Informācijas paneļa izveide un koplietošana, izmantojot Excel un Microsoft Groups

Informācijas panelis ir vizuāls galveno metrikas attēlojums, kas ļauj ātri skatīt un analizēt datus vienuviet. Informācijas paneļi ne tikai nodrošina konsolidētus datu skatus, bet arī patstāvīgi apkalpošanas biznesa informācijas iespēju, kur lietotāji var filtrēt datus, lai parādītu tikai to, kas viņiem ir svarīgs. Iepriekš Excel atskaišu veidošanai bieži vien ir nepieciešams, lai izveidotu vairākas atskaites par dažādām personām vai nodaļām atkarībā no viņu vajadzībām.

Excel informācijas paneļa ar datu griezumiem un Timline piemērs

Pārskats

Šajā tēmā apspriedīsim, kā izmantot vairākas rakurstabulas, rakursdiagrammas un rakurstabulu rīkus, lai izveidotu dinamisku informācijas paneli. Pēc tam mēs jums ļausim lietotājiem ātri filtrēt datus, kā viņi tos vēlas, izmantojot datu griezumus un laika skalu, kas ļauj rakurstabulām un diagrammām automātiski izvērst un izveidot līgumu, lai parādītu tikai to informāciju, ko lietotāji vēlas skatīt. Turklāt, pievienojot vai atjauninot datus, varat ātri atsvaidzināt informācijas paneli. Tas ir ļoti parocīgs, jo informācijas paneļa atskaite ir jāizveido tikai vienu reizi.

Šajā piemērā mēs izveidosim četras rakurstabulas un diagrammas no viena datu avota.

Kad informācijas panelis būs izveidots, mēs jums parādīsim, kā to kopīgot ar citiem lietotājiem, izveidojot Microsoft grupu. Piedāvājam arī interaktīvu Excel darbgrāmatu, ko varat lejupielādēt un veikt šīs darbības pats.

Lejupielādējiet Excel informācijas paneļa apmācību darbgrāmatu.

Iegūstiet savus datus

Datus var tieši kopēt un ielīmēt programmā Excel, vai arī varat iestatīt vaicājumu no datu avota. Šajā tēmā mēs izmantojām pārdošanas analīzes vaicājumu no Northwind Traders veidnes programmai Microsoft Access. Ja vēlaties to izmantot, varat atvērt programmu Access un atvērt sadaļu Fails >Jauns > Meklēšana un meklēšanas lodziņā ievadiet "Northwind" un izveidojiet veidņu datu bāzi. Kad tas būs izdarīts, varēsit piekļūt visiem veidnē iekļautajiem vaicājumiem. Mēs jau esam ievietojuši šos datus Excel darbgrāmatā jūsu vajadzībām, tāpēc nav jāuztraucas, ja jums nav programmas Access.
Pārbaudiet, vai dati ir strukturēti pareizi bez trūkstošām rindām vai kolonnām. Katrai rindai ir jārāda atsevišķs ieraksts vai vienums. Lai saņemtu palīdzību saistībā ar vaicājuma iestatīšanu vai darbībām ar datiem, skatiet rakstu & transformēšana programmā Excel.
Ja tas vēl nav izdarīts, formatējiet datus kā Excel tabulu. Importējot no programmas Access, dati tiks automātiski importēti tabulā.

Rakurstabulu izveide

Atlasiet jebkuru šūnu datu diapazonā un dodieties uz Ievietot >rakurstabulā > jaunu darblapu. Papildinformāciju skatiet rakstā Rakurstabulas izveide darblapas datu analizēšanai.
Pievienojiet vēlamos rakurstabulas laukus un pēc tam formatējiet pēc vajadzības. Šo rakurstabulu veido citi, tāpēc jums ir jāpavada laiks, veicot nepieciešamos stila, atskaites izkārtojuma un vispārīgā formatējuma pielāgojumus, lai tas nebūtu jādara vairākas reizes. Papildinformāciju skatiet rakstā Rakurstabulas izkārtojuma un formāta noformēšana.

Šajā gadījumā mēs izveidojām augstākā līmeņa kopsavilkumu par pārdošanu pēc produktu kategorijas un sakārtoti pēc lauka Pārdošana dilstošā secībā.

Papildinformāciju skatiet rakstā Datu kārtošana rakurstabulā vai rakursdiagrammā.
Kad esat izveidojis galveno rakurstabulu, atlasiet to un pēc tam kopējiet un ielīmējiet to tik daudz reižu, cik nepieciešams, lai iztukšotu darblapas apgabalus. Mūsu piemērā šīs rakurstabulas var mainīt rindas, bet ne kolonnas, lai tās novietotu vienā rindā ar tukšu kolonnu starp tām. Tomēr, iespējams, vēlēsities novietot savas rakurstabulas vienu zem cita, ja tās var izvērst kolonnas.

Svarīgi!: Rakurstabulas nevar pārklāties vienu ar otru, tāpēc pārliecinieties, vai noformējumā jābūt pietiekami daudz vietas starp rakurstabulām, lai tās varētu izvērsties un paplašināt, ja vērtības tiek filtrētas, pievienotas vai noņemtas.

