Slēpto datu un personiskās informācijas noņemšana dokumentu, prezentāciju vai darbgrāmatu pārbaudes laikā

Dokumentu kontroliera atrastā un noņemtā informācija Word dokumentos

Dialoglodziņā Dokumentu kontrolieris vairāki dažādi kontrolieru veidi, kas palīdz pirms koplietošanas atrast un noņemt slēptos datus Word personas informāciju.

Lai ātri atrastu un noņemtu datus un informāciju:

1. Dokumentu kontrolierī atlasiet vai notīriet opcijas (kā aprakstīts tālāk), lai noņemtu vai saglabātu.

2. Atlasiet Pārbaudīt.

3. Pārskatiet pārbaudes rezultātus un atlasiet Noņemt visu visos vienumos , lai tos izdzēstu.
   Brīdinājumus un informāciju par informācijas noņemšanu skatiet rakstā Dokumentu kontroliera izmantošana.

4. Atlasiet Pārbaudīt atkārtoti vai Aizvērt.

Slēpto datu un personas informācijas tipi

Word dokumentos var būt šādi slēpto datu un personiskās informācijas tipi:

• Komentāri, reģistrēto izmaiņu pārskatījuma atzīmes, versijas un anotācijas ar tinti.    Ja, veidojot dokumentu, sadarbojāties ar citiem, dokumentā var būt tādi vienumi, kā reģistrētās izmaiņas pārskatījuma atzīmes, komentāri, anotācijas ar tinti vai versijas. Šī informācija ļauj citiem lietotājiem skatīt to cilvēku vārdus, kuri veidojuši dokumentu, recenzentu komentārus un izmaiņas, kas veiktas dokumentā, ko nevēlaties kopīgot ārpus darba grupas.

• Dokumenta rekvizīti un personiskā informācija    Dokumenta rekvizīti vai metadati ietver detalizētu informāciju par dokumentu, piemēram, informāciju par autoru, tēmu un nosaukumu. Dokumenta rekvizīti ietver arī informāciju, kas tiek automātiski Microsoft 365 programmās, piemēram, tās personas vārdu, kura pēdējoreiz saglabāja dokumentu, un datumu, kad dokuments tika izveidots. Ja izmantojāt īpašus līdzekļus, dokumentā var būt arī papildu personu identificējošu informāciju (PII), piemēram, e-pasta galvenes, informācija, kas nosūtīta pārskatīšanai, maršrutēšanas kartītes un veidņu nosaukumi.

• Galvenēs un kājenēs, kā arī    Word dokumentos var būt informācija. Iespējams, ka vēl neesat pievienojis ūdenszīmi Word dokumentā.

• Slēptais teksts    Word ietvert tekstu, kas ir formatēts kā slēptais teksts. Ja nezināt, vai dokumentā ir slēptais teksts, lai to Dokumentu kontrolieris izmantot.

• Dokumenta servera rekvizītus    Ja dokuments tika saglabāts dokumentu pārvaldības servera atrašanās vietā, piemēram, vietnē Dokumenta darbvieta vai bibliotēkā, kuras pamatā ir Windows SharePoint Services, dokumentam var būt dokumenta papildu rekvizīti vai informācija, kas attiecas uz šo servera atrašanās vietu.

• Pielāgoti XML dati.    Dokumentos var būt pielāgoti XML dati, kas nav redzami pašā dokumentā. Xml Dokumentu kontrolieris atrast un noņemt šos XML datus.

Slēpto datu un personas informācijas atrašana un noņemšana, izmantojot dokumentu kontrolieri

1. Atveriet dokumentu Word kuru vēlaties pārbaudīt, vai nav slēptu datu un personas informācijas.

2. Cilnē Fails atlasiet Saglabāt kā un pēc tam lodziņā Faila nosaukums ierakstiet nosaukumu, lai saglabātu oriģinālā dokumenta kopiju.

3. Oriģinālā dokumenta kopijas cilnē Fails atlasiet Informācija.

4. Atlasiet Pārbaudīt, vai nav problēmu un pēc tam izvēlieties Pārbaudīt dokumentu.

5. Dialoglodziņā Dokumentu kontrolieris atzīmējiet izvēles rūtiņas, lai izvēlētos paslēptā satura tipus, kuru esamību vēlaties pārbaudīt.

6. Atlasiet Pārbaudīt.

7. Pārbaudes rezultātus skatiet dialoglodziņā Dokumentu kontrolieris.

8. Lai no dokumenta noņemtu slēptā satura tipus, atlasiet Noņemt visus, kas atrodas blakus pārbaudes rezultātiem.

   Svarīgi!: 

   • Noņemot no dokumenta slēpto saturu, to nevarēsit atjaunot, atlasot Atsaukt.

