Overzicht: Sitebeheer, machtigingen en delen voor site-eigenaren

Modern sitebeheer

In het moderne SharePoint is sitebeheer belangrijker dan in eerdere versies, omdat er meer controle en opties zijn voor het maken van sites. Het beheer van uw organisatie is afhankelijk van hoeveel controle uw organisatie over de inhoud nodig heeft. Dit bepaalt de details voor het maken van sites en het beheren van site-eigenaren. Uw SharePoint-beheerder kan u helpen inzicht te krijgen in het beleid rond beveiligingsvereisten, overheidsvoorschriften, branding, toegankelijkheid en trainingsrichtlijnen. Werk samen met uw SharePoint-beheerder om meer te weten te komen over het beleid voor het maken en gebruiken van uw organisatie, voordat u uw sitebeheerplan opstelt.

Navigatiestructuur van de moderne SharePoint-site

De meest effectieve SharePoint-sites helpen gebruikers snel te vinden wat ze nodig hebben, zodat ze de informatie die ze vinden kunnen gebruiken om beslissingen te nemen, te leren wat er aan de hand is, toegang te krijgen tot de hulpmiddelen die ze nodig hebben of om met collega's in contact te komen om een probleem op te lossen. Meer informatie over het plannen van sitenavigatie in SharePoint.

Een deel van uw informatiearchitectuur omvat mogelijk de classificatie van gegevens. Als de informatie die u publiceert van grote waarde is voor het bedrijf, speciale beveiliging vereist of wordt gedekt door wettelijke nalevingsregels, kunt u overwegen een classificatieschema op te zetten om specifieke soorten inhoud te identificeren die zorgvuldig moeten worden beheerd. Nadat u gegevens in specifieke lijsten en bibliotheken hebt ingedeeld, kunt u beheerfuncties gebruiken om te bepalen hoe de inhoud wordt weergegeven.

Moderne SharePoint-architectuur is ontworpen om flexibel en aanpasbaar te zijn aan veranderende behoeften van uw organisatie. Moderne -sites kunnen worden gekoppeld aan hubsites. De bijbehorende sites delen navigatie en huisstijl met de hub. Als deze optie is ingeschakeld door de eigenaar van de hubsite en de site-eigenaren goedkeuren, kunnen de bijbehorende sites ook hubmachtigingen delen.

Houd rekening met het volgende bij het bepalen van de navigatiestructuur van uw site:

• Welk soort inhoud gebruikt u op de site? Hoe vertaalt zich dit in pagina’s, lijsten en bibliotheken?
• Hoe worden de gegevens op de site gepresenteerd?
• Hoe navigeren gebruikers door de site?
• Hoe worden de gegevens op een bepaalde doelgroep gericht?
• Hoe wordt het zoeken geconfigureerd en geoptimaliseerd?

Machtigingen beheren op moderne sites

De integriteit, vertrouwelijkheid en privacy van de missiekritieke gegevens van uw organisatie hangen af van de beveiliging van uw site, met name wie u toegang tot uw site verleent. Het beheer van machtigingen op moderne sites omvat zowel gebruikers als groepen gebruikers. Machtigingen op moderne communicatie- en teamsites zijn afkomstig van sitesjablonen die verschillende opties bieden. voor elke site.

Communicatiesites zijn niet gekoppeld aan Microsoft 365 groepen en hebben drie standaardrollen: site-eigenaren, siteleden en sitebezoekers.

Hier volgen enkele tips waarmee u rekening moet houden bij het ontwikkelen van een machtigingenstrategie:

• Volg het principe van het laagste bereik: Geef gebruikers de laagste machtigingsniveaus die zij nodig hebben om de aan hen toegewezen taken uit te voeren.
• Gebruik standaardgroepen: Verleen gebruikers toegang door hen toe te voegen aan de standaardgroepen (zoals Leden, Bezoekers en Eigenaren).
• Overweeg uw inhoud te segmenteren op beveiligingsniveau: Maak voor gevoelige documenten een specifieke site of bibliotheek in plaats van de documenten in een grotere bibliotheek te plaatsen en ze met unieke machtigingen te beveiligen.

Moderne sitemachtigingen op titel

Meer informatiebronnen voor site-eigenaren:

• Uw SharePoint-site aanpassen
• De navigatie op uw SharePoint-site aanpassen
• Zoeken in moderne SharePoint
• Een SharePoint-hubsite instellen
• Uw SharePoint-communicatiesite beheren
• De instellingen van uw SharePoint-site beheren
• Uw site delen
• Machtigingen voor een lijst, bibliotheek of afzonderlijk item bewerken

Sitebeheer

Een belangrijk, maar vaak onzichtbaar onderdeel van een site is het beheermodel, de reeks regels, rollen, verantwoordelijkheden en processen die u opstelt om te bepalen hoe personen in uw groep SharePoint gebruiken.

