Informācijas paneļa izveide un koplietošana, izmantojot Excel un Microsoft Groups

Iegūstiet savus datus

1. Datus var tieši kopēt un ielīmēt programmā Excel, vai arī varat iestatīt vaicājumu no datu avota. Šajā tēmā mēs izmantojām pārdošanas analīzes vaicājumu no Northwind Traders veidnes programmai Microsoft Access. Ja vēlaties to izmantot, varat atvērt programmu Access un atvērt sadaļu Failu > Jauns > Meklējiet "Northwind" un izveidojiet veidņu datu bāzi. Kad būsit pabeidzis, varēsit piekļūt visiem veidnē iekļautajiem vaicājumiem. Mēs jau esam ievietojuši šos datus Excel darbgrāmatā jūsu vajadzībām, tāpēc nav jāuztraucas, ja jums nav programmas Access.

2. Pārbaudiet, vai dati ir strukturēti pareizi, un trūkst rindu vai kolonnu. Katrai rindai ir jārāda atsevišķs ieraksts vai vienums. Lai saņemtu palīdzību saistībā ar vaicājuma iestatīšanu vai darbībām ar datiem, skatiet rakstu Iegūt & transformēšanu programmā Excel.

   

3. Ja tas vēl nav izdarīts, formatējiet datus kā Excel tabulu. Importējot no programmas Access, dati tiks automātiski importēti tabulā.

Rakurstabulu izveide

1. Atlasiet jebkuru šūnu datu diapazonā un dodieties uz Ievietot >rakurstabulā > jaunu darblapu. Papildinformāciju skatiet rakstā Rakurstabulas izveide darblapas datu analizēšanai.

2. Pievienojiet vēlamos rakurstabulas laukus un pēc tam formatējiet pēc vajadzības. Šo rakurstabulu veido citi, tāpēc jums ir jāpavada laiks, veicot nepieciešamos stila, atskaites izkārtojuma un vispārīgā formatējuma pielāgojumus, lai tas nebūtu jādara vairākas reizes. Papildinformāciju skatiet rakstā Rakurstabulas izkārtojuma un formāta noformēšana.

   Šajā gadījumā mēs izveidojām augstākā līmeņa kopsavilkumu par pārdošanu pēc produktu kategorijas un sakārtoti pēc lauka Pārdošana dilstošā secībā.

   

   Papildinformāciju skatiet rakstā Datu kārtošana rakurstabulā vai rakursdiagrammā.

3. Kad esat izveidojis galveno rakurstabulu, atlasiet to un pēc tam kopējiet un ielīmējiet to tik daudz reižu, cik nepieciešams, lai iztukšotu darblapas apgabalus. Mūsu piemērā šīs rakurstabulas var mainīt rindas, bet ne kolonnas, lai tās novietotu vienā rindā ar tukšu kolonnu starp tām. Tomēr, iespējams, vēlēsities novietot savas rakurstabulas vienu zem cita, ja tās var izvērst kolonnas.

   Svarīgi!: Rakurstabulas nevar pārklāties vienu ar otru, tāpēc pārliecinieties, vai noformējumā jābūt pietiekami daudz vietas starp rakurstabulām, lai tās varētu izvērsties un izveidot līgumu, ja vērtības tiek filtrētas, pievienotas vai noņemtas.

   Šajā brīdī, iespējams, vēlēsities piešķirt rakurstabulām jēgpilnus nosaukumus, lai zinātu, kādas tās ir. Pretējā gadījumā Excel tām piesauks rakurstabulu1, rakurstabulu 2 utt. Varat atlasīt katru no tiem un pēc tam atvērt rakurstabulu rīkus > analizēt > lai ievadītu jaunu nosaukumu lodziņā Rakurstabulas nosaukums. Tas ir svarīgi, kad rakurstabulas ir jāsavieno ar datu griezumiem un laika grafika vadīklām.

   

Rakursdiagrammu izveide

1. Noklikšķiniet jebkurā vietā pirmajā rakurstabulā un dodieties uz Rakurstabulu rīki >Analizēt > lai > atlasītu diagrammas tipu. Mēs izvēlējāmies kombinēto diagrammu ar pārdošanas apjomu kā sagrupētu stabiņu diagrammu un % kopsummu kā līniju diagrammu, kas attēlota uz sekundārās ass.

