Konfidencialitātes ceļvedis personiskajiem ieskatiem

Personiskie ieskati programmā Microsoft Viva Insights palīdz atrast iespējas veidot labākus ieradumus un atgūt kontroli par savu laiku. Šajā rakstā ir aprakstīts, kā Viva Insights izmanto personas datus personiskajiem ieskatiem, kur tas glabā šos datus un kā tie ir izstrādāti, lai dati būtu drošībā. Tajā arī aprakstīts, kā Viva Insights atbilst VDAR noteikumiem. 

Galvenie principi

• Kā Viva Insights lietotājs tikai jūs varat skatīt savus datus.
• Jūsu dati tiek glabāti un aprēķināti jūsu Exchange Online pastkastē.
• Varat piekrist un nepiekrist jebkurā laikā.
• Personiskie ieskati programmā Viva Insights nerāda tikai to, ko varat redzēt programmā Outlook un Teams.

Galvenie datu konfidencialitātes punkti

• Personiskie ieskati programmā Viva Insights nav paredzēti, lai iespējotu novērtēšanu, izsekošanu, automatizētu lēmumu pieņemšanu, profilēšanu vai pārraudzību. Viva Insights nodrošina personiskus ieskatus, izmantojot programmu Viva Insights pakalpojumā Microsoft Teams un tīmeklī, Outlook pievienojumprogrammu Insights, Viva īssavilkumu e-pasta ziņojumus, instruktāžas e-pasta ziņojumus un iekļautos ieteikumus programmā Outlook. Personiskajiem ieskatiem programmā Viva Insights nav mehānisma vai opcijas, kas ļautu citiem, izņemot jūs, piekļūt personalizētajai informācijai, kas tiek parādīta, izmantojot šīs virsmas, ja vien jūs to nekopīgojat ar nolūku un neatkarīgi. Programmā Viva Insights sniegtos personas ieskatu datus nevar izmantot automatizētai lēmumu pieņemšanai vai profilēšanai.
• Personiskie ieskati programmā Viva Insights nesniedz darbiniekiem piekļuvi jaunai personu identificējošai informācijai par citiem kolēģiem. Viva Insights pārvērš datus personiskos ieskatos, veicot aprēķinus ar informāciju, ko ģenerējat tikai darba dienas gaitā. Lielākā daļa datu, ko redzat personiskajās ieskatos no Viva Insights, ir vienkārši informācijas apkopojums, kuram jums jau ir piekļuve, bet kuru jūs nevarētu ātri veikt aprēķinus bez atbalsta.
• Personiskie ieskati programmā Viva Insights dati tiek apstrādāti un glabāti darbinieka Exchange Online pastkastē. Viva Insights apstrādā datus no šiem avotiem, lai iegūtu personiskos ieskatus: Exchange Online e-pasta un kalendāra dati, tērzēšanas un zvanu signāli no Skype darbam un no Teams. Viva Insights glabā un apstrādā šos datus katra darbinieka Exchange Online pastkastē.
• Personiskie ieskati programmā Viva Insights atbalsta atbilstību Vispārīgajai datu aizsardzības regulai (VDAR). Korporācija Microsoft ir izstrādājusi personiskos ieskatus programmā Viva Insights, lai atbalstītu jūsu organizācijas vajadzības ievērot VDAR prasības.

Kur skatīt personiskos ieskatus

Personiskie ieskati programmā Viva Insights:

• Viva Insights pakalpojumā Teams un tīmeklī
• Viva Insights programmā Outlook
• Instruktāžas e-pasta ziņojumi programmā Outlook
• Īssavilkuma e-pasta ziņojumi programmā Outlook
• Iekļautie ieteikumi programmā Outlook

Konfidencialitāte programmā Viva Insights programmā Teams un tīmeklī

Apstrādājot datus programmā Microsoft Viva Insights, Microsoft aizsargā darbinieku konfidencialitāti un pilnībā ievēro vietējos noteikumus, piemēram, Vispārīgo datu aizsardzības regulu (VDAR). Viva Insights aizsargā konfidencialitāti tālāk norādītajos veidos.

