Ved hjelp av eksportveiviseren kan du eksportere data fra en Access database til et filformat som kan leses av Excel. Denne artikkelen viser deg hvordan du klargjør og eksporterer dataene til Excel, og gir deg også noen feilsøkingstips for vanlige problemer som kan oppstå.
I denne artikkelen
Eksportere data til Excel: det grunnleggende
Når du eksporterer data til Excel, oppretter Access en kopi av de valgte dataene, og lagrer deretter de kopierte dataene i en fil som kan åpnes i Excel. Hvis du kopierer data fra Access til Excel ofte, kan du lagre detaljene for en eksportoperasjon for fremtidig bruk, og til og med planlegge at eksportoperasjonen skal kjøre automatisk med angitte intervaller.
Vanlige scenarioer for eksport av data til Excel
-
Avdelingen eller arbeidsgruppen bruker både Access og Excel til å arbeide med data. Du lagrer dataene i Access databaser, men du bruker Excel til å analysere dataene og distribuere resultatene av analysen. Gruppen eksporterer for øyeblikket data til Excel når og når de må, men du vil gjøre denne prosessen mer effektiv.
-
Du er en mangeårig bruker av Access, men lederen foretrekker å arbeide med data i Excel. Med jevne mellomrom gjør du arbeidet med å kopiere dataene til Excel, men du vil automatisere denne prosessen for å spare tid.
Eksportere data til Excel
-
Access inneholder ikke kommandoen Lagre som for Excel format. Hvis du vil kopiere data til Excel, må du bruke eksportfunksjonen som er beskrevet i denne artikkelen, eller du kan kopiere Access data til utklippstavlen og deretter lime dem inn i et Excel regneark.
-
Du kan eksportere tabeller, spørringer, skjemaer eller rapporter. Du kan også eksportere valgte poster i en visning med flere poster, for eksempel et dataark.
-
Excel inneholder en kommando for å importere data fra en Access database. Du kan bruke denne kommandoen i stedet for eksportkommandoen i Access; Importkommandoen Excel lar deg imidlertid bare importere tabeller eller spørringer. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Excelhjelpeartikkelen Koble til (importere) eksterne data.
-
Du kan ikke eksportere makroer eller moduler til Excel. Når du eksporterer et skjema, rapport eller dataark som inneholder delskjemaer, delrapporter eller underdataark, eksporteres bare hovedskjemaet, -rapporten eller -dataarket. Du må gjenta eksportoperasjonen for hvert delskjema, delrapport og underdataark som du vil eksportere til Excel.
-
Du kan bare eksportere ett databaseobjekt i én enkelt eksportoperasjon. Du kan imidlertid slå sammen flere regneark i Excel etter at du har fullført de individuelle eksportoperasjonene.
Klargjør eksportoperasjonen
Før du utfører en eksportprosedyre, er det lurt å se gjennom dataene du vil eksportere for å kontrollere at de ikke inneholder feilindikatorer eller feilverdier. Hvis det oppstår feil, kan du prøve å løse dem før du eksporterer dataene til Excel. Ellers kan det oppstå problemer under eksportoperasjonen, og nullverdier kan settes inn i celler i det Excel regnearket. Hvis du vil ha mer informasjon om problemer som kan oppstå når du eksporterer til Excel, kan du se avsnittet Feilsøke manglende og uriktige verdier.
Hvis kildeobjektet er en tabell eller en spørring, bestemmer du om du vil eksportere dataene med eller uten formateringen. Denne beslutningen påvirker to forhold ved den resulterende arbeidsboken – mengden data som eksporteres, og visningsformatet for dataene. I tabellen nedenfor beskrives resultatet av å eksportere formaterte og uformaterte data.
|
Eksport |
Kildeobjekt |
Felt og poster |
Formatering |
|---|---|---|---|
|
Uten formatering |
Tabell eller spørring Obs!: Skjemaer og rapporter kan ikke eksporteres uten formateringen. |
Alle felt og poster i det underliggende objektet eksporteres. |
Egenskapsinnstillingene for Format ignoreres under operasjonen. For oppslagsfelt eksporteres bare ID-verdier for oppslag. For hyperkoblingsfelt eksporteres innholdet som en tekstkolonne som viser koblingene i formatet visningstekst#adresse#. |
|
Med formatering |
Tabell, spørring, skjema eller rapport |
Bare felt og poster som vises i gjeldende visning eller objekt, eksporteres. Filtrerte poster, skjulte kolonner i dataark, og felt som ikke vises i et skjema eller en rapport, eksporteres ikke. |
Veiviseren respekterer egenskapsinnstillingene for Format. For oppslagsfelt eksporteres oppslagsverdiene. For hyperkoblingsfelt eksporteres verdiene som hyperkoblinger. For felt med rik tekst eksporteres teksten, men ikke formateringen. |
Velg målarbeidsboken og filformatet. Merk at rapporter bare kan eksporteres i det eldre XLS-filformatet, ikke i det nyere XLSX-filformatet.
