Totaal Informatie over het integreren van inhoudstypen en werkstromen in uw SharePoint 2013-documentenbeheer oplossing.
In dit artikel worden inhoudstypen en workflows beschreven en wordt uitgelegd hoe u deze kunt integreren in uw SharePoint Server 2016 oplossing voor documentbeheer. Een inhoudstype is een herbruikbare verzameling metagegevens (kolommen), werkstroom, gedrag en andere instellingen voor een categorie items of documenten in een SharePoint Server 2016 lijst of documentbibliotheek. Met inhoudstypen kunt u de instellingen beheren voor een categorie informatie in een gecentraliseerde, herbruikbare manier. Met een werkstroom kunt u een bedrijfsproces bijvoegen aan items in SharePoint Server 2016.
In dit artikel:
Voordat u het werkblad inhoudstype en werkstroomplanning (https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165878) van dit artikel gebruikt voor het plannen van uw inhoudstypen en-werkstromen, moet u ervoor zorgen dat u gebruikers identificeren en document gebruik analyseren in SharePoint 2013 en de werkbladen documenten van deelnemers analyseren gebruikt.
Overzicht van inhoudstypen
Een inhoudstype definieert de kenmerken van een lijstitem, een document of een map. Met elk inhoudstype kunt u het volgende opgeven:
-
Eigenschappen die kunnen worden gekoppeld aan de items van het type.
-
Metagegevens die worden gekoppeld aan de items van het type.
-
Werkstromen die kunnen worden gestart op basis van items van het type.
-
Informatiebeheerbeleid dat moet worden gekoppeld aan de items van het type.
-
Document sjablonen (voor document inhoudstypen).
-
Aangepaste functies.
U kunt een inhoudstype koppelen aan een lijst of bibliotheek. Wanneer u dit doet, geeft u op dat de lijst of bibliotheekitems van dit inhoudstype kan bevatten en dat gebruikers in die lijst of bibliotheek nieuwe items kunnen maken van dat type.
Opmerking: U kunt eigenschappen, werkstromen, beleidsregels en sjablonen ook rechtstreeks aan een lijst of bibliotheek koppelen. Dit kan echter wel tot gevolg hebben dat de koppelingen naar de lijst of bibliotheek worden beperkt en niet via de oplossing kunnen worden gebruikt. In SharePoint Server 2016 kunt u werkstromen op siteniveau koppelen aan meerdere lijsten en bibliotheken.
Document bibliotheken en lijsten kunnen meerdere inhoudstypen bevatten. Een bibliotheek kan bijvoorbeeld de documenten en de afbeeldingen voor een bepaald project bevatten. Wanneer een lijst of bibliotheek meerdere inhoudstypen bevat, gelden de volgende opties:
-
Met de opdracht Nieuw in die lijst of bibliotheek kunnen gebruikers standaard kiezen uit alle beschikbare inhoudstypen wanneer ze een nieuw item maken. Eigenaren van inhoudstypen kunnen de nieuwe opdracht configureren om alleen bepaalde inhoudstypen weer te geven.
-
De kolommen die zijn gekoppeld aan alle beschikbare inhoudstypen worden weergegeven.
U kunt aangepaste inhoudstypen definiëren in de galerie inhoudstype van een site. Een aangepast inhoudstype moet rechtstreeks of indirect worden afgeleid van een kern inhoudstype zoals document of item. Nadat deze is gedefinieerd op een site, is er een aangepast inhoudstype beschikbaar op de site en in alle sites onder deze site. Als u een inhoudstype wilt maken dat algemeen beschikbaar is in een siteverzameling, definieert u dit in de galerie inhoudstype van de site op het hoogste niveau. In SharePoint Server 2016 kunt u ook een aangepast inhoudstype maken in een hub met inhoudstype dat is gedefinieerd in een service-exemplaar van beheerde metagegevens. Wanneer dit wordt gemaakt in een hub met inhoudstype, is het inhoudstype beschikbaar voor andere siteverzamelingen die deel uitmaken van de webtoepassingen die zijn gekoppeld aan het service-exemplaar van de beheerde metagegevens.
Opmerking: De beheerde metagegevensservice en de hub inhoudstype zijn niet beschikbaar in SharePoint Foundation 2013.
