Kā izveidot FindTime aptauju

FindTime ir Outlook pievienojumprogramma sapulču plānošanai. Organizators var nosūtīt vairākas laika opcijas, izmantojot FindTime, un samazināt e-pasta ziņojumus, kas tiek sūtīti uz priekšu un atpakaļ ieplānošanas laikā.

Lai ieplānotu sapulci programmā Outlook, izmantojot FindTime:

1. Izveidojiet jaunu e-pasta ziņojumu vai atlasiet e-pasta ziņojumu, uz kuru atbildēt.

2. Uzskaitīt personas, kas nepieciešamas sapulcei laukā Kopija , kā arī neobligātos dalībniekus. 

3. Cilnē Sākums atlasiet Atbildēt ar sapulces aptauju.
   
   

4. Atlasiet sapulces iestatījumus:
   
   

   • Ilgums: sarakstā atlasiet ilgumu.

     • Pilnas dienas sapulcei atlasiet 8 stundas.

     • Lai iestatītu savu laiku, laika nolaižamajā izvēlnē atlasiet Pielāgots. Maksimālais ilgums ir 23 stundas 59 minūtes.

   • Darba laiks: pārbaudiet, vai ieteiktie sapulces laiki ir tikai darba dienās un stundās.

     Piezīme.: Pēc noklusējuma izmantotais darba laiks tiek izgūts no jūsu organizatora iestatījumiem un neizdodas šos Exchange iestatījumus. Ja iestatījumi netiek atrasti, to noklusējuma vērtība ir no 8:00 līdz 5:00.

   • Laika josla: atlasiet laika joslas nolaižamo izvēlni, lai mainītu sapulces laika joslu.

     Piezīmes.: 

     • Izmantotā laika josla tiek izgūta no jūsu organizatora iestatījumiem, bet jūs varat atlasīt jaunu no saraksta.

     • Vasaras laiks tiek ņemts vērā, un sapulcēs pēc pārslēgšanās reizi gadā tiek rādīts pareizais laiks

5. FindTime meklē dalībnieku grafikus (ja tādi ir pieejami) un piedāvā piemērotus sapulces laikus.

   Piezīme.: FindTime izmanto jūsuMicrosoft 365 kontu, lai piekļūtu jūsu kalendāram un dalībnieku kalendāriem jūsu organizācijā, lai noteiktu pieejamību. Kalendāri, kas nav saistīti ar Microsoft 365 kontu, netiek atbalstīti.

   Izmantojiet saites, lai kārtotu sapulces opcijas.

   

   • Pieejamība: vispirms ir norādītas labākās opcijas (kad visi nepieciešamie sapulces dalībnieki ir bezmaksas). Labāko opciju noteikšanai izmantotie faktori ietver to, cik dalībnieku ir bezmaksas, nepieciešamo dalībnieku un neobligāto dalībnieku ir bez maksas, neatkarīgi no tā, vai konfliktētajiem dalībniekiem kalendārā ir varbūtēji vai aizņemtas saistības.

   • Laiks: hronoloģiski uzskaita opcijas.
     
     Piezīme. Varat ritināt dienas un mēnešus, izmantojot bultiņas. Pieejamās dienas tiek pasvītrotas zaļā krāsā. Tumši zaļā krāsa norāda dienas ar visbiežāk izmantotajām opcijām, bet gaišāks, zaļš un sarkans norāda uz visbiežāk sastopamajiem konfliktiem. Nedēļas nogales dienas ir atzīmētas kā pieejamas , ja nav atlasīta opcija Darba laiks.

   • Personu ikonās redzams, vai sapulces dalībnieki ir nepieciešami un vai viņi ir pieejami.

     

     • Pasvītrots: obligāts

     • Zaļa: pieejams

     • Dzeltena: iespējams, ka esat aizņemts

     • Sarkana: aizņemts

     • Pelēka: nezināms

   • Lai piekļūtu papildinformāciju, varat izmantot ikonas.

     • Atlasiet , lai atvērtu dalībnieka statusa tekni.

     • Novietojiet kursoru virs katras personas ikonas vai lai skatītu informāciju par šī lietotāja pieejamību.

     • Atlasiet , lai skatītu savu kalendāru.

6. Atlasiet vairākus piemērotus sapulces laikus.

   • Ja ir atlasīta šī opcija, laika lodziņš mainās uz zilu.
     
     

     Piezīme.: Aptaujas, kurās ir 20 vai mazāk ieteikumu, visticamāk tiks panākts vienošanos. 

7. Atlasiet Tālāk.

8. Ievadiet sapulces atrašanās vietu.

   • Tiešsaistes sapulces pēc noklusējuma ir iespējotas. Atzīmējiet izvēles rūtiņu Tiešsaistes sapulce, lai to atspējotu. 
     
     
     
     Kad ir atlasīta tiešsaistes sapulce, FindTime ieplāno sapulcesSkype darbam vaiMicrosoft Teams sapulci. FindTime izmantos to, ko jūsu organizācija ir iestatījusi kā noklusējuma tiešsaistes sapulces kanālu. 

     Piezīme.: Ja saglabājāt jaunuSkype darbam savā informācijas panelī, FindTime to izmantos, nevis Microsoft Teams. Ja vēlaties izmantotMicrosoft Teams, izdzēsietSkype darbam iestatījumu savā informācijas panelī.

9. Atlasiet Aptaujas iestatījumi un ieslēdziet /izslēdziet opcijas.

   Piezīme.: Šajā brīdī atlasītos sapulces laikus joprojām varat izdzēst, sarakstā Atlasītie laiki atlasot X.

   • Paziņot man par aptaujas atjauninājumiem: Katru reizi, kad dalībnieks balso, jūs saņemsit e-pasta ziņojumu. Ziņojumā ir ietverts pašreizējās aptaujas statuss un opcija ieplānot.

   • Grafiks, kad dalībnieki panāk vienošanos. Kalendāra pasākums tiek ieplānots automātiski, ja visi nepieciešamie dalībnieki ir balsojuši par konkrētu laika opciju. Ja ir pieejamas vairākas opcijas, tiks ieplānota agrākā opcija.

   • Aizturēt atlasītos laikus manā kalendārā: kalendārā tiek ievietots varbūtēji notikums katrai opcijai, ko piedāvāsiet katrā reizē. Pēc sapulces ieplānošanas vai aptaujas atcelšanas visas aizturēšanas tiek noņemtas.

   • Dalībnieku aptaujas bloķēšana. Dalībnieki nevar ieteikt jaunus laikus vai rediģēt citus dalībniekus.

   • Pieprasīt dalībniekiem pārbaudīt savu identitāti. Lai palīdzētu novērst anonīmu balsošanu, dalībniekiem ir jāveic autentifikācija pirms balsošanas.

   • E-pasta paziņojumi FindTime valodā: valoda, kurā izmantojat FindTime, tiks izmantota, lai nosūtītu saistītus e-pasta paziņojumus. Pretējā gadījumā šie paziņojumi tiks nosūtīti angļu valodā.

10. Atlasiet Ievietot e-pasta ziņojumā.

11. FindTime ievieto ieteiktos sapulces laikus e-pasta ziņojumā. Atlasiet Rediģēt opcijas, lai mainītu sapulces iestatījumus, ja nepieciešams.

    Piezīme.: Ja veicat izmaiņas un atkārtoti jāievieto sapulces laiki, ir manuāli jāizdzēš sākotnējais uzaicinājums.

12. Atlasiet Sūtīt , lai nosūtītu sapulces uzaicinājumus un sāktu balsošanas procesu.

13. Jūs saņemsit tiešu saiti uz sapulces balsošanas lapu.