Bruke følsomhetsetiketter på filene dine

Hva er følsomhetsetiketter?

Følsomhetsetiketter brukes enten manuelt eller automatisk på filer for å holde dem kompatible med organisasjonens policyer for informasjonsbeskyttelse. Følsomhetsetiketter angir klassifiseringen av og kan bruke beskyttelse på filer.

Organisasjonen tilpasser etikettnavnene og beskrivelsene. Kontakt organisasjonens IT-avdeling for mer informasjon om hvilken etikett som skal brukes, og når. Følsomhetsetiketter publiseres til brukere i stedet for plasseringer som nettsteder eller postbokser, slik at du og en kollega kan se ulike følsomhetsetiketter som er tilgjengelige for bruk.

Obs!:

Denne funksjonen krever et Microsoft 365-abonnement. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Støtter min versjon av Office følsomhetsetiketter?. Hvis du er en administrator som ønsker å komme i gang med følsomhetsetiketter, kan du se Komme i gang med følsomhetsetiketter.
Hvis du vil vise en fullstendig liste over funksjoner og utgivelsestilgjengelighet, kan du se følsomhetsetikettfunksjoner i Word, Excel og PowerPoint.

Hva skjer når du bruker en følsomhetsetikett?

Når du bruker en følsomhetsetikett, beholdes etikettinformasjonen med filen når den flyttes mellom enheter, programmer og skytjenester. Bruk av en følsomhetsetikett kan også føre til endringer i filen i henhold til organisasjonens konfigurasjon, for eksempel:

Kryptering med Information Rights Management kan brukes
En topptekst, bunntekst eller et vannmerke kan vises
Dynamiske vannmerker kan vises

Obs!: Hvis du ikke har tillatelse til å endre eller fjerne en følsomhetsetikett, viser de fleste apper en feilmelding og hindrer deg i å gjøre det. I enkelte apper deaktiveres følsomhetsetiketter ganske enkelt.

Ikke alle apper på alle plattformer støtter samme virkemåte, så de nøyaktige resultatene av å bruke en følsomhetsetikett kan variere noe. Hvis du vil ha mer informasjon om hvilke funksjoner som støttes på hver plattform, kan du se Støtte for følsomhetsetikettfunksjoner i apper.

Hvordan brukes følsomhetsetiketter?

Følsomhetsetiketter kan brukes manuelt eller automatisk.

Velg en følsomhetsetikett selv

Viktig!: Du kan bare bruke en følsomhetsetikett hvis: • Office-kontoen er en jobbkonto med en tilordnet Office 365 Enterprise E3- eller Office 365 Enterprise E5 lisens.• Systemansvarlig har konfigurert følsomhetsetiketter og publisert dem til deg.

Fra følsomhetslinjen:

Klikk tittellinjen ved siden av filnavnet.
Velg følsomhetsetiketten som gjelder for filen.

Obs!: Du vil se Mer informasjon informasjonsikon Mer informasjon hvis organisasjonen har konfigurert et nettsted for å forklare mer om følsomhetsetikettene.

Hvis det ikke er noen etikett på filen ennå, forteller følsomhetslinjen deg om det er nødvendig eller ikke. Hvis en etikett er nødvendig, ser du ledeteksten Velg en etikett. Hvis ingen etikett er nødvendig, sier ledeteksten ganske enkelt Ingen etikett.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Ny følsomhetslinje i Office for Windows.

Fra følsomhetsknappen:

Klikk på Hjem-fanen, og velg deretter Følsomhet.
Velg følsomhetsetiketten som gjelder for filen.

Tips!:

Ikke sikker på hva en etikett er? Hold pekeren over etiketten for å se hvilken som helst beskrivelse organisasjonen har lagt til for å forklare den.
Hvis du er IT-ekspert på jakt etter informasjon om hvordan du konfigurerer eller administrerer følsomhetslinjen, kan du se Administrere følsomhetsetiketter i Office-apper.

Når du lagrer en ny fil:

Klikk Lagre-ikonet.
Velg følsomhetsetiketten som gjelder for filen, i lagre-dialogboksen.

Automatisk og anbefalt merking

Automatisk merking

Hvis administratoren har konfigurert automatisk merking, kan filer som inneholder visse typer informasjon , for eksempel personnumre, kredittkortnumre eller annen sensitiv informasjon, få en angitt etikett automatisk.

Hvis en etikett har blitt brukt automatisk, ser du et varsel under Office-båndet som ser slik ut:

Skjermbilde av et policytips for en automatisk brukt følsomhetsetikett

Anbefalt merking

På samme måte kan administratorer konfigurere anbefalt merking som foreslår en angitt etikett basert på det sensitive innholdet i filen. Hvis en etikett foreslås, ser du et varsel under Office-båndet som ser slik ut:

Skjermbilde av et policytips for en anbefalt følsomhetsetikett

Standard merking

Hvis administratoren har konfigurert standardetiketter, brukes automatisk den angitte standardetiketten når de lagres for første gang. Når filen er opprettet, men ikke lagret, eller hvis filen ble opprettet før standard etikettpolicy ble implementert, vil du se en indikator på tittellinjen for etiketten som skal brukes når filen lagres.

