Basistaken voor een Access-bureaubladdatabase

Basistaken voor een Access-bureaubladdatabase

Access-bureaubladdatabases kunnen u helpen bij het opslaan en bijhouden van informatie, zoals voorraad, contactpersonen of bedrijfsprocessen. Laten we eens door de paden lopen die u kunt volgen om een Access-bureaubladdatabase te maken, er gegevens aan toe te voegen en vervolgens meer te weten te komen over de volgende stappen op weg naar het aanpassen en gebruiken van de nieuwe database.

In dit artikel

Een sjabloon kiezen

Access-sjablonen hebben ingebouwde tabellen, query's, formulieren en rapporten die klaar zijn voor gebruik. Een keuze aan sjablonen is het eerste wat u ziet wanneer u Access start en u kunt online zoeken naar meer sjablonen.

Sjabloonweergave in beginscherm in Access

  1. Klik in Access op Bestand >Nieuw.

  2. Selecteer een sjabloon voor een bureaubladdatabase en voer een naam in voor de database onder Bestandsnaam.(Als u geen sjabloon ziet die voor uwerkt, gebruikt u het vak Onlinesjablonenzoeken.)

  3. U kunt de standaardlocatie gebruiken die in Access wordt weergegeven onder het vak Bestandsnaam of op het mappictogram klikken om er een te kiezen.

  4. Klik op Maken.

Een Access-bureaubladdatabase maken vanaf een sjabloon

Afhankelijk van de sjabloon moet u mogelijk een van de volgende dingen doen om aan de slag te gaan:

  • Als in Access een dialoogvenster Aanmelden wordt weergegeven met een lege lijst met gebruikers:

    1. Klik op Nieuwe gebruiker.

    2. Vul het formulier Gebruikersgegevens in.

    3. Klik op Opslaan & sluiten.

    4. Selecteer de zojuist ingevoerde gebruikersnaam en klik op Aanmelden.

  • Als in Access een beveiligingswaarschuwing wordt weergegeven op de berichtenbalk en u de bron van de sjabloon vertrouwt, klikt u op Inhoud inschakelen. Meld u opnieuw aan als aanmelden vereist is voor de database.

Zie voor meer informatie een Access-bureaubladdatabase maken op basis van een sjabloon.

Een volledig nieuwe database maken

Als geen van de sjablonen aan uw wensen voldoen, begint u mogelijk met een lege bureaubladdatabase.

  1. Klik in Access op Nieuw >lege bureaubladdatabase.

  2. Typ een naam voor de database in het vak Bestandsnaam.

  3. U kunt de standaardlocatie gebruiken die in Access wordt weergegeven onder het vak Bestandsnaam of op het mappictogram klikken om er een te kiezen.

  4. Klik op Maken.

Een tabel toevoegen

In een database worden uw gegevens opgeslagen in meerdere gerelateerde tabellen. Een tabel maken:

  1. Wanneer u de database voor het eerst opent, ziet u een lege tabel in de gegevensbladweergave waar u gegevens kunt toevoegen. Als u nog een tabel wilt toevoegen, klikt u op het tabblad > Tabel. U kunt beginnen met het invoeren van gegevens in het lege veld (cel) of gegevens uit een andere bron plakken, zoals een Excel-werkmap.

  2. Als u de naam van een kolom (veld) wilt wijzigen, dubbelklikt u op de kolomkoppen en typt u de nieuwe naam.

Tip:  Betekenisvolle namen helpen u te weten wat elk veld bevat zonder de inhoud ervan te zien.

  1. Klik op Bestand > Opslaan.

  • Als u meer velden wilt toevoegen, typt u de kolom Klik om toe te voegen.

  • Als u een kolom wilt verplaatsen, selecteert u deze door te klikken op de kolomkoppen en sleept u de kolom naar de juiste plaats. U kunt ook aaneengesloten kolommen selecteren en deze allemaal naar een nieuwe locatie slepen.

Zie Inleiding tot tabellen voor meer informatie.

Gegevens kopiëren en plakken

U kunt gegevens uit een ander programma, zoals Excel of Word, kopiëren en plakken in een Access-tabel. Dit werkt het beste als de gegevens zijn gescheiden in kolommen. Als de gegevens in een tekstverwerkingsprogramma staan, zoals Word, gebruikt u labels om de kolommen te scheiden of converteert u deze naar een tabelindeling voordat u kopieert.

