De projectdriehoek

"U kunt het goed, snel of goedkoop hebben. Kies er twee.' 

Technici zeggen dit al tientallen jaren tegen projectmanagers.

In enigszins andere termen balanceren elk project een 'driehoek' van tijd,geld en bereik. U kunt er geen wijzigen zonder dat dit van invloed is op ten minste een van de andere. Het is de taak van de projectmanager om ervoor te zorgen dat de driehoek intact blijft.

Hoe? Als er een probleem opkomt, zoekt u het in de projectdriehoek. Gaat het om tijd (planning), geld (budget) of bereik? In de tweede plaats moet u uitzoeken welke zijden van de driehoek u kunt wijzigen en welke 'vast' op hun plaats staan. Ten derde kunt u aanpassen wat u kunt om het probleem op te lossen en het project te optimaliseren. Ten vierde, rond het project af en vier het!

In dit artikel:

Tijd + geld + bereik = kwaliteit

De projectdriehoek wordt ook wel de 'ijzeren driehoek' genoemd en, minder dichterlijk, de 'driedubbele beperkingen'. Hoe u het ook noemt, het komt op hetzelfde neer: u kunt het budget, de planning of het bereik van een project niet wijzigen zonder ten minste een van de andere twee onderdelen te beïnvloeden

Projectdriehoek

Enkele voorbeelden van hoe het werkt:

  • Als u de einddatum (tijd) wilt intrekken, kunt u meer uitgeven aan resources (geld) om het werk sneller te voltooien of functies (bereik) te knippen, zodat er minder werk te doen is vóór de nieuwe deadline.

  • Als u het project wilt voltooien onder budget (kosten), kunt u overuren wegwerken en het project later (tijd) voltooien of functies knippen (bereik).

  • Als u functies wilt toevoegen aan een product (bereik), kunt u de deadline verlengen om tijd te maken voor het nieuwe werk (tijd) of personen toevoegen om het sneller te doen (kosten). U kunt ook beide doen!

Kwaliteit is het vierde deel van de projectdriehoek. Het bevindt zich in het midden, waar elke wijziging aan een kant van invloed is.

Projectdriehoek met kwaliteit

Als u bijvoorbeeld de planning voor bent, kunt u mogelijk geknipte functies vervangen of meer tijd voor bestaande taken toestaan. Met deze extra tijd en het bereik kan het uiteindelijke resultaat een beter product zijn.

Eén belangrijk punt: er is geen universele standaard voor kwaliteit. Voor een bepaald project wordt kwaliteit gedefinieerd binnen het project zelf. Voor sommige bedrijven is het binnen budget houden van een project de belangrijkste kwaliteitsmeting. Voor anderen is het belangrijker om het op tijd op de markt te brengen. Een projectmanager moet weten hoe kwaliteit wordt gedefinieerd voor de organisatie en het specifieke project.

In het vorige voorbeeld kunt u het product gewoon eerder voltooien met minder functies, om het op de markt te krijgen voor uw concurrenten. Dat kan de definitie van kwaliteit zijn voor dat project in uw bedrijf.

Naar boven

Weet wat u niet kunt wijzigen

In de meeste projecten is ten minste één zijde van de driehoek op zijn plaats opgelost. U kunt het niet wijzigen.

Misschien is het budget niet bespreekbaar. (Klinkt bekend?) Of misschien moet het product absoluut op een bepaalde datum in de verkoop gaan. Misschien zijn beide waar.

Vaak worden de vaste elementen van een project gedicteerd van boven de projectmanager, maar niet altijd. Soms ligt het op uw schouders om te bepalen welk element het belangrijkst is voor het succes van het project. En u moet hier echt duidelijk over zijn wanneer er problemen optreden (en dat doen ze altijd).

Wanneer het probleem zich aan een vaste kant voordoet,is de werking vaak duidelijk. Als u bijvoorbeeld ontdekt dat het langer duurt om een softwarefunctie te voltooien dan voorspeld en u een contract hebt ondertekend waarin wordt gezegd dat u deze functie (bereik) gaat leveren, moet u de einddatum verplaatsen of resources toevoegen om deze op tijd af te maken.

Als de vaste kant en de probleemzijde anders zijn,geef het dan niet op. Dat is het mooie van de projectdriehoek; er is altijd ruimte om wijzigingen aan te brengen Als uw project bijvoorbeeld op tijd moet zijn afgelopen en het bereik is toegenomen, kunt u de kosten nog steeds aanpassen door resources toe te voegen.

Als alle drie de zijden van de driehoek vastzitten,hoeft u niet in paniek te raken. Het project kan problemen hebben, maar u weet in ieder geval dat het in de problemen zit en u hebt een goed uitgangspunt om de doelstellingen of kwaliteitsstandaarden van het project te herzien.

Naar boven

De planning optimaliseren

Vroeg of laat wordt u geconfronteerd met een project dat is ingesteld op het overschruiten van een inflexibele deadline.

Een goede manier om de planning te verkorten is door de kritieke pad te verkorten, een reeks taken waarvan de laatste taak op de einddatum van het project eindigt. Het wijzigen van andere taken verkort de planning mogelijk niet, maar het wijzigen van kritieke padtaken wel. Als u het kritieke pad wilt inkorten, kunt u:

  • Duur van taken verkorten (bereik beperken of resources toevoegen).

  • 'Fast-track' the schedule: Overlap tasks so people can work on them simultaneously (add resources). Deze tactiek kan het beste dichter bij het begin van een project worden gebruikt.

  • 'Crash' de planning: Voeg resources toe om taken sneller te voltooien (geld).

  • Taken verwijderen (bereik verkleinen).

Natuurlijk kan het op deze manier oplossen van de planning dramatische gevolgen hebben voor het budget, het bereik en de kwaliteit van het project.

Naar boven

Het budget optimaliseren

In de meeste projecten bestaat het grootste deel van het budget uit resourcekosten: de op tarief gebaseerde en vaste kosten van personen, apparatuur en materialen. Als u binnen het budget blijft, kunnen zeer moeilijke keuzes nodig zijn:

  • Bekort het projectbereik zodat er minder, kortere taken zijn die resources nodig hebben.

  • Resources verwijderen.

  • Zorg ervoor dat de tarieven, kosten en overuren geschikt zijn.

  • Controleer of de resources het meest geschikt zijn voor de taak.

  • Vervang een dure resource door een goedkopere resource.

Als u kosten onder controle krijgt, kan de deadline worden verd of moet het bereik van het project worden beperkt. Als u bijvoorbeeld geen overuren voor taken toestaat, ziet u mogelijk dat de einddatum een maand later is. Of als u het bereik hebt beperkt, wordt de einddatum mogelijk verplaatst.

Naar boven

Het bereik optimaliseren

Wilt u geld besparen door een brug een paar meter korter te maken dan de rivier die overspant? Natuurlijk niet. Soms kan het projectbereik niet worden gewijzigd, dus moet u andere acties uitvoeren:

  • Voeg resources toe om ervoor te zorgen dat alle taken zijn voltooid (kosten).

  • Taken knippen die niet op het kritieke pad staan, als er (kosten) zijn.

  • Taken toevoegen of duur toevoegen aan taken (kosten).

  • Verleng de deadline om tijd toe te staan voor alle taken met het huidige niveau van resources (tijd).

Naar boven

Meer informatie over projectmanagement

Meer hulp nodig?

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagenten.

×