Als uw organisatie bijvoorbeeld gebruikmaakt van een bepaalde contractsjabloon in de galerie met inhoudstypen van de site op het hoogste niveau in een siteverzameling, kunt u een inhoudstype maken waarmee de metagegevens voor dit contract, de sjabloon van het contract en de werkstromen worden gedefinieerd om het contract te reviseren en voltooien. Vervolgens worden alle documentbibliotheken in de siteverzameling waaraan u het inhoudstype van het contract koppelt, al deze functies opgenomen en kunnen auteurs nieuwe contracten maken op basis van de sjabloon.
Op sites die zijn gebaseerd op SharePoint Server 2016 bevat elk standaardlijst item of bibliotheekitem, zoals contact persoon, taak of document, een bijbehorend kern inhoudstype in de galerie met inhoudstypen van de site. Wanneer u inhoudstypen plant, kunt u deze basis-inhoudstypedefinities gebruiken als uitgangspunt en nieuwe inhoudstypen op bestaande namen.
Inhoudstypen zijn ingedeeld in een hiërarchie, waardoor één inhoudstype de kenmerken van een ander inhoudstype kan overnemen. Met deze overerving kunnen klassen documenten de kenmerken van een organisatie delen, en kunnen teams deze kenmerken voor bepaalde sites of lijsten aanpassen.
Voor alle documenten van een gebruiker in een Enterprise is mogelijk een set metagegevens vereist, zoals het accountnummer, het projectnummer en de projectmanager. Als u een inhoudstype voor een klant op het hoogste niveau wilt maken van waaruit alle andere documenten van klant producten worden overgenomen, moet u ervoor zorgen dat vereiste informatie, zoals rekeningnummers en projectnummers, is gekoppeld aan alle varianten van documenten van klant producten in uw organisatie. Als de eigenaar van het inhoudstype een andere vereiste kolom toevoegt aan het inhoudstype voor de klant op het hoogste niveau, kan de eigenaar van het inhoudstype de wijzigingen doorgeven aan alle inhoudstypen die gegevens overnemen, zodat de nieuwe kolom wordt toegevoegd aan alle documenten van klantdocumenten.
Eigenschappen integratie met Office 2016
Wanneer een gebruiker in het Microsoft Office-systeem een document bewerkt van een SharePoint Server 2016 documentbeheerserver, wordt een documentinformatiepaneel boven aan het document weergegeven. In het documentinformatiescherm wordt een bewerkbaar formulier van de eigenschappen van het document op de server weergegeven.
metSharePoint Server 2016 kunt u eenvoudig het Eigenschappen formulier voor een inhoudstype aanpassen. Wanneer u een inhoudstype configureert, kunt u InfoPath 2016 starten, waarmee een standaardeigenschappen formulier wordt gegenereerd op basis van de eigenschappen van het inhoudstype. Het standaardformulier bevat dezelfde besturingselementen, indeling en een schema dat InfoPath 2016 zou gebruiken als er geen aangepast formulier is gedefinieerd. U kunt het formulier vervolgens aanpassen en implementeren op dezelfde manier als een ander InfoPath 2016 formulier. U kunt bijvoorbeeld het logo, de lettertypen en het kleurenschema van uw bedrijf toevoegen aan een formulier. Verbind deze met een aangepaste gegevensbron. voorwaardelijke logica toevoegen; functies en ontwerp formulierfuncties die beschikbaar zijn voor gebruikers op basis van hun rollen.
Met behulp van eigenschappen voor bewerken in het document informatie paneel kunnen auteurs die Word 2016 gebruiken, de eigenschappen invoegen die op de server zijn gedefinieerd in hun documenten. Als bijvoorbeeld de naam van een projectmanager de naam van een projectmanager bevat, kan deze naam worden ingevoegd op de titelpagina, de voettekst of ergens anders wordt de naam in het document gebruikt. Als een nieuwe projectmanager aan een project is toegewezen, kan de eigenschap projectmanager op de documentbeheerserver worden bijgewerkt. Deze bijgewerkte naam van de projectmanager wordt doorgevoerd in elk exemplaar van deze eigenschap dat in een document is ingevoegd.
