IRM (Information Rights Management) helpt u voorkomen dat gevoelige informatie wordt afgedrukt, doorgestuurd of gekopieerd door onbevoegden. De machtigingen worden opgeslagen in de presentatie waar ze worden geverifieerd door een IRM-server.
Met IRM in Microsoft 365 kunt u de rechten van .xps-bestanden (XML Paper Specification) en de volgende bestandstypen beheren:
-
Presentatie .ppt
-
Presentatie .pptx
-
Presentatie met macro's .pptm
-
Sjabloon .pot
-
Sjabloon .potx
-
.Sjabloon potm met macro's
-
.pps tonen
-
.ppsx tonen
-
Macro-enabled show .ppsm
-
Office thema .thmx
Notities:
-
Voor deze bestandstypen worden automatisch de rechten beheerd als deze als bijlage zijn toegevoegd aan een bericht in Outlook waarvoor de rechten worden beheerd.
-
Wanneer u een bericht (.msg-bestand) toevoegt aan een e-mailbericht waarvan de rechten worden beheerd, worden de rechten van het gekoppelde bericht niet beheerd. Bestanden van het type .msg worden niet met IRM beheerd.
Uw computer configureren voor het gebruiken van IRM
Als u IRM wilt gebruiken in Microsoft 365, is de minimaal vereiste software Windows Rights Management Services (RMS) Client Service Pack 1 (SP1). De RMS-beheerder kan een bedrijfsspecifiek IRM-beleid configureren waarin wordt gedefinieerd wie toegang tot informatie heeft en welk bewerkingsniveau is toegestaan voor een e-mailbericht. De beheerder van een bedrijf kan bijvoorbeeld een rechtensjabloon met de naam 'Vertrouwelijke bedrijfsgegevens' definiëren waarin is opgegeven dat e-mailberichten waarvoor dat beleid geldt, alleen kunnen worden geopend door gebruikers binnen het bedrijfsdomein.
Downloadmachtigingen
De eerste keer dat u een presentatie met beperkte machtigingen probeert te openen, moet u verbinding maken met een licentieserver om uw referenties te verifiëren en een gebruikslicentie te downloaden. De gebruikslicentie definieert het toegangsniveau dat u voor een bestand hebt. Dit proces is vereist voor elk bestand met beperkte machtigingen. Met andere woorden, inhoud met beperkte machtigingen kan niet worden geopend zonder een gebruikslicentie. Voor het downloaden van machtigingen moet Microsoft 365 uw referenties (waaronder uw e-mailadres) en informatie over uw machtigingen naar de licentieserver sturen. De informatie in de presentatie wordt niet naar de licentieserver verzonden.
Machtigingen voor de inhoud van bestanden beperken
Met IRM kunt u beperkingen toepassen op basis van per gebruiker, per bestand of per groep (groepsmachtigingen vereisen Active Directory-adreslijstservice voor groepsuitbreiding). In een document dat Ranjit bijvoorbeeld maakt, kan hij Helena toestemming geven om het te lezen, maar niet te wijzigen. Ranjit kan vervolgens Bobby toestemming geven om het document te bewerken. Ranjit kan ook besluiten om een limiet van vijf dagen toe te passen op zowel Helena's als Bobby's toegang tot het document.
-
Sla de presentatie op.
-
Ga naar Bestand > Info.
-
Selecteer Presentatie beveiligen,wijs Machtiging beperken door personenaan en selecteer vervolgens Beperkte toegang.
-
Selecteer in het dialoogvenster Machtigingen de optie Machtiging beperken voor dezepresentatie en wijs vervolgens de toegankelijkheidsniveaus toe die u voor elke gebruiker wilt gebruiken.
Uw opties kunnen beperkt zijn als een beheerder een aangepast machtigingsbeleid heeft ingesteld dat niet door personen kan worden gewijzigd.
Machtigingsniveaus
-
Lezen Gebruikers met leesmachtigingen kunnen een presentatie lezen, maar ze hebben geen machtiging om deze te bewerken, af te drukken of te kopiëren.
