Når du konfigurerer SharePoint i Microsoft 365 i Microsoft 365, har du sannsynligvis dokumenter og filer som du vil legge til på gruppeområdet. Her er noen måter du kan legge til forskjellige typer innhold på nettstedet på.
Obs!
Hvis du vil ha en artikkel om hvordan du konfigurerer OneDrive for jobb- eller skole- og gruppenettsteder slik at du kan bruke dem sammen, kan du se Konfigurere Office 365 fillagring og -deling.
I denne artikkelen
- Before you begin
- Opprette mapper, biblioteker og sekundære områder
- Laste opp dokumenter, bilder og filer
- Vurder å opprette SharePoint-lister for kontakter, kalendere og regneark
- Vurder SharePoint-løsninger for vanlige forretningsbehov
- Hjelpe brukere av nettstedet med å finne innholdet ditt
Før du begynner
Før du begynner å flytte filer, må du kontrollere hvor mye lagringsplass du har for SharePoint i Microsoft 365 i Microsoft 365. Hvis du vil ha informasjon om lagringsgrenser for SharePoint i Microsoft 365, kan du se SharePoint-grenser.
Tips
Det er viktig å huske at lagringsgrensene for SharePoint i Microsoft 365 (gruppeområdet) i Microsoft 365 er forskjellige fra lagringsgrenser for Exchange Online (for e-postkontoer). Hvis du vil ha mer informasjon om lagringsgrenser for postbokser, kan du se Mottakere i Tjenestebeskrivelser for Microsoft 365 for Exchange Online.
Det neste trinnet er å analysere innholdet du har for øyeblikket. Dette omfatter dokumenter, bilder, skjemaer og så videre.
Tips
I Filutforsker kan du søke i eksisterende filer etter størrelse og etter dato. Dette kan hjelpe deg med raskt å identifisere filene som nylig har blitt brukt, eller som er svært store.
Tenk på hvor mye av innholdet som brukes regelmessig, og om du vil lagre alt i Microsoft 365. Akkurat som når du flytter til et mindre hus, er målet å bestemme hva som passer på det nye nettstedet. Hvis organisasjonen nå bruker mer lagringsplass enn Microsoft 365-grensen for SharePoint i Microsoft 365, må du for eksempel ta avgjørelser som disse:
- Hvilke filer vil du flytte?
- Vil du kjøpe mer lagringsplass?
- Bør du planlegge å ha plass til at området skal vokse? (Det vil definitivt)
Hvis organisasjonen er stor eller kompleks, kan du vurdere å invitere en ekspert til å hjelpe deg. Du kan finne anerkjent hjelp hos Microsoft Pinpoint. Pinpoint er en rask og enkel måte for bedrifter over hele verden å finne sertifiserte Microsoft-eksperter og profesjonelle tjenester
Opprette mapper, biblioteker og sekundære områder
Når du har identifisert innholdet du vil flytte, bør du tenke på hvordan du vil organisere det. Det kan være lurt å starte med å laste opp filer til dokumentbiblioteket på gruppeområdet. Det er lurt å organisere innholdet, spesielt hvis du forventer at du etter hvert vil ha mange filer. Etter hvert som volumet av innhold vokser, kan du opprette flere dokumentbiblioteker, skjemabiblioteker og bildebiblioteker for å lagre innholdet. Du kan også opprette sekundære områder for ulike typer dokumenter eller prosjekter.
Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du planlegger en struktur for å organisere innholdet på nettstedet, kan du se Planlegge innholdet for gruppeområdet.
Laste opp dokumenter, bilder og filer
Hvis du vil laste opp filer, for eksempel Word dokumenter, PDF-filer eller JPG-bilder, laster du dem opp til et bibliotek eller en mappe i et bibliotek.
Obs!
Den maksimale filstørrelsen for én enkelt fil som kan lastes opp til et SharePoint-bibliotek i Microsoft 365, er for øyeblikket 2 GB. I tillegg kan du bare laste opp 100 eller færre filer om gangen.
Den beste måten å gjøre dette på, avhenger av antall filer. Bla først til målbiblioteket, og bruk deretter denne tabellen til å velge en metode:
| Antall filer | Opplastingsmetode |
|---|---|
| Enkeltdokument | Velg Lastopp eksisterende fil for nyttdokument>, og bla deretter etter filen på datamaskinen. |
| Mange dokumenter og mapper | Velg Åpne med Utforsker-knappen på Bibliotek-fanen på båndet. Dra og slipp deretter filene ved hjelp av Filutforsker. |
Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Laste opp, opprette eller slette filer i et bibliotek.
Obs!
Det finnes visse filtyper som ikke kan lastes opp til et bibliotek. Hvis du vil ha en liste over disse, kan du se artikkeltypene for filer som ikke kan legges til i en liste eller et bibliotek.
