Prosjekter kan komme raskt i gang. Før du vet det, blir et enkelt byggeprosjekt en kollasje av mindre prosjekter, for eksempel utforming, utgraving, grunnarbeid og markedsføring. Du kan ha mer kontroll over prosjektet ved å opprette mindre prosjekter i Project og deretter koble dem til én enkelt Project fil for å vise hvor de passer i hovedprosjektet.
I denne artikkelen
Oversikt over hovedprosjekter
Tenk på en hovedprosjekt som en samling av konsoliderte prosjekter som viser et hierarki mellom flere relaterte prosjekter. Prosjekter som settes inn i et hovedprosjekt, kalles delprosjekter.
Når du setter inn et delprosjekt, vil et lite Project skille det fra aktivitetssammendrag som er en del av hovedprosjektet.
Delprosjekter vises som aktivitetssammendrag som du enkelt kan ordne i en disposisjon, i hovedprosjektet.
Klikk plusstegnet ved siden av et delprosjekt for å utvide delprosjektets oppgaver for visning.
Hvert delprosjekt representerer en annen fase eller en annen funksjonell gruppe i hovedprosjektet.
Når du setter inn et delprosjekt i hovedprosjektet, kobles de to prosjektene, og du kan vise all informasjonen i delprosjektet fra hovedprosjektet.
Når du oppdaterer et delprosjekt fra hovedprosjektet, oppdateres det også i kildefilen. Hvis du bare må kombinere filer for å opprette en rapport eller skrive ut en visning av informasjon om kombinert prosjekt, kan du også konsolidere dem midlertidig i en visning.
Når du oppretter et hovedprosjekt og delprosjekter, kan du dele opp et stort prosjekt og delegere delene til de nødvendige personene. Når det gjelder prosjektstyring, gir tilordning av delprosjekter på denne måten ansvar for de som gjør arbeidet og samsvarer med autoritet med ansvar. Når Project, hjelper oppretting av delprosjekter i et hovedprosjekt prosjektledere å få tilgang til, og kontroll over, deler av tidsplanen.
Hvis du vil finne ut om du bør dele opp et stort prosjekt i et hovedprosjekt og delprosjekter, bør du vurdere følgende:
-
Prosjektet er svært stort og detaljert. Hvis prosjektet inneholder mer enn noen få hundre aktiviteter, kan det bli enklere å administrere å dele det inn i delprosjekter. Hvis noen deler av prosjektet inneholder arbeid som er delt inn i flere detaljer enn andre, kan det være fornuftig å gjøre disse delene til delprosjekter slik at de fleste brukere bare ser en opprullet beskrivelse av delprosjektet, men interesserte kan vise det mer detaljert. En enkelt fil er nesten alltid det raskere alternativet, men det kan være verdt avveiingen å kunne fokusere på bare en del av prosjektet.
-
Organisasjonen er ikke sentralisert. I en desentralisert eller distribuert organisasjon gir et hovedprosjekt og delprosjekter arbeidere mer kontroll over sitt eget arbeid enn én sentralisert prosjektfil gjør.
-
Du vil øke effektiviteten til organisasjonens planleggingsmetoder. Hvis ledere på lavere nivå er ansvarlige for og vet hvilke aktiviteter som trengs i prosjektet, kan det være mer fornuftig å la dem planlegge teamenes arbeid og deretter konsolidere prosjektfilene til et hovedprosjekt. Hvis planlegging ovenfra og ned er normen, kan det være lurt å omorganisere den opprinnelige planen til delprosjekter når den implementeres, slik at individuelle prosjektledere eller team har tilgang til og har kontroll over sine egne tidsplaner.
-
Du arbeider på flere prosjekter. Project ledere kan ha et sett med prosjekter de arbeider med hele tiden, uansett om prosjektene er i sammenheng eller ikke. I stedet for å åpne dem én etter én, kan du åpne alle delprosjektene samtidig når du åpner hovedprosjektet. Denne fremgangsmåten gjør det også enklere å generere rapporter om flere prosjekter. Hvis prosjektene henger sammen, kan prosjektlederen opprette aktivitetsavhengigheter mellom aktiviteter i forskjellige prosjekter. Oppretting av avhengigheter mellom prosjekter gjør det enklere for ulike prosjektledere å se hvordan arbeid av andre prosjektledere påvirker tidsplanene deres.
-
Noen prosjekter er underordnet andre. Du kan nøyaktig gjenspeile hierarkiet for flere prosjekter ved å sette inn ulike prosjekter i andre filer. Den resulterende strukturen for delprosjekter bør gjenspeile prioriteringene og ansvarsområdene til gruppemedlemmene, samt innbyrdes sammenhenger mellom aktiviteter på forskjellige områder og den generelle tidsfristen.
-
Flere personer kan endre prosjektet. Ideelt sett eies, administreres og endres en prosjektfil av én enkelt prosjektleder. Men ofte er et prosjekt en del av et større program som ledere på øverste nivå kanskje må administrere. Project gruppemedlemmer kan beholde fokus på arbeidet sitt ved å vise det som en egen fil, og prosjektlederen som styrer hovedprosjektet, kan koordinere tidsplanen for hvert delprosjekt.
Det kan være fornuftig å la hovedprosjektets milepæler drive milepælene til hver delprosjektgruppe for å holde tidsplanene koordinert for en tidsfrist. Du kan koordinere milepæler ved å opprette en avhengighet mellom milepælene eller ved å kopiere og lime inn milepæloppgavene fra hovedprosjektet til hvert delprosjekt.
