Katra veidne, kas ir Access ir pilnīga izsekošanas lietojumprogramma, kas satur iepriekš definētas tabulas, formas, atskaites, vaicājumus, makro un relācijas. Šīs veidnes ir izveidotas, lai tās būtu uzreiz noderīgas lietošanai, lai jūs varētu izveidot jaunu datu bāzi, kuras pamatā ir veidne, un ātri sāktu darbu. Tomēr iespējams, ka ir reizes, kad vēlaties modificēt savu jauno datu bāzi, piemēram, lai pievienotu vai pārdēvētu lauku vai mainītu atskaiti.
Šajā rakstā skaidrots, kā veikt visbiežāk sastopamās modifikācijas, kuras, iespējams, vēlēsities lietot datu bāzei, kas izveidota no veidnes. Papildinformāciju par konkrētiem apgabaliem skatiet saitēs uz rakstiem.
Iespējamās darbības
Apgūstiet tabulu un lauku pamatus
Veidojot datu bāzi, dati tiek glabāti tabulās — pēc tēmu sarakstiem, kas bāzēti uz rindām un kolonnām. Laukos (ko dēvē arī par kolonnām) tiek glabāti informācijas vienumi, kurus vēlaties izsekot. Piemēram, kontaktpersonu tabulā varat izveidot laukus Uzvārds, Vārds, Tālruņa numurs un Adrese. Tabulā Produkti varat izveidot laukus Produkta nosaukums, Produkta ID un Cena.
Ir svarīgi rūpīgi izvēlēties laukus. Piemēram, parasti nav ieteicams izveidot lauku aprēķinātās vērtības saglabāšanai. Vairākumā gadījumu vērtību var Access, kad tā ir nepieciešama. Izvēloties laukus, mēģiniet saglabāt informāciju vismazākās noderīgajās daļās. Piemēram, vārda un uzvārda vietā vienā laukā apsveriet iespēju glabāt vārdus un uzvārdus atsevišķi. Parasti, ja nepieciešams ziņot par informācijas vienumu, to kārtot, meklēt vai veikt ar to aprēķinu, ievietojiet to laukā atsevišķi.
Papildinformāciju par datu bāzes noformēšanu un lauku izvēli skatiet rakstā Datu bāzu izveides pamati.
Laukam ir noteikti definēšanas raksturlielumi. Piemēram, katram laukam ir nosaukums, kas unikāli identificē tabulas lauku. Laukam ir arī datu tips, kas tiek izvēlēts, lai atbilstu saglabātajām informācijai. Datu tips nosaka vērtības, kuras var saglabāt, un darbības, kuras var veikt ar šīm vērtībām, kā arī krātuves vietu, kas atlikta katrai vērtībai. Katram laukam ir arī saistīta iestatījumu grupa, ko sauc par rekvizītiem, kas definē lauka izskata vai darbības raksturlielumus. Piemēram, rekvizīts Formāts definē lauka attēlojuma izkārtojumu — tas ir, kā tam jāparādās attēlošanas laikā.
Jauna lauka ievietošana, pievienošana vai izveide tabulā
Lauku tabulai var viegli pievienot datu lapas skatā. Taču lauku tabulai var pievienot arī noformējuma skatā. Datu lapas skatā šis lauks ir jāpievieno, ierakstot datus šūnā zem kolonnas virsraksta Noklikšķiniet, lai pievienotu. Lauku tabulai var pievienot arī noformējuma skatā.
Papildinformāciju par lauka pievienošanu tabulai datu lapas skatā skatiet rakstā Kolonnas pievienošana vai dzēšana datu lapā.
Papildinformāciju par lauka pievienošanu tabulai noformējuma skatā skatiet rakstā Tabulas izveide un lauku pievienošana.
Piezīme.: Kad tabulai pievienojat jaunu lauku, šis lauks netiek automātiski pievienots jūsu esošajām formām un atskaitēm. Lauks ir manuāli jāpievieno šīm formām un atskaitēm, lai tajās tiktu rādīts.
Lauka dzēšana no tabulas
Ja iespējams, ieteicams neizdzēst lauku no datu bāzes, kas ģenerēta no vienas no nodrošinātajām veidnēm — šis lauks, visticamāk, tiek izmantots citos datu bāzes objektos, piemēram, formās un atskaitēs. Tādējādi lauka izdzēšana radīs sekas, mēģinot izmantot citus datu bāzes objektus, kas izmanto šo lauku — datu bāzes objekti nedarbojas, kā paredzēts. Lai šie citi objekti darbotos pareizi, ir jānoņem visas atsauces uz lauku visos objektos, kas to izmanto.