   • Ja slēptos datus un personisko informāciju vēlaties noņemt dokumentos, kas saglabājat OpenDocument teksta (.odt) formātā, šis Dokumentu kontrolieris jāpalaiž ikreiz, kad dokumentu saglabājat šajā formātā.

Dokumentu kontroliera atrastā un noņemtā informācija Excel dokumentos

Šajā tabulā ir uzskaitīti slēpto datu un personas informācijas tipi, Dokumentu kontrolieris var atrast un noņemt no jūsu darbgrāmatām.

Lai ātri atrastu un noņemtu datus un informāciju:

1. Dokumentu kontrolierī atlasiet vai notīriet opcijas (kā aprakstīts tālāk), lai noņemtu vai saglabātu.

2. Atlasiet Pārbaudīt.

3. Pārskatiet pārbaudes rezultātus un atlasiet Noņemt visu visos vienumos , lai tos izdzēstu.
   Brīdinājumus un informāciju par informācijas noņemšanu skatiet rakstā Dokumentu kontroliera izmantošana.

4. Atlasiet Pārbaudīt atkārtoti vai Aizvērt.

Ne visu informāciju var noņemt, papildinformāciju skatiet sadaļā Dokumentu kontroliera meklētā informācija, bet to nevar noņemt.

Paslēpto datu un personas informācijas atrašana un noņemšana

Dokumentu kontrolieris palīdz darbgrāmatās atrast un noņemt slēptos datus Excel personas informāciju.

1. Atveriet darbgrāmatu, kurā vēlaties pārbaudīt slēptos datus un personas informāciju.

2. Cilnē Fails atlasiet Saglabāt kā un lodziņā Faila nosaukums ierakstiet citu nosaukumu, lai saglabātu oriģinālās darbgrāmatas kopiju.

3. Oriģinālās darbgrāmatas kopijas cilnē Fails atlasiet Informācija.

4. Atlasiet Pārbaudīt, vai nav problēmu un pēc tam izvēlieties Pārbaudīt dokumentu.

5. Lodziņā Dokumentu kontrolieris atzīmējiet izvēles rūtiņas, lai pārbaudītu slēptā satura tipus. Papildinformāciju par atsevišķiem kontrolieru iem skatiet rakstā Dokumentu kontroliera atrastā un noņemtā informācija Excel dokumentos.

6. Atlasiet Pārbaudīt.

7. Pārbaudes rezultātus skatiet lodziņā Dokumentu kontrolieris .

8. Lai no dokumenta noņemtu slēptā satura tipus, atlasiet Noņemt visus, kas atrodas blakus pārbaudes rezultātiem.

   Svarīgi!: 

   • Noņemot no darbgrāmatas slēpto saturu, to nevarēsit atjaunot, atlasot Atsaukt.

   • Ja noņemat slēptās rindas, kolonnas vai darblapas, kurās ir dati, var mainīties aprēķinu un formulu rezultāti. Ja nezināt, kāda informācija ir slēptajām rindām, kolonnām vai darblapām, aizveriet kolonnu Dokumentu kontrolieris, parādiet slēptās rindas, kolonnas vai darblapas un pārskatiet to saturu.

   • Darbgrāmatā, kas saglabāta kā koplietojamā darbgrāmata (Pārskatīšana > Koplietojamā darbgrāmata), nevar izmantot kontrolierus, kas paredzēti tādiem vienumiem kā Komentāri un anotācijas, Dokumenta rekvizīti un personas informācija un Galvenes un kājenes. Tas notiek tāpēc, ka koplietojamā darbgrāmata ietver personas informāciju, lai veicinātu vairāku personu sadarbošanos vienā darbgrāmatā. Lai noņemtu šo informāciju no koplietojamās darbgrāmatas, varat kopēt darbgrāmatu un pēc tam atcelt tās koplietošanu. Lai atceltu darbgrāmatas koplietošanu, cilnē Pārskatīšana atlasiet Darbgrāmatas kopīgošana un notīriet izvēles rūtiņu Atļaut izmaiņu veikšanu vairākiem lietotājiem vienlaikus.

   • Ja vēlaties noņemt slēptos datus un personisko informāciju izklājlapās, kas saglabātas OpenDocument izklājlapu (.ods) formātā, Dokumentu kontrolieris jāpalaiž ikreiz, kad izklājlapa tiek saglabāta šajā formātā.

