De nieuwe database wijzigen die op basis van een sjabloon is gemaakt

Elke sjabloon die is opgenomen in Access is een complete toepassing voor bijhouden die vooraf gedefinieerde tabellen, formulieren, rapporten, query's, macro's en relaties bevat. Deze sjablonen zijn zo ontworpen dat ze direct handig zijn, zodat u een nieuwe database kunt maken die is gebaseerd op een sjabloon en snel aan de slag kunt. Het kan echter voorkomen dat u de nieuwe database wilt wijzigen, bijvoorbeeld om een veld toe te voegen of de naam van een veld te wijzigen of om een rapport te wijzigen.

In dit artikel wordt uitgelegd hoe u de meest voorkomende wijzigingen kunt uitvoeren die u mogelijk wilt toepassen op een database die is gemaakt op basis van een sjabloon. Zie de koppelingen naar artikelen voor uitgebreidere informatie over specifieke gebieden.

Wat wilt u doen?

De basisbeginselen van tabellen en velden leren

Wanneer u een database maakt, worden de gegevens opgeslagen in tabellen: lijsten met rijen en kolommen op basis van onderwerp. U kunt de gegevensitems die u wilt bijhouden, opslaan in velden (ook wel kolommen genoemd). In een tabel Contactpersonen kunt u bijvoorbeeld velden maken voor Achternaam, Voornaam, Telefoonnummer en Adres. Voor een tabel Producten kunt u velden maken voor Productnaam, Product-id en Prijs.

Het is belangrijk dat u velden zorgvuldig kiest. Het is bijvoorbeeld meestal een slecht idee om een veld te maken voor het opslaan van een berekende waarde. In de meeste gevallen kunt u Access de waarde laten berekenen wanneer deze nodig is. Wanneer u velden kiest, probeert u informatie op te slaan in de kleinst mogelijke bruikbare delen. In plaats van een volledige naam in één veld kunt u bijvoorbeeld de voor- en achternaam afzonderlijk opslaan. Als u een gegevensitem moet rapporteren, sorteren, zoeken of berekeningen moet uitvoeren, kunt u dit in een veld op zichzelf zetten.

Zie het Engelstalige artikel Database design basics (Beginselen van databaseontwerp) voor meer informatie over het ontwerpen van een database en het kiezen van velden.

Een veld heeft bepaalde definiërende kenmerken. Elk veld heeft bijvoorbeeld een naam die het veld in een tabel op unieke manier identificeert. Een veld heeft ook een gegevenstype dat wordt gekozen om overeen te komen met de gegevens die moeten worden opgeslagen. Het gegevenstype bepaalt de waarden die kunnen worden opgeslagen en de bewerkingen die op die waarden kunnen worden uitgevoerd, en hoeveel opslagruimte er voor elke waarde moet worden gereserveerd. Elk veld heeft ook een bijbehorende groep instellingen die eigenschappen worden genoemd die het uiterlijk of de werkingskenmerken van het veld definiëren. De eigenschap Format definieert bijvoorbeeld de weergave-indeling van een veld, dat wil zeggen hoe deze moet worden weergegeven.

Een nieuw veld invoegen, toevoegen of maken in een tabel

U kunt eenvoudig een veld toevoegen aan een tabel in de gegevensbladweergave. U kunt echter ook een veld toevoegen aan een tabel in de ontwerpweergave. In de gegevensbladweergave voegt u het veld toe door enkele gegevens te typen in de cel onder de kolomkoppen Klikken om toe te voegen. U kunt in de ontwerpweergave ook een veld toevoegen aan een tabel.

Zie het artikel Een kolom in een gegevensblad toevoegen of verwijderen voor meer informatie over het toevoegen van een veld aan een tabel in de gegevensbladweergave.

Zie het artikel Een tabel maken en velden toevoegen voor meer informatie over het toevoegen van een veld aan een tabel in de ontwerpweergave.

Opmerking: Wanneer u een nieuw veld aan een tabel toevoegt, wordt het veld niet automatisch toegevoegd aan uw bestaande formulieren en rapporten. U moet het veld handmatig toevoegen aan die formulieren en rapporten om het in deze formulieren en rapporten weer te geven.