Ja izlemjat, ka jāizdzēš lauks no datu bāzes, kas ģenerēta no veidnes, to var darīt datu lapas vai noformējuma skatā. Atcerieties: ja citi datu bāzes objekti atsaucas uz izdzēsto lauku, šie citi objekti ir jāmodificē, lai noņemtu atsauci. Piemēram, ja atskaitē ir vadīkla, kas ir saistīta ar izdzēsto lauku, un tiek palaista atskaite, tiek parādīts kļūdas ziņojums, jo Access nevar atrast lauka datus.
Dzēšot lauku, tiek neatgriezeniski izdzēsta visa informācija, kas glabājas šajā laukā. Šī iemesla dēļ, dzēšot laukus, jālieto piesardzīgi, un pirms lauka dzēšanas ieteicams izveidot datu bāzes dublējumkopiju.
Lai varētu izdzēst lauku, pārliecinieties, vai tas nepiedalās tabulu relācijās. Mēģinot izdzēst lauku, kuram pastāv relācijas, programma Access brīdina, ka relācijas vispirms ir jāizdzēš.
Lai iegūtu pakāpeniskas instrukcijas par tabulas relācijas dzēšanu, skatiet rakstu Relācijas izveide, rediģēšana vai dzēšana.
Lai iegūtu pakāpeniskas instrukcijas par lauku dzēšanu no tabulām, skatiet rakstu Lauka dzēšana.
Lauka vai tabulas pārdēvēšana
Ja iespējams, ieteicams nepārdēvēt lauku vai tabulu datu bāzē, kas ģenerēta no vienas no nodrošinātajām veidnēm — iespējams, ka lauks vai tabula tiek izmantota citos datu bāzes objektos, piemēram, formās un atskaitēs. Tā pārdēvējot lauku vai tabulu, var radīt sekas, mēģinot izmantot citus datu bāzes objektus, kas izmanto šo lauku vai tabulu. Citi objekti var nedarboties, kā paredzēts, ja tie joprojām atsaucas uz veco nosaukumu. Lai citi objekti darbotos pareizi, vecais nosaukums ir jāmaina uz jauno nosaukumu. Ja dialoglodziņa Accessopcijas kategorijā Pašreizējā datu bāze ir atzīmēta izvēles rūtiņa Veikt nosaukuma automātisko koriģēšanu, liela daļa no šīm darbiem tiks veikta automātiski.
Iespējams, vēlēsities mainīt tekstu, kas redzams kolonnas virsrakstā datu lapas skatā. To var izdarīt bez nepieciešamības pārdēvēt lauku. Ja vēlaties mainīt tikai kolonnas virsraksta tekstu un nevēlaties pārdēvēt lauku, skatiet sadaļu Kolonnas virsrakstā rādītā teksta maiņa.
Ja nepieciešams, varat pārdēvēt tabulu navigācijas rūtī vai pārdēvēt lauku datu lapas skatā vai noformējuma skatā. Pirms tam apsveriet iespēju ieslēgt nosaukumu automātiskās koriģēšanas opciju, ja tā vēl nav ieslēgta.
Nosaukumu automātiskās koriģēšanas opcijas iespējošana
Pārdēvējot datu bāzes objektu, piemēram, lauku, tabulu, formu vai atskaiti, parasti nosaukuma maiņa tiek izplatīta visā datu bāzē. Pretējā gadījumā objekti, kas atsaucas uz veco nosaukumu, nedarbojas, kā paredzēts. Access nodrošina nosaukumu automātiskās koriģēšanas līdzekli, kas palīdz izplatīt nosaukuma izmaiņas. Pēc noklusējuma nosaukumu automātiskā koriģēšana ir ieslēgta visās jaunajās datu bāzēs programmā Access. Tomēr, ja šī funkcija ir izslēgta, varat veikt tālāk norādītās darbības, lai šo opciju ieslēgtu.
Nosaukumu automātiskās koriģēšanas opcijas iespējošana
-
Noklikšķiniet uz Fails > Opcijas.
-
Dialoglodziņa Access opcijas kreisajā rūtī noklikšķiniet uz Pašreizējā datu bāze.
-
Sadaļā Nosaukumu automātiskās koriģēšanas opcijas atzīmējiet izvēles rūtiņu Reģistrēt informāciju par nosaukuma automātisko koriģēšanu un pēc tam atzīmējiet izvēles rūtiņu Veikt nosaukuma automātisko koriģēšanu.
