijų kūrimas ir naujas dokumentas nusiunčiamas į dokumentų biblioteką, jis gali būti įtrauktas į biblioteką arba juodraščio būsenos, kaip versija 0,1, arba autorius gali iš karto paprašyti patvirtinimo. Šiuo atveju dokumento būsena tampa laukiama.

Išsiregistravimo ir registravimo planavimas

Galite reikalauti, kad vartotojai tikrintų dokumentus iš dokumentų bibliotekos prieš redaguodami dokumentus. Paėmimo ir įrašymo reikalavimo pranašumai yra šie:

• Geresnis valdymas, kai kuriamos dokumento versijos. Kai dokumentas paimtas ir užrakintas, autorius gali įrašyti dokumentą jo nepatikrinę. Kiti dokumentų bibliotekos Vartotojai negalės matyti šių pasikeitimų, o nauja versija nebus sukurta. Nauja versija (matoma kitiems vartotojams) sukuriama tik tada, kai autorius patikrina dokumentą. Tai suteikia autoriui daugiau lankstumo ir valdymą.

• Geresnis metaduomenų fiksavimas. Kai dokumentas yra pažymėtas, autorius gali rašyti komentarus, kuriuose aprašomi dokumente atlikti keitimai. Taip sukuriamas besitęsiantis dokumento atliktų pasikeitimų istorinis įrašas.

Jei jūsų sprendimas reikalauja, kad vartotojai galėtų juos patikrinti ir paimti ir atrakinti dokumentus, galite naudoti funkcijas, esančias „Office 2016“ kliento programose, kurios palaiko šiuos veiksmus. Vartotojai gali paimti dokumentus, anuliuoti paėmimą ir įrašyti dokumentus iš „Office 2016“ kliento programų.

Kai dokumentas yra paimtas ir užrakintas, jis užrakinamas, kai vartotojas atlieka išskirtinį redagavimą. Kai vartotojas įrašo redagavimus į šį failą, pakeitimai nusiunčiami ir įrašomi serveryje. Pokyčiai yra privatūs vartotojui ir nematomi kitiems. Kai vartotojas pasiruošęs įrašyti dokumentą, naujausi pakeitimai yra matomi kitiems ir publikuojami.

Iš „Office 2016“ kliento programų vartotojai taip pat gali pasirinkti palikti paimtą dokumentą serveryje, keisdami turinio redagavimo parinktis.