Als projectmanager communiceert u met veel project belanghebbenden, van de teamleden die projecttaken uitvoeren aan de leidinggevenden en project klanten. Aangezien communicatie zo essentieel is voor het succes van uw project en omdat u verschillende soorten informatie in de verschillende soorten belanghebbenden communiceert, hebt u een solide plan voor project communicatie nodig. U kunt Project Web App via uw Project Online-abonnement gebruiken om tal van aspecten van uw communicatieplan te implementeren en de juiste soorten informatie te uitwisselen met de juiste personen.
In dit artikel
Waarom is de communicatie met project zo belangrijk?
Met zo veel mensen die betrokken zijn bij één project, grote of kleine is, heeft communicatie een enorme rol bij het succes of de mislukking van een project. Wanneer de communicatie is vertraagd, kan uw project zeer vaak overstappen, zoals hypothesen, onderbreking van de hoeveelheid werk of de tegenovergestelde, in de inspanning. Daarnaast kunnen belanghebbenden zich mogelijk voorzitten dat ze in geïsoleerde silo zitten, niet worden gehoord en niet worden ondersteund, wat kan leiden tot een goede morele en de productiviteit van de persoon weigeren.
Wanneer communicatie goed is, kan dit echter ook zorgen voor efficiency gerichte processen, identificatie en preventie van problemen en risico's, innovatieve problemen met het oplossen van problemen en het maken van besluitvorming op basis van de geluids feiten. Als u een goede communicatie in een project bevordert, wordt de kans groot dat uw project op schema en binnen het budget blijft.
Wat is een goede communicatie, toch? De juiste informatie wordt uitgewisseld met de juiste personen. Ervoor zorgen dat belanghebbenden op alle niveaus worden gehoord. Verplaatste kanalen voor formele en informele gesprekken die het project naar voren verplaatsen naar het doel.
Best practices voor communicatie in een project
Het juiste moment om te denken aan de project communicatie is wanneer u de planningsfase van het project gebruikt. Het toevoegen van communicatie processen tussen de eerste paar taken van uw project kan in werkelijkheid met een signalering van het team dat effectief communiceert, de taak van elk teamlid en is belangrijk voor de succesvolle uitvoering van het project.
In de volgende secties vindt u vier vragen om te bepalen hoe de communicatie wordt doorgevoerd in de levenscyclus van uw project en hoe u uw antwoorden kunt compileren in een communicatie abonnement dat voor iedereen geschikt is.
Met wie moet u communiceren?
U dient te communiceren met iedereen die belangstelling heeft of een aandeel houdt in het succes van het project, dat wil zeggen de belanghebbenden van het project. Denk na over wie deze belanghebbenden zijn. Ze zijn waarschijnlijk op verschillende niveaus in de organisatie en kunnen ook buiten uw organisatie deel uitmaken van uw organisatie. Hier volgen enkele mogelijke project belanghebbenden:
-
Leden van het project team. Deze personen doen de werkelijke hoeveelheid werk van het project.
-
Project Portfolio Manager. Als u een grotere organisatie bent en een groot aantal projecten tegelijk uitvoert, moet u mogelijk communiceren met een portfolio manager.
-
Resource Manager. Net als bij een portfolio beheerder, als uw organisatie grotendeels project is, moet u mogelijk nauw samenwerken met een resource manager, zodat de personen met de juiste vaardighedensets voor de verschillende projecten kunnen worden gebruikt.
-
Executive Management. Hoofd beheer moet meestal leren hoe het project gaat werken, met name onder de voorwaarden van schema en kosten.
-
Sponsor of klant. Er kan een sponsor of klant zijn die verschilt van het management en wie het project betaalt.
-
Medewerker van eindgebruiker. Deze persoon vertegenwoordigt de personen die het project waarschijnlijk voorkomen of anderszins van invloed zijn op het moment dat het project is voltooid.
Welke soorten informatie hebben ze nodig?
Aangezien de eerste communicatie regel het doel van uw doelgroep is, krijgt u het grootste deel van uw communicatie investeringen wanneer u de communicatie voor elke set met belanghebbenden aanvraagt.
De leden van het projectteam dienen bijvoorbeeld de taken te weten waaraan ze zijn toegewezen en de persoon aan wie de taken zijn toegewezen, door hun werk te doen. De persoon moet waarschijnlijk af en toe het volledige projectschema zien, zodat dit een goede gevoel heeft voor de richting van het bereik en de focus.
In tegenstelling tot de teamleden die de vitale informatie nodig hebben, kunnen leidinggevenden of project sponsors een zeer algemeen overzicht van de manier waarop het project verdergaat, zeer hoog niveau hebben. Dit zijn de beste prestaties ten aanzien van de projectplanning en het budget, en u wilt weten of het project op schema is om te voldoen aan de doelstellingen.
Bekijk de lijst met belanghebbenden en denk na de punten in de weergave van het project. Hiermee kunt u bepalen welke gegevens er met ze moeten worden uitgewisseld en welk formulier de communicatie moet ondernemen. Praat ook met belanghebbenden en ontdek wat en hoe ze communiceren.
Hoe vaak moet de verschillende soorten communicatie plaatsvinden?
U kunt het juiste saldo aanvullen: te weinig communicatie en de projectrisico's meer Mishaps dan de juiste. te veel communicatie en verergerende partijen zorgen dat de inspanningen van de inspanningen van het project te maken hebben.