Metagegevens gebruiken met inhoudstypen
Metagegevens is informatie over een document dat wordt gebruikt om de inhoud in te delen en te classificeren. Metagegevens zijn gekoppeld aan een inhoudstype als een kolom. Metagegevens kunnen contextuele informatie over uw document geven door deze te koppelen aan een auteur, onderwerp, doelgroep, taal, enzovoort. In tegenstelling tot eigenschappen worden metagegevens opgeslagen als kolommen en kunnen ze worden geïndexeerd en doorzocht in de zoekmachine van SharePoint.
Metagegevens die worden toegevoegd op het niveau van de siteverzameling, kunnen worden gekoppeld aan inhoudstypen. Wanneer u metagegevens met inhoudstypen gebruikt, kunnen alle latere inhoudstypen de metagegevens van het bovenliggende inhoudstype overnemen op het niveau van de siteverzameling. U kunt extra metagegevens toevoegen op een lager niveau, zoals één document.
Kolomsjablonen
Elk item met metagegevens dat is gekoppeld aan een inhoudstype, is een kolom, dat wil zeggen een locatie in een lijst om informatie op te slaan. Lijsten en bibliotheken worden vaak grafisch weergegeven als kolommen met informatie. Afhankelijk van de weergave die aan de lijst is gekoppeld, kunnen de kolommen ook worden weergegeven in andere formulieren, zoals dagen in een kalenderweergave. In formulieren die zijn gekoppeld aan een lijst of bibliotheek worden kolommen als velden weergegeven.
U kunt kolommen definiëren voor gebruik in meerdere inhoudstypen. Als u dit wilt doen, maakt u deze in een galerie met kolomsjablonen. Er is een galerie met kolomsjablonen op elke site in een siteverzameling. Net als bij inhoudstypen worden kolommen die zijn gedefinieerd in de galerie met kolomsjablonen van een site, beschikbaar in deze site en in alle onderliggende sites.
Inhoudstypen voor mappen
Inhoudstypen voor mappen definiëren de metagegevens die zijn gekoppeld aan een map in een lijst of bibliotheek. Wanneer u een inhoudstype voor een map toepast op een lijst of bibliotheek, wordt het inhoudstype van de map in die lijst of bibliotheek opgenomen, zodat gebruikersmappen van dat type kunnen maken.
U kunt in een lijst of bibliotheek weergaven definiëren die alleen beschikbaar zijn in mappen van een bepaald inhoudstype. Dit is handig als u wilt dat een map een bepaald type document bevat en u wilt dat weergaven in die map alleen kolommen weergeven die relevant zijn voor het documenttype dat zich in de map bevindt.
Als u het SharePoint-producten-object model gebruikt, kunt u de nieuwe opdracht voor een lijstinhoudstype aanpassen, zodat wanneer een gebruiker een nieuwe map van dat type maakt, de map vooraf opgevuld met meerdere bestanden en documenten die zijn opgeslagen op de server. Dit is handig voor een voorbeeld van een type samenstellings document waarvoor meerdere bestanden moeten worden ingemengd voor één product document.
Documentensets is een functie in SharePoint Server 2016 waarmee u Office 2016 kunt gebruiken voor het beheren van producten die meerdere documenten beslaan. Documentensets zijn speciale soorten mappen die worden gebruikt voor het beheren van één product of een werkproduct, dat meerdere documenten op meerdere locaties kan bevatten. U maakt Documentensets met behulp van Extensible sjablonen die worden geleverd bij SharePoint Server 2016. U kunt sjablonen van Documentensets ook aanpassen voor de weergave van de werk producten die relevant zijn voor uw organisatie. Documentensets omvatten ook versiebeheer, waarmee u de status van de volledige documentenset kunt vastleggen op diverse punten in de levenscyclus. Zie voor meer informatie over Documentensets de artikel sets plannen (SharePoint Server 2010).
Document inhoudstypen plannen
In het eerste stadium van het plannen van document inhoudstypen wordt elk documenttype gecontroleerd dat wordt weergegeven op het werkblad documenten gebruik analyseren (https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165873) om te bepalen of een bestaand inhoudstype geschikt is voor dit soort document. Elk document inhoudstype moet de instellingen rechtstreeks overnemen van het inhoudstype basisdocument of van een inhoudstype dat aflopend is van het inhoudstype document. Dit zorgt ervoor dat de Basiskolommen voor de documenttypen, zoals titel en gemaakt door, aanwezig zijn en dat u een sjabloon aan het inhoudstype kunt koppelen. Als een kern inhoudstype (zoals document) voldoende is, typt u de naam van het inhoudstype in de kolom inhoudstype van het werkblad ' document gebruik analyseren '.