Šajā brīdī, iespējams, vēlēsities piešķirt rakurstabulām jēgpilnus nosaukumus, lai zinātu, kādas tās ir. Pretējā gadījumā Excel tām piesauks rakurstabulu1, rakurstabulu2 utt. Varat atlasīt katru rakurstabulu, pēc tam doties uz rakurstabulas > pivottable un pēc tam lodziņā Rakurstabulas nosaukums ievadīt jaunu nosaukumu. Tas ir svarīgi, kad rakurstabulas ir jāsavieno ar datu griezumiem un laika grafika vadīklām.

Rakursdiagrammu izveide

Noklikšķiniet jebkurā vietā pirmajā rakurstabulā un dodieties uz Rakurstabulas analīze > Rīki, >rakursdiagrammu un pēc tam atlasiet diagrammas tipu. Mēs izvēlējāmies kombinēto diagrammu ar pārdošanas apjomu kā sagrupētu stabiņu diagrammu un % kopsummu kā līniju diagrammu, kas attēlota uz sekundārās ass.
Atlasiet diagrammu, pēc tam vēlamajā lielumā un formātā atlasiet rakursdiagrammas analīzes, noformējuma un formatēšanas cilnēs. Papildinformāciju skatiet mūsu sērijā par diagrammu formatēšanu.
Atkārtojiet šīs darbības visām pārējām rakurstabulām.
Tagad varat arī pārdēvēt rakursdiagrammas. Dodieties uz Rakursdiagrammas analīze > rakursdiagrammu un pēc tam ievadiet jaunu nosaukumu lodziņā Diagrammas nosaukums.

Datu griezumu un laika grafika pievienošana

Datu griezumi un laika skalas ļauj ātri filtrēt rakurstabulas un rakursdiagrammas, lai jūs varētu skatīt tikai jēgpilnu informāciju.

Sadalīts datu griezumu skats un laika grafika vadīkla informācijas panelī

Atlasiet jebkuru rakurstabulu un pēc tam dodieties uz Rakurstabulas > pēc> Ievietot datu griezumu un pēc tam atzīmējiet katru vienumu, ko vēlaties izmantot kā datu griezumu. Šajā informācijas panelī mēs atlasījām Kategorija, Produkta nosaukums, Darbinieks un Klienta vārds. Noklikšķinot uz Labi, datu griezumi tiks pievienoti ekrāna vidū, salikti cits uz cita, tāpēc tie pēc nepieciešamības būs jāsakārto un jāmaina.
Datu griezuma opcijas: Noklikšķinot uz jebkura datu griezuma, varat doties uz cilni Datu griezums un atlasīt dažādas opcijas, piemēram, Stils un kolonnu skaitu. Varat līdzināt vairākus datu griezumus, atlasot tos ar taustiņu kombināciju Ctrl+klikšķis ar peles kreiso pogu, pēc tam izmantojot rīkus Līdzināt cilnē Datu griezumu rīki.
Datu griezuma Connections: Datu griezumi tiks savienoti tikai ar rakurstabulu, ko izmantojāt to veidojiet, tāpēc atlasiet katru datu griezumu un pēc tam dodieties uz Datu griezums > Datu griezums > AtskaitesConnections un pārbaudiet, ar kurām rakurstabulām vēlaties izveidot savienojumu. Datu griezumi un laika skalas var kontrolēt rakurstabulas jebkurā darblapā pat tad, ja darblapa ir paslēpta.
Pievienot laika grafiku: Atlasiet jebkuru rakurstabulu un pēc tam dodieties uz Rakurstabulas > pēc > ievietot laika skalu, pēc tam atzīmējiet katru vienumu, ko vēlaties izmantot. Šajā informācijas panelī mēs atlasījām Pasūtījuma datums.
Laika grafika opcijas: Noklikšķiniet uz laika grafika, dodieties uz laika grafika cilni un atlasiet dažādas opcijas, piemēram, Stils, Galvene un Paraksts. Atlasiet atskaišu Connections, lai saistītu laika grafiku ar rakurstabulām pēc jūsu izvēles.

Papildinformācija par datu griezumiem un laika grafika vadīklām .

Nākamās darbības

Informācijas panelis tagad ir funkcionāli pabeigts, bet, iespējams, jums tas joprojām ir jāsakārto tā, kā vēlaties, un jāveic gala pielāgojumi. Piemēram, varat pievienot atskaites virsrakstu vai fonu. Mūsu informācijas panelī esam pievienojuši formas ap rakurstabulām un izslēdzām virsrakstusun režģlīnijascilnē Skats.

Noteikti pārbaudiet katru datu griezumu un laika skalu, lai pārliecinātos, vai jūsu rakurstabulas un rakursdiagrammas darbojas, kā vēlaties. Situācijas, kurās noteiktas atlases var izraisīt problēmas, ja kāda rakurstabula vēlas pielāgot un pārklāties cits rakurstabulā, ko tā nevar darīt, un parāda kļūdas ziņojumu. Pirms informācijas paneļa izplatīšana šīs problēmas ir jāizlabo.

Kad informācijas paneļa iestatīšana ir pabeigta, šīs tēmas augšdaļā varat noklikšķināt uz cilnes Informācijas paneļa koplietošana, lai uzzinātu, kā to izplatīt.