Når du konfigurerer SharePoint i Microsoft 365 i Microsoft 365, har du sannsynligvis dokumenter og filer du vil legge til på gruppeområdet. Her er noen metoder for å legge til ulike typer innhold på nettstedet.
Obs!
Se Konfigurere fillagring og -deling i Office 365 hvis du vil se en artikkel om hvordan du konfigurerer OneDrive for arbeid eller skole og gruppenettsteder slik at du kan bruke dem sammen.
I denne artikkelen
- Before you begin
- Opprette mapper, biblioteker og sekundære områder
- Laste opp dokumenter, bilder og filer
- Vurder å opprette SharePoint-lister for kontakter, kalendere og regneark
- Vurder SharePoint-løsninger for vanlige forretningsbehov
- Hjelpe nettstedsbrukere med å finne innholdet
Før du begynner
Før du begynner å flytte filer, må du kontrollere hvor mye lagringsplass du har for SharePoint i Microsoft 365 i Microsoft 365. Hvis du vil ha mer informasjon om lagringsgrenser for SharePoint i Microsoft 365, kan du se SharePoint-grenser.
Tips
Det er viktig å huske at i Microsoft 365 varierer lagringsgrenser for SharePoint i Microsoft 365 (gruppeområdet ditt) fra lagringsgrenser for Exchange Online (for e-postkontoer). Hvis du vil ha mer informasjon om lagringsgrenser for postbokser, kan du se Mottakere i Microsoft 365-tjenestebeskrivelser for Exchange Online.
Neste trinn er å analysere innholdet du har for øyeblikket. Dette omfatter dokumenter, bilder, skjemaer og så videre.
Tips
I Filutforsker søker du i eksisterende filer etter størrelse og dato. Dette kan hjelpe deg med raskt å identifisere filene som nylig har blitt brukt, eller som er svært store.
Tenk på hvor mye av innholdet som brukes regelmessig, og om du vil lagre alt i Microsoft 365. Akkurat som du ville gjort når du flytter til et mindre hus, er målet å bestemme hva som skal passe på den nye tomten. Hvis for eksempel organisasjonen nå bruker mer lagringsplass enn Microsoft 365-grensen for SharePoint i Microsoft 365, må du ta beslutninger som disse:
- Hvilke filer vil du flytte?
- Vil du kjøpe mer lagringsplass?
- Bør du planlegge å ha plass til at nettstedet ditt kan vokse? (Det vil det definitivt)
Hvis organisasjonen er stor eller sammensatt, kan du vurdere å invitere en ekspert til å hjelpe deg. Du kan finne anerkjent hjelp hos Microsoft Pinpoint. Pinpoint er en rask og enkel måte for bedrifter over hele verden å finne sertifiserte Microsoft-eksperter og profesjonelle tjenester
Opprette mapper, biblioteker og sekundære områder
Når du har identifisert innholdet du vil flytte, bør du tenke over hvordan du vil organisere det. Du vil kanskje starte med å laste opp filer til dokumentbiblioteket på gruppeområdet. Det er lurt å organisere innholdet, særlig hvis du forventer at du etter hvert får mange filer. Etter hvert som volumet av innhold vokser, kan du opprette flere dokumentbiblioteker, skjemabiblioteker og bildebiblioteker for å lagre innholdet. Du kan også opprette sekundære områder for ulike typer dokumenter eller prosjekter.
Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du planlegger en struktur for å organisere innholdet på nettstedet, kan du se Planlegge innholdet for gruppeområdet.
Laste opp dokumenter, bilder og filer
Hvis du vil laste opp filer, for eksempel Word-dokumenter, PDF-filer eller JPG-bilder, kan du laste dem opp til et bibliotek eller en mappe i et bibliotek.
Obs!
Den maksimale filstørrelsen for en enkeltfil som kan lastes opp til et SharePoint i Microsoft 365-bibliotek, er for øyeblikket 2 GB. I tillegg kan du bare laste opp 100 eller færre filer om gangen.
Den beste måten å gjøre dette på avhenger av antall filer. Bla først til målbiblioteket, og bruk deretter denne tabellen til å velge en metode:
| Antall filer | Opplastingsmetode |
|---|---|
| Enkeltdokument | Velg Nytt dokument>LAST OPP EKSISTERENDE FIL, og bla deretter gjennom etter filen på datamaskinen. |
| Mange dokumenter og mapper | Velg Åpne med Utforsker-knappen på Bibliotek-fanen på båndet. Deretter drar og slipper du filene ved hjelp av Filutforsker. |
Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Laste opp, opprette eller slette filer i et bibliotek.
Obs!
Det finnes visse filtyper som ikke kan lastes opp til et bibliotek. Hvis du vil ha en liste over disse, kan du se artikkelen Filtyper som ikke kan legges til i en liste eller et bibliotek.
