Microsoft Access biedt u verschillende opties voor het maken van labels met gegevens die zijn opgeslagen in uw Access-tabellen. Het eenvoudigste is om de wizard Etiketten in Access te gebruiken om een rapport te maken en af te drukken dat is opgemaakt voor uw etiketten. De labels kunnen gegevens bevatten die zijn opgeslagen in Access-tabellen of gegevens die zijn geïmporteerd of gekoppeld uit andere bronnen, zoals Microsoft Excel-werkmappen of Microsoft Outlook-lijsten met contactpersonen. U kunt de etiketten in Access als een rapport maken of u kunt de gegevens samenvoegen met een Microsoft Word-document en de etiketten vervolgens afdrukken vanuit Word. In dit artikel worden de stappen beschreven.
Wat wilt u doen?
Access gebruiken om etiketten te maken en af te drukken
In Access maakt u etiketten als een rapport dat is opgemaakt met een klein paginaformaat zodat deze op het gewenste etiket passen. Etiketten worden het meest gebruikt voor mailings, maar Access-gegevens kunnen voor verschillende doeleinden in een etiketindeling worden afgedrukt. Bij adresetiketten worden de adresgegevens uit de tabellen of query's met de adressen in het rapport opgevraagd. Als u het rapport afdrukt, krijgt u één etiket voor elk adres uit de onderliggende recordbron.
Zie het artikel Inleiding tot het importeren en exporteren van gegevens uit andere bronnen (zoals Microsoft Excel of Microsoft Outlook) voor meer informatie over het koppelen of importeren van gegevens uit andere bronnen (zoals Microsoft Excel of Microsoft Outlook) voor informatie over het importeren en exporteren van gegevens.
De wizard Etiketten stelt u een aantal vragen over uw etiketten en de gegevens die u op de etiketten wilt weergeven. De wizard maakt het rapport, dat u vervolgens indien nodig kunt aanpassen.
Etiketten maken met de wizard Etiketten in Access
-
Selecteer in het navigatiedeelvenster het object met de gegevens die u wilt weergeven op uw etiketten. Dit is meestal een tabel, gekoppelde tabel of query, maar u kunt ook een formulier of rapport selecteren.
-
Klik op het tabblad Maken in de groep Rapporten op Adresetiketten.
De wizard Etiketten wordt gestart.
-
Als u de fabrikant en het productnummer van de etiketten kent:
-
Kies de fabrikant in het vak Filter by manufacturer.
-
Selecteer uw etiket in het vak Welk etiketformaat wilt u?
Anders kunt u een product zoeken waarvan de waarden in de kolommen Dimensies en Getal overeenkomen met uw etiketten.
Als u een soortgelijk label niet kunt vinden:
-
Klik op Aanpassen en klik vervolgens op Nieuw.
Het dialoogvenster Nieuw label wordt weergegeven.
-
Meet de etiketten en voer de afmetingen in de juiste vakken in het dialoogvenster Nieuw etiket in.
-
Voer een naam in voor de aangepaste etiketten in het tekstvak Labelnaam, kies het gepersonaliseerde type label en de afdrukstand en klik op OK.
Als u al een aangepast etiket hebt gemaakt en dit wilt selecteren:
-
Klik op Aangepaste etiketformaten tonenen klik vervolgens op het gepersonaliseerde etiket.
-
-
Selecteer Bladfeed of Doorlopend onder Labeltype en klik op Volgende.
-
Selecteer de naam, grootte, gewogen en tekstkleur van het lettertype op het label en klik op Volgende.
-
Kies op de pagina Wat wilt u op de pagina met adresetiketten van de wizard, kies de velden die u wilt toevoegen aan uw etiketten in de lijst Met beschikbare velden en dubbelklik erop om ze toe te voegen aan het vak Prototypelabel.
-
Als u ruimte wilt toevoegen tussen de velden in het vak Prototypelabel, drukt u op de spatiebalk.
-
Druk op Enter om een nieuwe regel te maken.
-
Gebruik de pijltoetsen om tussen velden en lijnen te bewegen.
-
Als u een veld uit het vak wilt verwijderen, drukt u op Backspace.
-
Als u andere tekst of interpunctie wilt toevoegen (bijvoorbeeld een komma achter de plaatsnaam), klikt u om de cursor op de plaats te plaatsen waar u de tekst wilt laten verschijnen en begint u te typen. Deze tekst is hetzelfde op elk etiket.
