De planningsassistent en ruimte zoeken gebruiken voor vergaderingen in Outlook

Als u een Microsoft 365-of Microsoft Exchange-account gebruikt met Outlook, kunt u de planningsassistent en ruimte zoeken gebruiken om uw vergaderingen te plannen.

De Planningsassistent gebruiken

  1. Selecteer in het Postvak innieuwe items > vergadering of selecteer nieuwe vergaderingin de agenda. U kunt ook de sneltoets Ctrl+Shift+Q gebruiken om een nieuw vergaderverzoek te maken.

  2. Voeg deelnemers toe aan het vak aan .

  3. Voer in het vak onderwerp een beschrijving in van de vergadering of gebeurtenis.

  4. Selecteer Planningsassistent op het lint. U ziet een rij voor elke geadresseerde die u hebt ingevoerd in het vak aan. Als u meer deelnemers wilt toevoegen, kunt u de naam typen in een lege rij in de Planningsassistent.

  5. Tijdstippen waarop de deelnemers bezet zijn, worden donkerblauw weergegeven. Wanneer de deelnemers een voorlopige afspraak hebben, worden deze weergegeven in een lichtblauw gehashd blok, en tijden buiten de werktijden van de genodigden worden grijs weergegeven. Selecteer een beschikbare tijd voor alle deelnemers.

  6. Als u een optimale tijd voor alle deelnemers wilt selecteren, gebruikt u de ruimte zoeken in de rechterkolom. U kunt zien welke keren de deelnemers een conflict hebben.

De ruimte zoeken gebruiken 

  1. Selecteer in een nieuwe vergadering de knop Planningsassistent op het lint.

  2. Gebruik de vervolgkeuzelijst een lijst met ruimten weergeven om een lijst met kamers te kiezen. Deze lijsten zijn ingesteld door uw Microsoft Exchange-of Microsoft 365-beheerder. 

    De ruimte zoeken gebruiken om vergaderruimten te zien die beschikbaar zijn voor de vergadering.

  3. Selecteer een beschikbare ruimte als u de ruimte wilt toevoegen aan de planningsassistent en aan de vergadering als geadresseerde. 

  4. Het deelvenster voorgestelde tijden bevat de beste tijd voor de vergadering, dat is gedefinieerd als de tijd waarop de meeste deelnemers beschikbaar zijn. De beste vergadertijd wordt boven aan het deelvenster weergegeven. Als u een van de voorgestelde tijden wilt selecteren, klikt u op het gewenste tijds voorstel in het deelvenster voorgestelde tijden . U kunt ook handmatig een tijd selecteren in het beschikbaarheids raster.

    Gebruik de kiezer voorgestelde tijden om te zien wanneer deelnemers beschikbaar zijn.

    1. Als u een terugkerende vergadering wilt maken, klikt u in het menu vergadering in de groep Opties op terugkeerpatroon, selecteert u het terugkeerpatroon en klikt u vervolgens op OK.

      Wanneer u een terugkerend patroon aan een vergaderverzoek toevoegt, verandert het menu vergadering in terugkerende vergadering.

  5. Wanneer u klaar bent met het instellen van de vergadering, klikt u op verzenden.

Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagenten.

×