Først starter du med å planlegge kommunikasjonsområdet for SharePoint. I planleggingsfasen vil du lære hvordan du tenker på områdenavigasjon, tillatelser og tilpassinger for å klargjøre deg for å bygge et kommunikasjonsområde for SharePoint. Bruk denne artikkelen til å lære hvordan du bygger et kommunikasjonsområde for SharePoint.
Trenger du å opprette et gruppeområde? Du kan fortsatt følge veiledningen i denne artikkelen, men du forstår at et gruppenettsted generelt sett har et mye mindre publikum med svært spesifikke mål og oppgaver som må utføres. Kommunikasjonsområder er utformet for bred kommunikasjon.
Bygg området ditt
Du kan opprette kommunikasjonsområdet ved hjelp av en av standardutformingene (emne, presentasjon, tom) eller en egendefinert nettstedsutforming som er opprettet for organisasjonen. Hvis du har Admin tillatelser, kan du også klargjøre en av nettstedsutformingene i utseendeboken som et utgangspunkt for nettstedet.
Se gjennom denne veiledede gjennomgangen for å opprette et kommunikasjonsområde.
Eller hopp over til å opprette et kommunikasjonsområde.
Tilpasse utseendet og funksjonaliteten
Du kan tilpasse tema-, topptekst- og områdelogoen slik at den samsvarer med organisasjonen eller nettstedsmerket. Lær hvordan du tilpasser utseendet på SharePoint-området. Hvis området er en del av en hub, kan du ikke endre områdetemaet. Hvis du ikke ser alternativer for å endre utseendet på nettstedet, kan det hende at administratoren har deaktivert muligheten til å gjøre det.
Få tilgang til disse endringene i innstillingene > Endre utseende
Spesifikasjoner for logoer:
- Områdelogoen kan være en JPG-, GIF- eller PNG-fil. Bruk av en PNG-fil gir en gjennomsiktig bakgrunn
- Hvis du vil ha en firkantet logo for området, er minimumsdimensjonene 64 x 64 piksler
- For en rektangulær logo er dimensjonene 192 x 64
- Doble disse dimensjonene for den beste visningen i høy oppløsning
- Hvis du vil minimere innvirkningen på nettstedsytelsen, må du ikke bruke et bilde som er større enn 300 MB for områdelogoen
Konfigurere biblioteket for nettstedssider
Biblioteket for nettstedssider er en spesiell type dokumentbibliotek som brukes til å være vert for alle sidene på området. Du kan bare ha ett nettstedssidebibliotek på området. Nyhetsinnlegg lagres i nettstedssidebiblioteket på nettstedet, fordi de bare er en spesiell type nettstedsside.
Tips: Hvis du vil gjøre det enklere å se hvilke sider nyheter og hvilke sider som er «vanlige» nettstedssider, legger du til kolonnen Forfremmet status i visningene i biblioteket for nettstedssider. Nyhetsinnlegg er Forfremmet delstat = 2. «Vanlige» områdesider er forfremmet status = 0.
Tips: Få Alle sider til å vise standardvisningen for områdesider. I denne visningen viser du følgende kolonner i tillegg til Type og Navn: Tittel (koblet til element med rediger-menyen), Forfremmet tilstand, Versjon, Like Count og Comment Count. Du kan legge til alle disse kolonnene unntatt Versjon ved å velge rullegardinlisten for + Legg til kolonne og velge Vis/skjul kolonner. Merk kolonnene du vil vise, og klikk Bruk. Hvis du vil legge til versjon i visningen, velger du rullegardinlisten for visning og velger Rediger gjeldende visning. Merk deretter av i boksen foran versjon, og trykk ok for å lagre visningen.
Forstå områdeinnhold
Hvert kommunikasjonsområde inneholder flere standardlister og biblioteker:
- Dokumentbibliotek – en plassering der du kan laste opp filer. Området leveres med ett standardbibliotek, men du kan legge til flere etter behov.
- Hendelsesliste – listen der kalenderoppføringer lagres.
- Bibliotek for nettstedssider – biblioteket der alle nettstedssidene befinner seg.