-
Ja vēlaties saglabāt tabulu, kas reģistrē visas nosaukumu automātiskās koriģēšanas veiktās izmaiņas, atzīmējiet izvēles rūtiņu Reģistrēt nosaukumu automātiskās koriģēšanas izmaiņas.
-
Noklikšķiniet uz Labi.
-
Lai saglabātu izmaiņas, ātrās piekļuves rīkjoslānoklikšķiniet uz Saglabāt.
Piezīme.: Nosaukumu automātiskās koriģēšanas līdzeklis nav tas pats, kas automātiskās koriģēšanas līdzeklis. Nosaukumu automātiskās koriģēšanas līdzeklis izlabo atsauces starp objektiem. Automātiskās koriģēšanas līdzeklis izlabo bieži kļūdaini uzrakstītus vārdus vai frāzes.
Lauka pārdēvēšana datu lapas skatā
-
Navigācijas rūtī veiciet dubultklikšķi uz tabulas, kurā vēlaties pārdēvēt lauku.
Tabula tiek atvērta datu lapas skatā.
-
Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz pārdēvēamā lauka kolonnas virsraksta un pēc tam īsinājumizvēlnē noklikšķiniet uz Pārdēvēt lauku.
-
Ierakstiet jauno lauka nosaukumu un pēc tam nospiediet taustiņu ENTER.
Lauka pārdēvēšana noformējuma skatā
-
Navigācijas rūtī ar peles labo pogu noklikšķiniet uz tabulas, kurā vēlaties pārdēvēt lauku, un pēc tam īsinājumizvēlnē noklikšķiniet uz Noformējuma skats.
Tabula tiek atvērta noformējuma skatā.
-
Noklikšķiniet uz kolonnas Lauka nosaukums šūnas laukam, kuru vēlaties pārdēvēt.
Padoms.: Lai atlasītu visu lauka nosaukumu, norādiet tieši pa kreisi no pirmās rakstzīmes nosaukumā, līdz rādītājs kļūst par bultiņu, un pēc tam noklikšķiniet.
-
Rediģējiet tekstu, lai pārdēvētu lauku.
-
Lai saglabātu izmaiņas, ātrās piekļuves rīkjoslānoklikšķiniet uz Saglabāt.
Tabulas pārdēvēšana
Tabulu un lielāko daļu citu datu bāzes objektu var pārdēvēt tieši navigācijas rūtī.
-
Navigācijas rūtī ar peles labo pogu noklikšķiniet uz tabulas, kuru vēlaties pārdēvēt, un pēc tam īsinājumizvēlnē noklikšķiniet uz Pārdēvēt.
Piezīme.: Pirms pārdēvēšanas ir jāaizver visi atvērtie objekti, kuriem ir atsauce uz tabulu.
-
Ierakstiet jauno nosaukumu un pēc tam nospiediet taustiņu ENTER.
-
Lai saglabātu izmaiņas, ātrās piekļuves rīkjoslānoklikšķiniet uz Saglabāt.
Kolonnas virsrakstā redzama teksta mainīšana
Paraksts ir virsraksts vai virsraksts, ko varat piešķirt laukam, iestatot lauka rekvizītu Paraksts . Paraksts ir neatkarīgs no lauka nosaukuma — katram laukam ir lauka nosaukums un var būt paraksts. Piemēram, iespējams, vēlēsities, lai lauka nosaukums būtu viens vārds bez iegultām atstarpēm. Pēc tam varat izmantot rekvizītu Caption , lai izveidotu aprakstošāku nosaukumu, kurā ir atstarpes. Programma Access parāda parakstu lauka nosaukuma vietā datu lapas skatā un etiķetēs un virsrakstos vaicājumos, formās un atskaitēs.
Ja rekvizīta Caption teksts netiek ievadīts , lauka nosaukums tiek izmantots pēc noklusējuma.
Ja vēlaties mainīt nosaukumu, kas redzams kolonnas virsrakstā datu lapas skatā, to var izdarīt, nemainot lauka nosaukumu, iestatot lauka rekvizītu Paraksts . Lai mainītu lauka rekvizītu Paraksts , rīkojieties šādi:
-
Navigācijas rūtī ar peles labo pogu noklikšķiniet uz tabulas, kurā vēlaties mainīt parakstu, un pēc tam īsinājumizvēlnē noklikšķiniet uz Noformējuma skats.
Tabula tiek atvērta noformējuma skatā.
