Bewaarlabels toepassen op bestanden in SharePoint of OneDrive

U kunt bewaarlabels toepassen op bestanden in SharePoint en OneDrive, afzonderlijk of gezamenlijk. 

De etiketten die u ziet, zijn aangepast door uw organisatie. Als u vragen hebt over welk label u wilt toepassen, neem dan contact op met uw helpdesk of IT-afdeling.  

Een bewaarlabel toepassen op een item

In OneDrive of een SharePoint-bibliotheek kunt u de meeste bestanden labelen, een Office-document dat is gemaakt in Word, PowerPoint, Excel, en ga zo maar door, of zelfs eenOneNote-bestand. u kunt ook niet-Office zoals een PDF-bestand labelen.)

In een bibliotheek kunt u ook een map labelen. Wanneer u de map labelt, wordt dat bewaarlabel toegepast op alle bestanden in die map.

In een SharePoint kunt u bepaalde soorten items labelen.

Een label toepassen in OneDrive of SharePoint

  1. Selecteer het item. 

  2. Selecteer in de rechterbovenhoek Het detailvenster openen Knop voor informatie of openen van detailvenster

    Knop voor openen van detailvenster gemarkeerd

  3. Selecteer onder Label toepassende optie Kies een label om de lijst met opties te openen.

    Klik in de sectie Eigenschappen onder Label toepassen op om de lijst met opties te openen.

  4.  Selecteer het juiste bewaarlabel voor uw document. (Als u meer wilt weten over de verschillen tussen de etiketten, kunt u naar elk label wijzen om een beschrijving van de etiketten en de bewaarperiode te zien.)

  5. Als er een optie Opslaan wordt weergegeven, selecteert u deze.

Een standaard bewaarlabel instellen voor een SharePoint documentbibliotheek

  1. Open de documentbibliotheek.

  2. Selecteer rechtsboven in het venster het Instellingen pictogram Het Instellingen pictogram in een SharePoint of lijst.  

  3. Selecteer Bibliotheekinstellingen.

  4. Selecteer op Instellingen pagina onder Machtigingen en beheerde optie Label toepassen op items in deze lijst of bibliotheek.

  5. Selecteer op de pagina Label toepassen de vervolgkeuzepagina en selecteer vervolgens het label dat u wilt toepassen.

    Het label dat u selecteert, wordt vanaf nu automatisch toegepast op alle nieuwe bestanden die aan de documentbibliotheek zijn toegevoegd.

  6. Optioneel: Als u het label automatisch wilt toepassen op alle bestanden die momenteel in de documentbibliotheek staan, selecteert u Label toepassen op bestaande items in de bibliotheek.

  7. Selecteer Opslaan.

Opmerking: Bewaarlabels kunnen op bestandsniveau worden overschreven. Met andere woorden, nadat u een standaardlabel voor een bibliotheek hebt ingesteld, kunt u indien nodig nog steeds een alternatief label toewijzen aan een afzonderlijk item of items in de bibliotheek.

Een weergave maken met bewaarlabels

In SharePoint (en Teams), maar niet OneDrive ), kunt u een weergave maken van de bibliotheek met de kolom Labels of Item is een kolom Record. In deze weergave ziet u in één oogopslag de bewaarlabels die aan alle items zijn toegewezen en welke items records zijn. Houd er echter rekening mee dat u de weergave niet kunt filteren op het item is een kolom Record. U kunt als eerste een dergelijke weergave maken.

Maak eerst de kolom Bewaarlabel zichtbaar: 

  1. Selecteer boven aan een kolom de pijl-omlaag Pictogram van dubbele punthaak om details uit te vouwen. en selecteer vervolgens Kolom Instellingen > Kolommen weergeven/verbergen.

    De kolominstellingen > optie Kolommen weergeven/verbergen wanneer een kolomkoppen zijn geselecteerd in een moderne SharePoint of bibliotheek
  2. Schakel in het deelvenster Weergavekolommen bewerken het vakje voor bewaarlabel in.

    Selecteer 'Bewaarlabel' om deze kolom zichtbaar te maken in de bibliotheek of lijst.
  3. Wanneer u klaar bent, selecteert u Toepassen.

Als u wilt, kunt u de weergave opslaan voor snelle toegang op een later tijdstip:

  1. Selecteer aan de rechterkant van de opdrachtbalk Weergaveopties >Weergave opslaan als:

    Selecteer onder 'Schakelweergaveopties' de optie 'Weergave opslaan als'.
  2. Wijs een naam toe aan de weergave.

  3. Selecteer of u de weergave openbaar wilt maken, voor andere mensen.

  4. Selecteer Opslaan.

Sommige acties zijn niet toegestaan voor gelabelde items

Wanneer een item een bewaarlabel heeft, zijn sommige acties niet toegestaan, afhankelijk van de labelconfiguratie en -locatie. 

Als u een bericht ziet in SharePoint dat u een gelabeld item niet kunt bewerken, komt dit doordat het een record is gelabeld. Mogelijk kunt u dit item bewerken als u dit item voor het eerst ontgrendelt. Zie de volgende sectie voor instructies.

Een record ontgrendelen 

Sommige bewaarlabels kunnen een item 'vergrendelen', omdat het een record is die moet wordenbewaard. Dit voorkomt bijvoorbeeld dat het item wordt verwijderd. Voor zaken als contracten is dit een belangrijke recordkeeping-meting. Het is echter mogelijk dat u items kunt ontgrendelen, zodat ze kunnen worden gewijzigd of bijgewerkt met een nieuwe versie. 

Opmerking: Of u een item kunt ontgrendelen, wordt bepaald door instellingen onder beheer van beheerders, waaronder de labelconfiguratie, de siteconfiguratie en of u de machtiging Bijdragen hebt.

  1. Selecteer in de bibliotheek of lijst het item dat u wilt ontgrendelen.

  2. Selecteer rechtsboven in het venster Het detailvenster openen Knop voor informatie of openen van detailvenster

    Knop voor openen van detailvenster gemarkeerd

  3. Selecteer in het deelvenster Details onder Recordstatusde optie Vergrendeld.

  4. Er wordt een schakelbesturingselement weergegeven naast de naam van de instelling. Klik op de wisselknop om over te schakelen van Vergrendeld naar Ontgrendeld.

    Selecteer het wisselknopbesturingselement om over te schakelen van Vergrendeld naar Ontgrendeld of omgekeerd.

Nadat het item is ontgrendeld, kunt u het bewerken. Wanneer u klaar bent met bewerken, kunt u het item ook opnieuw vergrendelen door de bovenstaande stappen te volgen en de recordstatus terug te zetten naar Vergrendeld.  

Zie ook

Voor beheerders: Vergelijk de beperkingen voor welke acties zijn toegestaan of geblokkeerd

Meer hulp nodig?

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

×