De formule voor succesvolle sites en tevreden gebruikers is een goed geplande en duurzame benadering van site- en gebruikersbeheer. Hier volgen enkele belangrijke taken en concepten die u kunt gebruiken om sites te plannen en gebruikers voor uw organisatie te beheren.
Over siteverzamelingen
Het maakt niet uit of u nieuw bent met SharePoint of veel versies hebt gebruikt, de moderne SharePoint-ervaring biedt meer flexibiliteit, eenvoudigere navigatie en alle sites zijn mobielvriendelijk. We raden u aan siteverzamelingen te maken voor elke workload in uw organisatie. De moderne SharePoint-ervaring maakt het eenvoudiger om te navigeren en te onderhouden, omdat elke site nu een siteverzameling is. Meer informatie over de moderne ervaring in SharePoint en de voordelen van het gebruik van Hub-sites. We raden u aan om siteverzamelingen voor elke workload te maken en deze vervolgens allemaal te koppelen aan een hubsite. Dit biedt meer flexibiliteit en past zich eenvoudig aan veranderende behoeften van uw organisatie aan. Zie Wat is een SharePoint-hubsite? voor meer informatie.
De SharePoint-beheerder delegeert het beheer van siteverzamelingen aan verschillende personen in uw organisatie. Met het SharePoint-machtigingenmodel kunt u machtigingen toewijzen aan verschillende rollen, zoals beheerder van de siteverzameling, site-eigenaar en andere rollen. Zie Beheerders van siteverzamelingen beheren voor meer informatie over het toevoegen en verwijderen van beheerders van siteverzamelingen.
De beheerder van de siteverzameling heeft het machtigingsniveau Volledig beheer voor de siteverzameling. Dit betekent dat u sites kunt toevoegen of verwijderen of de instellingen voor elke site in een siteverzameling kunt wijzigen. Daarnaast kunt u alle inhoud op deze sites weergeven, toevoegen, verwijderen of wijzigen. De beheerder van de secundaire siteverzameling kan worden aangewezen door de beheerder van de siteverzameling. Als beheerder van een siteverzameling kunt u een andere beheerder van de siteverzameling toevoegen of de beheerder van de siteverzameling wijzigen via de pagina Instellingen. Zie Beheerders van siteverzamelingen beheren voor meer informatie over deze taak.
Een traditionele siteverzameling is een groep SharePoint-sites met dezelfde instellingen voor eigenaar en sharebeheer, zoals machtigingen. De subsites nemen navigatie, machtigingen en siteontwerp over van de siteverzameling. Dus telkens wanneer uw siteleden en projecten veranderen, moeten uw sites ook veranderen,
Sites kiezen voor elke workload
Het is belangrijk dat u het type SharePoint-siteverzameling plant dat u nodig hebt voor uw workloads. Vervolgens wilt u het voor uw gebruikers gemakkelijk maken om te navigeren en te vinden wat ze nodig hebben. In deze sectie vindt u informatie over een aantal van de moderne SharePoint-sites die beschikbaar zijn en wordt ook gesproken over de navigatie van deze sites. Een goed artikel over het plannen van navigatie is Navigatie plannen voor de moderne SharePoint-ervaring.
U kunt een SharePoint-hubsite beschouwen als een kader of basis waarmee u verschillende team- en communicatiesites kunt organiseren. Wanneer u siteverzamelingen maakt voor elke workload in uw organisatie, verbindt een hubsite deze siteverzamelingen op logische manieren, zodat u deze gemakkelijker kunt vinden en beheren. U kunt vervolgens siteverzamelingen verplaatsen en beheren tussen hubsites wanneer uw workloads veranderen. Zie Uw SharePoint-hubsites plannen voor meer informatie.
Een SharePoint-teamsite en alle pagina's die u eronder maakt, zijn alleen beschikbaar voor gebruikers die u uitnodigt door hen toestemming te geven voor de site. U kunt de teamsite ook verbinden met een Microsoft 365-groep. Met een teamsite kan uw organisatie, team of groep met elkaar in contact komen en samenwerken aan documenten en andere bestanden, aankondigingen plaatsen, vergaderingen plannen, taken onderhouden, problemen of actie-items bijhouden en informatie opslaan in lijsten. Zie Wat is een SharePoint-teamsite? voor meer informatie.
Met een SharePoint-communicatiesite kunt u informatie zoals nieuws, rapporten en status delen met anderen. Een communicatiesite heeft meestal een paar inzenders, maar veel leden.
Beheermodel
Governance is de set beleidsregels, rollen, verantwoordelijkheden en processen die de bedrijfsdivisies en technische teams van een organisatie begeleiden, aansturen en beheren om bedrijfsdoelen te bereiken. Met betrekking tot uw SharePoint-siteverzameling kan een beheerplan een handleiding zijn voor het plannen van de rollen, verantwoordelijkheden en beleidsregels die nodig zijn om uw siteverzameling te ondersteunen. Houd daarbij rekening met onder meer het volgende:
- Informatiearchitectuur, zoals webpagina's, documenten, lijsten en gegevens.
- Onderhoudsactiviteiten, zoals het beheer van gebruikersaccounts.
- Beleidsregels voor huismerk en aanpassingen.
