Aanvulling op de privacyverklaring voor Microsoft SharePoint Workspace 2010

Gebruikersaccountbestand

Iedere gebruiker van de SharePoint Workspace-software heeft een accountbestand (gebruikersaccount) waarin de vereiste gegevens, zoals de identiteit van de gebruiker, geheime versleutelings- en handtekeningsleutels, de apparaten waarop de SharePoint Workspace-software is geïnstalleerd, de bekende werkruimten en de bekende contactpersonen staan. De identiteit van de gebruiker kan al dan niet worden beheerd. Beheerde identiteiten worden door een beheerder gemaakt en beheerd met een SharePoint Werkruimtebeheer-server of Microsoft SharePoint Workspace Enterprise Services (SharePoint Workspace Enterprise Services). Niet-beheerde identiteiten worden gemaakt door gebruikers en niet beheerd door een beheerder. Een gebruikersaccount kan zowel beheerde als niet-beheerde identiteiten bevatten.

In de software van SharePoint Workspace worden met GUID's (Globally Unique Identifiers) gebruikersaccounts (gebruikersaccount-GUID) en gebruikersidentiteiten (identiteits-GUID) in accounts geïdentificeerd. GUID's worden gegenereerd aan de hand van willekeurige getallen en niet met uw gegevens of gegevens die op uw computer staan. Het gebruik van GUID's maakt de communicatie tussen gebruikers van SharePoint Workspace-software gemakkelijker door iedere gebruiker op een unieke manier te identificeren, zelfs wanneer de naam, het IP-adres of andere gegevens van hun SharePoint Workspace-account of identiteit wordt gewijzigd. In de SharePoint Workspace-software worden ook GUID's gebruikt om computers of apparaten (apparaat-GUID) te identificeren waarop de software wordt gebruikt. GUID's en IP-adressen zijn vereist voor het correct functioneren van de SharePoint Workspace-software en kunnen niet worden uitgeschakeld.

U kunt bekijken en bewerken van uw persoonlijke gegevens door te klikken op het tabblad bestand , op Account beheren om het dialoogvenster Voorkeuren openen te klikken en vervolgens op bewerken op het tabblad identiteit te klikken. U kunt uw account verwijderen door te klikken op het Accounttab-toets in het dialoogvenster Voorkeuren in het menu Opties en klik vervolgens op verwijderen.

Informatie in werkruimten

Microsoft heeft geen toegang tot uw SharePoint Workspace-werkruimten. Alle SharePoint Workspace-gegevens die uw computer of apparaat verlaten, zijn versleuteld, inclusief de gegevens die tijdelijk zijn opgeslagen op de SharePoint Workspace Relay 2010-servers. De versleutelingssleutels worden opgeslagen op uw computer of apparaat en zijn niet toegankelijk voor Microsoft, tenzij u de optionele functies voor beheerde identiteit van Microsoft gebruikt. Microsoft gebruikt deze versleutelingssleutels niet om toegang tot uw gegevens te krijgen, uitgezonderd in de gevallen die in deze verklaring worden beschreven.

Gehoste servers gebruiken

De beheerder kan SharePoint Workspace zo configureren dat relayservers en beheerservers kunnen worden gebruikt die het eigendom zijn van en worden geëxploiteerd door Microsoft, uw bedrijf of een derde. De IP-adressen en GUID's van uw computers en gebruikersaccounts worden door deze servers verzameld.

Voordat u een beheerserver of relayserver van Microsoft kunt gebruiken, verzendt SharePoint Workspace de GUID van uw gebruikersaccount, de tijdzone, land- en taalinstellingen van uw computer, het type Microsoft Office-licentie en cryptografische gegevens naar de algemene inrichtingsservice. De algemene inrichtingsservice identificeert de beheerserver en relayserver die door uw account worden gebruikt en verzendt uw product-id en de GUID van uw gebruikersaccount naar de beheerserver.

Beheerde identiteiten op een gehoste server

Als uw identiteit wordt beheerd op servers die door Microsoft of een derde worden gehost, staan op die servers uw contactgegevens, beleidsinstellingen voor uw identiteit en apparaten, een back-up van uw account en statistieken over uw gebruik van SharePoint Workspace. Uw domeinbeheerders hebben toegang tot deze gegevens als ze hiervoor zijn gemachtigd via op rollen gebaseerde toegangsbeheerinstellingen. Enkele voorbeelden van statistische gegevens die door SharePoint Workspace worden verzameld:

• Aantal geaccepteerde en afgewezen uitnodigingen.