Opmerking: U kunt alleen velden met de volgende gegevenstypen toevoegen met behulp van de wizard Label: Korte tekst (tekst), Lange tekst (Memo), Getal, Datum/tijd, Valuta, Ja/Nee of Bijlage. Als u velden met andere gegevenstypen wilt toevoegen, opent u het etiketrapport in de ontwerpweergave nadat u de wizard Etiketten hebt voltooid en gebruikt u vervolgens het deelvenster Lijst met velden om de velden toe te voegen. Als u het deelvenster Lijst met velden wilt openen terwijl het rapport is geopend in de ontwerpweergave, drukt u op Alt+F8.
Wanneer u de velden op het etiket hebt gerangschikt op de manier waarop u ze wilt hebben, klikt u op Volgende.
-
-
Op de volgende pagina kunt u velden kiezen waarop u de etiketten wilt sorteren. U kunt bijvoorbeeld sorteren op postcode voor een grote mailing. Kies de velden die u wilt sorteren in de lijst Beschikbare velden en dubbelklik erop om ze toe te voegen aan het vak Sorteren op. Klik op Volgende wanneer u klaar bent.
-
Voer op de laatste pagina een naam in voor uw etiketten en klik op Voltooien.
Als u De etiketten weergeven zoals deze worden weergegeven op de laatste pagina van de wizard Etiketten hebt gekozen, worden de etiketten weergegeven in het afdrukvoorbeeld. U kunt op het label klikken om in en uit te zoomen of het zoombesturingselement op de statusbalk gebruiken.
Als u op de laatste pagina van de wizard Etiketten het labelontwerp wijzigen hebt gekozen, wordt het etiketrapport in de ontwerpweergave weergegeven.
Opmerking: Het afdrukvoorbeeld is de enige weergave waarin u de kolommen kunt zien zoals u ze hebt weergegeven. Als u het rapport bekijkt in de rapport- of indelingsweergave, worden alle gegevens in één kolom weergegeven.
-
Het uiterlijk van het label aanpassen
Als de resulterende labels er niet uitzien zoals u wilt, kunt u de indeling aanpassen door het rapport te openen in de ontwerpweergave en de wijzigingen aan te brengen. Wanneer u met labels werkt, is het meestal gemakkelijker om de ontwerpweergave te gebruiken, waar u meer controle hebt over de indeling. Als u de resultaten wilt zien van wijzigingen die u in de ontwerpweergave aan brengen, schakelt u over naar het afdrukvoorbeeld.
Als er in Access een bericht wordt weergegeven dat er onvoldoende horizontale ruimte is om de gegevens weer te geven
Dit bericht, wanneer dit wordt weergegeven, is een side-effect van de afmetingen van sommige etiketten. Deze fout doet zich meestal voor als de etiketten erg dicht bij de linker- en rechterrand van het etiketvel komen. Hierdoor kan de wizard bepaalde afmetingen opgeven die buiten het normale afdrukbereik liggen, waardoor het bericht wordt weergegeven wanneer u een voorbeeld van de etiketten bekijkt of de etiketten afdrukt.
Als u tevreden bent met de uitlijning van de tekst op de etiketten en u niet om de andere pagina's een lege pagina ziet, kunt u het ontwerp van het rapport zo laten en op OK klikken in het bericht telkens wanneer dit wordt weergegeven. Anders kunt u proberen enkele van de opties voor pagina-instellingen aan te passen, zoals wordt beschreven in de volgende sectie.
Als de gegevens niet goed worden uitlijnd met de etiketten
In veel gevallen kunt u kleine problemen met de etiketindeling oplossen door aanpassingen aan te brengen in de ontwerpweergave. U kunt de besturingselementen verplaatsen en u kunt de grootte van de etiketten aanpassen door de breedte of hoogte van de detailsectie te wijzigen.
Als u wilt overschakelen naar de ontwerpweergave, klikt u met de rechtermuisknop op het rapport in het navigatiedeelvenster en klikt u vervolgens op Ontwerpweergave in het snelmenu.
Als u marges of afstand tussen labels wilt wijzigen, kunt u het dialoogvenster Pagina-instelling gebruiken in de ontwerpweergave:
-
Klik op het tabblad Pagina-instelling in de groep Pagina-indeling op Kolommen.
Het dialoogvenster Pagina-instelling wordt weergegeven met het tabblad Kolommen geselecteerd.
