Organisaties zijn vaak onderworpen aan regelgeving, juridische bepalingen of andere voorschriften die bepalen dat zij documenten een tijd lang in bewaring moeten houden. Door documenten langer te bewaren dan vereist is, kan de organisatie echter worden blootgesteld aan juridische risico's. Om die reden heeft uw organisatie mogelijk een beleid voor documentverwijdering opgesteld, zodat bijvoorbeeld algemene zakelijke documenten moeten worden verwijderd vijf jaar nadat ze zijn gemaakt.
Afhankelijk van uw organisatie is een beleid voor documentverwijdering mogelijk:
-
Verplicht Een site-eigenaar kan een verplicht beleid, dat automatisch op de site wordt toegepast, niet afwijzen.
-
Standaard Een standaardbeleid wordt automatisch toegepast op een site, maar een site-eigenaar kan:
-
Een ander beleid kiezen, indien dit beschikbaar is.
-
Het beleid volledig afwijzen als dit niet relevant is voor de inhoud van de site.
-
-
Niet verplicht en niet standaard In dat geval wordt op de site niet automatisch een beleid toegepast en moet de site-eigenaar actie ondernemen om een beleid toe te passen.
Een beleid voor documentverwijdering kan meer dan één regel bevatten. Eén regel bepaalt bijvoorbeeld dat documenten moeten worden verwijderd één jaar nadat ze zijn gemaakt, maar een andere regel bepaalt dat documenten moeten worden verwijderd één jaar nadat ze voor het laatst zijn gewijzigd. Als een beleid meer dan één regel bevat, kunt u de regel selecteren die het meest van toepassing is op uw site. De regel voor het verwijderen wordt toegepast op alle bibliotheken in de site. Er kan slechts één beleid en één regel tegelijk actief zijn op een site. Net als een beleid kan ook een regel standaard worden ingesteld, zodat deze automatisch wordt toegepast wanneer het beleid wordt toegepast.
Beleidsregels voor documentverwijdering worden bovendien ook overgenomen. Wanneer u een beleid of regel voor uw site selecteert, wordt die selectie overgenomen door alle subsites. Een eigenaar van een subsite kan de overname echter uitschakelen door een ander beleid of andere regel te selecteren. Houd bij het selecteren van een beleid of regel rekening met de inhoud van de subsites onder uw site.
De beleidsregels voor documentverwijdering weergeven die beschikbaar zijn in een siteverzameling
Uw organisatie kan verschillende beleidsregels toewijzen aan verschillende siteverzamelingen. Op het niveau van de siteverzameling kan een eigenaar van een siteverzameling alle beleidsregels voor het verwijderen van documenten weergeven die beschikbaar zijn voor die siteverzameling. Mogelijk zijn de beleidsregels beschikbaar gesteld aan de sjabloon van de siteverzameling (en dus aan alle siteverzamelingen die op basis van deze sjabloon zijn gemaakt) of aan deze specifieke siteverzameling.
-
Kies op het hoogste niveau in de siteverzameling, in de rechterbovenhoek, Instellingen [tandwielpictogram] > Site-instellingen.
-
Klik onder Beheer van de siteverzameling > Documentverwijderingsbeleid.
Opmerking: De koppeling Documentverwijderingsbeleid wordt alleen weergegeven als aan de siteverzameling een beleid is toegewezen. Bovendien wordt de koppeling niet onmiddellijk weergegeven nadat een beleid aan de site is toegewezen. Nadat een beleidsregel is toegewezen, kan het 24 uur duren voordat de koppeling Documentverwijderingsbeleid wordt weergegeven.
-
Op deze pagina kunt u het volgende bekijken:
-
De huidige toegewezen beleidsregels en de bijbehorende regels. Selecteer een beleid om de regels ervan weer te geven in het rechterdeelvenster.
-
Bij het standaardbeleid, indien van toepassing, wordt Ja weergegeven in de kolom Standaard.
-
Als het beleid als Verplicht is toegewezen, wordt onder de lijst een bericht weergegeven.
-
Deze lijst kan alleen worden gelezen en is bestemd voor de eigenaar van de siteverzameling, zodat deze al het beschikbare beleid en de regels ervan kan bekijken. Informatie over het toepassen van een beleid vindt u in de volgende sectie.
Een documentverwijderingsbeleid voor een site toepassen of verwijderen
Als site-eigenaar of eigenaar van een siteverzameling heeft uw organisatie mogelijk beleidsregels gemaakt die u op uw site kunt toepassen of volledig kunt afwijzen.