- Skjemamaler og stilbibliotek – disse bibliotekene er eldre biblioteker overført fra pervious versjoner av SharePoint
Tips for å konfigurere områdeinnhold:
- Legg til sidetittelen før du legger til et bilde på siden. Hvis du ikke legger til sidetittelen først, kan navnet på undermappen Nettstedsobjekter (funnet i nettstedsobjekter) for siden være en streng med tilfeldige tegn, noe som gjør det mye vanskeligere å finne bildene som er knyttet til siden senere.
- Ikke last opp dokumenter ved hjelp av nettdelen for hurtigkoblinger. Last dem alltid opp til et dokumentbibliotek, og koble deretter til dem fra Hurtigkoblinger. Hvis du laster opp et dokument mens du legger til en kobling i hurtigkoblinger, lagres dokumentet i biblioteket Nettstedsaktiva, noe som gjør det mye vanskeligere å finne ut om du må oppdatere det senere.
- Plasser mellomrom (ikke bindestreker eller understrekingstegn) mellom ord i filnavn for å forbedre lesbarheten. Filnavn og dokumenttitler bør være meningsfulle for brukerne fordi denne informasjonen blir viktig når brukere søker etter innhold på nettstedet.
- Unngå å bruke datoer og versjonsnumre i filnavn. SharePoint holder automatisk oversikt over versjoner for deg. Hvis du legger til en dato i et filnavn og deretter legger til en nyere kopi av filen, oppdateres ikke koblingene til den gamle filen automatisk. Hvis du laster opp en ny versjon av en fil som har samme navn som en eksisterende fil, oppdateres koblingene automatisk.
- Bruk gjenkjennelige etiketter for alle hyperkoblinger. Ikke oppfinne termer når du kobler til innhold på området. Hvis du vil ha mer veiledning om koblingsetiketter, kan du se veiledningen for etiketter i planleggingsnavigasjon for den moderne SharePoint-opplevelsen. Veiledningen for navngivning av etiketter i denne artikkelen gjelder ikke bare for de øverste navigasjonsetikettene, men for alle koblinger på siden.
Bestem hvordan du vil at brukerne skal kommunisere med sidene dine
En viktig fordel med moderne SharePoint-opplevelser er at det finnes noen innebygde måter for besøkende å engasjere seg på nettstedet og på sidene dine:
- Sidekommentarer. Hver side opprettes med veksleknappen for sidekommentarer aktivert. Du kan velge å la dette være aktivert eller deaktivere det. Hvis du lar sidekommentarer være aktivert, må du kontrollere at du ofte ser gjennom kommentarer for å svare etter behov.
- Lagre til senere. Denne funksjonen gjør det mulig for alle lesere å lagre siden for senere gjennomgang. Lagrede sider vises på SharePoint-startsiden eller i mobilappen.
- Liker. Denne funksjonen gjør det mulig for besøkende å angi affinitet med siden. Totalt antall likes vises for hver side og nyhetsartikkel.
- Visninger. Denne funksjonen forteller områdeeiere og besøkende hvor mange ganger siden har blitt vist.
- Yammer-samtaler. Hvis du legger til Yammer-nettdelen , kan besøkende vise, starte og delta i en Yammer-fellesskapssamtale fra SharePoint-siden.
Rette innhold mot bestemte målgrupper
En flott måte å sikre at nettstedsinnholdet er mer relevant for besøkende på, er å tilpasse måten besøkende viser sider og nyheter på ved hjelp av målgruppeanvisning. Målgruppemålretting gjør det mulig å målrette innhold mot brukere som er en del av en bestemt målgruppe. Målgruppeanvisning gjør det også mulig å prioritere nyheter for målgruppemedlemmer på SharePoint-startsiden, nyheter på mobilappen og i nyheter-nettdelen.
Målgruppemålretting konfigureres først i biblioteket for nettstedssider og deretter i nettdelene for nyheter eller uthevet innhold. Hvis en målgruppe er angitt for en side, viser disse nettdelene bare siden til personer som er medlemmer av målgruppen. Et ikke-medlem kan finne innholdet ved hjelp av søk, fordi det å målrette mot en side ikke er det samme som sikkerhet på en side. Ikke-medlemmet vil imidlertid ikke bli presentert med siden eller nyhetsartikkelen.