U kunt de volgende instellingen wijzigen in de drie secties van het dialoogvenster Pagina-instelling:
|
Sectie |
Optie |
Beschrijving |
|
Rasterinstellingen |
Aantal kolommen |
Dit moet gelijk zijn aan het aantal etiketten op de pagina. |
|
Rijafstand |
Voer een nieuwe waarde in om de verticale ruimte tussen de rijen met labels te vergroten of te verlagen. |
|
|
Kolomafstand |
Voer een nieuwe waarde in om de horizontale ruimte tussen de kolommen met labels te vergroten of te verlagen. |
|
|
Kolomgrootte |
Breedte |
Houd rekening met de marge-instellingen en de kolomafstand bij het instellen van deze waarde. U kunt de marges controleren en aanpassen door te klikken op Afdrukopties in het dialoogvenster Pagina-instelling. |
|
Hoogte |
Pas zo nodig de hoogte van elk etiket aan. |
|
|
Zelfde als Detail |
Als deze optie is geselecteerd, stelt u de kolombreedte en -hoogte in die gelijk zijn aan de breedte en hoogte van de detailsectie in de ontwerpweergave. |
|
|
Kolomindeling |
Omlaag, dan Aan de andere kant |
Als deze optie is geselecteerd, worden de labelgegevens omlaag afgedrukt in de eerste kolom, daarna omlaag in de tweede kolom, en zo verder. |
|
Aan de andere kant en vervolgens omlaag |
Als deze optie is geselecteerd, worden de labelgegevens afgedrukt in de eerste rij, vervolgens in de tweede rij, en zo verder. |
Opmerking: U kunt het dialoogvenster Pagina-instelling ook in het afdrukvoorbeeld openen door te klikken op Kolommen op het tabblad Afdrukvoorbeeld. Wanneer u op OK klikt om het dialoogvenster te sluiten, worden de wijzigingen onmiddellijk doorgevoerd in het afdrukvoorbeeld.
De etiketten afdrukken
-
Open het rapport in een weergave (of selecteer het rapport in het navigatiedeelvenster).
-
Klik op het tabblad Bestand op Afdrukkenen klik vervolgens op Afdrukken.
Het dialoogvenster Afdrukken wordt weergeven.
-
Voer hier de gewenste opties in, zoals de printer, het afdrukbereik en het aantal exemplaren.
-
Klik op OK.
Access-gegevens afdrukken met de wizard Afdruk samenvoegen in Microsoft Word
Als uw adressen zijn opgeslagen in Access, maar u deze wilt exporteren naar Word zodat u de functie afdruk samenvoegen kunt gebruiken voor het opmaken en afdrukken van etiketten, kunt u de wizard Afdruk samenvoegen in Word gebruiken.
-
Selecteer in het navigatiedeelvenster de tabel of query met de gegevens die u wilt afdrukken.
-
Klik op het tabblad Externe gegevens in de groep Exporteren op Samenvoegen in Word.
-
Als u al een document hebt gemaakt en uw gegevens hier aan wilt koppelen, klikt u in het dialoogvenster Wizard Afdruk samenvoegen in Microsoft Word op Uw gegevens koppelen aan een bestaand Microsoft Word-document. Klik anders op Een nieuw document maken en koppel de gegevens aan het document.
-
Klik op OK.
Als u uw gegevens aan een bestaand Microsoft Word-documentkoppelen hebt gekozen, wordt het dialoogvenster Microsoft Word-document selecteren geopend. Selecteer het 2010-document en klik op Openen. Het document wordt geopend in Word.
Als u ervoor kiest om een nieuw document te maken, wordt Word geopend met een leeg document.
-
Volg in Word de instructies in het taakvenster Afdruk samenvoegen. Wanneer u bij stap 3 van het proces Afdruk samenvoegen in Word bent aangekomen(selecteergeadresseerden), is de gegevensbron die u in stap 1 van deze procedure hebt gekozen al geselecteerd.
Zie de Help bij Word voor meer informatie over de wizard Afdruk samenvoegen in Word.
Opmerking: U kunt Word gebruiken om adressen af te drukken, ongeacht waar de adressen zijn opgeslagen. Vanuit Word kunt u verbinding maken met adreslijsten die zijn opgeslagen in diverse programma's, zoals Excel, Outlook en Access. Als u geen adreslijst hebt, kunt u er een maken in Word en vervolgens etiketten afdrukken. Zie de Help van Word voor meer informatie.
