Flytte data fra Excel til Access

Trinn 1: Importere data fra Excel til Access

Import av data er en operasjon som kan gå mye jevnere hvis du bruker litt tid på å klargjøre og rydde opp i dataene. Importering av data er som å flytte til et nytt hjem. Hvis du rydder opp og organiserer eiendelene dine før du flytter, er det mye enklere å bosette seg i det nye hjemmet ditt.

Rydd dataene før du importerer

Før du importerer data til Access, er det lurt å gjøre følgende i Excel:

• Konverter celler som inneholder ikke-atomiske data (det vil eksempelvis flere verdier i én celle) til flere kolonner. En celle i en "Ferdigheter"-kolonne som inneholder flere kompetanseverdier, for eksempel "C# programmering", "VBA-programmering" og "webutforming" bør deles opp til separate kolonner som hver inneholder bare én kompetanseverdi.

• Bruk TRIMME-kommandoen til å fjerne innledende, etterfølgende og flere innebygde mellomrom.

• Fjern tegn som ikke skrives ut.

• Finn og rett stave- og tegnsettingsfeil.

• Fjern dupliserte rader eller dupliserte felt.

• Kontroller at kolonner med data ikke inneholder blandede formater, spesielt tall formatert som tekst eller datoer formatert som tall.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se følgende hjelpeemner i Excel:

• Ti måter å rydde opp i dataene på

• Filtrere etter unike verdier eller fjerne duplikatverdier

• Konvertere tall som er lagret som tekst, til tall

• Konvertere datoer som er lagret som tekst, til datoer

Velg den beste datatypen når du importerer

Under importoperasjonen i Access vil du gjøre gode valg, slik at du får få (om noen) konverteringsfeil som krever manuell innblanding. Tabellen nedenfor oppsummerer hvordan tallformater i Excel og Access-datatyper konverteres når du importerer data fra Excel til Access, og gir noen tips om de beste datatypene du kan velge i veiviseren for regnearkimport.

Når dataene er i Access, kan du slette Excel-dataene. Ikke glem å sikkerhetskopiere den opprinnelige Excel-arbeidsboken før du sletter den.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se hjelpeemnet Importer eller koble til data i en Excel-arbeidsbok.

Tilføye data automatisk på den enkle måten

Et vanlig problem Excel-brukere har, er å tilføye data med de samme kolonnene i ett stort regneark. Du kan for eksempel ha en løsning for aktivasporing som startet i Excel, men som nå har vokst til å inkludere filer fra mange arbeidsgrupper og avdelinger. Disse dataene kan være i forskjellige regneark og arbeidsbøker, eller i tekstfiler som er datafeeder fra andre systemer. Det finnes ingen brukergrensesnittkommando eller en enkel måte å tilføye lignende data på i Excel.

Den beste løsningen er å bruke Access, der du enkelt kan importere og tilføye data i én tabell ved hjelp av veiviseren for regnearkimport. I tillegg kan du tilføye mye data i én tabell. Du kan lagre importoperasjonene, legge dem til som planlagte Microsoft Outlook-oppgaver og til og med bruke makroer til å automatisere prosessen.

Trinn 2: Normaliser data ved hjelp av veiviseren for tabellanalyse

Ved første øyekast kan det virke en skremmende oppgave å gå gjennom prosessen med å normalisere dataene. Heldigvis er normalisering av tabeller i Access en prosess som er mye enklere, takket være veiviseren for tabellanalyse.

1. Dra merkede kolonner til en ny tabell, og opprett automatisk relasjoner

2. Bruke knappekommandoer til å gi nytt navn til en tabell, legge til en primærnøkkel, gjøre en eksisterende kolonne til primærnøkkel og angre den siste handlingen

Du kan bruke denne veiviseren til å gjøre følgende:

• Konverter en tabell til et sett med mindre tabeller, og opprett automatisk en primær- og sekundærnøkkelrelasjon mellom tabellene.

• Legg til en primærnøkkel i et eksisterende felt som inneholder unike verdier, eller opprett et nytt ID-felt som bruker datatypen Autonummer.

• Opprett relasjoner automatisk for å fremtvinge referanseintegritet med gjennomgripende oppdateringer. Gjennomgripende sletting legges ikke automatisk til for å hindre utilsiktet sletting av data, men du kan enkelt legge til gjennomgripende slettinger senere.

• Søk i nye tabeller etter overflødige eller dupliserte data (for eksempel den samme kunden med to forskjellige telefonnumre), og oppdater dette etter ønske.

• Sikkerhetskopier den opprinnelige tabellen, og gi den nytt navn ved å tilføye «_OLD» til navnet. Deretter oppretter du en spørring som rekonstruerer den opprinnelige tabellen, med det opprinnelige tabellnavnet, slik at eventuelle eksisterende skjemaer eller rapporter basert på den opprinnelige tabellen vil fungere med den nye tabellstrukturen.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Normalisere dataene ved hjelp av Tabellanalyse.

Trinn 3: Koble til Access-data fra Excel

Når dataene er normalisert i Access og det er opprettet en spørring eller tabell som rekonstruerer de opprinnelige dataene, er det enkelt å koble til Access-dataene fra Excel. Dataene er nå i Access som en ekstern datakilde, og kan derfor kobles til arbeidsboken via en datatilkobling, som er en beholder med informasjon som brukes til å finne, logge på og få tilgang til den eksterne datakilden. Tilkoblingsinformasjon lagres i arbeidsboken og kan også lagres i en tilkoblingsfil, for eksempel en ODC-fil (ODC-fil) eller en datakildenavnfil (filtypen .dsn). Når du har koblet til eksterne data, kan du også automatisk oppdatere (eller oppdatere) Excel-arbeidsboken fra Access når dataene oppdateres i Access.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Importer data fra eksterne datakilder (Power Query).

Få dataene inn i Access

Denne delen veileder deg gjennom følgende faser av normalisering av dataene: Bryte verdier i kolonnene Selger og Adresse i de mest atomiske delene, skille beslektede emner i sine egne tabeller, kopiere og lime inn disse tabellene fra Excel i Access, opprette nøkkelrelasjoner mellom de nyopprettede Access-tabellene og opprette og kjøre en enkel spørring i Access for å returnere informasjon.

Eksempeldata i ikke-normalisert form

Følgende regneark inneholder ikke-atomiske verdier i Kolonnen Selger og Adresse-kolonnen. Begge kolonnene må deles inn i to eller flere separate kolonner. Dette regnearket inneholder også informasjon om selgere, produkter, kunder og ordrer. Denne informasjonen bør også deles videre, etter emne, inn i separate tabeller.

Trenger du mer hjelp?

Du kan alltid spørre en ekspert i det tekniske fellesskapet for Excel eller få støtte i Fellesskap.