Når innholdet på et nettsted er logisk organisert og enkelt å finne, er det enklere å vedlikeholde og administrere, og nettstedsbrukere er mer produktive. Som administrator for nettstedssamling eller nettstedseier bør du planlegge områdestrategien før du oppretter området. I denne artikkelen utforsker vi:
- Hva slags innhold vil du ha på områder?
- Hvordan finner og får brukerne tilgang til innhold?
- Hva må brukere gjøre med innhold?
Hva slags innhold vil du ha på områder?
Når du har tenkt over hvor mange og hvilken type nettsteder du vil ha, bør du planlegge innholdet som skal lagres på disse områdene. Målet for denne innholdsplanleggingen er å fastslå:
- Hvilke typer lister, biblioteker eller sider du vil opprette på områder for å organisere innhold Biblioteker kan brukes til å lagre dokumenter og andre filer, mens lister kan være nyttige for å spore oppgaver eller problemer. Sider er individuelle elementer på et nettsted der du kan vise innhold, apper, koblinger og mer.
- Hvilke typer apper du vil inkludereInnebygde SharePoint-apper, for eksempel dokumentbiblioteker og lister, men du kan også opprette dine egne apper eller kjøpe apper fra tredjeparter i SharePoint Store.
- Om du vil opprette innholdstyper Innholdstyper hjelper deg med å tilpasse hvordan du håndterer og sporer bestemte typer innhold.
Organisasjonen vil kanskje gjennomføre denne typen planlegging på en sentralisert måte (spesielt for innholdstyper), men dette er også den typen planlegging som du bør oppfordre individuelle områdeeiere til å utføre når de tilpasser områder de er ansvarlige for.
Hvilke typer apper vil du legge til?
I tillegg til å tenke på innholdstyper kan det være lurt å tenke på de andre typene informasjon som skal lagres på nettsteder, eller hvilke typer oppgaver personer i organisasjonen vil bruke områder til å behandle. Dette hjelper deg med å planlegge de ulike typene apper som du kanskje vil legge til på områder for å komme i gang. Hvis du for eksempel vet at du vil lagre dokumenter, vil du sannsynligvis legge til et dokumentbibliotek. Hvis du vet at du vil holde oversikt over viktige datoer, vil du sannsynligvis ha en kalender.
Du trenger ikke å legge til alle appene du kanskje trenger umiddelbart. Nettstedseiere kan legge til og fjerne nye apper over tid etter hvert som forretningsbehovene endres. Men tidlig planlegging av hvordan du vil tilpasse innholdet på nettstedene, kan bidra til å sikre at nettsteder er umiddelbart nyttige for brukerne.
SharePoint inkluderer innebygde apper som er nyttige for en rekke forretningsformål, fra dokumentlagring og -administrasjon til prosjektstyring og sporing, til kommunikasjon. Du kan legge til flere forekomster av disse apptypene på et nettsted. Du kan også kjøpe og legge til tredjepartsapper fra SharePoint Store på nettstedet.
Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Legge til en app på et nettsted og kjøpe en app fra SharePoint Store.
Må du definere innholdstyper?
Innholdstyper gjør det mulig for områdebrukere raskt å opprette spesialiserte typer innhold ved hjelp av kommandoen Nytt element eller Nytt dokument i en liste eller et bibliotek. Innholdstyper er nyttige fordi de gir områdeeiere en måte å sikre at innholdet er konsekvent på tvers av nettsteder. Innholdstyper gjør det også mulig for én enkelt liste eller et bibliotek å inneholde flere elementtyper eller dokumenttyper. Områdeeiere kan forhåndskonfigurere bestemte detaljer om innholdet når de konfigurerer innholdstyper for et nettsted, en liste eller et bibliotek.
Områdeeiere kan definere innholdstyper for listeelementer, dokumenter eller mapper.