   

2. Atlasiet diagrammu, pēc tam cilnē Rakursdiagrammu rīki atlasiet vēlamo lielumu un formātu. Papildinformāciju skatiet mūsu sērijā par diagrammu formatēšanu.

3. Atkārtojiet šīs darbības visām pārējām rakurstabulām.

4. Tagad varat arī pārdēvēt rakursdiagrammas. Dodieties uz rakursdiagrammurīki > Analizēt , > ievadītu jaunu nosaukumu lodziņā Diagrammas nosaukums.

Datu griezumu un laika grafika pievienošana

Datu griezumi un laika skalas ļauj ātri filtrēt rakurstabulas un rakursdiagrammas, lai jūs varētu skatīt tikai jēgpilnu informāciju.

1. Atlasiet jebkuru rakurstabulu un dodieties uz Rakurstabulu rīki > Analizēt> filtrētun > Ievietot datu griezumu, pēc tam atzīmējiet katru vienumu, kuru vēlaties izmantot kā datu griezumu. Šajā informācijas panelī mēs atlasījām Kategorija, Produkta nosaukums, Darbinieka un Klienta vārds. Noklikšķinot uz Labi, datu griezumi tiks pievienoti ekrāna vidū, salikti cits uz cita, tāpēc tie pēc nepieciešamības būs jāsakārto un jāmaina.

   

2. Datu griezuma opcijas — ja noklikšķināt uz jebkura datu griezuma, varat atvērt sadaļu Datu griezumu rīki > opcijas un atlasīt dažādas opcijas, piemēram, Stils un kolonnu skaitu. Varat līdzināt vairākus datu griezumus, atlasot tos ar taustiņu kombināciju Ctrl+klikšķis ar peles kreiso pogu, pēc tam izmantojot rīkus Līdzināt cilnē Datu griezumu rīki.

3. Datu griezumu savienojumi — datu griezumi tiks savienoti tikai ar rakurstabulu, kuru izmantojāt to izveidei, tāpēc atlasiet katru datu griezumu un pēc tam dodieties uz Datu griezumu rīki > Opcijas> Atskaišu savienojumi un pārbaudiet, ar kurām rakurstabulām vēlaties izveidot savienojumu. Datu griezumi un laika skalas var kontrolēt rakurstabulas jebkurā darblapā pat tad, ja darblapa ir paslēpta.

   

4. Laika grafika pievienošana — atlasiet jebkuru rakurstabulu un dodieties uz Rakurstabulu rīki > analizēt > filtrēšanu, >ievietot laika grafiku, pēc tam atzīmējiet katru vienumu, kuru vēlaties izmantot. Šajā informācijas panelī mēs atlasījām Pasūtījuma datums.

5. Laika grafika opcijas — noklikšķiniet uz laika grafika un dodieties uz Laika grafika rīki un >opcijas , piemēram, Stils, Galvene unParaksts. Atlasiet atskaišu savienojumu opciju , lai saistītu laika grafiku ar rakurstabulām pēc jūsu izvēles.

Papildinformācija par datu griezumiem un laika grafika vadīklām .

Nākamās darbības

Informācijas panelis tagad ir funkcionāli pabeigts, bet, iespējams, tas joprojām ir jāsakārto tā, kā vēlaties, un jāveic gala pielāgojumi. Piemēram, varat pievienot atskaites virsrakstu vai fonu. Mūsu informācijas panelī esam pievienojuši formas ap rakurstabulām un izslēdzām virsrakstus un režģlīnijas cilnē Skats.

Noteikti pārbaudiet katru datu griezumu un laika skalu, lai pārliecinātos, vai jūsu rakurstabulas un rakursdiagrammas darbojas atbilstoši. Var būt situācijas, kad noteiktas atlases var izraisīt problēmas, ja kāda rakurstabula vēlas pielāgot un pārklāties cits rakurstabulā, ko tā nevar darīt, un parāda kļūdas ziņojumu. Pirms informācijas paneļa izplatīšana šīs problēmas ir jāizlabo.

Kad informācijas paneļa iestatīšana ir pabeigta, varat šīs tēmas augšdaļā noklikšķināt uz cilnes "Kopīgot informācijas paneli", lai uzzinātu, kā to izplatīt.