Een veld uit een tabel verwijderen

Zo mogelijk moet u voorkomen dat een veld wordt verwijderd uit een database die is gegenereerd op basis van een van de opgegeven sjablonen. Waarschijnlijk is het veld in dienst van andere databaseobjecten, zoals formulieren en rapporten. Het verwijderen van het veld kan dus gevolgen hebben wanneer u de andere databaseobjecten probeert te gebruiken waarin het veld wordt gebruikt. De databaseobjecten werken dus niet zoals verwacht. U moet alle verwijzingen naar het veld verwijderen uit alle objecten die dit gebruiken om ervoor te zorgen dat deze andere objecten correct werken.

Wanneer u besluit dat u een veld moet verwijderen uit een database die is gegenereerd op basis van een sjabloon, kunt u dit doen in de gegevensbladweergave of de ontwerpweergave. Als andere databaseobjecten naar het verwijderde veld verwijzen, moet u die andere objecten wijzigen om de verwijzing te verwijderen. Als een rapport bijvoorbeeld een besturingselement bevat dat afhankelijk is van het verwijderde veld en u het rapport wilt uitvoeren, wordt er een foutbericht weergegeven omdat de gegevens voor het veld niet kunnen worden gevonden.

Wanneer u een veld verwijdert, verwijdert u alle gegevens die in dat veld zijn opgeslagen definitief. U moet dus voorzichtig zijn bij het verwijderen van velden en u moet een back-up van de database maken voordat u het veld verwijdert.

Voordat u een veld kunt verwijderen, moet u ervoor zorgen dat het niet deelneemt aan tabelrelaties. Als u een veld probeert te verwijderen waarvoor relaties bestaan, wordt u gewaarschuwd dat u eerst de relaties moet verwijderen.

Zie het artikel Een relatie maken, bewerken of verwijderen voor stapsgewijse instructies over het verwijderen van een tabelrelatie.

Zie het artikel Veld verwijderen voor stapsgewijse instructies over het verwijderen van velden uit tabellen.

De naam van een veld of tabel wijzigen

Indien mogelijk dient u de naam van een veld of tabel in een database die is gegenereerd op basis van een van de opgegeven sjablonen, niet te wijzigen. Waarschijnlijk is het veld of de tabel in dienst in andere databaseobjecten, zoals formulieren en rapporten. Het wijzigen van de naam van het veld of de tabel kan dus gevolgen hebben wanneer u probeert de andere databaseobjecten te gebruiken die gebruikmaken van het veld of de tabel. De andere objecten werken mogelijk niet zoals verwacht als ze nog steeds naar de oude naam verwijzen. De andere objecten werken alleen correct als de oude naam wordt gewijzigd in de nieuwe naam. Als het selectievakje Automatische naamcorrectie uitvoeren is ingeschakeld in de categorie Huidige database van het dialoogvenster Opties voor Access, wordt een groot deel van dit werk automatisch voor u gedaan.

Mogelijk wilt u de tekst wijzigen die wordt weergegeven in een kolomkoppen in de gegevensbladweergave. U kunt dit doen zonder de naam van het veld te wijzigen. Als u alleen de tekst in de kolomkoppen wilt wijzigen en u de naam van het veld niet wilt wijzigen, zie dan de sectie De tekst wijzigen die in een kolomkoppen wordt weergegeven.

Zo nodig kunt u de naam van een tabel in het navigatiedeelvenster wijzigen of de naam van een veld wijzigen in de gegevensbladweergave of de ontwerpweergave. Voordat u dit doet, kunt u de optie Automatische naamcorrectie in- of uitschakelen als deze nog niet is ingeschakeld.

De optie Automatische naamcorrectie in bedrijf

Wanneer u de naam van een databaseobject wijzigt, zoals een veld, tabel, formulier of rapport, wilt u meestal dat de naamswijziging in de hele database wordt doorgegeven. Anders werken objecten die naar de oude naam verwijzen niet zoals verwacht. Access biedt de functie Automatische naamcorrectie, waarmee de naamswijzigingen kunnen worden doorgevoerd. Automatische naamcorrectie is standaard ingeschakeld voor alle nieuwe databases in Access. Als deze is uitgeschakeld, kunt u echter het volgende doen om deze in te schakelen.