• Personisks un privāts — saturs jūsu ieskatos ir personisks, privāts, pieejams tikai jums. Neviens cits lietotājs jūsu organizācijā tam nevar piekļūt.
• Ikviena personas dati tiek turēti privāti — Viva Insights neietver jaunu personu identificējošu informāciju par citiem lietotājiem jūsu organizācijā. Ieskatu un darbību pamatā ir jūsu un jūsu organizācijas ģenerētā informācija, strādājot parastajā darba dienā. Jūsu ieskatu pamatā ir informācija, kurai jums jau ir piekļuve, bet kuru nevar ātri apkopot bez palīdzības.
• Pastkastes drošība – Viva Insights izmanto Exchange Online e-pasta un kalendāra datus un apstrādā un glabā visus ieskatus vai darbības jūsu Exchange Online pastkastē, lai datu drošību iestrādātu un ieviestu Exchange.
• Atbilst VDAR — Microsoft ievēro VDAR, nodrošinot ieskatus un darbības programmā.

Kā tas darbojas

Personiskie ieskati un darbības programmā Microsoft Viva Insights ir balstītas uz jūsu Exchange Online pastkastes datiem, piemēram, e-pasta un kalendāra datiem. Ieskati tiek iegūti no datiem, kas jums jau ir pieejami jūsu Exchange Online pastkastē. Piemēram, ja vēlaties noteikt, kādas saistības uzņēmāties pret citiem, varat manuāli pārskatīt katru e-pasta ziņojumu savā pastkastē. Programma Viva Insights vienkārši pasargā jūs no šī garlaicīgā procesa.

Datu tipi

Viva Insights sniedz personiskos ieskatus ar tālāk norādītajiem datu tipiem. 

• Pastkastes dati — e-pasta, kalendāra, tērzēšanas un zvanu darbības, ko ģenerējat, izmantojot Microsoft 365, piemēram, laiks, ko pavadāt sapulcēs, vai e-pasta ziņojumi, ko nosūtāt konkrētai personai vai grupai.
• Inkrementālie dati — dati, kas jums citādi nebūtu pieejami, taču tiek sniegti apkopotā veidā, kas paredzēts, lai aizsargātu personas konfidencialitāti.

Pastkastes dati

Pastkastes dati ir informācija, kurai jums jau ir piekļuve, veicot darbu, piemēram, sūtot e-pasta ziņojumus, organizējot sapulces vai tērzējot ar kolēģiem. Viva Insights apstrādā un rāda informāciju tā, lai to padarītu izmantojamu. 

Piemēram, Viva Insights nodrošina skatus, kas ļauj ātri saprast, cik daudz laika pavadāt sapulcēs un e-pastā katru dienu, ar ko sadarbojaties visbiežāk, ar ko zaudējat sakarus un kam esat uzņēmies saistības un pieprasījumus. 

Jūs varat veikt darbības ar šo informāciju. Piemēram, jūs varat izlemt, ka sapulcēs pavadāt pārāk daudz laika, un izvirzīt personīgu mērķi vadīt efektīvākas sapulces. 

Personiskie ieskati tiek iegūti no datiem, kas jums jau ir pieejami šādās vietās:

• Jūsu Exchange Online pastkaste
• Jūsu darbības OneDrive un SharePoint dokumentos
• Jūsu tērzēšanas un zvanu vēsture no Teams un Skype darbam

Viva Insights vienkārši lieto dažus pamata aprēķinus un kārtulas, lai padarītu šos datus izmantojamākus. Pastkastes dati tiek glabāti tieši jūsu Exchange Online pastkastē. 

Piemēram, ja vēlaties noteikt, kuri kolēģi pēdējās nedēļas laikā jums nosūtīja visvairāk e-pasta ziņojumu, tehniski to varat izdarīt bez Viva Insights, manuāli skaitot e-pasta ziņojumus no kolēģiem savā iesūtnē. Līdzīgā veidā varat noteikt kolēģu vidējo atbildes laiku uz jūsu nosūtītajiem e-pasta ziņojumiem, izmantojot laikspiedolu informāciju, kas pieejama jūsu pastkastē. Viva Insights aiztaupa jums pūles, veicot šos garlaicīgos aprēķinus. 