Vurder å opprette SharePoint-lister for kontakter, kalendere og regneark
Alle bedrifter har data i mange former, for eksempel kalendere, oppgaver og regneark. For denne typen data kan du flytte eller konvertere innholdet til en liste på nettstedet. Du kan for eksempel konvertere listen over forretningskontakter til en kontaktliste. I tillegg kan du ofte konvertere kalendere til en SharePoint Calendar, som er en spesiell type liste.
- Hvis du vil lære hvordan du oppretter en gruppekalender i SharePoint i Microsoft 365, kan du se denne videoen: Video: Opprett din egen kalender.
Hvis du nå bruker Microsoft Excel-regneark til å spore informasjon, kan du laste opp disse regnearkene direkte til et dokumentbibliotek i SharePoint i Microsoft 365. Du kan også importere et regneark som SharePoint-lister. Siden mange personer kan oppdatere en liste samtidig, bidrar SharePoint-lister til å oppmuntre til samarbeid. Du kan opprette ulike visninger av lister for å vise nøyaktig den informasjonen du ønsker.
- Hvis du vil vite mer om å arbeide med lister, kan du se Opplæring: Opprette og konfigurere en liste.
Vurder SharePoint-løsninger for vanlige forretningsbehov
En annen måte å flytte innhold på er å bruke en SharePoint-løsning til å administrere en eksisterende aktivitet bedre. De fleste organisasjoner ønsker for eksempel å fange opp og dele den daglige kunnskapen til menneskene som arbeider der. En wiki på nettstedet kan være flott for akkurat denne typen deling.
Denne tabellen beskriver SharePoint-funksjoner som kan hjelpe deg med å behandle forretningsprosesser.
| Forretningsprosess | Beskrivelse |
|---|---|
| Bruke en wiki til å dele gruppekunnskap og samarbeide | Wikier er spesielle nettsteder der et fellesskap av brukere oppretter og vedlikeholder informasjon. Wikier kan være et flott verktøy for å registrere og dele prosessinformasjon eller generell referanseinformasjon som er viktig for arbeidet ditt. |
| Flytte ressursplanlegging inn i SharePoint-gruppekalendere | En gruppekalender kan være en god måte å planlegge vanlige ressurser på, for eksempel konferanserom, audiovisuelt utstyr og så videre. Fordi en gruppekalender ligger på et SharePoint i Microsoft 365-nettsted, kan alle i gruppen vise den enkelt på SharePoint eller i Outlook. |
| Konvertere databaseprogrammer til en Access-app | Du kan bruke Microsoft Access 2013 til å utforme og publisere en database, og deretter opprette en Access-app for å bruke databasen på gruppeområdet. |
| Automatiser forretningsprosesser med arbeidsflyter | Arbeidsflyter automatiserer og sporer nøkkeloppgavene i en forretningsprosess. De er flotte for oppgaver som godkjenningsprosesser eller innsamling av tilbakemeldinger. |
Hjelpe nettstedsbrukere med å finne innholdet
Når du har flyttet dokumenter og filer opp til gruppeområdet, bør du informere andre områdebrukere om det. De kan finne innhold på området på flere ulike måter.
Denne tabellen beskriver forskjellige metoder du kan bruke.
| Metode | Beskrivelse |
|---|---|
| Bruke søk til å finne innhold | Den enkleste måten å finne innhold på et SharePoint i Microsoft 365-område er å bruke søkefunksjonen.
|
| Konfigurere visninger på lister og biblioteker for å gjøre innholdet synlig | Du kan velge elementene som vises i en visning. Du kan for eksempel vise tittelen og forfatteren i én visning. I en annen visning vil du kanskje bare vise elementer som ble lagt til etter en bestemt dato. |
| Tilpasse områdenavigasjon | Du kan tilpasse navigasjonssystemet for gruppenettstedet for å gjøre det enklere for områdebrukerne å finne innhold. |
| Søke etter innhold på nettet når du er frakoblet | Du kan bruke OneDrive for jobb eller skole eller Outlook til å søke etter innhold som er på SharePoint i Microsoft 365-nettstedet når du er frakoblet |
| Hold oversikt over innholdsoppdateringer |
Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du kan hjelpe nettstedsbrukere enkelt å finne innhold, kan du se artikkelen Planleggingsveiledning Planlegge innholdet for gruppenettstedene .
Gi oss en tilbakemelding
Var denne artikkelen nyttig? Hvis dette er tilfelle, kan du gi oss beskjed nederst på denne siden. Hvis den ikke var nyttig, vil vi gjerne vite hva som var forvirrende eller manglet. Vi bruker tilbakemeldingen din til å dobbeltsjekke fakta, og oppdatere denne artikkelen.