-
Wijzigen Gebruikers met de machtiging Wijzigen kunnen wijzigingen lezen, bewerken en opslaan in een presentatie, maar ze hebben geen machtiging om deze af te drukken.
-
Volledig beheer Gebruikers met machtiging Volledig beheer hebben volledige machtigingen voor het maken van een ontwerp en kunnen alles doen met de presentatie die een auteur kan doen, zoals vervaldatums instellen voor inhoud, afdrukken voorkomen en machtigingen geven aan gebruikers. Nadat de machtiging voor een presentatie is verlopen voor geautoriseerde gebruikers, kan de presentatie alleen worden geopend door de auteur of door gebruikers met de machtiging Volledig beheer voor de presentatie. Auteurs hebben altijd de machtiging Volledig beheer.
-
-
Als u iemand volledig beheermachtiging wilt geven, selecteert u in het dialoogvenster Machtigingen meer opties enselecteert u vervolgens in de kolom Access-niveau de pijl en selecteert u Vervolgens Volledig beheer in de lijst Access-niveau.
-
Nadat u machtigingsniveaus hebt toegewezen, selecteert u OK.
De berichtenbalk wordt weergegeven, waarmee wordt aangegeven dat de presentatie is beheerd door rechten. Als u toegangsmachtigingen moet wijzigen in de presentatie, selecteert u Machtiging wijzigen.
Als een presentatie met beperkte machtiging wordt doorgestuurd naar een niet-geautoriseerde persoon, wordt een bericht weergegeven met het e-mailadres of het adres van de website van de auteur, zodat de persoon toestemming kan vragen voor de presentatie.
Als de auteur geen e-mailadres heeft opgegeven, krijgen onbevoegde gebruikers een foutbericht.
Een vervaldatum instellen voor een bestand
-
Open het bestand.
-
Ga naar Bestand > Info.
-
Selecteer Presentatie beveiligen,wijs Machtiging beperken door personenaan en selecteer beperkte toegang.
-
Schakel in het dialoogvenster Machtigingen het selectievakje Machtiging beperken voor deze presentatie in en selecteer vervolgens Meer opties.
-
Schakel onder Extra machtigingen voor gebruikershet selectievakje Deze presentatie verloopt in en voer een datum in.
-
Selecteer tweemaal OK.
Een ander Windows-gebruikersaccount gebruiken om de rechten van bestanden te beheren
-
Open het document, het werkblad of de presentatie.
-
Ga naar Bestand > Info.
-
Selecteer Presentatie beveiligen,wijs Machtiging beperken door personenaan en selecteer Vervolgens Referenties beheren.
-
Ga op een van de volgende manieren te werk:
-
Selecteer in het dialoogvenster Gebruiker selecteren het e-mailadres voor het account dat u wilt gebruiken en selecteer OK.
-
Selecteer in het dialoogvenster Gebruiker selecteren de optie Toevoegen,typ uw referenties voor het nieuwe account en selecteer ok tweemaal.
-
Inhoud bekijken met beperkte machtigingen
Als u door rechten beheerde inhoud wilt weergeven die u hebt met behulp van Microsoft 365, opent u de presentatie.
Als u de machtigingen wilt weergeven die u hebt, selecteert u Machtiging weergeven op de berichtenbalk of selecteert u Deze presentatie bevat een machtigingsbeleid 
.
IRM in Office voor Mac 2011 en Office 2016 voor Mac biedt drie machtigingsniveaus.
-
Lezen Lezen
-
Wijzigen Lezen, bewerken, kopiëren, wijzigingen opslaan
-
Volledig beheer Lezen, bewerken, kopiëren, wijzigingen opslaan, afdrukken, verloopdatums voor inhoud instellen, machtigingen verlenen aan gebruikers, toegang tot inhoud via een programma
Voer een van de volgende handelingen uit:
Handmatig machtigingsniveaus instellen
-
Selecteer op het tabblad Controleren onder Beveiligingde optie Machtigingenen selecteer vervolgens Beperkte toegang.
-
Als dit de eerste keer is dat u de licentieserver benadert, voert u uw gebruikersnaam en wachtwoord voor de licentieserver in en schakelt u het selectievakje Wachtwoord opslaan in mijn Mac OS-sleutelhanger in.