  1. Als de gegevens moeten worden bewerkt, zoals het scheiden van volledige namen in voor- en achternamen, moet u dat eerst doen in het bronprogramma.

  2. Open de bron en kopieer (Ctrl+C) de gegevens.

  3. Open de Access-tabel waarin u de gegevens wilt toevoegen in de gegevensbladweergave en plak deze (Ctrl + V).

  4. Dubbelklik op elke kolomkoppen en typ een duidelijke naam.

  5. Klik op Bestand > Opslaan en geef de nieuwe tabel een naam.

    Opmerking:  Access stelt het gegevenstype van elk veld in op basis van de gegevens die u in de eerste rij van elke kolom plakt. Zorg er dus voor dat de gegevens in de volgende rijen overeenkomen met de eerste rij.

Gegevens importeren of een koppeling maken naar gegevens

U kunt gegevens importeren uit andere bronnen of u kunt een koppeling naar de gegevens maken vanuit Access zonder de gegevens te verplaatsen waar deze zijn opgeslagen. Koppelen kan een goede optie zijn als u meerdere gebruikers hebt die de gegevens bijwerken en u er zeker van wilt zijn dat u de nieuwste versie ziet of als u opslagruimte wilt besparen. U kunt kiezen of u voor de meeste indelingen gegevens wilt koppelen of importeren. Zie Gegevens importeren of een koppeling maken naar gegevens in een andere Access-database voor meer informatie.

Opties op het tabblad Externe gegevens in Access

Het proces verschilt enigszins, afhankelijk van de gegevensbron, maar met deze instructies gaat u aan de slag:

  1. Klik op het tabblad Externe gegevens op de gegevensindeling die u wilt importeren of waar u een koppeling naar wilt maken. Als u de juiste opmaak niet ziet, klikt u op Meer.

Opmerking:  Als u de juiste indeling nog steeds niet kunt vinden, moet u de gegevens mogelijk eerst exporteren naar een bestandsindeling die door Access wordt ondersteund (zoals een tekstbestand met scheidingstekens ).

  1. Volg de instructies in het dialoogvenster Externe gegevens verzamelen.

Bij het koppelen zijn sommige indelingen beschikbaar als alleen-lezen. Hier volgen de externe bronnen waar uit u gegevens kunt importeren of een koppeling kunt maken:

Importeren

Koppeling

Microsoft Excel

Ja

Ja
(alleen-lezen)

Microsoft Access

Ja

Ja

ODBC-databases, zoals SQL Server

Ja

Ja

Tekstbestanden of bestanden met door komma's gescheiden waarden (.CSV)

Ja

Ja
(alleen nieuwe records toevoegen)

SharePoint-lijst

Ja

Ja

XML

Ja

Data Services

Ja
(alleen-lezen)

HTML-document

Ja

Ja

Outlook-map

Ja

Ja

Zie Gegevens importeren uit of een koppeling maken naar gegevens in een andere Access-database voor meer informatie.

Gegevens organiseren met Tabelanalyse

U kunt de wizard Tabelanalyse gebruiken om snel redundante gegevens op te halen. De wizard biedt vervolgens een eenvoudige manier om de gegevens in afzonderlijke tabellen te organiseren. De oorspronkelijke tabel blijft behouden als back-up.

  1. Open de Access-database met de tabel die u wilt analyseren.

  2. Klik op Hulpmiddelen voor databases > Tabel analyseren.

    De eerste twee pagina's van de wizard bevatten een korte zelfstudie met voorbeelden. Als u het selectievakje Introductiepagina's weergeven ziet?Vink het selectievakje aan en klik tweemaal op Terug om de inleiding te zien. Als u de inleidende pagina's niet meer wilt zien, kunt u inleidende pagina's tonen uit?

Naar boven

Volgende stappen

De rest van het ontwerpproces varieert afhankelijk van wat u wilt doen, maar u wilt waarschijnlijk query's, formulieren, rapporten en macro's maken. Deze artikelen kunnen u helpen:

Naar boven

Meer hulp nodig?

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagenten.

×