|
|
Det er en god begynnelse å planlegge før du åpner Microsoft Project. Bruk et program som Word, Excel, OneNote eller Outlook til å notere tidlige tanker om prosjektmålene. Når alle har samtykket til ideene dine, kan du begynne planleggingen av planen med Project. Gå tilbake til veikartet for Project for flere artikler om som lærer deg om prosjektstyring. |
Tips for prosjektstyring før du starter . . .
-
Forsikre deg om at du har et prosjekt Pass på at det du tenkere på faktisk er et prosjekt. Et prosjekt har tre kjennetegn:
-
Det er midlertidig og unikt Design av en bilfabrikk er et prosjekt fordi det er en engangsaktivitet. Bilproduksjonen på anlegget er en serie med aktiviteter som gjentas, og det er derfor ikke et prosjekt.
-
Den har klart definerte leveranser Leveringer gir et prosjekt fokus og formål. Deltakere vil ikke mene at investeringene er gode hvis leveringene ikke er tydelig definert.
-
Det har en begynnelse og slutt Uten er sluttdato for prosjektet kan ikke deltakere og investorer glede seg over resultatet av prosjektet og fordelene som er gjort mulig av investeringene.
Her er noen eksempler som skal hjelpe deg å avgjøre om du har et prosjekt.
-
|
Aktiviteter som ikke er prosjekter |
Prosjekter er klart definert |
|---|---|
|
Bilproduksjon |
|
|
Reduser risikoen fra konkurrentene |
|
-
Identifiser prosjektbetingelser Begrensninger er faktorer som begrenser prosjektlederens muligheter til å utforme og styre et prosjekt. De fleste prosjekter har tre begrensninger:
-
Begrenset periode Sluttdatoer for viktige leveringer angir vanligvis den totale lengden på prosjektperioden.
-
Begrenset antall personer og andre ressurser Prosjektledere har vanligvis et begrenset antall personer til å utføre arbeidet på et prosjekt, eller et begrenset budsjett.
-
Lite omfang Et prosjekt begrenses vanligvis av hvor mye gruppen kan oppnå. Hvis prosjektet har for mange leveringer eller funksjoner, kan det hende det ikke er nok tid til å planlegge å få alle utført.
-
Endring av en begrensning har vanligvis innvirkning på de to andre og den generelle kvaliteten. Reduksjon av prosjektvarigheten tvinger for eksempel prosjektlederen til å ta avgjørelser om antall arbeidere som kreves for å fullføre prosjektleveringene. Hvis det ikke er nok arbeidere, vil en reduksjon av prosjektlengden kanskje medføre kompromisser som reduksjon av prosjektomfanget.
-
Identifisere deltakerne tidlig Det er ingenting som skader et prosjekt mer enn ikke å identifisere hvem de kritiske deltakerne er og den beste metoden for å kommunisere med dem. Hvis du ikke lykkes med å identifisere en kritisk deltaker når prosjektet har startet, kan det tvinge prosjektet til å stoppe opp eller overskride budsjettet når nye prosjektmål og -metoder blir foreslått.
Trinn 1: Noter tidlige tanker
|
Skriv ned notater i OneNote når du tenker på prosjektet og hva du vil oppnå. Notatene kan inneholde e-postmeldinger, koblinger til nettsteder, videoer eller tidlige spesifikasjoner. |
|
|
Prosjekter starter noen ganger som enkle lister i Excel. Men når de vokser, importerer du dem til Project der du kan organisere og planlegge aktiviteter mer effektivt. |
|
|
Bruk Microsoft 365 på en hvilken som helst PC til å registrere prosjektnotater hvor som helst |
Arbeid med tidlige prosjektspesifikasjoner ved hjelp av Microsoft 365. Så lenge du arbeider på en PC med en Internett-tilkobling, kan du arbeide hvor og når som helst på dokumentene med de fullstendige versjonene av Word, Excel, PowerPoint eller OneNote. |
|
Arbeid med Office for nettet uten Microsoft 365. Så lenge du har en Microsoft-konto, kan du bruke nettversjonen av Word, Excel, PowerPoint eller OneNote til å notere tidlige prosjektideer. |
Trinn 2: Holde kontakten med deltakerne
|
Uansett hvor du befinner deg i prosjektplanleggingen kan en flott rapport bidra til å få deltakernes godkjennelse av prosjektleveringer. |
|
|
Hvis deltakerne ikke kan være til stede, kan du bruke nettmøter til å holde kontakt med dem. Del PowerPoint-lysbilder, Excel-regneark eller OneNote-notater for å diskutere tidlige prosjektplaner. Folk kan delta i Microsoft Teams nettmøter på kontoret, på farten eller på den mobile enheten. |
|
|
Når det dukker opp spørsmål mens du arbeider med en prosjektplan, kan du chatte med dem på nettet ved hjelp av Teams. |
Trinn 3: Starte et prosjekt
|
Kopiere og lime inn fra Word, Outlook eller PowerPoint til Project |
Kopier en liste over oppgaver i Word, Outlook eller PowerPoint, og lim den inn i Project for å starte en tidsplan raskt. Project beholder disposisjonsstrukturen og formateringen (bare i Project 2013 og nyere versjoner). |
|
Opprett et nytt prosjekt basert på en mal som er forhåndsutfylt med aktiviteter fra prosjekter som ligner på ditt. Bransjeeksperter har opprettet mange av disse prosjektene for å hjelpe deg med å komme hurtig i gang. |
|
|
Flytt en aktivitetsliste som er påbegynt i Excel, til Project. Project vil beholde disposisjonsstrukturen og formateringen. |
|
|
Prosjekter starter noen ganger som aktivitetslister i SharePoint for deling med personer uten Project. Når oppgavelisten blir stor, kan du flytte den til Project for å fortsette å arbeide på den der. |
|
|
Når du har startet prosjektet i Project, kan du begynne å legge til aktiviteter, organisere dem, koble dem sammen, legge til personer og så videre. |
Gå tilbake til veikartet for Project