Opmerking: Als u wachtwoord opslaan niet selecteert in Mac OS-sleutelhanger,moet u mogelijk meerdere keren uw gebruikersnaam en wachtwoord invoeren.
-
Voer in de vakken Lezen, Wijzigen of Volledig beheer het e-mailadres of de naam in van de persoon of de groep personen aan wie u een toegangsniveau wilt toewijzen.
-
Als u in het adresboek naar het e-mailadres of de naam wilt zoeken, selecteert u
. -
Als u een toegangsniveau wilt toewijzen aan alle personen in uw adresboek, selecteert u Iedereen toevoegen
. -
Nadat u machtigingsniveaus hebt toegewezen, selecteert u OK.
De berichtenbalk wordt weergegeven met het bericht dat het document met IRM-toegangsbeheer wordt beveiligd.
Een sjabloon gebruiken om machtigingen te beperken
Een beheerder kan een bedrijfsspecifiek IRM-beleid configureren waarin wordt gedefinieerd wie toegang tot informatie heeft via machtigingsniveaus voor personen. Deze aspecten van beheer van rechten worden gedefinieerd met AD RMS-serversjablonen (Active Directory Rights Management Services). De beheerder van een bedrijf kan bijvoorbeeld een rechtensjabloon met de naam 'Vertrouwelijke bedrijfsgegevens' definiëren waarin is opgegeven dat documenten waarvoor dat beleid geldt, alleen kunnen worden geopend door gebruikers binnen het bedrijfsdomein.
-
Selecteer op het tabblad Controleren onderBeveiliging de optie Machtigingenen selecteer vervolgens de beste rechtensjabloon.
Machtigingsniveaus die u hebt ingesteld wijzigen of verwijderen
Als u een sjabloon hebt toegepast om machtigingen te beperken, kunt u geen machtigingsniveaus wijzigen of verwijderen. Deze stappen werken alleen als u handmatig machtigingsniveaus hebt ingesteld.
-
Selecteer machtigingen wijzigen op de berichtenbalk.
-
Voer in de vakken Lezen, Wijzigen of Volledig beheer een ander e-mailadres of een andere naam in van de persoon of de groep personen aan wie u een toegangsniveau wilt toewijzen.
-
Als u een persoon of groep personen van een toegangsniveau wilt verwijderen, selecteert u het e-mailadres en drukt u op Delete.
-
Als u Iedereen van een machtigingsniveau wilt verwijderen, selecteert u Iedereen toevoegen
.
Een verloopdatum instellen voor een beperkt bestand
Auteurs kunnen in het dialoogvenster Machtigingen instellen verloopdatums instellen voor inhoud.
-
Selecteer op het tabblad Controleren onder Beveiligingde optie Machtigingenen selecteer vervolgens Beperkte toegang.
-
Selecteer Meer optiesen selecteer Dit document verloopt open voer de datum in.
Nadat de machtiging voor een document is verlopen voor gemachtigde personen, kan het document alleen worden geopend door de auteur of door personen met de machtiging Volledig beheer.
Personen met wijzigings- of leesmachtigingen toestaan om inhoud af te drukken
Standaard kunnen personen met de machtiging Wijzigen of Lezen niet afdrukken.
-
Selecteer op het tabblad Controleren onder Beveiligingde optie Machtigingenen selecteer vervolgens Beperkte toegang.
-
Selecteer Meer optiesen selecteer personen toestaan met de machtiging Wijzigen of Lezen om inhoud af te drukken.
Personen met leesmachtigingen toestaan om inhoud te kopiëren
Standaard kunnen personen met de machtiging Lezen geen inhoud kopiëren.
-
Selecteer op het tabblad Controleren onder Beveiligingde optie Machtigingenen selecteer vervolgens Beperkte toegang.
-
Selecteer Meer optiesen selecteer personen met leesmachtiging toestaan om inhoud te kopiëren.
