Hoe metadata minimaliseren in Microsoft Word 2000-documenten

Uw gebruikersnaam uit uw documenten verwijderen

Als u wilt weergeven of wijzigen van uw gebruikersnaam, volg deze stappen:

1. Klik op Opties in het menu Extra . Klik op het tabblad Gebruikersgegevens .
   
   De volgende invoervakken worden weergegeven:

   Naam
   Initialen
   E-mailadres

2. Als u niet dat deze informatie wilt moet worden weergegeven in uw documenten, voeren niet-herkenbare tekenreeksen of spaties in de juiste vakken bewerken en klik vervolgens op OK om de wijzigingen te accepteren.

Opmerking: alle nieuwe documenten die u maakt wordt deze informatie bevatten, in plaats van de standaardwaarden hebt ingevoerd toen u Office hebt geïnstalleerd. Bestaande documenten kunnen echter al deze informatie bevatten.

Persoonlijke samenvattingsgegevens verwijderen

Als u maken of een document in Word opslaat, worden samenvattingsgegevens in het document opgeslagen. Er zijn verschillende manieren toegang tot deze informatie:

• Open het document. Klik in het menu bestand op Eigenschappen. De tabbladen Samenvatting, Statistieken, inhouden aangepaste bevatten alle vier verschillende eigenschappen, zoals uw naam, naam van uw manager en de naam van uw bedrijf.

• In de Windows Verkenner met de rechtermuisknop op het document en klik vervolgens op Eigenschappen in het snelmenu. De tabbladen in het dialoogvenster Eigenschappen bevatten gegevens.

• Het is mogelijk een Visual Basic for Applications-macro of andere programmacode gebruiken om te lezen van de eigenschappen die worden weergegeven in het dialoogvenster Eigenschappen .

U kunt samenvattingsgegevens wissen uit een bestaand document of sjabloon, als volgt te werk:

1. Open het document of de sjabloon.

2. Klik in het menu bestand op Eigenschappen.

3. Schakel op het tabblad Samenvatting van de auteur, Manager, bedrijfen eventuele andere invoervakken die u niet wilt verspreiden.

4. Op het tabblad aangepast en verwijder alle eigenschappen die informatie bevatten die u niet wilt verspreiden.

5. Klik op OKals u klaar bent. Klik op Opslaan in het menu bestand en klik vervolgens op sluiten in het menu bestand .

Nadat u deze stappen hebt uitgevoerd, moet het document geen samenvattingseigenschappen bevatten.

Bij verbinding met een netwerk persoonlijke samenvattingsgegevens verwijderen

Als u bent aangemeld bij een netwerk, uw netwerkgebruikersnaam mogelijk weergegeven in de auteur het op het tabblad Samenvatting en de laatst opgeslagen door op het tabblad Statistieken invoervak wanneer u een document opslaat. Dit kan zelfs gebeuren als u alle andere persoonlijke gegevens van uw computer hebt verwijderd.

Samenvattingsgegevens uit een document verwijderen wanneer u op een netwerk zijn:

1. Als het document is opgeslagen op een netwerkserver, naar de lokale vaste schijf kopiëren.

2. Start de computer, maar meld u niet aan op uw netwerk. Wanneer u het dialoogvenster voor netwerkaanmelding ziet, klikt u op Annuleren of drukt u op ESCAPE.
   
   Opmerking: als u Windows niet kunt starten door op ESC te drukken (bijvoorbeeld uw computer Windows NT wordt uitgevoerd), kunt u deze stappen niet doorgaan.

3. Open het document.

4. Klik in het menu bestand op Eigenschappen.

5. Schakel op het tabblad Samenvatting van de auteur, Manager, bedrijfen eventuele andere invoervakken alle informatie die u niet wilt verspreiden.