- Training
Het is belangrijk om een beheermodelplan voor uw organisatie voor te bereiden. Door deel te nemen aan de ontwikkeling van een beheermodelplan kunt u de eigenaren voor zakelijke en technische teams helpen identificeren en definiëren wie voor welke onderdelen van het systeem verantwoordelijk is. Zie Overzicht: best practices voor het beheren hoe mensen uw teamsite gebruiken voor meer informatie over het ontwikkelen van een governanceplan.
Gebruikers beheren
Opmerking
Mogelijk moet u samenwerken met uw SharePoint-beheerder om gebruikers te beheren. De SharePoint-beheerder beheert bijvoorbeeld gebruikersprofielen.
Gebruikersaccounts in Microsoft 365
De globale beheerder voegt nieuwe gebruikers toe aan Microsoft 365 met behulp van de Microsoft 365-beheercentrum, de portal voor het beheren van gebruikers en het configureren van services. Zie Gebruikers en rollen voor meer informatie. Wanneer een nieuwe gebruiker wordt toegevoegd, doet de globale beheerder het volgende:
- Hiermee geeft u op of die gebruiker ook toegang heeft tot het beheercentrum
- De geografische locatie voor de gebruiker instellen
- Het type gebruikerslicentie selecteren
- Een gebruikersnaam en wachtwoord voor de gebruiker instellen
Teamsitegebruikers
U kunt gebruikers toevoegen aan uw teamsite en de machtigingen voor gebruikers aanpassen. Machtigingsniveaus en SharePoint-groepslidmaatschap vindt u onder Instellingen. Microsoft 365 maakt nu echter een beveiligingsgroep met de naam Iedereen behalve externe gebruikers die iedereen in de Microsoft 365-directory bevat (behalve personen die zich buiten uw organisatie bevinden en die zijn uitgenodigd via de functie voor extern delen). Deze beveiligingsgroep krijgt automatisch toegang als lid in SharePoint. Dit betekent dat de gebruikers die u toevoegt aan de Microsoft 365-directory standaard sites, lijsten en bibliotheken kunnen bewerken.
Machtigingsniveaus en groepslidmaatschap
Machtigingsniveaus zijn verzamelingen SharePoint-rechten waarmee gebruikers een set gerelateerde taken kunnen uitvoeren. De machtiging Lezen bijvoorbeeld bevat onder andere de machtigingen Items weergeven, Items openen, Pagina's weergeven en Versies weergeven, die allemaal nodig zijn om pagina's, documenten en items in een SharePoint-site weer te geven. Machtigingen kunnen in meer dan een machtigingsniveau worden opgenomen. Zie Uw machtigingenstrategie plannen voor meer informatie.
We raden u af om machtigingsniveaus rechtstreeks toe te wijzen aan afzonderlijke gebruikers, omdat dit het erg moeilijk kan maken om bij te houden en te beheren wie toegang heeft tot sites. Dit is soms noodzakelijk, maar moet tot een minimum worden beperkt om complexiteit te voorkomen. Wijs in plaats daarvan machtigingen toe aan groepen en wijs vervolgens afzonderlijke gebruikers toe aan de juiste groepen. Een groep is een set gebruikers die zijn gedefinieerd op siteverzamelingsniveau voor eenvoudig beheer van machtigingen. Zie Standaard SharePoint-groepen en Sitemachtigingen aanpassen voor meer informatie. Aan elke groep is een standaardmachtigingsniveau toegewezen. Sommige sharePoint-kerngroepen bevatten bijvoorbeeld de volgende machtigingsniveaus:
| Groep | Machtigingsniveau |
|---|---|
| Eigenaars | Volledig beheer |
| Bezoekers | Lezen |
| Leden | Bijdragen |
Iedereen met de machtiging Volledig beheer kan aangepaste groepen maken.
Wanneer u machtigingsniveaus toewijst aan SharePoint-groepen op het niveau van de siteverzameling, nemen alle sites en site-inhoud deze machtigingsniveaus standaard over. Dit standaardgedrag wordt overname van machtigingen genoemd. U kunt opgeven of u unieke machtigingen moet instellen bij het maken van een subsite, of dat de overname van machtigingen voor een site, lijst of bibliotheek of item moet worden verbroken. Zie Wat is overname van machtigingen? voor meer informatie.
Omdat het machtigingsniveau van een gebruiker bepaalt wat hij kan zien en openen binnen een site, moet u zijn groepslidmaatschap zorgvuldig overwegen. Een gebruiker die bijvoorbeeld verantwoordelijk is voor het maken en aanpassen van sites, moet ten minste lid zijn van de groep Ontwerper. Aan de andere kant, een gebruiker die alleen inhoud hoeft te lezen en te downloaden en mogelijk alleen lid hoeft te zijn van de groep Bezoekers. Zie Machtigingsniveaus in SharePoint voor meer informatie.
Site- en siteverzamelingsfuncties plannen
Als beheerder van een siteverzameling moet u mogelijk functies op siteverzamelings- en siteniveau beheren voor SharePoint. Deze taken omvatten mogelijk het in- en uitschakelen van functies op basis van uw beheermodelplan. Zie Functies van de siteverzameling in- of uitschakelen voor meer informatie. Zie ook De Prullenbak van een SharePoint-siteverzameling beheren.