Aanvulling op de privacyverklaring voor Microsoft Access 2010

Sjablonen Office.com gebruiken

Via het tabblad Nieuw in de weergave Microsoft Office Backstage (klik op het tabblad Bestand en vervolgens op Nieuw)kunt u actuele hulp krijgen die u hebt gedownload van Office.com voor documenten die zijn gebaseerd op sjablonen. U kunt ook feedback over de sjablonen verzenden en een numerieke beoordeling geven voor elke sjabloon die u downloadt.

Wanneer u een sjabloon of bestand opent dat is gebaseerd op een sjabloon, opent Access 2010, afhankelijk van uw online Help-instellingen, contactpersonen Office.com. De id voor die sjabloon, het programma en de versie die u momenteel gebruikt, worden samen met de standaardcomputergegevens gestuurd.

De sjabloon-id wordt gebruikt om de oorspronkelijke sjabloon te identificeren die is gedownload Office.com is opgenomen in uw Access 2010-installatie. Uw Access-database wordt niet op unieke manier identificeert. De id is dezelfde voor alle gebruikers van dezelfde sjabloon.

Koppelen aan gegevensbronnen

Gekoppelde tabellen en andere gegevensbronnen worden opgeslagen in metagegevens als onderdeel van uw Access 2010-database. In sommige gevallen bevat de koppeling uw gebruikersnaam of gegevens over servers op het netwerk. Bij een gegevensverbinding kunt u een gebruikersnaam of wachtwoord in de koppeling van de gegevensverbinding opnemen.

Als u databases hebt gekoppeld, wordt de locatie van de gekoppelde database ook opgeslagen in de Access-database.

Afdrukken

Wanneer u een Access 2010-bestand afdrukt en vervolgens opgeslagen, wordt het pad naar uw printer samen met het bestand opgeslagen in Access 2010. In sommige gevallen bevat dat pad een gebruikersnaam of computernaam.

Sites voor documentwerkruimten

Met Access 2010 hebt u toegang tot een site voor documentwerkruimten op een Microsoft SharePoint Foundation 2010-site. Een site voor documentwerkruimten is een gedeelde ruimte waar u met andere teamleden kunt samenwerken aan een of meer Access-databases.

Wanneer u een site voor documentwerkruimten gebruikt, downloadt Access 2010 gegevens van de site voor documentwerkruimten om u informatie over die site te geven. Deze gegevens omvatten:

• Naam van de SharePoint Foundation-site

• URL of adres van de site

• Namen, e-mailadressen en machtigingsniveaus van de sitegebruikers

• Lijsten met documenten, taken en andere informatie die beschikbaar is op de site

In Access 2010 wordt ook een lijst opgeslagen met de SharePoint Foundation-sites die u hebt bezocht op uw computer, in de vorm van cookies. Deze lijst wordt gebruikt om u snel toegang te bieden tot de sites die u eerder hebt bezocht. De lijst met sites die u hebt bezocht, is niet toegankelijk voor Microsoft en wordt niet weergegeven voor internet, tenzij u ervoor kiest om de lijst breder beschikbaar te maken.

SharePoint Foundation

Microsoft SharePoint Foundation 2010 biedt gedeelde sites voor webwerkruimten waar u kunt samenwerken aan documenten of vergaderingen.

Wanneer u een SharePoint-site gebruikt via uw webbrowser of een Office-programma, wordt een cookie op uw computer opgeslagen als u bent machtigingen hebt om een nieuwe subsite op die site te maken. Samen vormen deze cookies een lijst met sites waarvoor u bent gemachtigd. Deze lijst wordt door verschillende Office-programma's gebruikt om u snel toegang te bieden tot de sites die u eerder hebt bezocht.

De lijst met sites die u hebt bezocht, is niet toegankelijk voor Microsoft en wordt niet weergegeven voor internet, tenzij u ervoor kiest om de lijst breder beschikbaar te maken.

Wanneer u in SharePoint Foundation een nieuwe website of lijst maakt of personen toevoegt aan of uitnodigt voor een bestaande website of lijst, slaat de site het volgende op voor elke persoon, waaronder:

• Volledige naam

• E-mailadres

Er wordt een gebruikers-id toegevoegd aan elk element dat u of de andere gebruikers van de site toevoegen aan of wijzigen op de site. Net als met alle inhoud op de SharePoint-site, mogen alleen beheerders en leden van de site zelf toegang hebben tot deze gegevens.