Veel organisaties hebben een beheermodel ingesteld voor sites in Centraal beheer of op het siteverzamelingsniveau. Het model kan worden gemaakt en onderhouden door de IT-afdeling of het -team. Als site-eigenaar moet u uitzoeken of er al een beheermodel bestaat voor de siteverzameling of farm. Zo ja, dan kunt u dat gebruiken om uw sitegebruikers te helpen of een aanvullend beheermodel maken om uw specifieke kwesties op te lossen. Als u bijvoorbeeld de site-eigenaar bent van een subsite in een siteverzameling, zoals een klassieke teamsite, is het een goed idee om uw eigen, extra beheermodel te maken. om specifieke kwesties op te lossen in een subsite.

Met een beheermodel voor een site is het voor sitegebruikers eenvoudiger om te bepalen of ze een nieuwe subsite, lijst of andere site-inhoud moeten maken. Zorgt ervoor dat subsites en inhoud buiten gebruik worden gesteld wanneer ze verouderd zijn om opslagruimte te besparen en zoekresultaten relevant te houden. Geeft gebruikers toegang tot de juiste inhoud. Behoud overal dezelfde sitestijl door subsite-eigenaren te laten weten welke sjablonen en thema’s beschikbaar zijn. Hierdoor is het ook eenvoudiger van site-eigenaar te wisselen wanneer iemand het bedrijf verlaat of als rollen veranderen.

Een goed beheermodel voor een site moet zijn gericht op de volgende onderdelen:

• Maken van sites
• Machtigingenbeheer
• Gegevensarchitectuur
• Levenscyclus en buitengebruikstelling van sites
• Opslaglimieten
• Classificatie van gegevens
• Aanpassing
• Gegevensbescherming
• Navigatie
• Zoeken
• Rollen en verantwoordelijkheden ter ondersteuning van de site

Sommige onderdelen in voorgaande lijst zijn mogelijk al voor u bepaald door het beheermodel van de siteverzameling of de organisatie, zoals de hoeveelheid opslagruimte voor uw site en de manier waarop u het uiterlijk van de site kunt aanpassen. Andere vragen zijn mogelijk niet relevant, afhankelijk van de complexiteit van uw teamsite en het aantal personen dat hiervan gebruikmaakt. Zelfs als u geen beslissingen over deze onderwerpen hoeft te nemen, is het echter een goed idee om te weten welke beslissingen zijn genomen zodat u uw sitegebruikers kunt informeren en beleid op de juiste manier kunt afdwingen.

Subsites maken

U wilt mogelijk dat uw teamleden in staat zijn subsites te maken onder de teamsite voor gebruik tijdens specifieke projecten.

Spontaan nieuwe subsites kunnen maken kan een groot voordeel zijn voor de groep, maar onbeperkt sites maken kan uit de hand lopen. Wanneer subsites de vrije loop krijgen, kunnen er problemen ontstaan. Bijvoorbeeld:

• Gebruikers kunnen moeilijk de juiste subsite vinden, of weten niet zeker of ze deze hebben gevonden.
• Gegevens kunnen op verschillende subsites zijn gedupliceerd, verbruiken dure opslagruimte en vereisen tweemaal zoveel moeite om ze te onderhouden.
• Verouderde gegevens kunnen potentieel jarenlang op subsites blijven staan en worden in de zoekresultaten weergegeven. Het wordt dan moeilijk om te bepalen welke versie van de gegevens correct is.
• Het beheer van machtigingen voor een verscheidenheid aan subsites kan een omvangrijke taak worden. Gebruikers kunnen per ongeluk toegang krijgen tot gegevens die ze nooit zouden mogen inzien.
• Wanneer medewerkers de groep verlaten, blijven de subsites achter die zij hebben gemaakt. Dit leidt tot verwarring en verwarrende zoekresultaten voor de resterende sitegebruikers.

U kunt tijd en energie besparen wanneer u een aantal regels instelt voor het maken van sites en waarbij de volgende kwesties aan bod komen:

• Wie mogen subsites maken?
• Moeten nieuwe subsites tevoren worden goedgekeurd? Indien ja, wat zijn de goedkeuringscriteria en wie verleent goedkeuring?
• Moeten bestaande sjablonen en thema's voor nieuwe subsites worden gebruikt?
• Hoeveel gegevens mogen op een site worden opgeslagen? Dat wil zeggen, hoeveel schijfruimte mag op de server worden gebruikt?
• Welke regels gelden er voor het opnemen van navigatiestrategieën op de site?
• Hoe lang mogen gegevens zijn opgeslagen op subsites voordat deze worden verwijderd of gearchiveerd?

Zie Een site of subsite maken voor meer informatie.