De wekelijkse statusrapporten en roosters zijn een standaard voor updates van projectteam voor de planning, hoewel het vaak twintig minuten voor u is een vergadering. Evenzo kunnen sponsors en klanten ook een wekelijkse samenvatting van de projectplanning en kosten prestaties willen. Als u incheckt met een portfolio manager of een vertegenwoordiger van een eindgebruiker, kan de communicatie per maand of zelfs per kwartaal plaatsvinden.
Elk project en de communicatiebehoeften zijn verschillend. Let op de frequentie van communicatie met de verschillende belanghebbenden voor uw project. Vraag uw belanghebbenden wat ze nodig hebben en bereid ze voor als ze het project en de mensen passend te maken.
Welke technologie wordt gebruikt om informatie te uitwisselen?
Meer informatie over de technologie bronnen van de organisatie waarover u beschikt en uw belanghebbenden. Periodieke vergaderingen en informatie over het uitwisselen van informatie per e-mail is vaak de norm. Maar het is mogelijk dat de vergadering met een hulpmiddel als Skype voor Bedrijven essentieel is voor geografisch verstrooiende belanghebbenden en kan audio, video, scherm delen en een virtueel whiteboard bevatten. Instant Messaging (IM) kan meer direct en tot aan het punt dan e-mail, en kan belanghebbenden helpen sneller de benodigde informatie te vinden. Met een hulpmiddel als Yammer kan uw team met elkaar verbinding maken in een privé sociaal netwerk. U kunt gegevens delen, chatten over processen, problemen oplossen en beslissingen nemen.
Gebruik de technologie hulpmiddelen waarmee iedereen vertrouwd is, en wat u ook kiest. Maar ga niet niet alleen maar om een nieuwe technologie te proberen als deze aan de behoeften van het project en het team voldoet, of als u wilt teruggaan naar een ' oude ' manier van communicatie, indien van toepassing. Het punt is de betere samenwerking in uw projectteam te bevorderen.
Een plan voor project communicatie maken
Nadat u de belanghebbenden hebt geïdentificeerd en hebt vastgesteld welke typen informatieuitwisseling met hen zijn vereist, kunt u het plan voor project communicatie maken. Het hoeft niet te worden uitgebreid. Dit kan slechts één samenvatting van één pagina zijn of een eenvoudige tabel waarin u weet wat u hebt geleerd en de fase voor goede communicatie van de project levensduur instelt.
Publiceer het communicatieplan met uw project, zodat alle belanghebbenden op elk gewenst moment toegang tot uw project hebben. Bezoek het regelmatig opnieuw. Het wijzigen van de voorwaarden in het project kan tot gevolg hebben dat een wijziging aanbrengt aan uw normale communicatie strategieën. Door te schakelen tussen projectfasen, bijvoorbeeld van het uitvoeren van planning tot uitvoering of van uitvoering tot afsluiting, kunnen ook bellen naar andere communicatiebehoeften.
Het communicatieplan in project online plaatsen
U hebt veel keuzes voor een goede communicatie wanneer u met Project Web App in Project Online werkt. Als u wilt beginnen, kunt u het communicatieplan toevoegen, evenals andere documenten die zijn gekoppeld aan het project, aan de documentbibliotheek van het project.
-
Kies projectenop de werkbalk Snel starten.
-
Kies in projectende naam van het project waaraan u het communicatieplan wilt toevoegen.
-
Kies op de werkbalk Snel starten de optie documenten. De pagina documenten voor het project wordt geopend.
-
Kies uploadenin de menubalk.
-
Blader door uw bestandssysteem om het communicatieplan te zoeken en te kiezen en kies vervolgens openen. Het bestand wordt toegevoegd aan de documentbibliotheek voor het project.
Teamleden tonen hoe ze toegang kunnen krijgen tot de projectplanning
Uw teamleden gebruiken meestal Project Online om hun roosters in te dienen en de voortgang van taken in te voeren. Ze kunnen ook toegang krijgen tot de volledige planning, essentieel voor het weergeven van de grote afbeelding van het project en over wie er wacht totdat hun taken zijn voltooid.
-
Kies projectenop de werkbalk Snel starten.
-
Kies in projectende naam van het project. Het project wordt geopend en alle taken weergegeven, die aan de taken zijn toegewezen, welke taken afhankelijk zijn van elkaar, en meer.
De juiste rapporten identificeren en instellen
Er is een belangrijke aspecten van project communicatie gerapporteerd. U identificeert, stelt u rapporten en stelt u regelmatig rapporten in die nodig zijn voor de teamleden, de portfolio beheerder, Resource Manager, hoofd beheer, klanten en andere belanghebbenden.
Project Web App biedt een reeks voorbeeldrapporten waarmee u aan de slag kunt gaan met de basisprincipes van rapporten. Deze voorbeeldrapporten zijn:
-
Dashboard Projectoverzicht
-
Projectoverzicht
-
Resourceoverzicht
-
Als u de voorbeeldrapporten wilt weergeven, kiest u op de werkbalk Snel starten de optie rapporten.
-
Kies uw taal op de pagina PWA-rapporten die wordt weergegeven. De drie voorbeeldrapporten worden weergegeven.
-
Als u het rapport in Excel voor het web wilt openen, klikt u op de naam van het rapport.
Zie ook
Wat kunnen teamleden doen in Project Online?
Voorbeeldrapporten in Project Online
Welke hulpprogramma's voor rapportage kan ik voor projectgegevens gebruiken?
