Endre den nye databasen som er opprettet fra en mal

Hver mal som følger med Access, er et komplett sporingsprogram som inneholder forhåndsdefinerte tabeller, skjemaer, rapporter, spørringer, makroer og relasjoner. Disse malene er utformet for å være umiddelbart nyttige, slik at du kan opprette en ny database som er basert på en mal, og komme raskt i gang. Noen ganger kan det imidlertid hende at du vil endre den nye databasen, for eksempel legge til eller gi nytt navn til et felt eller endre en rapport.

Denne artikkelen forklarer hvordan du utfører de vanligste endringene du kanskje vil bruke på en database som ble opprettet fra en mal. Se koblingene til artikler for mer detaljert informasjon om bestemte områder.

Hva vil du gjøre?

Lære det grunnleggende om tabeller og felt

Når du oppretter en database, lagrer du dataene i tabeller – emnebaserte lister over rader og kolonner. Du lagrer informasjonselementene du vil spore, i felt (også kalt kolonner). I en Kontakter-tabell kan du for eksempel opprette felter for Etternavn, Fornavn, Telefonnummer og Adresse. For en produkttabell kan du opprette felter for Produktnavn, Produkt-ID og Pris.

Det er viktig at du velger feltene med omhu. Det er for eksempel vanligvis en dårlig idé å opprette et felt for å lagre en beregnet verdi. I de fleste tilfeller kan du få Access beregne verdien når det er nødvendig. Når du velger felter, kan du prøve å lagre informasjon i de minste delene som gir mest nytte. I stedet for et fullt navn i ett enkelt felt, kan du for eksempel lagre for- og etternavn separat. Hvis du har behov for å rapportere, sortere, søke i eller utføre en beregning på et informasjonselement, kan du vanligvis plassere den i et felt alene.

Hvis du vil ha mer informasjon om utforming av databaser og valg av felt, kan du se artikkelen Grunnleggende om databaseutforming.

Et felt har visse definerende kjennetegn. Hvert felt har for eksempel et navn som unikt identifiserer feltet i en tabell. Et felt har også en datatype som er valgt for å samsvare med informasjonen som skal lagres. Datatypen bestemmer verdiene som kan lagres, og operasjonene som kan utføres på disse verdiene, samt hvor mye lagringsplass som skal settes av for hver verdi. Hvert felt har også en tilknyttet gruppe med innstillinger som kalles egenskaper som definerer utseendet eller virkemåten til feltet. Format-egenskapen definerer for eksempel visningsoppsettet for et felt – det vil si hvordan det skal vises når det vises.

Sette inn, legge til eller opprette en nytt felt i en tabell

Du kan enkelt legge til et felt i en tabell i dataarkvisning. Du kan imidlertid også legge til et felt i en tabell i utformingsvisning. I dataarkvisning legger du til feltet ved å skrive inn data i cellen under overskriften Klikk for å legge til kolonne. Du kan også legge til et felt i tabellen i utformingsvisning.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du legger til et felt i en tabell i dataarkvisning, kan du se artikkelen Legge til eller slette en kolonne i et dataark.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du legger til et felt i en tabell i utformingsvisning, kan du se artikkelen Opprette en tabell og legge til felt.

Obs!: Når du legger til et nytt felt i en tabell, legges ikke feltet automatisk til i eksisterende skjemaer og rapporter. Du må legge til feltet manuelt i disse skjemaene og rapportene for at det skal vises i dem.

Slette et felt fra en tabell

Hvis det er mulig, bør du unngå å slette et felt fra en database som ble generert fra en av de medfølgende malene – det er sannsynlig at feltet brukes i andre databaseobjekter, for eksempel skjemaer og rapporter. Hvis du sletter feltet, vil det derfor skape konsekvenser når du prøver å bruke de andre databaseobjektene som bruker feltet – databaseobjektene vil derfor ikke fungere som forventet. Du må fjerne eventuelle referanser til feltet fra alle objektene som bruker det, for at de andre objektene skal fungere som de skal.

Når du bestemmer deg for at du må slette et felt fra en database som ble generert fra en mal, kan du gjøre det i dataarkvisning eller utformingsvisning. Husk at hvis andre databaseobjekter refererer til det slettede feltet, må du endre disse andre objektene for å fjerne referansen. Hvis for eksempel en rapport inneholder en kontroll som er bundet til det slettede feltet og du kjører rapporten, vises en feilmelding fordi Access ikke finner dataene for feltet.

Når du sletter et felt, sletter du all informasjon som er lagret i det feltet, permanent. Derfor bør du være forsiktig når du sletter felt, og du bør opprette en sikkerhetskopi av databasen før du sletter feltet.