Machtigingenbeheer

De integriteit, vertrouwelijkheid en privacy van de missiekritieke gegevens van uw organisatie hangen af van de beveiliging van uw site, met name wie u toegang tot uw site verleent.

Het verlenen en beperken van toegang tot uw site wordt machtigingenbeheer genoemd. Dit is een van de belangrijkste verantwoordelijkheden van site-eigenaren.

Hier volgen enkele tips waarmee u rekening moet houden bij het ontwikkelen van een machtigingenstrategie.

• Volg het principe van het laagste machtigingsniveau: geef gebruikers het laagste machtigingsniveau dat zij nodig hebben om de aan hen toegewezen taken te kunnen uitvoeren.
• Verleen gebruikers toegang door hen toe te voegen aan de standaardgroepen (zoals Leden, Bezoekers en Eigenaren). Maak de meeste gebruikers lid van de groep Leden of Bezoekers en beperk het aantal personen in de groep Eigenaren.
• Gebruik de overname van machtigingen om een duidelijke, eenvoudig te visualiseren hiërarchie te maken. Dat wil zeggen dat u moet voorkomen dat u machtigingen aan individuen verleent in plaats van met groepen te werken. Laat indien mogelijk subsites de machtigingen overnemen van uw teamsite in plaats van unieke machtigingen te maken.
• Deel uw inhoud in om te profiteren van de overname van machtigingen: overweeg om uw inhoud te segmenteren op beveiligingsniveau. Maak voor gevoelige documenten een specifieke site of bibliotheek in plaats van de documenten in een grotere bibliotheek te plaatsen en ze met unieke machtigingen te beveiligen.

Zie Machtigingsniveaus in SharePoint of Machtigingen bewerken voor een lijst, bibliotheek of afzonderlijk item voor informatie over het instellen van machtigingen.

Gegevensarchitectuur

De informatiearchitectuur van een site is als de inhoudsopgave van een boek: de architectuur bepaalt hoe de gegevens van die site (webpagina's, documenten, lijsten en gegevens) worden ingedeeld en gepresenteerd aan de gebruikers van de site. De informatiearchitectuur wordt vaak geregistreerd als een hiërarchische lijst met site-inhoud, zoektrefwoorden, gegevenstypen en andere concepten.

Als u een informatiearchitectuur wilt maken, moet u de gegevens analyseren die u op de site presenteert. Hier volgt een aantal vragen dat u kunt gebruiken om een informatiearchitectuur te ontwikkelen:

• Welk soort inhoud gebruikt u op de site? Hoe vertaalt zich dit in subsites, lijsten, bibliotheken, enzovoort?
• Hoe worden de gegevens op de site gepresenteerd?
• Hoe navigeren gebruikers door de site?
• Hoe worden de gegevens op een bepaalde doelgroep gericht?
• Hoe wordt het zoeken geconfigureerd en geoptimaliseerd?

Een deel van uw informatiearchitectuur omvat mogelijk de classificatie van gegevens.

Als de gegevens waarmee u te maken hebt van hoge waarde zijn voor het bedrijf, speciale beveiliging vereisen of worden gedekt door wettelijke nalevingsregels, wilt u mogelijk een classificatieschema instellen om specifieke soorten inhoud te identificeren die zorgvuldig moeten worden beheerd.

Nadat u gegevens in specifieke lijsten en bibliotheken hebt ingedeeld, kunt u beheerfuncties gebruiken om te bepalen hoe de inhoud wordt beheerd. Bijvoorbeeld:

Het uitchecken van bestanden vereisen

Door het verplicht uitchecken van een bestand kan dat bestand slechts door één persoon tegelijk worden bewerkt totdat het bestand weer wordt ingecheckt. Hiermee voorkomt u dat meerdere personen tegelijkertijd wijzigingen aanbrengen in een document, zodat er geen conflicten en verwarring kunnen ontstaan bij het bewerken. Het verplicht uitchecken is ook een geheugensteuntje voor teamleden om een opmerking toe te voegen wanneer ze het bestand weer inchecken, zodat het makkelijker is om bij te houden wat er in elke versie is gewijzigd. Zie Een bibliotheek configureren om het uitchecken van bestanden te vereisen voor meer informatie.

Versies bijhouden

Wilt u vorige versies van bestanden bijhouden? Met bibliotheken kunt u bestanden bijhouden, opslaan en herstellen. U kunt ervoor kiezen om alle versies op dezelfde manier bij te houden. U kunt er ook voor kiezen om versies te markeren aan de hand van grote wijzigingen, zoals het toevoegen van een hoofdstuk aan een handleiding, en kleine wijzigingen, zoals het verbeteren van een spelfout. Per type kunt u kiezen hoeveel versies u wilt opslaan, zodat u de controle hebt over de hoeveelheid gebruikte opslagruimte. Zie Hoe werkt versiebeheer in een lijst of bibliotheek? voor meer informatie over versiebeheer.