De optie Automatische naamcorrectie in bedrijf

  1. Klik op Bestand > Opties

  2. Klik in het dialoogvenster Opties voor Access in het linkerdeelvenster op Huidige database.

  3. Schakel onder AutoCorrectie-optiesvoor namen het selectievakje AutoCorrectie-info bijhouden in en schakel het selectievakje Naam AutoCorrectie uitvoeren in.

  4. Als u een tabel wilt bijhouden voor elke wijziging die wordt uitgevoerd door Automatische naamcorrectie, selecteert u het selectievakje AutoCorrectie-wijzigingen in het logboek.

  5. Klik op OK.

  6. Als u uw wijzigingen wilt opslaan, klikt u op Opslaan op de werkbalk Snelle toegang.

Opmerking: De functie Automatische naamcorrectie is niet hetzelfde als de functie AutoCorrectie. Met de functie Automatische naamcorrectie worden verwijzingen tussen objecten gecorrigeerd. De functie AutoCorrectie corrigeert vaak verkeerd gespelde woorden of woordgroepen.

De naam van een veld wijzigen in de gegevensbladweergave

  1. Dubbelklik in het navigatiedeelvenster op de tabel waarvan u de naam van het veld wilt wijzigen.

    De tabel wordt geopend in de gegevensbladweergave.

  2. Klik met de rechtermuisknop op de kolomkoppen van het veld dat u een andere naam wilt geven en klik vervolgens op Veldnaam wijzigen in het snelmenu.

  3. Typ de nieuwe naam voor het veld en druk op Enter.

De naam van een veld wijzigen in de ontwerpweergave

  1. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de tabel waarvan u de naam van het veld wilt wijzigen en klik vervolgens in het snelmenu op Ontwerpweergave.

    De tabel wordt geopend in de ontwerpweergave.

  2. Klik op de cel in de kolom Veldnaam voor het veld dat u een andere naam wilt geven.

    Tip: Als u de hele veldnaam wilt selecteren, wijst u links van het eerste teken in de naam totdat de aanwijzer verandert in een pijl en klikt u.

  3. Bewerk de tekst om de naam van het veld te wijzigen.

  4. Als u uw wijzigingen wilt opslaan, klikt u op Opslaan op de werkbalk Snelle toegang.

De naam van een tabel wijzigen

U kunt de naam van een tabel en de meeste andere databaseobjecten rechtstreeks vanuit het navigatiedeelvenster wijzigen.

  1. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de tabel die u een andere naam wilt geven en klik vervolgens op Naam wijzigen in het snelmenu.

    Opmerking: U kunt pas de naam wijzigen als u alle geopende objecten sluit die naar de tabel verwijzen.

  2. Typ de nieuwe naam en druk op Enter.

  3. Als u uw wijzigingen wilt opslaan, klikt u op Opslaan op de werkbalk Snelle toegang.

De tekst wijzigen die in een kolomkoppen wordt weergegeven

Een bijschrift is een titel of kop die u aan een veld kunt toewijzen door de eigenschap Bijschrift van het veld in te stellen. Het bijschrift staat los van de veldnaam: elk veld heeft een veldnaam en kan ook een bijschrift hebben. U wilt bijvoorbeeld dat de veldnaam één woord is zonder ingesloten spaties. Vervolgens kunt u de eigenschap Caption gebruiken om een beschrijvende naam te maken die spaties bevat. Het bijschrift wordt weergegeven in plaats van de veldnaam in de gegevensbladweergave en in labels en koppen in query's, formulieren en rapporten.

Als u geen tekst voor de eigenschap Bijschrift oplevert, wordt de veldnaam standaard gebruikt.

Als u de naam wilt wijzigen die wordt weergegeven in de kop van een kolom in de gegevensbladweergave, kunt u dit doen zonder de veldnaam te wijzigen door de eigenschap Bijschrift van het veld in te stellen. Ga als volgt te werk om de eigenschap Bijschrift van een veld te wijzigen:

  1. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de tabel waarin u het bijschrift wilt wijzigen en klik vervolgens in het snelmenu op Ontwerpweergave.

    De tabel wordt geopend in de ontwerpweergave.