Opmerking: Ondersteunde kern inhoudstypen bevatten geen PDF-bestanden.
Als u meer wilt weten over het wijzigen van de kern inhoudstypen, downloadt u het White papervoor het bewerken van vooraf gedefinieerde inhoudstypen en sitekolommen(https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=260922).
Inhoudstypen voor de lijst met abonnementen
De elementen van een inhoudstype voor een lijst bevatten de kolommen met metagegevens die zijn gekoppeld aan het inhoudstype en de werkstromen die voor items van dit inhoudstype kunnen worden uitgevoerd. Gebruik een lijstinhoudstype om een type lijstitem te definiëren dat uniek is voor uw oplossing. Met een oplossing voor een klant oproep centrum, waarbij ondersteuningsmedewerkers de technische problemen met klanten onderzoeken en oplossen, kunnen de gegevens voor elk ondersteunings incident worden genormaleerd en moet het incident worden bijgehouden met behulp van een werkstroom.
Workflows plannen
Werkstromen Implementeer bedrijfsprocessen op documenten, webpagina's, formulieren en lijstitems in SharePoint Server 2016. Ze kunnen worden gekoppeld aan bibliotheken, lijsten of inhoudstypen.
In documentbeheer kunt u werkstromen gebruiken om documenten van personen te routeren naar iemand, zodat ze hun documentbeheertaken kunnen voltooien, zoals documenten reviseren, de publicatie goedkeuren of hun vernietiging beheren. U kunt ook aangepaste werkstromen gebruiken om documenten van de ene site of bibliotheek naar de andere te verplaatsen. U kunt bijvoorbeeld een werkstroom ontwerpen waarmee u een document van de ene site naar een andere kopieert wanneer het document is gepland voor archivering.
SharePoint Server 2016 bevat de werkstroom met drie statuswaarden, die u kunt gebruiken voor het beheren van bedrijfsprocessen waarmee de status van een item wordt bijgehouden in drie statuswaarden of fasen. SharePoint Server 2016 bevat ook de volgende werkstromen die nodig zijn voor documentbeheer:
-
Feedback verzamelen Een document wordt ter revisie verzonden.
-
Goedkeuring Hiermee wordt een document verzonden voorgoed keuring, vaak als vereist voor de publicatie.
-
Verwijderen Beheert het verlopen van documenten en de vernietiging.
-
Handtekeningen verzamelen Wordt een document rondgestuurd voorhand tekeningen.
Koppel een werkstroom aan een inhoudstype wanneer u deze werkstroom beschikbaar wilt stellen wanneer dat inhoudstype wordt gebruikt. Een inhoudstype voor een aankooporder kan bijvoorbeeld goedkeuring van een manager vereisen voordat de transactie kan worden voltooid. Om ervoor te zorgen dat de goedkeuringswerkstroom altijd beschikbaar is wanneer een aankooporder wordt geïnitieerd, maakt u een inhoudstype voor de aankoop orde en koppelt u de werkstroom goedkeuring. Vervolgens voegt u het inhoudstype voor de aankoop order toe aan documentbibliotheken waarin de aankooporders worden opgeslagen.
Als u werkstromen wilt plannen voor uw oplossing voor documentbeheer, moet u elk inhoudstype voor een document analyseren dat u wilt implementeren en identificeert u de bedrijfsprocessen die beschikbaar moeten zijn voor het uitvoeren van de inhoud van dat type. Vervolgens identificeert u de werkstromen die u beschikbaar wilt stellen voor die inhoud.
Hierna volgt een voorbeeld van een tabel voor het analyseren van werkstromen voor een inhoudstype van een contract.
|
Contracten proces |
Werkstroom contract |
|---|---|
|
Concepten bekijken. |
Feedback verzamelen |
|
Goedkeuring van Manager en juridisch adviseur. |
Goedkeuring |
|
Openstaande problemen oplossen. |
Actie-items bijhouden |
|
Handtekeningen weergeven. |
Handtekeningen verzamelen |
Zie werkstroom in SharePoint 2013voor meer informatie.
Worksheet
Gebruik het volgende werkblad om de informatie vast te leggen die wordt beschreven in dit artikel:
-
Inhoudstype en werkblad werkstroomplanning (https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165878)