-
Noklikšķiniet uz šūnas kolonnā Lauka nosaukums tam laukam, kura rekvizītu Paraksts vēlaties iestatīt.
-
Apakšējā sadaļā zem Lauka rekvizīti cilnē Vispārīgi noklikšķiniet uzParaksts.
-
Ierakstiet jauno lauka parakstu.
-
Lai saglabātu izmaiņas, ātrās piekļuves rīkjoslānoklikšķiniet uz Saglabāt.
Nākamreiz, kad atverat tabulu datu lapas skatā, kolonnas virsrakstā tiks rādīts paraksts, nevis lauka nosaukums.
Lauka pievienošana formai vai atskaitei
Izveidojot datu bāzi, kuras pamatā ir veidne, jūsu datu bāzē būs vairākas iebūvētas iepriekš noformētas formas un atskaites, ar kurām varat strādāt uzreiz. Tomēr, iespējams, vēlēsities pievienot formai vai atskaitei papildu lauku. Pievienojot lauku formai vai atskaitei, jūs izveidojat vadīklu.
Vadīklas ir objekti, kas parāda datus, veic darbības un ļauj skatīt un strādāt ar informāciju, kas uzlabo lietotāja interfeisu, piemēram, etiķetes un attēlus. Vadīklas var būt saistītas, nesaistītas un aprēķinātas.
Pilnu vadīklu tipu sarakstu, ko var izmantot veidlapās un atskaitēs, skatiet rakstā Ievads par vadīklām.
Lauka pievienošana formai vai atskaitei izkārtojuma skatā
Pēc formas vai atskaites izveidošanas tās noformējumu var viegli uzlabot, strādājot izkārtojuma skatā. Izmantojot faktiskos tiešos datus kā ceļvedi, varat koriģēt lauku platumu un pārkārtot laukus. Formā vai atskaitē var ievietot jaunus laukus un iestatīt formas vai atskaites un to vadīklu rekvizītus.
Lai pārslēgtos uz izkārtojuma skatu, navigācijas rūtī ar peles labo pogu noklikšķiniet uz formas vai atskaites un pēc tam īsinājumizvēlnē noklikšķiniet uz Izkārtojuma skats. Varat arī access statusa joslā noklikšķināt uz pogas Izkārtojuma skats vai ar peles labo pogu noklikšķināt uz formas vai atskaites dokumenta cilnes un pēc tam īsinājumizvēlnē noklikšķināt uz Izkārtojuma skats.
Atvērt rekvizītu lapu
-
Cilnes Noformējums grupā Rīki noklikšķiniet uz Rekvizītu lapa.
Īsinājumtaustiņi Nospiediet taustiņu F4.
Varat izmantot lauku saraksta rūti, lai datu noformējumam pievienotu laukus no pamatā esošās tabulas vai vaicājuma. Lai parādītu lauku saraksta rūti, cilnes Formāts grupā Vadīklas noklikšķiniet uz Pievienot esošos laukus. Pēc tam varat vilkt laukus tieši no lauku saraksta rūts uz savu noformējumu.
Parādīt lauku saraksta rūti
-
Cilnes Noformējums grupā Rīki noklikšķiniet uz Pievienot esošos laukus.
Lauka pievienošana no rūts Lauku saraksts
-
Lai pievienotu vienu lauku, velciet lauku no lauku saraksta rūts uz sadaļu, kur tas jāparāda formā vai atskaitē.
-
Lai vienlaikus pievienotu vairākus laukus, turiet nospiestu taustiņu CTRL un noklikšķiniet uz vajadzīgajiem laukiem. Velciet atlasītos laukus uz formu vai atskaiti.
Kad lauki tiek nomesti sadaļā, programma Access izveido saistītu tekstlodziņa vadīklu katram laukam un automātiski novieto etiķetes vadīklu blakus katram laukam.
Papildinformāciju par formām un atskaitēm skatiet rakstā Lauka pievienošana formai vai atskaitei, Formas izveide programmā Access un Vienkāršas atskaites izveide.
Lauka, kurā tiek glabāti dokumenti, faili vai attēli, pievienošana
Varat izmantot Access, lai pievienotu lauku ar datu tipu Pielikums, kurā glabāt vienu vai vairākus dokumentus, failus vai attēlus. Attachment lauku var izmantot, lai vienā laukā saglabātu vairākus failus. Šajā laukā var pat saglabāt vairākus failu tipus. Piemēram, nodarbinātības kandidātu datu bāzē ierakstam varat pievienot vienu vai vairākus CV papildus fotoattēlam.