Slēpto datu un personiskās informācijas tipi programmā Excel

Šie ir daži vienumi, kas var būt slēpto datu un personas informācijas avots jūsu Excel darbgrāmatās:

• Komentāri un anotācijas ar tinti.    Darbgrāmatā var būt tādi vienumi kā komentāri vai anotācijas ar tinti, ja, veidojot darbgrāmatu, sadarbojāties ar citiem. Šī informācija ļauj citiem lietotājiem skatīt to cilvēku vārdus, kuri veidojuši darbgrāmatu, kā arī recenzenta komentārus un izmaiņas, kas veiktas darbgrāmatā.

• Dokumenta rekvizīti un personiskā informācija    Metadatu vai dokumentu rekvizīti Excel tāpat kā citās Microsoft 365 programmās ietver detalizētu informāciju, piemēram, informāciju par autoru, tēmu un nosaukumu. Microsoft 365 automātiski saglabā tās personas vārdu, kura pēdējoreiz saglabāja darbgrāmatu, datumu, kad dokuments tika izveidots, un dokumenta atrašanās vietu. Var būt cita veida personu identificējoša informācija (PII), piemēram, e-pasta galvenes, informācija, kas sūtīta pārskatīšanai, maršrutēšanas kartīte un printera rekvizīti (piemēram, printera ceļš un drošs drukas ieejas kods), kā arī faila ceļa informācija tīmekļa lapu publicēšanai.

• Galvenes un kājenes.    Darbgrāmatu galvenes un kājenes var ietvert tālāk norādīto informāciju.

• Slēptas rindas, kolonnas un darblapas.    Darbgrāmatas var ietvert slēptas rindas, kolonnas un darblapas. Izplatot darbgrāmatas kopiju, kurā ir slēptas rindas, kolonnas vai darblapas, citi lietotāji var parādīt šos vienumus un skatīt to datus.

• Dokumenta servera rekvizīti.    Darbgrāmatās, kas ir saglabātas dokumentu pārvaldības servera atrašanās vietā, piemēram, vietnē Dokumenta darbvieta vai bibliotēkā, kuras pamatā ir Windows SharePoint Services, var būt ietverti dokumenta papildu rekvizīti vai informācija, kas attiecas uz šo servera atrašanās vietu.

• Pielāgoti XML dati.    Darbgrāmatās var būt pielāgoti XML dati, kas nav redzami pašā dokumentā. Xml Dokumentu kontrolieris atrast un noņemt šos XML datus.

• Neredzams saturs.    Darbgrāmatās var būt objekti, kas nav redzami, jo tie ir formatēti kā neredzami.

• Ārējas saites.    Darbgrāmatās var būt saites uz datiem citās darbgrāmatās (ārējas saites). Šos datus saturošo darblapu nosaukumi tiek saglabāti reizē ar darbgrāmatām, taču, iespējams, nav redzami.

• Iegulti faili vai objekti.    Darbgrāmatās var būt iegulti faili (piemēram, Microsoft 365 vai teksta dokumenti) vai iegulti objekti (piemēram, diagramma vai/un vienādojums), kurā var būt neredzami dati.

• VBA koda makro.    Darbgrāmatās var būt makro, VBA moduļi, COM vai ActiveX vadīklas, lietotāja veidlapas vai lietotāja definētas funkcijas, kurās var būt slēpti dati.

• Vienumi, kuros var būt kešoti dati    Darbgrāmatās var būt kešoti rakurstabulu, rakursdiagrammu, datu griezumu, laika skalu un kuba formulu dati, kas var nebūt redzami.

• Excel aptaujas.    Darbgrāmatās var būt slēpti Excel aptaujas jautājumi, kas tika ievadīti programmā Excel tīmeklim saglabāti kopā ar darbgrāmatu, taču nav tajā redzami.

• Scenāriju pārvaldnieka scenāriji    Darbgrāmatās var būt scenāriji, kas tika definēti, izmantojot scenāriju pārvaldnieku. Šajos scenārijos var būt iekļauti kešoti vai slēpti dati.

• Filtri.    Darbgrāmatās var būt aktīvi automātiskie filtri vai tabulu filtri, kuru darbības rezultātā kešotie vai slēptie dati var tikt saglabāti kopā ar darbgrāmatu.

• Slēptie nosaukumi.    Darbgrāmatās var būt slēpti nosaukumi, kas var būt slēpto datu avots.