-
Kies in de rechterbovenhoek van de site Instellingen [tandwielpictogram] > Site-instellingen.
-
Klik onder Beheer van de siteverzameling > Documentverwijderingsbeleid.
Opmerking: De koppeling Documentverwijderingsbeleid wordt alleen weergegeven als aan de siteverzameling een beleid is toegewezen. Bovendien wordt de koppeling niet onmiddellijk weergegeven nadat een beleid aan de site is toegewezen. Nadat een beleidsregel is toegewezen, kan het 24 uur duren voordat de koppeling Documentverwijderingsbeleid wordt weergegeven.
-
Voer een van de volgende handelingen uit:
-
Een beleid toepassen: Selecteer een beleid > selecteer een regel in dat beleid > Opslaan.
Er kan slechts één beleid en één regel tegelijk actief zijn op een site. Uw organisatie kan verschillende beleidsregels en regels beschikbaar stellen waaruit kan worden gekozen, of slechts één beleid of regel.
-
Als u een beleid wilt afwijzen, kiest u Opt-Out: Niet verwijderen > Opslaan.
Als site-eigenaar kunt u een beleid voor documentverwijdering afwijzen als u besluit dat het beleid niet van toepassing is op de inhoud van uw site. Een beleid dat als Verplicht is gemarkeerd, kunt u echter niet afwijzen.
-
Beleid voor documentverwijdering negeert ander beleid
Een site kan mogelijk andere beleidsregels gebruiken voor het behouden en verwijderen van inhoud:
-
Beleidsregels voor inhoudstypen voor de siteverzameling.
-
Beleidsregels voor informatiebeheer voor een lijst of bibliotheek.
Als u een beleid voor documentverwijdering toepast op een site waarop al beleidsregels voor inhoudstypen of informatiebeheer worden gebruikt voor een lijst of bibliotheek, worden die beleidsregels genegeerd wanneer het beleid voor documentverwijdering van kracht is. Wanneer andere beleidsregels worden genegeerd, ziet u het bericht Inhoud op deze site gebruikt documentverwijderingsbeleid.
Dit betekent dat u voor een site een planning moet opstellen dat deze alleen een beleid voor gestructureerde inhoud (beleid voor informatiebeheer en beleid voor inhoudstypen) of voor ongestructureerde inhoud (beleid voor documentverwijdering) gebruikt, maar niet beide. Wanneer u een beleid voor documentverwijdering afwijst, wordt de waarschuwing niet weergegeven en blijven andere soorten beleidsregels van kracht.
Sitebeleid wordt niet beïnvloed door een beleid voor documentverwijdering.
Bepalen of beleid voor inhoudstypen wordt genegeerd
Als uw site een beleid voor inhoudstypen in gebruik had en u ziet nu dit bericht, is dat beleid niet meer van kracht. Als u het beleid voor inhoudstypen wilt herstellen, kunt u het beleid voor documentverwijdering van uw site verwijderen, zoals eerder is beschreven, als er een optie voor afwijzen beschikbaar is. Als er geen optie voor afwijzen is, is het beleid voor documentverwijdering verplicht en moet u contact opnemen met de compliance officer in uw organisatie.
-
Kies in de rechterbovenhoek Instellingen [tandwielpictogram] > Site-instellingen.
-
Onder Sitebeheer > Beleidssjablonen voor type inhoud.
Bepalen of beleid voor informatiebeheer wordt genegeerd
Als uw site een beleid voor informatiebeheer in gebruik had en u ziet nu dit bericht, is dat beleid niet meer van kracht. Als u het beleid voor informatiebeheer wilt herstellen, kunt u het beleid voor documentverwijdering van uw site verwijderen, zoals eerder is beschreven, als er een optie voor afwijzen beschikbaar is. Als er geen optie voor afwijzen is, is het beleid voor documentverwijdering verplicht en moet u contact opnemen met de compliance officer in uw organisatie.
-
Voor een lijst of bibliotheek klikt u op het lint > tabblad Bibliotheek > Bibliotheekinstellingen > onder Machtigingen en beheer > Beleidsinstellingen voor informatiebeheer.
Meer informatie
-
Overview of document deletion policies in SharePoint Server 2016 (Overzicht van het documentverwijderingsbeleid in SharePoint Server 2016)
-
Create a document deletion policy in SharePoint Server 2016 (Een documentverwijderingsbeleid maken in SharePoint Server 2016)
-
Overview of in-place hold in SharePoint Server 2016 (Overzicht van In-place bewaring in SharePoint Server 2016)