Toestaan dat scripts worden uitgevoerd in een beperkt bestand
Auteurs kunnen instellingen wijzigen zodat Visual Basic-macro's worden uitgevoerd wanneer een document wordt geopend en AppleScript-scripts toegang krijgen tot gegevens in het beperkte document.
-
Selecteer op het tabblad Controleren onder Beveiligingde optie Machtigingenen selecteer vervolgens Beperkte toegang.
-
Selecteer Meer optiesen selecteer vervolgens Programmatisch Access-inhoud.
Een verbinding vereisen om machtigingen te verifiëren
Standaard moeten personen worden geverifieerd door verbinding te maken met de AD RMS-server wanneer zij de eerste keer een beperkt document openen. U kunt dit echter wijzigen en instellen dat zij elke keer moeten worden geverifieerd wanneer ze een beperkt document openen.
-
Selecteer op het tabblad Controleren onder Beveiligingde optie Machtigingenen selecteer vervolgens Beperkte toegang.
-
selecteer Meer optiesen selecteer vervolgens Verbinding vereisen om machtigingen te verifiëren.
Beperkingen verwijderen
-
Selecteer op het tabblad Controleren onderBeveiliging de optie Machtigingenen selecteer vervolgens Geen beperkingen.
-
Selecteer in het dialoogvenster Beperkingen verwijderen.
Verwante onderwerpen
Machtigingen voor inhoud in een bestand beperken
Referenties toevoegen om een door rechten beheerd bestand of bericht te openen
Bestandsindelingen die werken met IRM
In de iOS-versies van Microsoft 365 worden met IRM beveiligde bestanden die u ontvangt wel geopend als u bent aangemeld met een account dat machtigingen heeft voor het bestand. Als u een met IRM beschermd bestand opent, ziet u bovenaan een informatiebalk waarin wordt aangeboden de machtigingen weer te geven die aan dit bestand zijn toegewezen.
Als u een Office 365-abonnement met Azure Rights Management hebt en uw IT-afdeling enkele IRM-sjablonen voor u heeft gedefinieerd, kunt u deze sjablonen toewijzen aan bestanden in Office voor iOS.
Als u een bestand wilt beveiligen, tikt u op 
knop Bewerken in uw app, gaat u naar het tabblad Controleren en tikt u op de knop Machtigingen beperken. U ziet een lijst met beschikbare IRM-beleidsregels. selecteer de tekst die u wilt en tik op Klaar om toe te passen.
Opmerking: Als de knop Machtigingen beperken niet in de app is ingeschakeld, opent u een bestaand document met IRM-beveiliging om het document te initialiseren.
In de Android-versies van Microsoft 365 worden alle met IRM beveiligde bestanden die u ontvangt geopend als u bent aangemeld met een account met machtigingen voor het bestand. Als u een met IRM beschermd bestand opent, ziet u bovenaan een informatiebalk waarin wordt aangeboden de machtigingen weer te geven die aan dit bestand zijn toegewezen.
IRM (Information Rights Management) helpt het volgende te doen:
-
Voorkomen dat een bevoegde geadresseerde van beperkte inhoud de inhoud doorstuurt, kopieert, wijzigt, afdrukt, faxt of plakt voor onbevoegd gebruik
-
Inhoud beperken voor alle locaties waarnaar deze wordt verzonden
-
Verloopdatums voor bestanden opgeven, zodat inhoud in documenten niet meer kan worden weergegeven na een opgegeven tijd
-
Bedrijfsbeleid opgeven waarmee het gebruik en de verspreiding van inhoud binnen het bedrijf wordt bepaald
Via IRM kan het volgende niet worden voorkomen:
-
Het wissen, stelen of vastleggen en verzenden van beperkte inhoud via schadelijke programma's, zoals Trojaanse paarden, het vastleggen van toetsaanslagen en bepaalde typen spyware
-
Het verliezen of beschadigen van beperkte inhoud vanwege de acties van computervirussen
-
Het handmatig kopiëren of typen vanaf het scherm van een geadresseerde
-
Het digitaal fotograferen van beperkte inhoud (bij weergave op een scherm) door een geadresseerde
-
Het kopiëren van beperkte inhoud via externe programma's voor schermopname