Informācija, ko dokumentu kontrolieris atrod, taču nevar noņemt

Tālāk Dokumentu kontrolieris nosaka šādus vienumus, kuros var būt dati, kas nav redzami jūsu darbgrāmatā. Tas nevar noņemt šos vienumus, jo šāda darbība var izraisīt nepareizu darbgrāmatas darbību. Varat izpētīt katru atrasto vienumu un izlemt, vai vēlaties to noņemt manuāli vai aizstāt ar vienumu, kurā nav slēpto datu, piemēram, statisku attēlu.

Dokumentu kontroliera meklētā un noņemtā informācija

Šajā tabulā ir uzskaitīti slēpto datu un personas informācijas tipi, Dokumentu kontrolieris varat atrast un noņemt no jūsu PowerPoint prezentācijām.

Lai ātri atrastu un noņemtu datus un informāciju:

1. Dokumentu kontrolierī atlasiet vai notīriet opcijas (kā aprakstīts tālāk), lai noņemtu vai saglabātu.

2. Atlasiet Pārbaudīt.

3. Pārskatiet pārbaudes rezultātus un atlasiet Noņemt visu visos vienumos , lai tos izdzēstu.
   Brīdinājumus un informāciju par informācijas noņemšanu skatiet rakstā Dokumentu kontroliera izmantošana.

4. Atlasiet Pārbaudīt atkārtoti vai Aizvērt.

Ne visus slēptos datus un informāciju var noņemt, izmantojot Dokumentu kontrolieris. Papildinformāciju skatiet rakstā Dokumentu kontroliera meklētā informācija, bet to nevar noņemt.

Ja uzņēmums ir pielāgojis Dokumentu kontrolieris pievienojot kontroliera moduļus, iespējams, varēsit pārbaudīt, vai prezentācijā nav cita veida informācija.

Paslēpto datu un personas informācijas atrašana un noņemšana

1. Atveriet PowerPoint, kurā vēlaties pārbaudīt slēptos datus un personisko informāciju.

2. Cilnē Fails atlasiet Saglabāt kā un pēc tam lodziņā Faila nosaukums ierakstiet nosaukumu, lai saglabātu oriģinālās prezentācijas kopiju.

3. Oriģinālās prezentācijas kopijas cilnē Fails atlasiet Informācija.

4. Atlasiet Pārbaudīt, vai nav problēmu un izvēlieties Pārbaudīt dokumentu.

5. Dialoglodziņā Dokumentu kontrolieris atzīmējiet izvēles rūtiņas, lai izvēlētos paslēptā satura tipus, kuru esamību vēlaties pārbaudīt. Papildinformāciju par atsevišķiem kontrolieruiem skatiet rakstā Slēpto datu un personiskās informācijas noņemšana dokumentu , prezentāciju vai darbgrāmatu pārbaudes laikā.

6. Atlasiet Pārbaudīt.

7. Pārbaudes rezultātus skatiet dialoglodziņā Dokumentu kontrolieris.

8. Lai no dokumenta noņemtu slēptā satura tipus, atlasiet Noņemt visus, kas atrodas blakus pārbaudes rezultātiem.

   • Noņemot no prezentācijas slēpto saturu, to, iespējams, nevarēsit atjaunot, atlasot Atsaukt.

   • Ja vēlaties noņemt slēptos datus un personisko informāciju no prezentācijām, kas saglabātas OpenDocument Presentation (.odp) formātā, Dokumentu kontrolieris jāpalaiž ikreiz, kad prezentācija tiek saglabāta šajā formātā.

Ja pēc dokumentu kontroliera izmantošanas personiskās informācijas noņemšanai, ja turpināsit modificēt prezentāciju, PowerPoint turpinās automātiski noņemt personisko informāciju, saglabājot šo failu. Tomēr, ja šai prezentācijai joprojām ir nepieciešama papildu koprediģēšana (piemēram, ja vēlaties saglabāt līdzautoru vārdus, kas saistīti ar viņu atstātajiem komentāriem), varat pārtraukt programmas PowerPoint automātisku personiskās informācijas noņemšanu, noklikšķinot uz pogas "Mainīt iestatījumu" paziņojumā "Iespējota personiskās informācijas noņemšana".

Slēpto datu un personas informācijas tipi

PowerPoint var saglabāt vairāku veidu slēptos datus un personisko informāciju. Lai gan šī informācija var nebūt redzama uzreiz, to joprojām var izgūt no jūsu prezentācijas.

Slēptā informācija var ietvert datus, PowerPoint ir jāpievieno, lai prezentācijas izveides laikā varētu sadarboties ar citiem lietotājiem. Turklāt tā var ietvert informāciju, ko apzināti norādāt kā slēpto.