Det kan være nyttig å definere innholdstyper for noe av innholdet hvis innholdet oppfyller noen av følgende kriterier:
| Hvis dette er sant: | Innholdstyper kan være nyttige for deg på følgende måter: |
|---|---|
| Du har bestemte typer dokumenter som har et standardisert format eller formål, og du vil at de skal være konsekvente på tvers av organisasjonen. | Konfigurer innholdstyper for område for disse dokumenttypene på gruppeområdenivå, slik at de er tilgjengelige for bruk på tvers av alle sekundære områder på gruppeområdet. På denne måten vil alle brukere i organisasjonen opprette disse dokumentene på konsekvente måter. |
| Du har bestemte maler som personer må bruke for bestemte typer dokumenter. | Legg til disse dokumentmalene i de relevante innholdstypene, slik at alle nye dokumenter som opprettes fra innholdstypen, bruker malen. |
| Det finnes et standardsett med informasjon du liker å spore for bestemte typer dokumenter eller elementer. | Legg til kolonner i innholdstypen for å spore denne informasjonen. Hvis noe av informasjonen er spesielt viktig, kan du angi disse kolonnene etter behov. Du kan også angi standardverdier for bestemte kolonner når du konfigurerer innholdstypen. |
| Det finnes en definert forretningsprosess for hvordan bestemte typer dokumenter alltid håndteres eller gjennomgås. | Vurder å konfigurere arbeidsflyter for bestemte innholdstyper. Du kan bruke arbeidsflyter til å administrere forretningsprosesser som dokumentgjennomgang eller godkjenning. |
Når du har identifisert innhold som du kanskje vil definere innholdstyper for, bør du tenke på hvor du vil definere innholdstyper. Hvis du definerer nettstedsinnholdstyper på gruppeområdenivå, vil de være tilgjengelige for gjenbruk i lister og biblioteker i alle sekundære områder på gruppeområdet. Individuelle områdeeiere kan også definere nettstedsinnholdstyper for områdene sine, selv om disse innholdstypene bare vil være tilgjengelige for bruk i lister og biblioteker på dette nettstedet og eventuelle nettsteder under det.
Det kan være nyttig å opprette et regneark eller en tabell som registrerer informasjonen du vil inkludere når du definerer innholdstypene. Du kan for eksempel begynne med å opprette noe grunnleggende som tabellen nedenfor, og deretter tilpasse den slik at den inneholder tilleggsinformasjon som kan være nyttig å spore, for eksempel nettstedene eller teamene som skal bruke innholdstypene:
| Ny innholdstype | Overordnet innholdstype | Kolonner | Dokumentmal | Arbeidsflyter |
|---|---|---|---|---|
| Angi navnet på innholdstypen du vil opprette. | Angi den overordnede innholdstypen den skal opprettes fra. | Før opp den nye eller eksisterende kolonnen du vil legge til innholdstypen. | Angi om det skal være en dokumentmal som er knyttet til innholdstypen. | Angi om det skal være arbeidsflyter som er knyttet til innholdstypen. |
Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du arbeider med innholdstyper, kan du se Opprette eller tilpasse en innholdstype.
Hvordan finner og får brukerne tilgang til innhold?
Tenk på hvordan områdebrukere finner og bruker innholdet på SharePoint-områdene. Denne typen planlegging vil hjelpe deg med å ta avgjørelser om hvordan du konfigurerer både navigasjon og søk etter gruppeområdet og dets sekundære områder.
Hvilke nettsteder vil du inkludere i den globale navigasjonen?
Hvis du vil planlegge navigasjonen, kan det være nyttig å opprette et diagram over nettstedene i nettstedhierarkiet. Hvis du allerede har opprettet et diagram under planlegging av områder, kan du begynne med diagrammet og endre det. Inkluder alle sekundære områder på gruppeområdet. Du vil kanskje også inkludere viktige lister eller biblioteker som finnes på gruppeområdet og dets sekundære områder. Dette vil hjelpe deg med å identifisere de viktige målene som områdebrukere kanskje vil finne ut om de starter fra hjemmesiden til gruppeområdet.
Den øverste navigasjonen på et nettsted gir det som kalles global navigasjon.
Hvert nettsted bruker som standard sin egen øverste navigering, men du kan bestemme deg for å tillate at områder arver øverste navigasjon fra det overordnede nettstedet, slik at navigasjonsopplevelsen er konsekvent på tvers av alle områder. Du kan konfigurere hvilke nettsteder som vises i den øverste navigasjonen. Du kan også inkludere koblinger til andre nettadresser du ønsker, i tilfelle du vil integrere koblinger til eksterne ressurser i navigasjonen på nettstedet. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du tilpasser den øverste navigasjonen, kan du se Tilpasse navigasjonen på gruppeområdet.
Hvis du har mange sekundære nettsteder for gruppeområdet, vil du kanskje ikke vise alle på den øverste koblingslinjen, fordi dette kan være overveldende for områdebrukere. Men du vil heller ikke gjøre viktige nettsteder eller innhold uoversiktlige. Bruk diagrammet for nettstedshierarkiet til å identifisere de viktige områdene du vil vise i den globale navigasjonen.
Hvordan navigerer folk i områder?
