Inntjent verdi er en kraftig sporings- og budsjetteringsfunksjon i Project. Til tross for en rekke skremmende akronymer som definerer det (som AC, BCWP, TPI, EV og lignende), er det ikke spesielt komplisert. Inntjent verdi hjelper med å besvare spørsmål som «Når du ser på arbeidsmengden som er utført så langt i prosjektet, hvor mye penger skal vi ha brukt?» Noe som deretter fører til andre spørsmål som: «Vil vi bli ferdige i tide?»
Et enkelt eksempel: Du jobber med et hageprosjekt for 10 boliger i en blindvei, og du forventer å få hele prosjektet med 10 boliger ferdig på 10 måneder. Videre må du fullføre ett hjems hage i hver måned. La oss gå gjennom noen av detaljene om dette prosjektet.
- USD 10 000 er det totale budsjettet for alle de ti hjemmene.
- $ 1000 er budsjettert for hvert hjem, noe som betyr at du planlegger å bruke kr 1000 per måned på hele prosjektet. Dette inkluderer penger brukt på planter, verktøy og en gartner.
- Du ber kontoen din om en rapport etter at 2 måneder har gått. Regnskapsføreren forteller deg at kr. 1500 er brukt på prosjektet så langt. Du tenker: «Flott, jeg sparer penger.»
- Da innser du feilen din. Etter to måneders tid skulle 20 prosent av prosjektet vært fullført, fordi 2 måneder er 20 prosent av de ti månedene du opprinnelig hadde planlagt å bruke på prosjektet. Men bare halvannen hage er faktisk ferdig, ikke 2.
- Så etter to måneder bør du ha brukt 20 prosent X 10 000 dollar (eller 2 000 dollar) på prosjektet for å få det ferdig i tide, og to hager skal være ferdige – ikke 1 500 dollar for en og en halv hage. Nå innser du at du faktisk er forsinket . Jøss! På tide å ta en prat med gartneren.
Her er det vanskelige (og flotte) med inntjent verdi. Den forener tid med penger fordi den multipliserer valuta med planlagt tid (eller prosent fullført, som profesjonelle prosjektledere sjargonger).
Hva kan du lære av noe? "Tid er penger," som det gamle ordtaket sier. Nå kan du ikke skryte av dyktigheten din med inntjent verdi ennå. Du må lese videre . . .
Mer om inntjent verdi
Vise inntjent verdi
Project viser informasjon om inntjent verdi på to måter: med visninger og med rapporter. Men først må du gjøre et par ting for å konfigurere inntjent verdi for rapportering.
- Angi en grunnlinje
- Angi en statusdato
- Angi metoden for inntjent verdi for prosent fullført (valgfritt)
Bruke rapporter
- Velg Rapporter>egendefinerte>flere rapporter.
- Velg Kostnader, og velg deretter Inntjent verdi.
Bruke visninger
- Velg Vis>tabell, og velg deretter Flere tabeller.
- Velg indikatorer for inntjent verdi, kostnad for inntjent verdi eller planindikatorer for inntjent verdi i listen.
Hvis du ikke er sikker på hvilken tabell, velger du bare Inntjent verdi. - Velg Bruk.
Tolke inntjent verdi
Tre nøkkelverdier er roten til analyse av inntjent verdi, og du må vite minst disse tre verdiene for å kunne bruke inntjent verdi.
Et viktig tema som går igjen i disse vanlige termene for inntjent verdi, er statusdatoen. Analyse av inntjent verdi forutsetter at du vil se fremdriften i prosjektet før et bestemt tidspunkt du velger.
Et bilde sier mer enn tusen ord, så la oss se på dette grafisk. Her er et diagram som viser en jevn akkumulering av kostnader i løpet av et prosjekts levetid. Den prikkede linjen viser et stabilt forbruk gjennom prosjektets levetid.
Når arbeidet på prosjektet har begynt, kan et diagram over nøkkelverdiene for analyse av inntjent verdi se slik ut.
Statusdatoen bestemmer verdiene Project beregnes. De faktiske kostnadene (AC) for dette prosjektet har oversteget de budsjetterte kostnadene. Den inntjente verdien (EV) gjenspeiler den sanne verdien av arbeidet som er utført. I dette tilfellet er verdien av arbeidet som er utført, mindre enn summen som er brukt for å utføre dette arbeidet.
Noen råd om bruk av inntjent verdi
| Gjør du dette | Hvordan |
|---|---|
| Ta snart handling | Jo tidligere i livssyklusen til et prosjekt du oppdager slike avvik mellom faktiske kostnader, budsjetterte kostnader og opptjent verdi, jo raskere kan du gjøre noe for å løse problemet. |
| Jobb hardere | Lettere sagt enn gjort. Jo mer arbeid du får gjort før neste statusdato for fastsettelse av inntjent verdi, desto bedre. Bare å ansette flere arbeidere hjelper kanskje ikke, men å ansette billigere arbeidere kanskje. Eller du må kanskje «gå på gulvet» for å finne ut hvorfor arbeidere ikke er mer produktive. Eller kanskje problemet er med lederne som leverer maskiner som trenger mer vedlikehold enn forventet. Det kan være mange grunner til det, men poenget er at bruk av en "talltilnærming" med inntjent verdi vil hjelpe deg med å oppdage negative trender. |
| Arbeid smartere | Ikke jakt på produktivitetsproblemer på de oppgavene som er mindre viktige enn andre. Kontroller aktiviteter på den kritiske linjen først for å se om du får størst innvirkning på tallene for positiv inntjent verdi. |
| Kjør rapportene på nytt | En analyse av inntjent verdi på slutten av et prosjekt har egentlig liten verdi. Kildene til problemene i prosjektet er sannsynligvis tidlig i prosjektet, og de vil sannsynligvis ha hatt for stor innvirkning til at de kunne korrigeres uten at det forårsaket store kostnader og frustrasjon fra gruppen, lederen og andre interessenter. Gjør det til en vane å kjøre rapporter om inntjent verdi månedlig, hvis du i det hele tatt skal gjøre dem. |
| Ikke bekymre deg for de tidlige tingene | Hvis du ser problemer veldig tidlig i prosjektet, kan det bare være opptrappingskostnader, eller kostnader til opplæring, å få alle om bord, rikelig, men nødvendig tidlig samarbeid med teamet ditt og andre rengjøringsoppgaver. Ikke ignorer disse tidlige tegnene på problemer, men de kan være mer forståelige tidlig i prosjektet enn senere. |