Alle elementen op de SharePoint-site bevatten twee velden: Gemaakt door en Gewijzigd door. Het veld Gemaakt door wordt gevuld met de gebruikersnaam van de persoon die het element heeft gemaakt en de datum waarop het element is gemaakt. Het veld Gewijzigd door wordt ingevuld met de gebruikersnaam van de persoon die de Access 2010-database het laatst heeft gewijzigd en de datum waarop deze voor het laatst is gewijzigd.

Beheerders van de servers waarop SharePoint-sites worden gehost, hebben toegang tot bepaalde gegevens van deze sites, die worden gebruikt voor het analyseren van het gebruikspatroon van de site en het verbeteren van het tijdspercentage dat de site beschikbaar is. Deze gegevens zijn alleen beschikbaar voor de serverbeheerders en worden niet gedeeld met Microsoft, tenzij Microsoft de host van de SharePoint-site is. De vastgelegde gegevens omvatten de namen, e-mailadressen en machtigingen van iedereen met toegang tot de site.

Alle gebruikers met toegang tot een bepaalde SharePoint-site kunnen alle beschikbare inhoud op de site doorzoeken en bekijken.

Controle

Microsoft SharePoint Foundation 2010 bevat controlefuncties waarmee beheerders een betrouwbare audittrail kunnen bewaren van de manier waarop gebruikers met bepaalde inhoud werken.

Wanneer beheerders van SharePoint Foundation de controlefunctie inschakelen, worden bepaalde acties die door de gebruiker worden uitgevoerd automatisch geregistreerd in de SharePoint-inhoudsdatabase op de server. Voorbeelden van deze acties zijn weergeven, bewerken en in- en uitchecken. Voor elke geregistreerde actie worden identificerende gegevens geregistreerd over het bestand, de actie en de SharePoint-id van de gebruiker. Hierbij worden geen gegevens naar Microsoft verzonden.

Deze functie is standaard uitgeschakeld en is alleen beschikbaar voor beheerders van SharePoint-sites waarop inhoud is opgeslagen.

Gegevensverzameling in Access

In Access 2010 kunt u gegevens verzamelen via e-mail door formulieren te verzenden op basis van HTML of op basis van Microsoft InfoPath 2010. Wanneer u een e-mailbericht voor gegevensverzameling verzendt, worden de e-mailadressen van alle geadresseerden verzameld en opgeslagen in de Access-database. U kunt deze gegevens gebruiken om de gegevens bij te houden die u van de geadresseerden hebt ontvangen en om in de toekomst e-mailberichten naar deze geadresseerden te verzenden. U kunt ervoor kiezen om de gegevens die via e-mail worden verzonden, automatisch of handmatig in de database op te slaan.

Waar uw naam kan zijn opgeslagen

In bepaalde gevallen wordt uw naam in Access 2010 op zo'n manier op slaat om u een betere ervaring te bieden bij het gebruik van bepaalde functies. Uw naam wordt bijvoorbeeld opgeslagen op de volgende locaties:

• Auteursvelden

• AuthorName file property

U kunt als volgt uw naam uit deze velden en eigenschappen verwijderen:

1. Klik op het tabblad Bestand.

2. Klik onder Helpop Optiesen klik vervolgens op Huidige database.

3. Schakel onder Toepassingsoptieshet selectievakje Persoonlijke gegevens uit bestandseigenschappen verwijderen bij het opslaan in.

U kunt uw naam en initialen verwijderen uit de velden Naamen Initialen.

Microsoft Office-oplossingen die door andere bedrijven zijn gemaakt, kunnen ook uw naam of andere persoonlijke gegevens bevatten in de aangepaste eigenschappen die aan het bestand zijn gekoppeld.

Als u Microsoft Office Web Control, Microsoft Excel Data Access, DataCalc of andere functies gebruikt waarmee u rechtstreeks verbinding kunt maken met een andere gegevensbron, worden uw autorisatiegegevens (gebruikers-id en wachtwoord) mogelijk opgeslagen in uw Access-database. Als u deze autorisatiegegevens wilt wijzigen of verwijderen, moet u de eigenschappen van de verbinding op de juiste manier wijzigen.