I tillegg til den øverste navigasjonen viser nettsteder også et navigasjonselement på venstre side av siden kalt Hurtigstart.
Hurtigstartlinjen viser vanligvis koblinger som er spesifikke for gjeldende område, og den kan brukes til å utheve innholdet som er viktigst. Når du oppretter en ny liste eller et nytt bibliotek, vises det automatisk en ny kobling under Siste i hurtigstartfeltet. Bare de fem nyeste koblingene vises i inndelingen Siste.
Du kan tilpasse hurtigstartlinjen for å legge til eller fjerne koblinger til lister og biblioteker på nettstedet. Du kan også gruppere koblinger under egendefinerte overskrifter. Hvis du velger å få alle sekundære nettsteder til å arve den globale navigasjonen, vil det være viktig for områdeeiere å tilpasse navigasjonen på hurtigstartlinjen, fordi det vil være den primære måten brukere finner innhold på på et nettsted når de besøker det. Hvis du bestemmer deg for ikke å ha sekundære nettsteder som arver global navigasjon fra gruppeområdet, vil brukerne kunne bruke både den øverste koblingslinjen og hurtigstartlinjen på et sekundært område for å finne innholdet i det. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du redigerer koblingene på hurtigstartlinjen, kan du se Tilpasse navigasjonen på gruppenettstedet.
Hva bør du tenke på når du planlegger søk?
Det er mer sannsynlig at brukerne vil bruke SharePoint når de enkelt kan finne informasjonen de trenger. Ved å bruke innholdsfunksjoner som innholdstyper eller ved å legge til metadatakolonner i lister og biblioteker, kan du gjøre innholdet mer synlig gjennom søk.
Administratorer for nettstedssamlinger og nettstedsadministratorer kan utføre en rekke konfigurasjoner for å tilpasse søkeopplevelsen for brukere.
| Slik gjør du det: | Se dette emnet: |
|---|---|
| Tilpass stiler og innstillinger som påvirker søkeresultatene, og du kan tilpasse søkesentralen og nettdelene som brukes på søkesentralsider. | Behandle søkesentralen i SharePoint |
| Opprett spørringsregler for å forbedre måten søket reagerer på brukerhensikt på. | Behandle spørringsregler |
| Tilpass resultatkildene for søk. | Behandle resultatkilder |
| Vis, opprett eller endre forvaltede egenskaper eller tilordne kravlesøkte egenskaper til forvaltede egenskaper. | Behandle søkeskjemaet i SharePoint |
| Slik eksporterer og importerer du egendefinerte konfigurasjonsinnstillinger for søk mellom områder. Innstillingene du eksporterer og importerer, omfatter alle tilpassede spørringsregler, resultatkilder, resultattyper, rangeringsmodeller og innstillinger for områdesøk. | Eksportere og importere konfigurasjonsinnstillinger for tilpasset søk |
Hvordan innhold blir tilgjengelig i søk
Søketjenesten er planlagt å kravlesøke SharePoint-innhold hvert femte minutt. Når et element er lagt til på et SharePoint-område, vil det være en tidsperiode før det indekseres og returneres i søkeresultater. Denne tiden varierer basert på gjeldende brukeraktiviteter. Oppgaver som områdeoverføring, oppgradering og vedlikehold øker belastningen på indekseringsforløpet. Nye innholdselementer skal vanligvis vises i søkeresultatene innen en time.
Hva må brukere gjøre med innhold?
Ved å stille noen grunnleggende spørsmål om hva nettstedsbrukere trenger å gjøre med innhold, kan du finne ut hvordan du kanskje må konfigurere bestemte nettsteder, lister eller biblioteker, samt hvilke bestemte funksjoner nettstedsbrukere kanskje må bruke.
| Spørsmål du kan utforske: | Viktige faktorer for innholdskonfigurasjon: |
|---|---|
| Trenger du å spore versjoner av bestemte typer dokumenter eller listeelementer? |
|
| Trenger nettstedsbrukere muligheten til å arbeide eller samarbeide samtidig på bestemte typer dokumenter? |
|
| Må bestemte typer innhold godkjennes før de er bredt tilgjengelige |
|
| Er visse typer dokumenter underlagt bestemte forretningsprosesser eller menneskelige arbeidsflyter? |
|
| Kommer du til å bruke lister til å kjøre eller administrere prosesser |
|
| Vil det være sensitivt innhold på nettsteder som må begrenses fra generell tilgang |
|
| Må brukerne motta oppdateringer om innholdsendringer? |
|