-
Prosjektet har flere interessenter som bryr seg om ulike deler av prosjektet. Når personer vil se på ulike detaljer, kan prosjektledere plassere alle prosjektfilene på en server og tilpasse ulike visninger for ulike interessenter. Den samme prosjektfilen kan brukes som et delprosjekt i ulike hovedprosjekter for å tilpasse informasjonen som vises.
-
Du vil at delprosjektene skal være skrivebeskyttet. Du kan beholde mer kontroll over deler av et prosjekt ved å flytte aktiviteter til et delprosjekt og begrense tilgangen til nøkkelpersoner.
-
Du vil analysere den kritiske linjen for hver fase i tillegg til det generelle prosjektet. Hvert enkelt prosjekt inneholder en kritisk linje. Hvis du konsoliderer flere prosjekter til ett hovedprosjekt, er det enkelt å se det generelle bildet som flere kritiske baner i hovedprosjektet, samtidig som det beholder separate kritiske baner for hvert delprosjekt.
Finn ut mer
Arbeide med delprosjekter i et hovedprosjekt
Når du setter inn et delprosjekt i et hovedprosjekt, representeres delprosjektet som en aktivitetssammendrag i aktivitetslisten, og en Project-ikonindikator vises i Indikatorer-feltet. Delprosjektet er rykket inn på disposisjonsnivået til raden der du setter det inn, men du kan rykke inn eller redusere innrykket på samme måte som andre oppgaver. Fordi delprosjektet representeres som et aktivitetssammendrag, kan du ikke redigere sammendragsinformasjonen, men du kan utvide disposisjonen for å vise delprosjektets aktiviteter og redigere prosjektinformasjonen i hovedprosjektfilen.
Obs!: All formatering du har brukt på aktivitetssammendrag eller Gantt-stolper i et delprosjekt, vises ikke i hovedprosjektet. Formateringsinformasjon lagres i hver fil og må brukes separat på hovedprosjektet.
Når du lagrer hovedprosjektet, lagres også endringer i delprosjektet i kildefilen for delprosjektet. Hvis du vil arbeide direkte i kildefilen uten å åpne hovedprosjektfilen, oppdateres endringer i kildefilen for delprosjektet automatisk i hovedprosjektfilen.
Obs!: Hvis du ikke lenger trenger å holde hovedprosjektet og delprosjektet synkronisert, kan du koble dem fra. Hvis det deretter gjøres endringer i delprosjektet eller hovedprosjektet, forblir den andre filen uendret.
Finn ut mer
Hvordan ressurser påvirkes når du kombinerer filer
Når du konsoliderer filer til en hovedprosjektfil, forblir ressursene for begge filene atskilt, akkurat som aktivitetene i et delprosjekt forblir i delprosjektet. Du kan endre ressursinformasjon i hovedprosjektet, og endringene replikeres i kildefilen for delprosjektet. Du kan vise alle ressursene i hovedprosjektet og delprosjektene sammen i Ressursliste-visningen, men du kan ikke tilordne en ressurs til andre prosjekter enn delprosjektet den kom fra.
Obs!: Hvis de samme ressursene brukes i flere delprosjekter, ser du dupliserte ressursnavn fordi ressursene ikke kombineres. Hvis du imidlertid vil tildele ressursene i forskjellige delprosjekter og løse dupliserte ressursnavn, kan du kombinere dem i en ressursutvalg og gjøre dem tilgjengelige for de andre filene.
Andre måter å kombinere filer på
Med hovedprosjekter og delprosjekter kan du opprette et hierarki av prosjekter som gjenspeiler relasjonen mellom dem og, i noen tilfeller, strukturen i organisasjonen. Men du kan ha andre grunner til å konsolidere prosjektfiler. Du kan for eksempel kombinere dem midlertidig for en rask gjennomgang eller utskrift.
Konsolidere ikke-relaterte filer
Bruk konsoliderte filer hvis du har flere filer du vil kombinere i ett vindu, uansett om filene er relatert eller ikke. Hvis du kombinerer ikke-relaterte filer i et konsolidert prosjekt, blir det enklere å se informasjon fra flere prosjekter i ulike visninger og skrive dem ut. Du kan konsolidere prosjektfiler hvis du må holde oversikt over mange pågående prosjekter, for eksempel når du utvikler forskjellige produkter samtidig. Du kan sortere og gruppere etter produktnavn, prosjektfrister og ledere for å finne og evaluere den bestemte informasjonen du trenger. Du kan for eksempel skrive ut en Gantt-diagramvisning som inneholder alle prosjektene.
Opprette et arbeidsområde
Et alternativ til å konsolidere prosjekter er å opprette et arbeidsområde som inneholder individuelle prosjektfiler, som åpnes i et eget vindu. Bruk et arbeidsområde hvis du arbeider med de samme prosjektfilene ofte og ikke vil konsolidere dem til ett stort prosjekt.
Når du åpner filene og deretter lagrer dem som et arbeidsområde, lagrer Project filene og de gjeldende innstillingene i én enkelt arbeidsområdefil. Når du deretter åpner arbeidsområdefilen, åpner du alle de inkluderte filene samtidig. Hvert prosjekt har sin egen knapp på oppgavelinjen, noe som gjør det enkelt å bytte fra ett prosjekt til et annet.
Hvis du vil opprette et arbeidsområde, velger eller åpner du prosjektfilene, og deretter velger du Fil >Lagre arbeidsområde.