Goedkeuring van documenten vereisen

U kunt aangeven dat een document verplicht moet worden goedgekeurd. Documenten behouden de status In behandeling totdat ze worden goedgekeurd of afgekeurd door iemand die daartoe is gemachtigd. U kunt beheren welke groepen gebruikers een document kunnen bekijken voordat het wordt goedgekeurd. Deze functie kan nuttig zijn als uw bibliotheek belangrijke richtlijnen of procedures bevat die pas door anderen mogen worden bekeken wanneer ze definitief zijn. Zie Goedkeuring van items in een sitelijst of -bibliotheek vereisen voor meer informatie over het goedkeuren van documenten.

Op de hoogte blijven van wijzigingen

Bibliotheken ondersteunen RSS-technologie, zodat leden van uw werkgroep updates, of feeds, van nieuws en informatie op een geconsolideerde locatie, automatisch ontvangen en kunnen bekijken. Via de RSS-technologie kunt u waarschuwingen ontvangen over wijzigingen in een bibliotheek, bijvoorbeeld wanneer er wijzigingen worden aangebracht in bestanden die in de bibliotheek zijn opgeslagen. Via RSS-kanalen kunnen de leden van uw werkgroep een samengevoegde lijst bekijken van de bestanden die zijn gewijzigd. U kunt ook e-mailwaarschuwingen maken, zodat u weet wanneer bestanden worden gewijzigd. Zie RSS-feeds beheren voor meer informatie over RSS-feeds.

Werkstromen maken

Voor een documentbibliotheek of inhoudstype kunnen de werkstromen worden gebruikt die door uw organisatie zijn gedefinieerd voor bedrijfsprocessen, zoals het beheren van goedkeuringen en revisies voor documenten. Uw groep kan op documenten bedrijfsprocessen, ook wel werkstromen genoemd, toepassen waarin acties worden opgegeven die in een bepaalde volgorde moeten worden uitgevoerd, zoals het goedkeuren of vertalen van documenten. Een werkstroom is een manier om documenten of items automatisch te verplaatsen via een reeks acties of taken. Voor bibliotheken zijn standaard drie werkstromen beschikbaar: Goedkeuring: een document wordt ter goedkeuring naar een groep mensen gerouteerd; Feedback verzamelen: een document wordt voor feedback naar een groep mensen gerouteerd en vervolgens geretourneerd naar de persoon die de werkstroom heeft geïnitieerd; Handtekeningen verzamelen: een document wordt naar een groep mensen gerouteerd om hun handtekeningen op te halen. Zie Overzicht van werkstromen in SharePoint voor meer informatie over werkstromen.

Inhoudstypen definiëren

Als uw groep met diverse bestandstypen werkt, zoals werkbladen, presentaties en documenten, kunt u de functionaliteit van de bibliotheek uitbreiden door meerdere inhoudstypen in te schakelen en te definiëren. Met inhoudstypen kunt u op een flexibele en consistente manier in meerdere bibliotheken tegelijk werken. Elk inhoudstype kan een sjabloon en zelfs werkstroomprocessen aangeven. Sjablonen worden gebruikt als uitgangspunt voor opmaak en standaardtekst en voor eigenschappen die gelden voor de documenten van dat type, zoals een naam van een afdeling of een contractnummer. Zie Inleiding tot inhoudstypen en het publiceren van inhoudstypen voor meer informatie over inhoudstypen.

Gecontroleerd bijhouden

Als u een groep vertrouwelijke bestanden hebt en het handig zou zijn om te weten hoe de documenten worden gebruikt, kunt u een beleid definiëren waardoor het gecontroleerd bijhouden van gebeurtenissen, zoals het wijzigen, kopiëren of verwijderen van bestanden, is toegestaan. Zie Controle-instellingen voor een siteverzameling configureren voor meer informatie.

Levenscyclus en buitengebruikstelling van sites

Sites zoals documentwerksites en discussiesites blijven vaak alleen achter wanneer ze geen nut meer hebben, en gebruiken waardevolle opslagruimte en verwarren de zoekresultaten. Het is een goed idee om een planning in te stellen voor het reviseren van sites en hun inhoud (ten minste eenmaal per jaar) om te controleren of het de moeite loont om ze te behouden.

Het is ook een goed idee om te onthouden dat het grotere beheermodel van uw organisatie ook op zoek is naar verouderde sites. Een beheerder kan bijvoorbeeld automatisch sites verwijderen die al 90 dagen niet meer zijn gebruikt. Als site-eigenaar ontvangt u een e-mailwaarschuwing wanneer uw site op het punt staat om te worden verwijderd. Zie Beleid voor het afsluiten van sites voor meer informatie over levenscyclusbeleid en beleid voor de buitengebruikstelling van sites.