Documentensets plannen in SharePoint Server

Documenten sets

Documenten sets zijn een functie in SharePoint Server 2016 waarmee een organisatie één product kan beheren, of een werkproduct, dat meerdere documenten of bestanden kan bevatten. Een documentenset is een speciaal soort folder waarmee unieke kenmerken van Documentensets worden gecombineerd, de kenmerken en werking van mappen en documenten, en een gebruikersinterface (UI), metagegevens en object modelelementen waarmee alle aspecten van het werkproduct kunnen worden beheerd.

Voor teams en gebruikers in veel organisaties is een set documenten of een werkproduct nodig om een project of product beter te kunnen beheren. Een juridisch team moet bijvoorbeeld diverse documenten, Foto's en audiobestanden die betrekking hebben op een bepaalde zaak, verzamelen, maken en beheren. U kunt ook documenten van diverse bronnen samenstellen voor het maken en beheren van een aanvraag voor het maken en beheren van een aanvraag voor voorstellen (WEBONDERDEEL ORDERLIJST) voor een potentiële klant. Documentensets bieden deze teams en gebruikers de mogelijkheid om deze Documentensets te beheren als één verzameling, product of product voor werk. Eigenaren van Documentensets kunnen vervolgens een aangepaste welkomstpagina maken waarop de items en belangrijke informatie over het werkproduct kunnen worden weergegeven.

In SharePoint Server 2016 kunnen organisaties die documenten sets maken en beheren consistent inhoudstype voor een documentenset configureren voor elk werkproduct dat ze meestal maken. Een inhoudstype voor een documentenset kan vervolgens goedgekeurde inhoudstypen, kenmerken, standaarditems, kolommen, werkstromen en beleidsregels definiëren. Extra aangepaste inhoudstypen voor Documentensets kunnen vervolgens worden gemaakt op basis van het bovenliggende inhoudstype, en elk overnemen van de eigenschappen en instellingen van het inhoudstype bovenliggend Documentset. Nadat het inhoudstype is toegevoegd aan een bibliotheek, kunnen gebruikers een documentenset maken die de kenmerken van het inhoudstype voor een documentenset overneemt met de opdracht Nieuw . Een inhoudstype voor een documentenset bevat extra instellingen waarmee u toegestane inhoudstypen, standaardinhoud, gedeelde kolommen, kolommen voor Welkomstpagina's en de standaardweergave van de welkomstpagina kunt opgeven.

Zie voor meer informatie over inhoudstypen inhoudstypen en workflows plannen (SharePoint Server 2010).

Zie voor meer informatie over het maken en beheren van documenten sets in SharePoint Server 2016een nieuw inhoudstype voor een documentenset maken en configureren in de Help van SharePoint Server 2016.

Documenten sets beheren

Documenten sets in SharePoint Server 2016 veel dezelfde kenmerken en eigenschappen delen als mappen. Houd er rekening mee dat u rekening moet houden bij het plannen van een oplossing voor Documentensets.

• Er geldt geen limiet voor het aantal documenten dat in een documentenset kan voorkomen. De weergave van laadtijden kan echter worden beperkt tot de drempelwaarde voor lijstweergave, die standaard is ingesteld voor 5.000-items. Mappen zijn toegestaan in Documentensets, maar navigatie van metagegevens kan niet worden gebruikt in een documentenset. U dient daarom rekening te houden met de mogelijkheid om drempelwaarden voor de lijstweergave en het ontwerp van navigatie te overschrijden wanneer u bepaalt hoeveel items in een documentenset bestaan. Wanneer u de functie verzenden naar gebruikt met een documentenset, mag de som van alle documenten in een documentenset ook niet groter zijn dan 50 MB. Voor een verzameling of werkproduct met een zeer groot aantal items kan een mapstructuur in een documentbibliotheek een betere oplossing zijn.

• Er geldt geen limiet voor het aantal documenten sets dat kan bestaan in een document bibliotheek. Het aantal documenten sets dat in lijsten kan worden weergegeven, wordt echter beperkt met de drempelwaarde voor lijstweergave.

• Als u gedeelde metagegevens gebruikt en er meer dan 10 items zijn die gedeelde metagegevens gebruiken in een documentenset, worden metagegevens updates elke 15 minuten uitgevoerd met een timeropdracht. Als u bijvoorbeeld 10 documenten op het hoogste niveau van de bibliotheek hebt en één document in een documentenset met gedeelde metagegevens, wordt de tijd taak niet uitgevoerd. Als u nog een documentenset met meer dan 9 documenten toevoegt, wordt de timertaak uitgevoerd.

• Wanneer u de functie voor het doorsturen van Documentensets gebruikt, blijven documenten sets die worden verzonden naar inhoudsbeheer, in de vervolgkeuzelijst, en worden deze naar de gewenste locatie verplaatst door de verwerking van de inhoudsbeheer timertaak, die standaard dagelijks wordt uitgevoerd.

Als u documentensets wilt gebruiken in een siteverzameling, moet u de functie documenten sets inschakelen.

De functie documenten sets inschakelen voor een siteverzameling

1. Klik op de pagina Site-instellingen onder Beheer van de siteverzameling op Onderdelen van de siteverzameling.

2. Klik op de pagina functies , voor document sets, op activeren.

Nadat u de functie Documentensets hebt ingeschakeld, kunt u inhoudstypen voor Documentensets maken.

Inhoudstypen voor Documentensets plannen

U kunt inhoudstypen voor Documentensets voor uw oplossing plannen met behulp van het werkblad document gebruik analyseren dat u kunt voltooien met behulp van het artikel gebruikers identificeren en document gebruik analyseren in SharePoint 2013. U kunt vervolgens het werkblad inhoudstype (http://go.Microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&clcid = 0x409) gebruiken voor het vastleggen van de beslissingen over elk nieuwe inhoudstype voor een documentenset dat u in uw oplossing wilt gebruiken.