Pieaugoši dati

Dažos gadījumos personiskie ieskati programmā Viva Insights sniedz informāciju par citiem lietotājiem, no kuriem nav identificējoša informācija, kas viņiem citādi nebūtu pieejama, piemēram, e-pasta ziņojumu lasīšanas rādītāji. 

E-pasta lasīšanas rādītāji

Viva Insights izseko to adresātu procentuālo daļu, kuri atvēra e-pasta ziņojumu (Outlook pievienojumprogrammā) par e-pasta ziņojumu, ko esat nosūtījis pieciem vai vairāk cilvēkiem. 

Lai saglabātu konfidencialitāti, Viva Insights neizseko lasīšanas ātrumu ziņojumiem, kas nosūtīti mazāk nekā piecām personām. Viva Insights arī nerāda lasīšanas rādītājus "0 procenti" vai "100 procenti", jo tas ļautu cilvēkiem izdarīt galīgus secinājumus par atsevišķām kolēģu darbībām. Tā vietā lasīšanas ātrums šādos gadījumos tiek parādīts kā diapazons, kas ietver sliekšņa vērtību, kas ir atkarīga no e-pasta ziņojuma adresātu skaita. 

Šī metrika tiek aprēķināta, pamatojoties uz Exchange Online karodziņu "izlasīts". Dažiem lietotājiem ziņojumi tiek atzīmēti kā lasīti, kad atverat ziņojumu Outlook priekšskatījuma rūtī. Citiem ziņojumiem, iespējams, ir jāveic dubultklikšķis, lai atvērtu ziņojumu, lai to atzīmētu kā lasītu.

Šo iestatījumu varat kontrolēt Outlook iestatījumos. Lai rādītu šos signālus sūtītāja pastkastē, "lasīts" karodziņš tiek kopēts Microsoft 365 vidē un pēc tam piegādāts sūtītāja pastkastē. 

VDAR atbilstība

Tāpat kā pilnā Microsoft 365 komplekta gadījumā, Viva Insights palīdz nodrošināt atbilstību VDAR prasībām. Piemēram, Viva Insights atbalsta:

• Drošiniet un aizsargājiet lietotāju personas datus — Insights nepieciešama Exchange Online licence, un visi dati tiek glabāti darbinieku Exchange Online pastkastē. Aprēķinātā metrika, piemēram, uzdevumi, tiek pievienota pastkastei. Tādējādi programma Viva Insights izpilda šo pienākumu, jo Exchange Online izpilda arī tālāk norādīto pienākumu.

  • Microsoft neizmantos klientu datus pakalpojumā Exchange Online, lai nodrošinātu reklāmas.
  • Microsoft brīvprātīgi neizpaudīs Exchange Online klientu datus tiesībsargājošām iestādēm.
  • Microsoft ievēros visas prasības, kas saistītas ar Exchange Online datu šifrēšanu, un ieviesīs vadīklas, lai samazinātu drošības riskus un palīdzētu nodrošināt uzņēmējdarbības nepārtrauktību, kā aprakstīts ISO 27001 un 27018.

• Informēt lietotājus gadījumā, ja tiek konstatēts pārkāpums — Microsoft informēs klientu konfidencialitātes kontaktpersonas 72 stundu laikā pēc tam, kad korporācija Microsoft uzzinās par Microsoft 365 incidentu reaģēšanas standarta darbības procedūru pārkāpumu.

• Ievērojiet lietotāju pieprasījumus (DSR) eksportēt, dzēst vai ierobežot personas datu apstrādi — Microsoft atbalsta lietotāju pieprasījumus, piemēram, datu eksportēšanas vai dzēšanas pieprasījumus.

Papildinformāciju skatiet rakstā Atbilstība VDAR prasībām.