6. Op het tabblad aangepast en verwijder alle eigenschappen die informatie bevatten die u niet wilt verspreiden.

7. Klik op OKals u klaar bent. Klik in het menu bestand op Opslaan . Klik vervolgens op sluiten in het menu bestand .

Wanneer u zich aanmeldt bij het netwerk, kan het bestand niet openen. Als u dit doet, kan uw netwerkgebruikersnaam in het bestand worden geschreven. U kunt echter Windows Verkenner naar het bestand kopiëren naar een netwerkserver of een diskette.

Opmerkingen in documenten verwijderen

Microsoft Word biedt de mogelijkheid om opmerkingen aan documenten toevoegen. Doorgaans bevatten opmerkingen de naam van de persoon die ze worden gemaakt, zodat u kunt zien wie ze heeft geschreven.

Opmerkingen worden meestal weergegeven als gemarkeerde tekst; u kunt met de rechtermuisknop in de opmerking en klikt u vervolgens op Opmerking verwijderen in het snelmenu.

Nieuwe opmerkingen die u maakt mogen niet uw gebruikersnaam, omdat u deze hebt verwijderd uit het dialoogvenster Opties zoals eerder besproken.

Kop- en voetteksten uit documenten verwijderen

Kop- en voetteksten in documenten kunnen identificatiegegevens bevatten. Gegevens uit kop- en voetteksten verwijderen:

1. Klik in het menu Beeld op koptekst en voettekst.

2. De koptekst en voettekst worden weergegeven aan de boven- en onderkant van elke pagina van uw document. deze wijzigen als u maar wilt.

3. Wanneer u klaar bent, klikt u op sluiten op de werkbalk koptekst en voettekst .

Revisiemarkeringen verwijderen

Documenten kunnen revisiemarkeringen waarmee u kunt vaststellen wie bepaalde wijzigingen in een document bevatten. U accepteert of negeert markeringen, de herziene tekst in het document wordt opgeslagen als de markeringen worden verwijderd.

Accepteren of negeren van wijzigingen:

1. Wijs Wijzigingen bijhouden in het menu Extra en klik vervolgens op wijzigingen accepteren of negeren.

2. Ga met de twee knoppen voor het Zoeken naar specifieke wijzigingen afzonderlijk te accepteren of afwijzen of klik op Alles accepteren of Alles negerenin het dialoogvenster wijzigingen accepteren of negeren .

3. Wanneer u klaar bent, klikt u op sluiten.

Snel opslaan uitschakelen

De functie Snel opslaan versnelt het opslaan van een document omdat alleen de wijzigingen die zijn aangebracht in een document opslaan.

Tekst die u uit een document verwijdert mogelijk blijven in het document, vanwege het ontwerp van de functie Snel opslaan, zelfs nadat u het document opslaat. Als u bang bent dat verwijderde tekst in uw documenten blijven, moet u de volgende stappen uitvoeren:

1. Klik op Opties in het menu Extra .

2. Selecteer het tabblad Opslaan .

3. Schakel het selectievakje Snel opslaan . Klik op OK.

Raadpleeg de volgende artikelen in de Microsoft Knowledge Base voor meer informatie over het snel opslaan:

211209 Word 2000: Word-Document openen in een teksteditor wordt verwijderde tekst

197978 Word 2000: veelgestelde vragen over 'Snel opslaan toestaan'

Het zoeken naar en verwijderen van tekst wordt opgemaakt als verborgen

In Word-documenten is het mogelijk om tekst opmaken als verborgen. Verborgen tekst kan bevatten informatie die u niet wilt verspreiden, kunt u zichtbaar maken en deze te verwijderen. Voor het verwijderen van alle tekst in een document die is opgemaakt als verborgen, de volgende stappen uitvoeren:

1. Klik op Opties in het menu Extra . Selecteer het tabblad weergave .

2. Schakel het selectievakje verborgen tekst in en klik vervolgens op OK.

3. Klik in het menu bewerken op vervangen.

4. Klik op de knop meer om het dialoogvenster weer te geven.

5. Klik in het vak naast het Zoeken naar.

6. Klik op de knop Opmaak en klik vervolgens op lettertype. Schakel het selectievakje verborgen in en klik vervolgens op OK.