Vurder å opprette SharePoint-lister for kontakter, kalendere og regneark
Alle bedrifter har data i mange skjemaer, for eksempel kalendere, oppgaver og regneark. For denne typen data kan du flytte eller konvertere innholdet til en liste på området. Du kan for eksempel konvertere listen over forretningskontakter til en kontaktliste. I tillegg kan du ofte konvertere kalendere til en SharePoint-Calendar, som er en spesiell type liste.
- Hvis du vil lære hvordan du oppretter en gruppekalender i SharePoint i Microsoft 365, kan du se denne videoen: Video: Opprette din egen kalender.
Hvis du nå bruker Microsoft Excel-regneark til å spore informasjon, kan du laste opp disse regnearkene direkte til et dokumentbibliotek i SharePoint i Microsoft 365. Du kan også importere et regneark som SharePoint-lister. Siden mange personer kan oppdatere en liste samtidig, bidrar SharePoint-lister til å oppmuntre til samarbeid. Du kan opprette forskjellige visninger av lister for å vise nøyaktig den informasjonen du ønsker.
- Hvis du vil lære mer om hvordan du arbeider med lister, kan du se Opplæring: Opprette og konfigurere en liste.
Vurder SharePoint-løsninger for vanlige forretningsbehov
En annen måte å flytte innhold på, er å bruke en SharePoint-løsning til å behandle en eksisterende oppgave bedre. De fleste organisasjoner ønsker for eksempel å registrere og dele den daglige kunnskapen om personene som arbeider der. En wiki på nettstedet kan være flott for akkurat denne typen deling.
Denne tabellen beskriver SharePoint-funksjoner som kan hjelpe deg med å administrere forretningsprosesser.
| Forretningsprosess | Beskrivelse |
|---|---|
| Bruke en wiki til å dele gruppekunnskap og samarbeide | Wikier er spesielle nettsteder der et fellesskap av brukere oppretter og vedlikeholder informasjon. Wikier kan være et flott verktøy for å registrere og dele prosessinformasjon eller generell referanseinformasjon som er viktig for arbeidet ditt. |
| Flytte ressursplanlegging til SharePoint-gruppekalendere | En gruppekalender kan være en god måte å planlegge felles ressurser på, for eksempel konferanserom, audiovisuelt utstyr og så videre. Fordi en gruppekalender finnes på et SharePoint-område i Microsoft 365, kan alle i gruppen enkelt vise den på SharePoint eller i Outlook. |
| Konvertere databaseprogrammer til en Access-app | Du kan bruke Microsoft Access 2013 til å utforme og publisere en database, og deretter opprette en Access-app for å bruke databasen på gruppenettstedet. |
| Automatiser forretningsprosesser med en arbeidsflyt | Arbeidsflyter automatiserer og sporer de viktigste oppgavene i en forretningsprosess. De er flotte for oppgaver som godkjenningsprosesser eller innsamling av tilbakemeldinger. |
Hjelpe brukere av nettstedet med å finne innholdet ditt
Når du har flyttet dokumenter og filer opp til gruppeområdet, kan du fortelle andre nettstedsbrukere om det. Du kan tilby flere forskjellige måter de kan bruke til å finne innhold på nettstedet.
Denne tabellen beskriver ulike metoder du kan bruke.
| Metode | Beskrivelse |
|---|---|
| Bruk søk til å finne innhold | Den enkleste måten å finne innhold på et SharePoint-område i Microsoft 365 på, er å bruke søkefunksjonen.
|
| Konfigurer visninger på lister og biblioteker for å gjøre innhold synlig | Du kan velge elementene som vises i en visning. I én visning kan du for eksempel vise tittelen og forfatteren. I en annen visning vil du kanskje vise bare elementene som ble lagt til etter en bestemt dato. |
| Tilpass områdenavigasjon | Du kan tilpasse navigasjonen for gruppeområdet for å gjøre det enklere for områdebrukere å finne innhold. |
| Søk etter nettinnhold når du er frakoblet | Du kan bruke OneDrive for jobb eller skole eller Outlook til å søke etter innhold som er på SharePoint i Microsoft 365-nettstedet når du er frakoblet |
| Hold oversikt over innholdsoppdateringer |
Hvis du vil lære mer om hvordan du enkelt kan hjelpe områdebrukere med å finne innhold, kan du se artikkelen Planlegg innholdet for gruppenettstedene .
Gi oss en tilbakemelding
Var denne artikkelen nyttig? Hvis dette er tilfelle, kan du gi oss beskjed nederst på denne siden. Hvis den ikke var nyttig, vil vi gjerne vite hva som var forvirrende eller manglet. Vi bruker tilbakemeldingen din til å dobbeltsjekke fakta, og oppdatere denne artikkelen.