Følsomhetsetikett i presentasjon

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se følsomhetsetiketter brukes automatisk eller anbefales for filer og e-postmeldinger i Office.

Fjerne en følsomhetsetikett

Hvis du vil fjerne en følsomhetsetikett som allerede er brukt på en fil, fjerner du merkingen fra følsomhetslinjen eller Følsomhetsknapp Følsomhet-menyen på Hjem-fanen . Hvis organisasjonen krever at filen er merket, kan du ikke fjerne etiketten.

Hvordan vet hvilken følsomhetsetikett som brukes for øyeblikket?

Filens følsomhetsetikett, hvis en er i bruk, vises på tittellinjen.

Skjermbilde av tittellinjen i en fil med en konfidensiell etikett.

Hvordan vet hvilke tillatelser jeg har?

Klikk tillatelsesikonet på statuslinjen. Dialogboksen Min tillatelse åpnes og viser hvilke tillatelser du har.

Skjermbilde av en dialogboks som viser brukertillatelser

Hvis du ikke ser tillatelsesikonet, høyreklikker du statuslinjen og velger Tillatelser-ikon Tillatelser fra menyen for å legge den til.

Hvis en etikett med egendefinerte tillatelser brukes på filen, vises en forretningslinje under Office-båndet når filen åpnes. Klikk Vis tillatelser-knappen for å åpne dialogboksen Min tillatelse.

Skjermbilde av en forretningslinje med knappen Vis tillatelser.

Hva kan følsomhetsetiketter gjøre?

Bruke tillatelser som er definert av administratoren

Følsomhetsetiketten du velger, kan komme med forhåndsdefinerte tillatelser som er konfigurert av administratoren. Når du velger denne typen etikett, trenger du ikke å utføre flere trinn for å bruke etiketten.

Bruk egendefinerte tillatelser valgt av deg

Hvis du velger en følsomhetsetikett som er konfigurert for brukerdefinerte tillatelser, blir du bedt om å velge hvem som kan lese eller endre filen.

Skjermbilde av en dialogboks med tittelen Tillatelser med alternativer for å legge til brukere som seere, begrensede redigeringsprogrammer, redigeringsprogrammer og eiere

Bruke innholdsmerker

Avhengig av organisasjonens konfigurasjon kan bruk av en følsomhetsetikett føre til innsetting av topptekst, bunntekst eller vannmerke i filen. Disse innholdsmerkene inneholder tekst som er definert av administratoren.

Bruke dynamiske vannmerker

Hvis du vil beskytte filinnholdet ytterligere, kan organisasjonen konfigurere en følsomhetsetikett til å bruke dynamiske vannmerker på en fil. Disse vannmerkene inneholder detaljer relatert til personen som viser filen. Fordi dette er en innstilling som er konfigurert av organisasjonen, kan du ikke fjerne eller endre vannmerkene.

Spore og tilbakekalle filtilgang

I Windows kan du spore og tilbakekalle tilgang til beskyttede, lokale filer gjennom Microsoft Samsvarsportalen.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se: Spore og tilbakekalle tilgang til filene dine

Hvordan håndheves følsomhetsetiketter?

Obligatorisk merking

Administratoren kan konfigurere obligatorisk merking, noe som krever at brukerne bruker en etikett på filene sine. Når du åpner eller lagrer en umerket fil, blir du bedt om å velge en følsomhetsetikett før du fortsetter.

Når obligatorisk merking er aktivert, kan du ikke fjerne følsomhetsetiketten for en fil, men du kan endre en eksisterende etikett. Når du blir bedt om å legge til en følsomhetsetikett når du åpner en umerket fil, kan du velge å åpne filen i skrivebeskyttet modus i stedet for å velge en etikett.

Obs!: Når obligatorisk merking er aktivert, er alternativet skriv ut til PDF utilgjengelig for filer som er merket eller kryptert.

Nedgraderingsjustering

Organisasjonen kan ha en policy som krever at du angir en begrunnelse før du endrer en følsomhetsetikett fra en høyere følsomhet til en lavere følsomhet. Når nedgraderingsjustering er aktivert, kan du bli bedt om å velge en begrunnelsesårsak eller angi din egen når du velger en mindre følsom etikett.

Dialogboksen som vises når organisasjonen krever at du angir en begrunnelse for å endre en følsomhetsetikett.

Obs!: Du blir bare bedt om å blokkjustere endringer én gang etter at du har åpnet et dokument. Etter at du har blokkjustert første gang, krever ikke etterfølgende endringer justering med mindre filen lukkes og åpnes på nytt.

Se også

Kjente problemer når du bruker sensitivitetsetiketter på Office-filer

Fjerne skjulte data og personlige opplysninger ved å undersøke dokumenter, presentasjoner eller arbeidsbøker

For administratorer: Lær om følsomhetsetiketter

For administratorer: Behandle følsomhetsetiketter i Office-apper

Hva er følsomhetsetiketter?

Hva skjer når du bruker en følsomhetsetikett?