Under eksportoperasjonen blir du Access bedt om å angi navnet på målarbeidsboken. Tabellen nedenfor viser en oversikt over når en arbeidsbok opprettes (hvis den ikke finnes fra før), og når den skrives over (hvis den finnes fra før).
|
Hvis målarbeidsboken |
Og kildeobjektet er |
Og du vil eksportere |
Så |
|---|---|---|---|
|
Ikke finnes |
En tabell, en spørring, et skjema eller en rapport |
Dataene, med eller uten formateringen |
Arbeidsboken opprettes under eksportoperasjonen. |
|
Allerede finnes |
En tabell eller en spørring |
Dataene, men ikke formateringen |
Arbeidsboken skrives ikke over. Et nytt regneark legges til i arbeidsboken, og det får navnet på objektet som dataene eksporteres fra. Hvis det allerede finnes et regneark med dette navnet i arbeidsboken, blir du Access bedt om å erstatte innholdet i det tilsvarende regnearket eller angi et annet navn for det nye arket. |
|
Allerede finnes |
En tabell, en spørring, et skjema eller en rapport |
Dataene, inkludert formateringen |
Arbeidsboken skrives over av de eksporterte dataene. Alle eksisterende regneark fjernes, og det opprettes et nytt regneark med samme navn som det eksporterte objektet. Dataene i det Excel regnearket arver formatinnstillingene for kildeobjektet. |
Dataene legges alltid til i et nytt regneark. Du kan ikke tilføye dataene i eksisterende regneark eller navngitte områder.
Kjøre eksportoperasjonen
-
Hvis målet Excel arbeidsboken er åpen, lukker du den før du fortsetter.
-
Velg objektet du vil eksportere, i navigasjonsruten for kildedatabasen.
Eksportere bare en del av dataene
Hvis objektet er en tabell, spørring eller et skjema og du bare vil eksportere en del av dataene, åpner du objektet i dataarkvisning og velger postene du vil eksportere.
Slik åpner du et skjema i dataarkvisning:
-
Dobbeltklikk skjemaet for å åpne det.
-
Høyreklikk skjemaet, og klikk deretter Dataarkvisning. Hvis dette alternativet ikke er tilgjengelig:
-
Klikk Utformingsvisning.
-
Trykk F4 for å vise oppgaveruten Egenskapsside.
-
Velg Skjema fra rullegardinlisten øverst på egenskapssiden.
-
Angi egenskapen Tillat dataarkvisning til Ja i kategorien Format på egenskapssiden.
-
Klikk Dataarkvisning i Visninger-gruppen i kategorien Utforming.
Obs!: Du kan ikke eksportere en del av en rapport. Du kan imidlertid velge å åpne tabellen eller spørringen som rapporten er basert på, og deretter eksportere en del av dataene i dette objektet.
-
-
-
Klikk Exceli Eksporter-gruppen i kategorien Eksterne data .
-
Se gjennom det foreslåtte filnavnet for Excel arbeidsboken (Access bruker navnet på kildeobjektet i dialogboksen Eksporter - Excel regneark ). Hvis du vil, kan du endre filnavnet.
-
Velg filformatet du vil bruke, i Filformat-boksen.
-
Hvis du eksporterer en tabell eller en spørring og du vil eksportere formaterte data, velger du Eksporter data med formatering og oppsett. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Klargjøre eksportoperasjonen.
Obs!: Hvis du eksporterer et skjema eller en rapport, er dette alternativet alltid valgt, men utilgjengelig (det vises som nedtonet).
-
Hvis du vil vise målet Excel arbeidsbok etter at eksportoperasjonen er fullført, merker du av for Åpne målfilen etter at eksportoperasjonen er fullført .
Hvis kildeobjektet er åpent, og du valgte én eller flere poster i visningen før du startet eksportoperasjonen, kan du velge Eksporter bare merkede poster. Hvis du vil eksportere alle postene i visningen, lar du denne avmerkingsboksen stå umerket.