Før du kan slette et felt, må du kontrollere at det ikke deltar i noen tabellrelasjoner. Hvis du prøver å slette et felt som det finnes relasjoner for, advares du om at du først må slette relasjonene.

Hvis du vil ha trinnvise instruksjoner om hvordan du sletter en tabellrelasjon, kan du se artikkelen Opprette, redigere eller slette en relasjon.

Hvis du vil ha trinnvise instruksjoner om hvordan du sletter felt fra tabeller, kan du se artikkelen Slette et felt.

Gi nytt navn til et felt eller en tabell

Hvis det er mulig, bør du unngå å gi nytt navn til et felt eller en tabell i en database som ble generert fra en av de medfølgende malene – det er sannsynlig at feltet eller tabellen brukes i andre databaseobjekter, for eksempel skjemaer og rapporter. Derfor kan det å gi nytt navn til feltet eller tabellen opprette konsekvenser når du prøver å bruke de andre databaseobjektene som bruker feltet eller tabellen. De andre objektene fungerer kanskje ikke som forventet hvis de fremdeles refererer til det gamle navnet. For at de andre objektene skal fungere riktig, må det gamle navnet endres til det nye navnet. Hvis det er merket av for Utfør autokorrigering av navn i kategorien Gjeldende database i dialogboksen Alternativer for Access, vil mye av dette arbeidet gjøres automatisk.

Du vil kanskje endre teksten som vises i en kolonneoverskrift i dataarkvisning. Du kan gjøre dette uten å måtte gi feltet nytt navn. Hvis du bare vil endre teksten i kolonneoverskriften og du ikke vil gi feltet nytt navn, kan du se delen Endre teksten som vises i en kolonneoverskrift.

Om nødvendig kan du gi nytt navn til en tabell i navigasjonsruten eller gi nytt navn til et felt i dataarkvisning eller utformingsvisning. Før du gjør dette, bør du vurdere å aktivere alternativet Autokorrigering av navn hvis det ikke allerede er aktivert.

Aktivere alternativet Autokorrigering av navn

Når du gir nytt navn til et databaseobjekt, for eksempel et felt, en tabell, et skjema eller en rapport, vil du vanligvis at navneendringen skal overføres gjennom hele databasen. Ellers vil ikke objekter som refererer til det gamle navnet, fungere som forventet. Access inneholder funksjonen autokorrigering av navn, som hjelper deg med å overføre navneendringene. Autokorrigering av navn er aktivert som standard for alle nye databaser i Access. Hvis den er slått av, kan du imidlertid gjøre følgende for å slå den på.

Aktivere alternativet Autokorrigering av navn

  1. Klikk Fil > Alternativer

  2. Klikk Gjeldende database i ruten til venstre i dialogboksen Alternativer forAccess.

  3. Merk av for Sporinformasjon om autokorrigering av navn under Alternativer for autokorrigering av navn, og merk deretter av for Utfør autokorrigering av navn.

  4. Hvis du vil beholde en tabell som logger hver endring som utføres av autokorrigering av navn, merker du av for Logg endringer i autokorrigering av navn.

  5. Klikk OK.

  6. Hvis du vil lagre endringene, klikker du Lagre på verktøylinjen for hurtigtilgang.

Obs!: Funksjonen for autokorrigering av navn er ikke den samme som Autokorrektur-funksjonen. Funksjonen for autokorrigering av navn retter referanser mellom objekter. Autokorrekturfunksjonen retter ofte feilstavede ord eller uttrykk.

Gi nytt navn til et felt i dataarkvisning

  1. Dobbeltklikk på tabellen der du vil gi nytt navn til feltet, i navigasjonsruten.

    Tabellen åpnes i dataarkvisning.

  2. Høyreklikk kolonneoverskriften for feltet du vil gi nytt navn til, og klikk deretter Gi nytt navn til felt på hurtigmenyen.

  3. Skriv inn det nye navnet på feltet, og trykk deretter ENTER.

Gi nytt navn til et felt i utformingsvisning

  1. Høyreklikk på tabellen der du vil gi nytt navn til feltet, i navigasjonsruten, og klikk deretter på Utformingsvisning på hurtigmenyen.

    Tabellen åpnes i utformingsvisning.

  2. Klikk cellen i Feltnavn-kolonnen for feltet du vil gi nytt navn.

    Tips!: Hvis du vil merke hele feltnavnet, peker du like til venstre for det første tegnet i navnet til pekeren endres til en pil, og deretter klikker du.

  3. Rediger teksten for å gi nytt navn til feltet.

  4. Hvis du vil lagre endringene, klikker du Lagre på verktøylinjen for hurtigtilgang.

Gi nytt navn til en tabell

Du kan gi nytt navn til en tabell og de fleste andre databaseobjekter direkte fra navigasjonsruten.