  2. Klik op de cel in de kolom Veldnaam voor het veld waarvan u de eigenschap Bijschrift wilt instellen.

  3. Klik in het onderste gedeelte onder Veldeigenschappenop het tabblad Algemeen op Bijschrift.

  4. Typ een nieuw bijschrift voor het veld.

  5. Als u uw wijzigingen wilt opslaan, klikt u op Opslaan op de werkbalk Snelle toegang.

De volgende keer dat u de tabel opent in de gegevensbladweergave, wordt het bijschrift weergegeven in plaats van de veldnaam in de kolomkoppen.

Naar boven

Velden toevoegen aan formulieren of rapporten

Wanneer u een database maakt op basis van een sjabloon, bevat de database een aantal ingebouwde, vooraf ontworpen formulieren en rapporten waar u direct mee kunt werken. Mogelijk wilt u echter nog een veld toevoegen aan een formulier of rapport. Wanneer u een veld toevoegt aan een formulier of rapport, maakt u een zogenaamd besturingselement.

Besturingselementen zijn objecten waarmee gegevens worden weergegeven, acties worden uitgevoerd en waarmee u gegevens kunt bekijken en bewerken die de gebruikersinterface verbeteren, zoals labels en afbeeldingen. Besturingselementen kunnen worden gebonden, niet-gebonden en berekend.

Zie het artikel Inleiding tot besturingselementen voor een volledige lijst van de typen besturingselementen die u in formulieren en rapporten kunt gebruiken.

Een veld toevoegen aan een formulier of rapport in de indelingsweergave

Nadat u een formulier of rapport hebt gemaakt, kunt u het ontwerp eenvoudig aanpassen door te werken in de indelingsweergave. Door de actuele gegevens als richtlijn te gebruiken, kunt u de veldbreedten aanpassen en de velden opnieuw rangschikken. U kunt nieuwe velden in het formulier of rapport plaatsen en de eigenschappen voor het formulier of rapport en de besturingselementen instellen.

Als u wilt overschakelen naar de indelingsweergave, klikt u in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op het formulier of rapport en klikt u vervolgens in het snelmenu op Indelingsweergave. U kunt ook klikken op de knop Indelingsweergave op de statusbalk van Access of u kunt met de rechtermuisknop op het documenttabblad voor het formulier of rapport klikken en vervolgens in het snelmenu op Indelingsweergave klikken.

Het eigenschappenblad openen

  • Klik op het tabblad Ontwerp in de groep Extra op Eigenschappenvenster.

    Sneltoets Druk op F4.

U kunt het deelvenster Lijst met velden gebruiken om velden uit de onderliggende tabel of query toe te voegen aan uw ontwerp. Als u het deelvenster Lijst met velden wilt weergeven, klikt u op het tabblad Opmaak in de groep Besturingselementen op Bestaande velden toevoegen. Vervolgens kunt u velden rechtstreeks vanuit het deelvenster Lijst met velden naar uw ontwerp slepen.

Het deelvenster Lijst met velden weergeven

  • Klik op het tabblad Ontwerp in de groep Hulpmiddelen op Bestaande velden toevoegen.

Een veld toevoegen vanuit het deelvenster Lijst met velden

  • Als u één veld wilt toevoegen, sleept u het veld vanuit het deelvenster Lijst met velden naar de sectie waarin u het veld wilt weergeven in het formulier of rapport.

  • Als u meerdere velden tegelijk wilt toevoegen, houdt u Ctrl ingedrukt en klikt u op de velden die u wilt toevoegen. Sleep de geselecteerde velden naar het formulier of rapport.

Wanneer u de velden neer zet in een sectie, wordt voor elk veld een besturingselement gemaakt in de richting van een gebonden tekstvak en wordt er automatisch een besturingselement van een label naast elk veld weergegeven.

Zie de artikelen Een veld toevoegen aan een formulier of rapport, Een formulier maken in Accessen een eenvoudig rapport maken voor meer informatie over formulieren en rapporten.

Een veld toevoegen voor het opslaan van documenten, bestanden of afbeeldingen

U kunt Access veld met het gegevenstype Bijlage toevoegen om een of meer documenten, bestanden of afbeeldingen op te slaan. U kunt een bijlageveld gebruiken om meerdere bestanden in één veld op te slaan. U kunt zelfs meer dan één bestandstype in dat veld opslaan. Zo kunt u in een database met sollicitanten een of meer cv's, naast een foto, toevoegen aan de record voor elke contactpersoon.