Obs!: Denne avmerkingsboksen forblir utilgjengelig (nedtonet) hvis ingen poster er valgt.
-
Klikk OK.
Hvis eksportoperasjonen mislykkes på grunn av en feil, viser Access en melding som beskriver årsaken til feilen. Hvis ikke eksporterer Access dataene, og målarbeidsboken åpnes i Excel, avhengig av utvalget i trinn 7. Access viser deretter en dialogboks der du kan opprette en spesifikasjon som bruker detaljene fra eksportoperasjonen.
Hva mer bør jeg vite om eksportering?
-
Hvis du vil ha informasjon om hvordan du kan lagre eksportdetaljene som et oppsett du kan bruke senere, kan du se artikkelen Lagre detaljene for en import- eller eksportoperasjonen som et oppsett.
-
Hvis du vil ha informasjon om hvordan du kjører lagrede eksportoppsett, kan du se artikkelen Kjøre en lagret import- eller eksportoperasjon.
-
Hvis du vil ha informasjon om hvordan du planlegger at oppsett kjører ved bestemte tidspunkt, kan du se artikkelen Planlegge en import- eller eksportoperasjon.
-
Hvis du ønsker informasjon om hvordan du endrer spesifikasjonsnavn, sletter spesifikasjoner eller oppdaterer navn på kildefilene i spesifikasjoner, kan du se artikkelen Behandle dataoppgaver.
Feilsøke manglende eller uriktige verdier
I tabellen nedenfor finner du beskrivelser av ulike måter å feilsøke vanlig feil på.
Tips!: Hvis du finner ut at bare noen få verdier mangler, løser du dem i den Excel arbeidsboken. Ellers retter du kildeobjektet i Access-databasen, og deretter gjentar du eksportoperasjonen.
|
Problem |
Beskrivelse og løsning |
|---|---|
|
Beregnede felt |
Resultatene av beregnede felt eksporteres. De underliggende uttrykkene som utfører beregningene, eksporteres ikke. |
|
Flerverdifelt |
Felt som støtter flere verdier, eksporteres som en liste over verdier atskilt med semikolon (;). |
|
Bilder, objekter og vedlegg |
Grafiske elementer (for eksempel logoer, innhold i OLE-objektfelt, og vedlegg som er en del av kildedataene) eksporteres ikke. Legg dem til i regnearket manuelt etter at du har fullført eksportoperasjonen. |
|
Diagram |
Når du eksporterer et skjema eller en rapport som inneholder et Microsoft Graph-objekt, eksporteres ikke grafobjektet. |
|
Data i feil kolonne |
Nullverdier i det resulterende regnearket blir noen ganger erstattet med dataene som skulle vært i den neste kolonnen. |
|
Manglende datoverdier |
Datoverdier tidligere enn 1. januar 1900 eksporteres ikke. De tilsvarende cellene i regnearket vil inneholde en nullverdi. |
|
Manglende uttrykk |
Uttrykk som brukes til å beregne verdier, eksporteres ikke til Excel. Bare resultatene av uttrykkene eksporteres. Legg til formelen manuelt i Excel regnearket etter at du har fullført eksportoperasjonen. |
|
Manglende delskjemaer, delrapporter og underdataark |
Når du eksporterer et skjema, rapport eller dataark, eksporteres bare hovedskjemaet, -rapporten eller -dataarket. Gjenta eksportoperasjonen for hvert delskjema, delrapport og underdataark som du vil eksportere. |
|
Kolonner mangler eller er feil formatert |
Hvis ingen av kolonnene ser ut til å bli formatert i regnearket, kan du gjenta eksportoperasjonen, men pass på at du merker av for Eksportere data med formatering og oppsett i veiviseren. Hvis bare noen kolonner ser ut til å være formatert annerledes enn versjonene i kildeobjektet, bruker du formateringen du vil bruke manuelt i Excel. Formatere en kolonne i Excel
|
|
Verdien # i en kolonne |
Det kan hende du ser verdien # i en kolonne som tilsvarer et Ja/nei-felt i et skjema. Dette kan være resultatet av å starte eksportoperasjonen fra navigasjonsruten eller i skjemavisning. Hvis du vil løse dette problemet, åpner du skjemaet i dataarkvisning før du eksporterer dataene. |
|
Feilindikatorer eller feilverdier |
Kontroller om cellene har feilindikatorer (grønne trekanter i hjørnene) eller feilverdier (strenger som begynner med tegnet # i stedet for de riktige dataene). |