  1. Høyreklikk tabellen du vil gi nytt navn, i navigasjonsruten, og klikk deretter Gi nytt navn på hurtigmenyen.

    Obs!: Du må lukke alle åpne objekter som refererer til tabellen, før du kan gi den nytt navn.

  2. Skriv inn det nye navnet, og trykk på ENTER.

  3. Hvis du vil lagre endringene, klikker du Lagre på verktøylinjen for hurtigtilgang.

Endre teksten som vises i en kolonneoverskrift

En tittel er en tittel eller overskrift som du kan tilordne til et felt ved å angi feltets Tittel-egenskap. Tittelen er uavhengig av feltnavnet – hvert felt har et feltnavn og kan også ha en tittel. Du vil for eksempel at feltnavnet skal være et enkelt ord uten innebygde mellomrom. Deretter kan du bruke Tittel-egenskapen til å opprette et mer beskrivende navn som inneholder mellomrom. Access viser tittelen i stedet for feltnavnet i dataarkvisning og i etiketter og overskrifter i spørringer, skjemaer og rapporter.

Hvis du ikke oppgir tekst for Tittel-egenskapen, brukes feltnavnet som standard.

Hvis du vil endre navnet som vises i overskriften for en kolonne i dataarkvisning, kan du gjøre dette uten å endre feltnavnet ved å angi feltets Tittel-egenskap. Hvis du vil endre tittelegenskapen for et felt, gjør du følgende:

  1. Høyreklikk tabellen der du vil endre tittelen, i navigasjonsruten, og klikk deretter Utformingsvisning på hurtigmenyen.

    Tabellen åpnes i utformingsvisning.

  2. Klikk cellen i Feltnavn-kolonnen for feltet som har tittelegenskapen du vil angi.

  3. Klikk Tittel på Generelt-fanen under Feltegenskaperi den nederste delen.

  4. Skriv inn en ny tittel for feltet.

  5. Hvis du vil lagre endringene, klikker du Lagre på verktøylinjen for hurtigtilgang.

Neste gang du åpner tabellen i dataarkvisning, vises tittelen i stedet for feltnavnet i kolonneoverskriften.

Til toppen av siden

Legge til et felt i et skjema eller en rapport

Når du oppretter en database som du baserte på en mal, inneholder databasen en rekke innebygde, forhåndsutformede skjemaer og rapporter som du kan arbeide med umiddelbart. Det kan imidlertid hende at du vil legge til et ekstra felt i et skjema eller en rapport. Når du legger til et felt i et skjema eller en rapport, oppretter du det som kalles en kontroll.

Kontroller er objekter som viser data, utfører handlinger og lar deg vise og arbeide med informasjon som forbedrer brukergrensesnittet, for eksempel etiketter og bilder. Kontroller kan være bundne, ubundne og beregnede.

Hvis du vil ha en fullstendig liste over kontrolltypene du kan bruke i skjemaer og rapporter, kan du se artikkelen Innføring i kontroller.

Legge til et felt i et skjema eller en rapport i oppsettvisning

Når du har opprettet et skjema eller en rapport, kan du enkelt finjustere utformingen ved å arbeide i oppsettvisning. Ved å bruke de faktiske direkte dataene som veiledning, kan du justere feltbreddene og omorganisere feltene. Du kan plassere nye felt i skjemaet eller rapporten og angi egenskapene for skjemaet eller rapporten og deres kontroller.

Hvis du vil bytte til oppsettvisning, høyreklikker du skjemaet eller rapporten i navigasjonsruten, og deretter klikker du Oppsettvisning på hurtigmenyen. Du kan også klikke oppsettvisningsknappen på statuslinjen i Access, eller du kan høyreklikke dokumentfanen for skjemaet eller rapporten og deretter klikke Oppsettvisning på hurtigmenyen.

Åpne egenskapsarket

  • Klikk på Egenskapsark i Verktøy-gruppen på Utforming-fanen.

    Hurtigtast Trykk på F4.

Du kan bruke Feltliste-ruten til å legge til felt fra den underliggende tabellen eller spørringen i utformingen. Hvis du vil vise Feltliste-ruten, klikker du Legg til eksisterende felt i Kontroller-gruppen på Format-fanen. Deretter kan du dra felt direkte fra feltlisteruten til utformingen.

Vise Feltliste-ruten

  • Klikk Legg til eksisterende felt i Verktøy-gruppen i kategorien Utforming.

Legge til et felt fra Feltliste-ruten

  • Hvis du vil legge til ett enkelt felt, drar du feltet fra Feltliste-ruten til inndelingen der du vil at det skal vises i skjemaet eller rapporten.