Inhoudstypen voor Documentensets plannen met behulp van het werkblad inhoudstype

1. Voer documentenset in het veld inhoudstype    van het werkblad inhoudstype in.

2. Voer de URL in van de site waarop u het nieuwe inhoudstype voor Documentensets wilt definiëren. Houd er rekening mee dat de beschikbare inhoudstypen worden weergegeven op de site waarnaar ze zijn gedefinieerd en in alle sites onder deze site.

3. Het bovenliggende inhoudstype bepalen    Voer in het veld bovenliggend inhoudstype    van het werkblad inhoudstype het inhoudstype voor de bovenliggende documentenset in. Dit is een belangrijke inhoudstype voor een documentenset of een aangepast inhoudstype voor een documentenset dat u al hebt gepland.

4. Instellingen voor Documentensets bepalen    Bepaal en typ de volgende instellingen voor de documentenset in het werkblad inhoudstype:

   1. Toegestane inhoudstypen bepalen    Opgeven welke standaard inhoudstypen worden toegestaan in dit inhoudstype voor een documentenset.

   2. Standaardinhoud bepalen    Als het inhoudstype voor een documentenset dat u maakt, wordt geconfigureerd om automatisch standaardinhoud te maken wanneer u een nieuw exemplaar van een documentenset maakt, kunt u bestanden handmatig toevoegen aan de documentenset. U kunt alleen bestanden van de toegestane inhoudstypen voor de documentenset toevoegen.

   3. Gedeelde kolommen bepalen    Opgeven of kolomwaarden voor de documentenset automatisch moeten worden gesynchroniseerd met alle documenten die deel uitmaken van de set.

   4. Kolommen van de welkomstpagina bepalen    Opgeven welke kolommen moeten worden weergegeven op de welkomstpagina van elke documentenset.

   5. De weergave welkomstpagina bepalen    De weergave opgeven voor het weergeven van de inhoud van de documentenset op de welkomstpagina.

5. De kolommen en de kolomvolgorde bepalen    In de tabel kolommen plannen    van het werkblad inhoudstype:

   1. Voer elke kolom in die is overgenomen van het bovenliggende inhoudstype. Typ voor elk item in de kolom Nieuw?    .

   2. Voer voor elke extra kolom de naam in van een vooraf gedefinieerde kolom of van een kolom die u wilt maken. Voer de namen in van de aanvullende kolommen, de bijbehorende typen en geef aan of ze nieuw zijn.

6. Typ in de sectie plan sjabloon    van het werkblad geen.

7. De werkstromen bepalen    Als er een beschikbare werkstroom is die relevant is voor het inhoudstype voor een documentenset, kunt u dit optioneel koppelen aan het inhoudstype. Vervolgens kan de werkstroom worden gestart voor een lijstitem van dit inhoudstype. Zie Werkstromen plannenvoor een volledige beschrijving van de werkstroomplanning. Wanneer u werkstromen hebt gecontroleerd en vastgesteld welke werkstromen beschikbaar zijn, voert u elke werkstroom in die u wilt koppelen aan het inhoudstype in de tabel Werkstromen plannen    van het werkblad inhoudstype. Als de werkstroom niet is overgenomen van het bovenliggende inhoudstype, voert u deze gegevens in de kolom Nieuw?    in.

8. Het beleid bepalen    Een beleid is een set regels voor een type inhoud; beleidsfuncties geven de details van elke regel aan, zoals of items van het inhoudstype kunnen worden afgedrukt of welke acties voor het item moeten worden gecontroleerd. Zie voor meer informatie over het plannen van beleid het artikel informatiebeheerbeleid in SharePoint Server 2013. Ga als volgt te werk nadat u het beleid    hebt gecontroleerd en hebt vastgesteld welke beleidsregels en beleidssjablonen beschikbaar zijn:

   1. Als het bovenliggende inhoudstype beleidsinstellingen bevat, worden deze ongewijzigd toegepast in het nieuwe inhoudstype. Dit zorgt ervoor dat beleidsregels worden toegepast op alle relevante inhoudstypen. Als het huidige inhoudstype de beleidsinstellingen van het bovenliggende type overnemen van het huidige type , beantwoordt u in de sectie beleid voor beleid    van het werkblad inhoudstype het antwoord op de vraag ' is het beleid dat is gedefinieerd in het bovenliggende inhoudstype? '.

   2. Als het huidige inhoudstype een beleid op basis van het bovenliggende inhoudstype overneemt, typt u in het veld Beleidsnaam    van de sectie een beleidsregel    vastleggen de naam van de beleidssjabloon. Als het huidige inhoudstype geen beleid bevat en u een beleidssjabloon wilt toepassen, typt u de naam van de beleidssjabloon in het veld Beleidsnaam    in de sectie een beleids    regel opnemen.

   3. Als het huidige inhoudstype een of meer beleidsfuncties overneemt van het bovenliggende inhoudstype, voert u elke beleidsfunctie in de tabel functie    in de sectie een beleid plannen    van het werkblad in. Ook als het huidige inhoudstype geen beleid overneemt en u beleidsfuncties met het huidige inhoudstype wilt koppelen, voert u de beleidsfuncties in de tabel functie    in. Houd er rekening mee dat u de afzonderlijke beleidsfuncties en een beleid niet op naam aan een inhoudstype kunt koppelen.

Werkbladen

Gebruik de volgende werkbladen voor het opnemen van de informatie die wordt beschreven in dit artikel:

• Werkblad inhoudstype (http://go.Microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&clcid = 0x409)

• Werkblad document gebruik analyseren (http://go.Microsoft.com/fwlink/?LinkId=165873&clcid = 0x409)