7. Klik op Alles vervangen.

Alle verborgen tekst wordt uit het document verwijderd. Schakel de weergave van verborgen tekst uit de volgende stappen uitvoeren:

1. Klik op Opties in het menu Extra . Selecteer het tabblad weergave .

2. Schakel het selectievakje verborgen tekst . Klik op OK.

Hyperlinks uit documenten verwijderen

Documenten kunnen hyperlinks naar andere documenten of webpagina's op een intranet of op Internet bevatten. Hyperlinks worden meestal weergegeven als blauwe, onderstreepte tekstreeksen.

Een hyperlink handmatig uit een document verwijderen, klik met de rechtermuisknop op de hyperlink, wijs Hyperlink in het snelmenu en klik vervolgens op Hyperlink verwijderen.

Als u verwijderen van alle hyperlinks in een document wilt, kunt u een Visual Basic for Applications-macro gebruiken om dit te doen. De volgende voorbeelden van Visual Basic for Applications-macro verwijdert alle hyperlinks in een document.

Opmerking: In de volgende voorbeeldmacro wordt alleen de koppeling verwijderd. De tekst van de hyperlink blijft in het document.

Sub RemoveHyperlinks()

Dim oDoc As Document
Dim oStory As Range
Dim oHlink As Hyperlink

For Each oStory In ActiveDocument.StoryRanges
    For Each oHlink In oStory.Hyperlinks
        oHlink.Delete
    Next
Next

End Sub

Om alle sporen van de hyperlink en de tekst van de hyperlink uit het document verwijdert, kunt u de volgende voorbeeldmacro gebruiken.

Sub RemoveAllHyperlinks()

Dim oDoc As Document
Dim oStory As Range
Dim oHlink As Hyperlink

For Each oStory In ActiveDocument.StoryRanges
    For Each oHlink In oStory.Hyperlinks
        oHlink.Range.Delete
    Next
Next

End Sub

Voor meer informatie over het gebruik van de voorbeeldcode in dit artikel, klikt u op het volgende artikelnummer om het artikel in de Microsoft Knowledge Base:

212536 Office 2000: voorbeeldcode uit Knowledge Base-artikelen uitvoeren

Opmaakprofielen uit documenten verwijderen

Documenten kunnen opmaakprofielen bevatten waarin metagegevens bevatten. U kunt deze stijlen verwijderen of wijzigen. Om dit te doen:

1. Open het document met de opmaakprofielen.

2. Klik in het menu Opmaak op opmaakprofiel.

3. Selecteer de stijl die u wilt verwijderen of hernoemen. Klik op verwijderen als de stijl wilt verwijderen of op wijzigen om te wijzigen.

Het oude bestandsversies uit documenten verwijderen

Word bevat een functie voor bestandsversies waarmee u meerdere versies van hetzelfde document opslaan in hetzelfde bestand. U kunt oudere versies van het document te verwijderen voordat u deze met anderen delen.

Als u wilt een of meer versies van een document verwijdert, moet u de volgende stappen uitvoeren:

1. Klik op versiesin het menu bestand .

2. Selecteer de versie van het document dat u wilt verwijderen. U kunt meer dan één versie selecteren door de CTRL-toets terwijl u de versies selecteert.

3. Klik op verwijderen.

4. Wanneer u klaar bent met het verwijderen van oude versies van het document, klikt u op Opslaan in het menu bestand .

Koppelingen verwijderen uit veldcodes

Gekoppelde afbeeldingen en andere objecten in Word-documenten kunnen gegevens over de koppeling, zoals het pad naar de gekoppelde afbeelding of het object bevatten. U kunt koppelingsgegevens uit uw document verwijderen door de veldcodes te bewerken.

Veldcodes weergeven:

1. Klik op Opties in het menu Extra . Selecteer het tabblad weergave .

2. Schakel het selectievakje veldcodes in. Klik op OK.

Nadat de veldcodes worden weergegeven, kunt u controleren of deze identificerende gegevens bevatten.