Een bijlageveld toevoegen aan een tabel

  1. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de tabel waaraan u het veld wilt toevoegen en klik vervolgens in het snelmenu op Ontwerpweergave.

    De tabel wordt geopend in de ontwerpweergave.

  2. Klik in de kolom Veldnaam op de eerste lege rij en typ een naam voor het nieuwe veld.

  3. Klik op de aangrenzende cel in de kolom Gegevenstype en selecteer Bijlage in de lijst.

  4. Als u uw wijzigingen wilt opslaan, klikt u op Opslaan op de werkbalk Snelle toegang.

    In Access wordt mogelijk een bericht weergegeven dat u uw wijzigingen niet ongedaan kunt maken nadat u de tabel hebt op slaan. Dit betekent dat u het veld niet naar een ander gegevenstype kunt converteren, maar u kunt het veld wel verwijderen als u denkt dat u een fout hebt gemaakt.

  5. Klik op Ja om de wijziging te bevestigen.

Nadat u het veld Bijlage aan de tabel hebt toevoegd, kunt u in het dialoogvenster Bijlagen documenten, bestanden of afbeeldingen toevoegen aan een record.

Een bijlage toevoegen aan een veld

  1. Dubbelklik in het navigatiedeelvenster op de tabel waaraan u de bijlage wilt toevoegen.

    De tabel wordt geopend in de gegevensbladweergave.

  2. Dubbelklik in de tabel op het bijlageveld.

    Het dialoogvenster Bijlagen wordt geopend.

  3. Klik op Toevoegen.

    Het dialoogvenster Bestand kiezen wordt weergegeven.

  4. Gebruik de lijst Zoeken in om te bladeren naar het bestand of de bestanden die u wilt toevoegen aan de record, selecteer het bestand of de bestanden en klik op Openen.

    U kunt meerdere bestanden van ondersteunde gegevenstype selecteren.

  5. Klik in het dialoogvenster Bijlagen op OK om de bestanden aan de tabel toe te voegen.

    De bestanden worden toegevoegd aan het veld en het getal wordt verhoogd om aan te geven dat de bijlagen dienovereenkomstig worden toegevoegd.

  6. Herhaal deze stappen desgewenst om bestanden toe te voegen aan het huidige veld of aan andere velden in de tabel.

Zie het artikel Bestanden en afbeeldingen toevoegen aan de records in de database voor meer informatie over bijlagevelden.

Naar boven

De manier wijzigen waarop een veld wordt weergegeven

U kunt aanpassen hoe een veld wordt weergegeven wanneer dit wordt weergegeven. U kunt bijvoorbeeld weergave-indelingen instellen voor gebruik in de hele database, zoals in formulieren en rapporten, of wanneer een tabel wordt geopend in de gegevensbladweergave. Als u een weergave-indeling wilt instellen, stelt u de eigenschap Notatie van een veld in. De eigenschap Notatie van het veld wordt vervolgens automatisch overgenomen door nieuwe formulieren en rapporten die u maakt.

De weergave-indeling instellen in de gegevensbladweergave

  1. Dubbelklik in het navigatiedeelvenster op de tabel met het veld waarvan u de notatie wilt instellen.
    De tabel wordt geopend in de gegevensbladweergave.

  2. Klik op het veld waarvan u de weergave-indeling wilt instellen.

  3. Klik op het tabblad Velden in de groep Opmaak op de pijl in de vervolgkeuzelijst naast Opmaak enselecteer een opmaak.

    Het veld wordt weergegeven met de nieuwe weergave-indeling.

De weergave-indeling instellen in de ontwerpweergave

  1. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de tabel met het veld waarvan u de weergave-indeling wilt wijzigen en klik vervolgens in het snelmenu op Ontwerpweergave.

    De tabel wordt geopend in de ontwerpweergave.

  2. Klik op het veld waarvan u de weergave-indeling wilt instellen.

  3. Klik onder Veldeigenschappenop het tabblad Algemeen op het vak Opmaak.

  4. Klik op de vervolgkeuzelijst en selecteer een weergave-indeling.

  5. Als u uw wijzigingen wilt opslaan, klikt u op Opslaan op de werkbalk Snelle toegang.

Naar boven

Meer hulp nodig?

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagenten.

×