Avmystifisere kanaler i Microsoft Teams
En produktivitetsveiledning full av tips og triks for å bruke Microsoft Teams, fra personer som bygger og bruker Teams på jobben hver dag.
Kanaler kan være litt forundrende. Vi kjenner alle fjernsynskanaler, radiokanaler og YouTube-kanaler, men hva er en Teams-kanal?
Her er én måte å tenke på dem på: Kanaler ligger i team, litt på samme måte som filer ligger i mapper. Kanaler er der informasjonen ligger – der ting skjer.
Vårt store Microsoft Teams-team og noen av kanalene deres
Et funksjonsteam og noen av kanalene deres
Vårt største team, Microsoft Teams, har kanaler for de store teamene i arbeidet vårt: Generelt, Design, Moro, Moderne møter, Forskning ... og mange flere. De er her folk deler informasjon, får tilbakemelding om arbeid og planlegger neste trinn. Når en forsker for eksempel fullfører en undersøkelse, legger vedkommende inn en melding med resultatene i Forskning-kanalen. Meldingen har typisk høydepunkter, en sammendragsfil og en kobling til detaljer om studien. Deretter kan alle snakke om resultatene og hva de betyr for teamet i fremtiden. Når en programadministrator har en funksjonsgjennomgang, legger vedkommende inn notater fra gjennomgangen og neste trinn i funksjonskanalen. Alle kan se hvem som trenger å gjøre hva, og svare bekreftende på at det er greit.
Her er noe grunnleggende informasjon og anbefalte fremgangsmåter vi bruker:
1. Hvert team har en Generelt-kanal.
Hvert team kommer som standard med én kanal: Generelt. Det vises alltid først i teamets liste over kanaler, og det kan ikke slettes (hvert team må ha minst én kanal). Det er stor variasjon i hvordan generelle kanaler brukes.
I vårt store Microsoft Teams-team brukes ikke Generelt-kanalen noe særlig. Samtaler og andre kanalaktiviteter pleier å skje i mer spesifikke kanaler. Så Generelt-kanalen fungerer som en logg over hvem som har blitt med i og forlatt Teams-organisasjonen, ettersom administratorene våre holder den informasjonen oppdatert. I mindre team med et mer spesifikt fokus kan Generelt-kanalen være hovedstedet hvor samtaler og kunngjøringer finner sted. Begge disse er OK.
2. Vis kanalene du vil se. Skjul dem du ikke vil se.
Etter Generelt sorteres kanaler alfabetisk. Du kan ikke endre rekkefølgen. For at kanallisten skal være håndterbar, viser vi kanalene vi ønsker å følge regelmessig, og skjuler kanaler som er mindre viktige for det daglige arbeidet. For å gjøre dette velger du Flere alternativer 
Det finnes også måter å justere typen varsler og hvor ofte vi får varsler fra kanaler. Vi skal snakke om det senere i denne artikkelserien.
3. Hold regelmessige møter i kanaler.
Si hva du vil om regelmessige møter, men de er noen av de gøyeste og mest produktive stundene i løpet av arbeidsuken. Hvorfor? Før Teams kunne møteinformasjon være spredt mange steder: Agendaen og de relevante filene kunne være delt i møteinvitasjonen, oppfølgingssamtalen kunne skje via e-post, eller i flere e-posttråder, med forskjellige personer i hver tråd, og hvis du fikk til en innspilling, så var det vanskelig å vite hvor du burde plassere den slik at alle fikk tilgang.
Å plassere regelmessige møter i kanaler har endret det. I kanaler kan alle se møter i konteksten av samtalen uten noe ytterligere arbeid. Fordelene? Delte filer lagres i kanalen, notater og innspillinger blir lagt ved som møtet i kanalen, og det hele er enklere å finne etter at møtet har funnet sted – både for personer som deltok, og for dem som bare vil hente ut de viktigste detaljene. Og ingen må gjøre noe ekstra for at det skal fungere.
Se hvordan du planlegger et kanalmøte, på 1:25 i videoen om å administrere møter.
4. Gi kanalene navn, slik at folk kan skille dem fra hverandre.
Når vi ser på en liste over kanaler som tilhører et team, følger vi instinktene. Det må være mulig for oss å vite umiddelbart om noe er verdt tiden vår eller ikke. Så vi kommer ikke til å vurdere nyanseforskjeller som «Anrop og tale», «Anrop og møter» og «Anrop». Hvis vi ikke er i stand til å se hvilken som er midt i blinken for oss, hopper vi sannsynligvis over alle, og da kan vi gå glipp av nyttig informasjon. Når vi gir en kanal et navn, prøver vi å bruke navn som tydelig beskriver emnet, og vi passer på å nevne alt som kan skille den fra andre kanaler. Enkle, intuitive navn er best.
Når vi ser på en liste over kanaler som tilhører et team, følger vi instinktene.
Enkle, intuitive navn er best.
Forskningsteamet vårt har sett kunder som har standard kanaloppsett for gjentakende prosjekter, for eksempel klientteam og arrangementteam. Noen lærere vil for eksempel at undervisningen deres skal ha samme sett med kanaler siden de har funnet en struktur som fungerer. Se på dette eksemplet på et mattefag for 7.-klassinger, med forskjellige kanaler for hver modul:
5. Plasser apper i faner øverst i kanaler.
Kampen om å bli midtpunktet er ekte. Mange ting slåss om oppmerksomheten vår. Og vi bruker mange apper sammen med Teams: OneNote, Excel, Power BI og andre. På en hvilken som helst dag bruker vi mange av dem samtidig og veksler mellom dem.
Én måte vi kan forenkle på er å plassere apper i faner øverst i kanalene hvor vi bruker dem.
På samme måte som du kan tenke på at team består av kanaler, kan du tenke på at kanaler består av faner. Hver kanal kommer med en Innlegg -fane og en Filer-fane. Derfra legger vi til mange andre ting, som Azure DevOps-tavlen eller Power BI-instrumentbordet for det området, en Excel-arbeidsbok, en OneNote-notatblokk. Alt som er en kritisk referanse, eller som ofte brukes av personer i denne kanalen, er en kandidat. På denne måten trenger vi ikke å veksle til andre apper når vi trenger en rask kikk på en av disse tingene. Vi bare klikker på fanen øverst i kanalen, så finner vi innholdet der, hvor vi allerede snakker med kollegaer og samarbeider om filer. Faner hjelper oss med å få informasjon kjapt der vi trenger den, så vi holder fokuset på arbeidet i Teams.
Er du nysgjerrig på om Team har faner for de verktøyene du bruker mest? Gå til Apper 
Trenger du mer hjelp?
Vil du ha flere alternativer?
Utforsk abonnementsfordeler, bla gjennom opplæringskurs, finn ut hvordan du sikrer enheten og mer.
Fellesskap hjelper deg med å stille og svare på spørsmål, gi tilbakemelding og høre fra eksperter med stor kunnskap.