  • Hvis du vil legge til flere felt samtidig, holder du nede CTRL og klikker på feltene du vil bruke. Dra de merkede feltene over i skjemaet eller rapporten.

Når du slipper feltene i en inndeling, oppretter Access en bundet tekstbokskontroll for hvert felt og plasserer automatisk en etikett ved siden av hvert felt.

Hvis du vil ha mer informasjon om skjemaer og rapporter, kan du se artiklene Legge til et felt i et skjema eller en rapport,Opprette et skjema i Accessog opprette en enkel rapport.

Legge til et felt som lagrer dokumenter, filer eller bilder

Du kan bruke Access til å legge til et felt med datatypen Vedlegg for å lagre ett eller flere dokumenter, filer eller bilder. Du kan bruke et vedleggsfelt til å lagre flere filer i ett enkelt felt. Du kan også lagre mer enn én filtype i dette feltet. I en database over ansettelseskandidater kan du for eksempel legge ved én eller flere CV-er, i tillegg til et bilde, i oppføringen for hver kontakt.

Legge til et vedleggsfelt i en tabell

  1. Høyreklikk på tabellen der du vil legge til feltet, i navigasjonsruten, og klikk deretter på Utformingsvisning på hurtigmenyen.

    Tabellen åpnes i utformingsvisning.

  2. Klikk den første tomme raden i Feltnavn-kolonnen, og skriv inn et navn for det nye feltet.

  3. Klikk den tilstøtende cellen i Datatype-kolonnen, og velg deretter Vedlegg i listen.

  4. Hvis du vil lagre endringene, klikker du Lagre på verktøylinjen for hurtigtilgang.

    Access kan vise en melding som sier at du ikke kan angre endringene etter at du har lagret tabellen. Dette betyr at du ikke kan konvertere feltet til en annen datatype, men du kan slette feltet hvis du tror du har gjort en feil.

  5. Klikk Ja for å bekrefte endringen.

Når du har lagt til Vedlegg-feltet i tabellen, kan du bruke dialogboksen Vedlegg til å legge til dokumenter, filer eller bilder i en post.

Legge til et vedlegg i et felt

  1. Dobbeltklikk på tabellen der du vil legge til vedlegget, i navigasjonsruten.

    Tabellen åpnes i dataarkvisning.

  2. Dobbeltklikk vedleggsfeltet i tabellen.

    Dialogboksen Vedlegg vises.

  3. Klikk på Legg til.

    Dialogboksen Velg fil vises.

  4. Bruk Søk i-listen til å bla til filen eller filene du vil legge ved i oppføringen, velg filen eller filene, og klikk deretter Åpne.

    Vær oppmerksom på at du kan velge flere filer av alle datatyper som støttes.

  5. Klikk OK i dialogboksen Vedlegg for å legge til filene i tabellen.

    Access legger til filene i feltet og øker tallet som angir vedleggene, tilsvarende.

  6. Gjenta disse trinnene etter behov for å legge til filer i det gjeldende feltet eller andre felt i tabellen.

Hvis du vil ha mer informasjon om vedleggsfelt, kan du se artikkelen Legge ved filer og grafikk i oppføringene i databasen.

Til toppen av siden

Endre hvordan et felt vises

Du kan tilpasse hvordan et felt vises når det vises. Du kan for eksempel angi at visningsformater skal brukes i hele databasen, for eksempel i skjemaer og rapporter, eller når en tabell åpnes i dataarkvisning. Hvis du vil angi et visningsformat, angir du formategenskapen for et felt. Feltets Format-egenskap arves deretter automatisk av nye skjemaer og rapporter som du oppretter.

Angi visningsformatet i dataarkvisning

  1. Dobbeltklikk på tabellen i navigasjonsruten som inneholder feltet du vil angi format for.
    Tabellen åpnes i dataarkvisning.

  2. Klikk feltet du vil angi visningsformatet for.

  3. Klikk pilen i rullegardinlisten ved siden av Formati Formatering-gruppen på Felt-fanen, og velg deretter et format.

    Feltet vises med det nye visningsformatet.

Angi visningsformatet i utformingsvisning

  1. Høyreklikk tabellen som inneholder feltet du vil endre visningsformat for, i navigasjonsruten, og klikk deretter Utformingsvisning på hurtigmenyen.

    Tabellen åpnes i utformingsvisning.

  2. Klikk feltet du vil angi visningsformatet for.

  3. Klikk Format-boksen Generelt-fanen under Feltegenskaper.

  4. Klikk rullegardinlisten, og velg et visningsformat.

  5. Hvis du vil lagre endringene, klikker du Lagre på verktøylinjen for hurtigtilgang.

Til toppen av siden

Trenger du mer hjelp?

Bli bedre på Office
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×