Chats en groepen van organisaties in Kaizala

Chats en groepen van organisaties

U kunt communiceren met uw collega's in beveiligde organisatiechats en organisatiegroepen. Organisatiechats en -groepen omvatten personen binnen en buiten uw organisatie. Hierdoor kunnen mensen van meerdere organisaties eenvoudig samenwerken. Iedereen in uw organisatie die een geldig Microsoft 365 werkaccount heeft, kan deelnemen. Enkele functies zijn:

• Eigendom van gegevens    Uw bedrijf is eigenaar van alle gegevens in een organisatiegroep of chat, inclusief afbeeldingen, video's en audiobestanden. Slechts één entiteit kan eigenaar zijn van de gegevens. Als u bijvoorbeeld een groep hebt met collega's van partnerorganisaties, behoren de groepsgegevens slechts tot één organisatie. (Zie de Privacyverklaring van Microsoft voor meer informatie.)

• Verbeterde beveiliging    Kaizala helpt gegevenslekken en onbevoegde toegang te voorkomen, waaronder:

  • Gegevens van organisatiegroepen en chats zijn niet toegankelijk buiten de Kaizala-app. U hebt bijvoorbeeld geen toegang tot de foto's van uw organisatie in uw telefoongalerie. Mensen kunnen alleen hun eigen gegevens exporteren.

  • Als iemand uw organisatie verlaat, worden de organisatiegroep- en chatgegevens gewist van hun apparaat.

  • Organisatiebeheerders kunnen beleidsregels instellen om het kopiëren, delen en doorsturen vanuit chats van organisaties te beperken. Als u beleid wilt instellen, gaat u naar Kazala-beheerportal > Instellingen> tenantbeleid > selecteert u een beleid.

    Zowel organisatiebeheerders als groepsbeheerders kunnen beleidsregels instellen voor organisatiegroepen. Als u beleid op groepsniveau wilt instellen, gaat u naar Kazala-beheerportal > Groepen > selecteert u de groep > selecteert u Meer naast de groepsnaam > Beleid bewerken > selecteert u het relevante beleid dat op die groep moet worden toegepast.

• Toegangsbeheer    Uw organisatiebeheerder of groepsbeheerder kan beleidsregels instellen om alleen personen die zich hebben aangemeld bij hun Microsoft 365 werkaccounts toegang te geven tot hun organisatiegroepen. Voor chats in de organisatie moeten personen te allen tijde zijn aangemeld. Daarnaast kunnen organisatiebeheerders het gebruik van Kaizala in hun organisatie uitschakelen. (Zie Kaizala Pro in- of uitschakelen voor uw organisatie voor meer informatie.)

• Toegang tot krachtige technologieën van het Microsoft-ecosysteem    U kunt Kaizala integreren met andere technologieën in het Microsoft-ecosysteem. Werkstromen zijn een populaire manier om uw beveiliging en productiviteit in Kaizala te verhogen. Zie Integratie met Microsoft Intune en integratie met Microsoft Flow voor meer informatie.

Privéchats en groepen

Privéchats en groepen zijn nooit gekoppeld aan een organisatie. De gegevens zijn alleen van de deelnemers. Organisatiebeheerders kunnen privéchats en groepen niet beheren.

Organisatiechats maken

U kunt organisatie-chats maken met iedereen in uw organisatie die een geldig Microsoft 365 werkaccount heeft. Voer de volgende stappen uit:

1. Meld u aan bij uw Microsoft 365 werkaccount in Kaizala (Profiel > gekoppeld account > meld u aan bij uw werkaccount.)

2. Open het tabblad Mensen of tik op Nieuwe chat.

3. Zoek iemand in uw organisatie met behulp van zijn of haar naam of alias.

4. Zoekresultaten zijn afkomstig van zowel uw persoonlijke contactpersonen als de adreslijst van uw organisatie. Tik op het resultaat in de directory van uw organisatie, die altijd het volgende bevat:

   • Een Office-pictogram op de avatar.

     

   • Het e-mailadres van de organisatie wordt weergegeven onder de naam.

   • Tik op de avatar om het volledige profiel van de persoon te zien. U ziet ook aanvullende Kenmerken van Azure Active Directory (Azure AD), zoals Azure AD weergavenaam, aanduiding en e-mailadres.

5. U ziet een vak waarin wordt aangegeven dat u een organisatiechat maakt. U kunt deze optie annuleren.

   

6. Zodra deze chat is gemaakt, wordt deze chat weergegeven in de lijst Chats met een Office-pictogram.

7. Tik in de chat op de naam van de persoon om Azure AD kenmerken weer te geven, zoals e-mail en aanwijzing. De naam van de organisatie en een knopinfo waarin de chats en groepen van de organisatie worden uitgelegd, zijn ook zichtbaar.

8. Als u een privéchat met deze persoon wilt maken, slaat u de contactgegevens op in uw lijst met contactpersonen en tikt u vervolgens op de contactpersoon in uw lijst met contactpersonen.

9. Privéchats kunnen niet worden geconverteerd naar organisatie-chats.

Organisatiegroepen maken

U kunt organisatiegroepen op twee manieren maken:

• Met behulp van de Kaizala-beheerportal: alle groepen die via de portal zijn gemaakt, worden automatisch toegevoegd aan de organisatie. Zie Kaizala-groepen de portal.

• Met behulp van de Kaizala-app:

  • Elke groep die u voor de app maakt, is standaard privé. Als groepsbeheerder kunt u deze groepen toevoegen aan uw organisatie als u bent aangemeld bij uw Microsoft 365 werkaccount in de Kaizala-app (Profiel > gekoppeld account > aanmelden bij uw werkaccount.)

  • Als u een groep wilt toevoegen aan een organisatie, gaat u naar groepsprofiel > tikt u rechtsboven in de groepsafbeelding op Meer > tikt u op Toevoegen aan organisatie. Hiermee wordt de privégroep geconverteerd naar een organisatiegroep.

  • Organisatietoewijzing is van toepassing vanaf het conversiepunt. Berichten die vóór de toewijzing zijn verzonden of ontvangen, blijven privé.

Wanneer een persoon lid wordt van of wordt toegevoegd aan een organisatiegroep, ziet deze persoon een bericht dat aangeeft dat de groep eigendom is van de organisatie. Het eigendom van de organisatie wordt ook weergegeven in het groepsprofiel via knopinfo:

Alle organisatiegroepen worden weergegeven in de Kaizala-beheerportal. Als u al uw organisatiegroepen wilt zien, gaat u naar Kazala-beheerportal > Groepen.

Privé- en organisatiechats

Privé- en organisatiegroepen