Målgruppeanvisningen kan også legges til i navigasjonen for området. Dette lar deg velge hvem som ser hvilket innhold i områdenavigasjonen ved hjelp av de samme målgruppene som er tilgjengelige for sider.
Opprette automatiske sidegodkjenninger
Vil du at noen eller en gruppe skal godkjenne sider før de publiseres? Hovedversjoner og underordnede versjoner er aktivert som standard i biblioteket områdesider. Når denne funksjonen er aktivert, kan du enkelt konfigurere sidegodkjenning fra automatiser-rullegardinlisten i biblioteket for områdesider. Dette kan være en god idé hvis du planlegger å ha flere forfattere, og du vil se gjennom de endelige sidene før de publiseres. Vær oppmerksom på at selv uten sidegodkjenning aktivert, kan bare medlemmer og eiere vise sider som ikke er publisert (selv om besøkende kan vise den siste publiserte versjonen av siden).
Tilpasse tillatelser for lister og biblioteker
Vil du ha noen lister eller biblioteker der besøkende på nettstedet kan bidra? Du kan tilpasse tillatelser for én eller flere lister eller biblioteker på nettstedet for å tilordne Bidra-tillatelser til besøkende-gruppen. Som en anbefalt fremgangsmåte kan du prøve å unngå å bryte tillatelser i biblioteket nettstedssider. Brudd på tillatelser i biblioteket for nettstedssider kan føre til kompliserte og forvirrende brukeropplevelser og må behandles nøye for å sikre at du ikke ved et uhell fjerner tillatelser fra en side som alle brukere trenger. Du kan også bruke nettdelen Microsoft Forms til å legge til et skjema på en side der besøkende kan bidra eller Power Apps-nettdelen for å legge til en app som du har konfigurert.
Spesielle hensyn for å modernisere et klassisk nettsted
Hvis du moderniserer et eksisterende klassisk SharePoint-område for å opprette kommunikasjonsområdet eller konvertere fra en annen plattform til SharePoint, er det sannsynlig at du har innhold som skal overføres til det nye nettstedet.
Anbefalte fremgangsmåter for overføring:
Bruk flyttingen til et nytt kommunikasjonsområde til å tenke på nettstedets historie på nytt og sikre at innholdet fortsatt er relevant. Planlegg det nye nettstedet ved hjelp av veiledningen som er beskrevet tidligere. Dette betyr ikke at du bør glemme det du allerede har – spesielt hvis innholdet brukes og har blitt holdt oppdatert. Men er dette tilfellet for alt gjeldende innhold?
Snakk med besøkende på nettstedet. Finn ut hva de virkelig trenger. Oppfyller innholdet på det tidligere nettstedet fortsatt målene for det nye nettstedet? Se på bruksdata for det eksisterende området. Bruk denne informasjonen til å bestemme hvilket innhold som skal overføres til det nye området.
Opprett og se gjennom innholdsbeholdningen for gjeldende område. For hvert element i beholdningen må du identifisere om det skal være:
- Slettet – hvis dette er det, gjør du det nå!
- Arkivert – fordi det er en forretningsoppføring
- Overført – fordi den er oppdatert, og du trenger den fortsatt
- Oppdatert og deretter overført
- Plassert på et annet område og koblet på ditt eget område
Innhold bør få sin plass på det nye nettstedet.
- Legger dette innholdet til verdi for bedriften/besøkende?
- Er jeg forpliktet til å holde det oppdatert?
- Er forretningsgruppen min ansvarlig for dette innholdet? Hvis ikke, er det på tide å si farvel til innholdet. Hvis den ikke er din, kan du få eieren til å legge den til på nettstedet og opprette en kobling til innholdet på nettstedet.
Finn et «hjem» for nytt innhold. Sørg for at hvert element har et hjem og, hvis ikke, tenk på om du kan ha gått glipp av en kategori i planleggingen.