• Aantal verzonden chatberichten al dan niet van SharePoint Workspace.

• Aantal gemaakte of verwijderde permanente of tijdelijke werkruimten.

• Aantal leden in de werkruimten.

• Aantal gemaakte en verwijderde hulpmiddelen.

• De tijd dat u een bepaald hulpmiddel of bepaalde functie van SharePoint Workspace in een werkruimte hebt gebruikt en of u SharePoint Workspace alleen of met anderen hebt gebruikt.

• Editie en versie van de SharePoint Workspace-software waarmee u werkt.

• Het gebruik van onze geautomatiseerde Help-functies.

Microsoft verzamelt cumulatieve gebruiksgegevens van gehoste servers, maar gebruikt uw domeingegevens niet op een manier waarop uw persoonlijke identiteit achterhaald kan worden, behalve om u te voorzien van geautomatiseerde SharePoint Workspace-services, zoals relayservices, en om u, na uw goedkeuring, ondersteuning te bieden.

Een account maken

Wanneer u een account maakt, worden uw volledige naam en uw e-mailadres door SharePoint Workspace verzameld. Deze vereiste gegevens worden samen met andere gegevens, zoals telefoonnummers en postadressen die door u of een beheerder zijn ingevoerd, op uw lokale computer opgeslagen. De gegevens worden toegevoegd aan uw contactgegevens en worden op alle plaatsen weergegeven waar deze contactgegevens beschikbaar zijn, bijvoorbeeld voor de andere leden van uw werkruimten.

Toegang tot account voor onbeheerde identiteiten opnieuw instellen

Wanneer u het automatisch opnieuw instellen van de toegang tot het account inschakelt, worden de volgende gegevens verzonden naar de SharePoint Workspace-beheerserver die door Microsoft wordt geëxploiteerd: uw e-mailadressen, uw identiteits-URL, de GUID van uw gebruikersaccount en aanvullende niet-identificerende gegevens die nodig zijn om ervoor te zorgen dat een nieuw verzoek voor het opnieuw instellen van de toegang tot het gebruikersaccount overeenkomt met uw account. Microsoft heeft geen toegang tot uw gegevens via deze gegevens.

Een verzoek indienen om toegang automatisch opnieuw in te stellen voor onbeheerde identiteiten

Als SharePoint Workspace verzoekt om de toegang opnieuw in te stellen bij het opstarten, worden uw e-mailadres en weergavenaam verzonden naar een SharePoint Workspace-beheerserver, samen met uw identiteits-URL, de GUID van uw gebruikersaccount en versleutelde geheime versleutelingssleutels voor uw account. Deze gegevens worden alleen naar Microsoft verzonden als u een SharePoint Workspace-beheerserver gebruikt die door Microsoft wordt geëxploiteerd. In antwoord op dit verzoek ontvangt u een e-mailbericht met een tijdelijk wachtwoord. Het gebruik van de functie voor het automatisch opnieuw instellen van toegang is optioneel.

De openbare SharePoint Workspace-adreslijst gebruiken

Als u ervoor kiest uw naam of andere contactgegevens te vermelden in de openbare SharePoint Workspace-adreslijst, worden uw contactgegevens opgeslagen op Microsoft-servers. De openbare SharePoint Workspace-adreslijst is toegankelijk via de SharePoint Workspace-software en is beschikbaar voor iedereen op internet. Iedereen met toegang tot de openbare SharePoint Workspace-adreslijst kan uw contactgegevens vinden en gebruiken. Daarmee hebben ze toegang tot de zakelijke en persoonlijke gegevens in uw contactgegevens en kunnen ze in SharePoint Workspace zien of u aanwezig bent, chatberichten naar u verzenden en u uitnodigen voor hun werkruimten.