PowerPoint prezentācijās var būt šādi slēptie dati un personiskā informācija:

• Komentāri un anotācijas ar tinti.    Ja prezentācijas izveides laikā sadarbojaties ar citām personām, prezentācijā var būt tādi vienumi, kā komentāri vai anotācijas ar tinti. Šī informācija ļauj citiem lietotājiem skatīt veiktās izmaiņas un to lietotāju vārdus, kuri veidojuši prezentāciju, kā arī recenzentu komentārus.

• Pārskatījuma izsekošanas dati   Sadarbojoties koplietotā dokumentā, kas ir saglabāts mākonī, programma PowerPoint 2016 darbam ar Microsoft 365 saglabā datus par to, kurš ir veicis izmaiņas dokumentā, un izmaiņu veikšanas laiku.

• Dokumenta rekvizīti un personiskā informācija.    Dokumenta rekvizīti, kas dēvēti arī par metadati, ietver detalizētu informāciju par prezentāciju, piemēram, informāciju par autoru, tēmu un nosaukumu. Dokumenta rekvizīti ietver arī informāciju, kas tiek automātiski Microsoft 365 programmās, piemēram, tās personas vārdu, kura pēdējoreiz saglabāja dokumentu, un datumu, kad dokuments tika izveidots. Ja izmantojāt īpašus līdzekļus, dokumentā var būt arī citu veidu personu identificējoša informācija (PII), piemēram, e-pasta galvenes, informācija, kas nosūtīta pārskatīšanai, maršrutēšanas kartītes un faila ceļa informācija, kas paredzēta publicēšanai tīmekļa lapās.

• Slaidā neredzams saturs.    Prezentācijā var būt ietverti objekti, kas ir neredzami, jo tie formatēti kā neredzami.

• Ārpussavilkšanas    PowerPoint prezentācijās var būt ietverti objekti, kas nav uzreiz redzami, jo tie no slaida ir izvilkti ārpussavilkšanas zonā. Šāds ārpusslaida saturs var ietvert tekstlodziņus, klipkopas, grafikas un tabulas.

• Prezentācijas piezīmes.    Prezentācijas piezīmju PowerPoint var ietvert tekstu, kuru, iespējams, nevēlaties publiski kopīgot, īpaši tad, ja piezīmes rakstītas tikai personai, kas sniedz prezentāciju.

• Dokumenta servera rekvizītus    Ja prezentācija tika saglabāta dokumentu pārvaldības servera atrašanās vietā, piemēram, vietnē Dokumenta darbvieta vai bibliotēkā, kuras pamatā ir Windows SharePoint Services, prezentācija var ietvert dokumenta papildu rekvizītus vai informāciju par šī servera atrašanās vietu.

• Pielāgoti XML dati.    Prezentācijas var ietvert pielāgotus XML datus, kas nav redzami pašā dokumentā. Xml Dokumentu kontrolieris atrast un noņemt šos XML datus.

Informācija, ko dokumentu kontrolieris atrod, taču nevar noņemt

Šis Dokumentu kontrolieris nosaka šādus vienumus, kuros var būt dati, kas nav redzami prezentācijā. Dokumentu kontrolieris noņemt šos vienumus, jo šādi prezentācija var nedarboties pareizi. Varat izpētīt katru atrasto vienumu un izlemt, vai vēlaties to noņemt manuāli vai aizstāt ar vienumu, kurā nav slēpto datu, piemēram, statisku attēlu.

Dokumentu kontrolieris un personas dati

Pārskatīšanas izsekošanas dati, kas PowerPoint 2016 būvējums 8403 Microsoft 365 Insider Microsoft 365, parāda ierobežojumu Dokumentu kontrolieris. Piemēram, Laly un Ālija kopīgi strādā ar prezentāciju A programmā Microsoft 365. Pārskatījumu izsekošanas dati (t.i., lietotājvārdi un rediģēšanas laiks) tiek pievienoti prezentācijai. Ja Klienti pēc tam atver prezentāciju A vecākā PowerPoint versijā un failā izpilda Dokumentu kontrolieris, lai noņemtu personas datus, Dokumentu kontrolieris šajā versijā PowerPoint nevarēs noteikt un noņemt pārskatījumu izsekošanas datus, ko prezentācijā pievieno jaunākā Microsoft 365PowerPoint versija, kuru izmanto Laly un Tēja. Cēsis nevar noņemt pārskatījumu izsekošanas datus bez jaunināšanas uz pašreizējo PowerPoint un pēc tam darbināt Dokumentu kontrolieris