De koppelingsgegevens van een gekoppelde afbeelding of ander object verwijderen:

1. Selecteer de gekoppelde afbeelding of het object. Of Selecteer de veldcode voor de afbeelding of het object, als veldcodes weergegeven worden.

2. Druk op CTRL + SHIFT + F9.

De afbeelding of het object is nu ontkoppeld. De koppeling van een afbeelding of object kan daardoor niet bewerken.

Het verwijderen van de naam en locatie

Alle documenten die in Word zijn gemaakt, zijn gebaseerd op een sjabloon. Standaard is dit het sjabloonbestand Normal.dot, dat zich bevindt in de map Sjablonen. U kunt echter een document dat is gebaseerd op een andere sjabloon op een andere locatie maken. Het pad en de naam van deze sjabloon worden opgeslagen in de eigenschappen van het document.

Als u wilt weergeven op de naam en locatie, klikt u op Eigenschappen in het menu bestand en selecteer het tabblad Samenvatting .

Zelfs als u niet de sjabloon aan het document verzendt, bewaart het document de naam en locatie van de sjabloon. De naam en de locatie wijzigen in niet-identificeerbare waarden, doet u het volgende:

1. Klik op sjablonen en invoegtoepassingenin het menu Extra .

2. Klik op toevoegen.

3. Selecteer een sjabloon met een naam en locatie niet vertrouwelijk of uniek. Omdat elke computer waarop Microsoft Word is geïnstalleerd de sjabloon Normal.dot bevat, wilt u mogelijk Normal.dot selecteren.

4. Klik op openen. Klik vervolgens op OK.

Opmerking: de sjabloon kan macro's, AutoTekst-fragmenten, aangepaste opmaakprofielen en aangepaste werkbalken bevatten. Als u sjablonen wijzigt mogelijk dat sommige van deze items niet beschikbaar voor uw document.

Circulatielijstgegevens verwijderen

Als u een document via e-mail met een circulatielijst verzendt, worden routeringsgegevens mogelijk gekoppeld aan het document. Als u wilt deze informatie uit het document wilt verwijderen, moet u het document opslaan in een indeling waarin circulatielijstgegevens niet behouden.

In Microsoft Word, sla het document in RTF (Rich Text Format) of HTML-indeling. Sluit het document en Open het nieuwe bestand. Omdat de circulatielijstgegevens niet meer aanwezig is, kunt u het document nu opslaan in de indeling Microsoft Word.

Ook kunt u de volgende stappen uit:

1. Schakel Snel opslaan met behulp van de instructies eerder in dit artikel.

2. Wijs verzenden naarin het menu bestand en klik vervolgens op Ander circulatielijstadres.

3. Klik op wissen om de circulatielijst te verwijderen. Klik vervolgens op OK.

4. Klik in het menu Bestand op Opslaan.

Het document wordt nu opgeslagen zonder circulatielijstgegevens.

De namen van vorige auteurs verwijderen

Word bevat de namen van de laatste 10 mensen aan een document in het document hebben gewerkt. Dit is een automatische functie die niet kan worden uitgeschakeld.

Echter, kunt u de namen van de laatste 10 auteurs uit een document door het document opslaan in een indeling die dergelijke informatie niet behouden. Bijvoorbeeld als u het document in RTF (Rich Text Format) of HTML-indeling opslaat, is de auteursgegevens verloren. U kunt vervolgens sluiten en het RTF/HTML-document opnieuw openen en opslaan in Microsoft Word-indeling.

Uw naam verwijderen uit Visual Basic-Code

Wanneer u een Visual Basic-macro in Word opneemt, start de opgenomen macro met een koptekst zoals de volgende:

   ' Macro1 Macro
   ' Macro recorded 3/11/1999 by <User Name>

Uw naam verwijderen uit macro's die u hebt opgenomen:

1. Open het document dat de macro's bevat.

2. Wijs Macroaan in het menu Extra en klik vervolgens op Visual Basic Editor. Of druk op ALT + F11 te drukken.

3. Dubbelklik op de module waarin de macro's in het projectvenster.

4. Uw naam verwijderen uit de opgenomen macrocode.

Wanneer u klaar bent met het verwijderen van uw naam, drukt u op ALT + Q om terug te keren naar het programma. Klik vervolgens op Opslaan in het menu bestand .