Het is niet verplicht uw naam of contactgegevens in de openbare SharePoint Workspace-adreslijst te publiceren. U kunt de publicatie van uw contactgegevens ongedaan maken door de instelling voor de openbare SharePoint Workspace-adreslijst voor elk van uw identiteiten te wijzigen in Geen vermelding. U kunt uw contactgegevens echter niet terughalen van de personen die er al over beschikken. U wijzigt deze instelling als volgt:

1. Klik op het tabblad Bestand.

2. Klik op Account beheren.

3. Klik op Accountvoorkeuren.

4. Klik op het tabblad Identiteiten.

5. Wijzig de instelling Vermelding in in Geen vermelding.

Als een geadresseerde beschikt over uw contactgegevens, kan hij of zij updates blijven ontvangen wanneer uw contactgegevens veranderen en deze blijven gebruiken om u berichten te sturen.

Als u de contactgegevens voor een SharePoint Workspace-gebruiker opzoekt om hem of haar bijvoorbeeld toe te voegen aan uw lijst met contactpersonen of uit te nodigen voor een werkruimte, wordt de ingevoerde zoektekst verzonden naar een SharePoint Workspace-server die door Microsoft wordt gehost.

Een netwerkadreslijst gebruiken

Als u ervoor kiest uw naam en al uw contactgegevens in de adreslijst van het lokale netwerk te vermelden, worden uw contactgegevens opgeslagen op andere computers met SharePoint Workspace die zich in hetzelfde netwerksegment bevinden en de netwerkberichten van SharePoint Workspace kunnen ontvangen. Als uw computer direct verbinding met internet heeft, hangt het van de netwerkconfiguratie van de internetprovider af welke computers over uw contactgegevens kunnen beschikken. Deelt u een internetverbinding met anderen, bijvoorbeeld via een draadloos netwerktoegangspunt in een 'internet-hotspot', dan ontvangen andere computers met SharePoint Workspace die van dezelfde verbinding gebruikmaken, uw contactgegevens. Iedereen die in de adreslijst van het lokale netwerk zoekt, kan uw contactgegevens vinden en gebruiken. Daarmee hebben ze toegang tot de zakelijke en persoonlijke gegevens in uw contactgegevens en kunnen ze in SharePoint Workspace zien of u aanwezig bent, chatberichten naar u verzenden en u uitnodigen voor hun werkruimten.

Het is niet verplicht uw naam of contactgegevens in de adreslijst van het lokale netwerk te publiceren. U kunt de publicatie van uw contactgegevens ongedaan maken door de instelling voor de adreslijst van het lokale netwerk voor elk van uw identiteiten te wijzigen in Geen vermelding. U kunt uw contactgegevens echter niet terughalen van de personen die er al over beschikken. U wijzigt deze instelling als volgt:

1. Klik op het tabblad Bestand.

2. Klik op Account beheren.

3. Klik op Accountvoorkeuren.

4. Klik op het tabblad Identiteiten.

5. Wijzig de instelling Vermelding in in Geen vermelding.

Als een geadresseerde beschikt over uw contactgegevens, kan hij of zij updates blijven ontvangen wanneer uw contactgegevens veranderen en deze blijven gebruiken om u berichten te sturen.

Contactgegevens gebruiken

Als u de contactgegevens van iemand anders aan uw lijst met persoonlijke contactpersonen toevoegt, worden uw identiteitscontactgegevens naar die persoon verzonden. Uw identiteitscontactgegevens omvatten uw naam, openbare versleutelingssleutels waarmee u kunt worden geïdentificeerd en een lijst met client- en relayapparaten die u gebruikt.

Wanneer u uw gebruikersaccount op een ander apparaat importeert, worden de identiteitscontactgegevens voor elke identiteit in uw account verzonden naar en opgeslagen op de computers van iedereen die in uw account is geïdentificeerd. Dat zijn alle gebruikers in uw lijst met persoonlijke contactpersonen en alle leden van alle ruimten waarvan u lid bent. De geadresseerden van uw identiteitscontactgegevens ontvangen updates wanneer informatie in uw identiteitscontactgegevens verandert. Ze ontvangen ook de contactgegevens van alle identiteiten in uw account.

Wanneer u een uitnodiging voor een ruimte accepteert, een chatbericht verstuurt, iemand voor een ruimte uitnodigt of een bestand met uw geëxporteerde contactgegevens naar iemand verzendt, ontvangt de geadresseerde de volledige contactgegevens voor uw identiteit. Deze gegevens omvatten alle vCard-velden, zoals uw naam, adres en telefoonnummers.

Naar boven