Digitale handtekeningen

Een digitale handtekening is een optionele functie waarmee u de identiteit kunt verifiëren van de persoon die u een Access-database heeft gestuurd. Een digitale handtekening is een unieke versleutelde waarde van de gegevens in de Access-database die u ondertekent. Wanneer u een Access-database met een digitale handtekening verzendt, wordt de handtekening naar de geadresseerde verzonden, samen met de gegevens in de Access-database en een vertrouwd digitaal certificaat van u (de afzender). Het digitale certificaat wordt uitgegeven door een certificeringsinstantie, zoals VeriSign, en bevat informatie voor de verificatie van de afzender en om te controleren of de oorspronkelijke inhoud van de Access-database niet is gewijzigd. Access kan automatisch online contact opnemen met de certificeringsinstantie om de digitale handtekening te controleren.

Wanneer u een Access-database ondertekent, ziet u een dialoogvenster met de informatie die is opgenomen in de digitale handtekening, zoals de datum en tijd van uw systeem, het versienummer van het besturingssysteem, het versienummer van Microsoft Office en het versienummer van Access 2010.

Databasebeveiliging

Met Databasebeveiliging kunt u uw Access 2010-database beveiligen door deze te versleutelen met een wachtwoord.

Ga als volgt te werk om de database met een wachtwoord te versleutelen:

1. Klik op het tabblad Bestand.

2. Klik op Infoen klik vervolgens op Versleutelen met wachtwoord.

3. Typ een wachtwoord in de vakken Wachtwoorden Verifiëren.

Het wachtwoord dat u optreedt, wordt niet samen met het bestand opgeslagen en wordt gebruikt om sleutels te genereren voor het versleutelen van het bestand. U kunt het wachtwoord en de versleuteling van de database verwijderen. Ga als volgt te werk om de versleuteling te verwijderen:

1. Klik op het tabblad Bestand.

2. Klik op Infoen klik vervolgens op Database ontsleutelen.

3. Typ uw wachtwoord in het vak Wachtwoord.

Caching and synchronization of data

Gegevens in uw Access 2010-databases of in externe tabellen die zijn gekoppeld aan uw Access-databases, worden mogelijk lokaal op uw computer opgeslagen als een Access-tabel in uw database. Dit wordt gedaan om de prestaties van Access 2010 te verbeteren. U kunt deze functie uitschakelen door:

1. Klik op het tabblad Bestand.

2. Klik onder Help op Opties.

3. Klik op het tabblad Huidige database.

4. Klik op Nooit in cache.

Microsoft Office Web Application-bestanden

Bepaalde Access 2010-bestanden downloaden informatie van internet of een intranet. Hiermee worden standaardcomputergegevens naar de bron van de gegevens gestuurd. In een dialoogvenster wordt u gevraagd of u deze informatie wilt verzenden wanneer u voor het eerst een gepubliceerde toepassing opent. U kunt ervoor kiezen om dit dialoogvenster voor toekomstige aanvragen te sluiten door op het selectievakje Dit bericht niet meer weergeven te klikken.

Webbrowserbesturingselement

Wanneer u een formulier opent in een Access 2010-bestand dat een webbrowserbesturingselement bevat, worden gegevens uit uw toepassing mogelijk verzonden naar een internetwebsite die wordt geïdentificeerd door het webbrowserbesturingselement.

Access-functies

Wanneer u een Access 2010-bestand opent, kan dat bestand een expressie hebben waarin functies worden gebruikt, zoals CurrentWebUser, CurrentWebUserGroups of IsCurrentWebUserInGroup. Het bestand kan functies bevatten voor het ophalen van gebruikersnaam, aanmeldingsnaam, e-mailadres of informatie met betrekking tot welke gebruikersgroepen van een SharePoint-site. Deze gegevens worden standaard in de offlinemodus opgeslagen in het Access 2010-bestand. U kunt deze gegevens als volgt niet in het bestand opslaan:

1. Klik op het tabblad Bestand.

2. Klik onder Help op Opties.

3. Klik op Huidige database.

4. Schakel onder Tabellen Caching Web Serviceen SharePoint het selectievakje Cache gebruiken dat compatibel is met Microsoft Access 2010 of hoger in en schakel vervolgens het selectievakje Cache wissen bij Sluiten of Nooit cache in.

Naar boven