Attachment lauka pievienošana tabulai
-
Navigācijas rūtī ar peles labo pogu noklikšķiniet uz tabulas, kurai vēlaties pievienot lauku, un pēc tam īsinājumizvēlnē noklikšķiniet uz Noformējuma skats.
Tabula tiek atvērta noformējuma skatā.
-
Kolonnā Lauka nosaukums noklikšķiniet uz pirmās tukšās rindas un ierakstiet jaunā lauka nosaukumu.
-
Noklikšķiniet uz blakus esošās šūnas kolonnā Datu tips un pēc tam sarakstā atlasiet Pielikums.
-
Lai saglabātu izmaiņas, ātrās piekļuves rīkjoslānoklikšķiniet uz Saglabāt.
Programma Access var parādīt ziņojumu, kurā teikts, ka pēc tabulas saglabāšanas nevar atsaukt izmaiņas. Tas nozīmē, ka lauku nevar pārvērst par citu datu tipu, taču šo lauku var izdzēst, ja uzskatāt, ka radusies kļūda.
-
Noklikšķiniet uz Jā , lai apstiprinātu izmaiņas.
Pēc lauka Attachment pievienošanas tabulai varat izmantot dialoglodziņu Pielikumi , lai ierakstam pievienotu dokumentus, failus vai attēlus.
Pielikuma pievienošana laukam
-
Navigācijas rūtī veiciet dubultklikšķi uz tabulas, kurai vēlaties pievienot pielikumu.
Tabula tiek atvērta datu lapas skatā.
-
Tabulā veiciet dubultklikšķi uz Attachment lauka.
Tiek parādīts dialoglodziņš Pielikumi.
-
Noklikšķiniet uz Pievienot.
Tiek parādīts dialoglodziņš Izvēlieties failu.
-
Izmantojiet sarakstu Skatīt , lai atrastu failu vai failus, kurus vēlaties pievienot ierakstam, atlasiet failu vai failus un pēc tam noklikšķiniet uz Atvērt.
Ņemiet vērā, ka varat atlasīt vairākus jebkura atbalstītā datu tipa failus.
-
Dialoglodziņā Pielikumi noklikšķiniet uz Labi, lai tabulai pievienotu failus.
Access pievieno failus laukam un atbilstoši tiek palielināts skaitlis, kas norāda pielikumus.
-
Atkārtojiet šīs darbības atkarībā no tā, cik failus vēlaties pievienot tabulas pašreizējam laukam vai citiem laukiem.
Papildinformāciju par pielikumu laukiem skatiet rakstā Failu un grafiku pievienošana ierakstiem datu bāzē.
Lauka pamaiņa
Lauku var pielāgot, kad tiek parādīts lauks. Piemēram, varat iestatīt rādīšanas formātus, ko izmantot visā datu bāzē, piemēram, formās un atskaitēs, vai, kad tabula tiek atvērta datu lapas skatā. Lai iestatītu rādīšanas formātu, ir jāiestata lauka rekvizīts Format. Lauka rekvizītu Format automātiski pārmanto jūsu veidotās jaunas formas un atskaites.
Parādāmā formāta iestatīšana datu lapas skatā
-
Navigācijas rūtī veiciet dubultklikšķi uz tabulas, kurā ir lauks, kura formātu vēlaties iestatīt.
Tabula tiek atvērta datu lapas skatā. -
Noklikšķiniet uz lauka, kura rādīšanas formātu vēlaties iestatīt.
-
Cilnes Lauki grupā Formatējums noklikšķiniet uz nolaižamā saraksta bultiņas blakus Formāts un pēc tam atlasiet formātu.
Lauks tiek rādīts ar jauno attēlojuma formātu.
Attēlojuma formāta iestatīšana noformējuma skatā
-
Navigācijas rūtī ar peles labo pogu noklikšķiniet uz tabulas, kurā ir lauks, kura attēlojuma formātu vēlaties mainīt, un pēc tam īsinājumizvēlnē noklikšķiniet uz Noformējuma skats.
Tabula tiek atvērta noformējuma skatā.
-
Noklikšķiniet uz lauka, kura rādīšanas formātu vēlaties iestatīt.
-
Sadaļas Lauka rekvizīti cilnē Vispārīgi noklikšķiniet uz lodziņa Formāts.
-
Noklikšķiniet uz nolaižamā saraksta un atlasiet parādīšanas formātu.
-
Lai saglabātu izmaiņas, ātrās piekļuves rīkjoslānoklikšķiniet uz Saglabāt.