Visual Basic-verwijzingen naar andere bestanden verwijderen

In de Visual Basic Editor is het mogelijk te maken van een verwijzing naar een ander bestand. Als een gebruiker een document dat verwijzingen naar andere bestanden bevat opent, ziet de gebruiker de namen van de bestanden waarnaar wordt verwezen.

U kunt deze verwijzingen verwijderen, het volgende doen:

1. Open het document dat verwijzingen bevat.

2. Wijs Macroaan in het menu Extra en klik vervolgens op Visual Basic Editor. Of druk op ALT + F11 te drukken.

3. Klik op verwijzingenin het menu Extra .

4. Schakel het selectievakje in naast de bestanden of het bestand waarnaar wordt verwezen. Klik op OKals u klaar bent.

5. Druk op ALT + Q.

6. Klik in het menu Bestand op Opslaan.

Opmerking: het verwijderen van verwijzingen naar andere bestanden kan verminderen de mogelijkheid van macro's in uw document goed te laten functioneren.

Het netwerk of de vaste schijfgegevens verwijderen

Wanneer u een document op de lokale vaste schijf of op een netwerkserver opslaat, kan informatie waarmee de lokale vaste schijf of netwerkserver in het document worden opgeslagen.

Dit om informatie te verwijderen uit het document, als volgt te werk:

1. Open het document.

2. Klik in het menu bestand op Opslaan Als. Sla het document op het diskettestation (doorgaans A:).

3. Klik op sluitenin het menu bestand .

4. Verwijder de diskette uit het diskettestation.

Nu kunt u in Windows Verkenner het document kopiëren van de diskette naar de vaste schijf of een netwerkserver.

Opmerking: als gevolg van de beperking van de ruimte van een diskette (meestal 1,44 MB), deze methode kan niet worden gebruikt als het document groter is dan de hoeveelheid vrije ruimte op de diskette.

Ingesloten objecten in documenten bevatten mogelijk metagegevens

Als u een object in een document insluit, behoudt dit object de eigen eigenschappen, ongeacht welke bewerkingen u met het document uitvoert. Bijvoorbeeld, als u een Microsoft Excel-werkmap in een Word heeft document, het document en de werkmap van elk zijn eigen eigenschappen.

Kunt u metagegevens uit een ingesloten object door het object activeren verwijdert alle metagegevens zoals eerder beschreven methoden (met het eerdere voorbeeld, is dit het Word-document), en vervolgens het hoofddocument op te slaan.

Opmerking: wanneer u een ingesloten object in een document hebt geactiveerd, wordt slechts een deel van het ingesloten object weergegeven in het document. het object kan extra informatie bevatten die niet wordt weergegeven. Als u wilt dat een document alleen maar een weergave van het ingesloten object en niet de eigenlijke inhoud, knipt u het object en gebruikt u de opdracht Plakken speciaal in het menu bewerken om het object in het document metabestand plakken. Nadat u dit hebt gedaan, kunt u niet meer bewerken het ingesloten object. het zal echter niet alle metagegevens bevatten.

Documentvariabelen bevatten mogelijk metagegevens

Microsoft verstrekt programmeervoorbeelden uitsluitend ter illustratie, zonder expliciete of impliciete garantie. Dit omvat, maar is niet beperkt tot, de impliciete garanties van verkoopbaarheid of geschiktheid voor een bepaald doel. In dit artikel wordt ervan uitgegaan dat u bekend met de programmeertaal die wordt aangetoond en met de hulpprogramma's die worden gebruikt bent voor het maken van en naar procedures voor foutopsporing. Ondersteuningstechnici van Microsoft kunnen voor uitleg over de functionaliteit van een bepaalde procedure, maar zij zullen deze voorbeelden bieden extra functionaliteit of desgewenst uw specifieke vereisten niet wijzigen.
Voor meer informatie over het gebruik van de voorbeeldcode in dit artikel, klikt u op het volgende artikelnummer om het artikel in de Microsoft Knowledge Base:

212536 Office 2000: voorbeeldcode uit Knowledge Base-artikelen uitvoeren
Als u wilt verwijderen van de documentvariabelen in uw Word-document bevat, gebruikt het volgende voorbeeld worden macro:

Sub DeleteDocVars()

Dim Response
Dim myVar As Variable

   For Each myVar In ActiveDocument.Variables
      Response = MsgBox("The document variable: " & myVar.Name & vbCr & _
         "Value: " & myVar.Value & vbCr & vbCr & _
         "Do you want to delete the variable from this document?", vbYesNo)

      If Response = "6" Then
         ' Delete the variable.
         myVar.Delete
      Else
         End
      End If
   Next myVar

   MsgBox "There are no variables in the document."

End Sub

Voor meer informatie over variabelen in Visual Basic Editor, klikt u op Microsoft Visual Basic Help in het menu Help , typt u Eigenschap variabelen in de Office-assistent of de Antwoordwizard en klikt u op Zoeken om te bekijken de onderwerp.

Algemene suggesties ten aanzien van beveiliging

Hier zijn een aantal algemene suggesties die u kunt het beveiligingsniveau van uw computergebruik vergroten:

• Beveiligen met een wachtwoord beveiligde schermbeveiliging, een activeringswachtwoord of de vergrendelingsfunctie van Windows NT wanneer u zich niet op uw computer.

• Als uw computer geen gedeelde mappen, moet dat u hieraan wachtwoorden toewijzen zodat alleen bevoegde gebruikers toegang uw shares tot. Voor nog betere beveiliging gebruikt u toegangsbeheer op gebruikersniveau, zodat u precies wie toegang heeft tot de aandelen van uw computer kunt beheren.

• Wanneer u een bestand verwijdert, onmiddellijk de Prullenbak leegmaken. U kunt overwegen een hulpprogramma waarmee u volledig worden gewist of overschreven bestanden wanneer ze worden verwijderd.

• Wanneer u een back-up van uw gegevens, opslaan van de back-upbestanden op een veilige locatie, zoals een kluis, een bergplaats voor beveiliging, een afsluitbare kast of. Een kopie van uw back-ups op een veilige locatie buiten het bedrijf worden opgeslagen voor het geval de primaire locatie onbruikbaar is.

• Belangrijke documenten moeten een wachtwoord worden beveiligd, om ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerde gebruikers deze kunnen openen. Uw wachtwoorden moeten worden opgeslagen in een afzonderlijke, veilige locatie. Houd er rekening mee dat als u een wachtwoord bent vergeten, er is geen manier om te herstellen van de inhoud van een document beveiligd met een wachtwoord.

• Verspreid geen documenten in elektronische vorm. In plaats daarvan een afdruk. Gebruik geen identificeerbare elementen, zoals unieke lettertypen, watermerken, logo's of speciaal papier, tenzij u (bijvoorbeeld voor een presentatie wilt).

• E-mail is niet anoniem. Een document niet per e-mail als u zich zorgen over uw identiteit op enigerlei wijze aan het document gekoppeld.

• Stuur geen een document via Internet met behulp van het HTTP- of FTP-protocol. Informatie die via deze protocollen wordt verzonden in de 'normale tekst', dat betekent dat het technisch mogelijk (hoewel onwaarschijnlijk) is om de tekst te onderscheppen.

Voor meer informatie

Voor meer informatie met betrekking tot de onderwerpen die eerder in dit artikel worden beschreven, raadpleegt u de volgende artikelen in de Microsoft Knowledge Base:

195007 Word 2000: sommige documenteigenschappen worden automatisch gevuld

194606 Word 2000: samenvattingsgegevens onder eigenschappen Is niet gecodeerd.

209638 WD: geen wachtwoord gevraagd voor 'Wijzigen' in de mailclient