Documentversie beheer, goedkeuring van inhoud en uitchecken van besturingselementen in SharePoint plannen

Versiebeheer, goedkeuring van inhoud en uitchecken

SharePoint Server 2016 bevat de volgende functies die u kunnen helpen bij het beheren van documenten in een documentbibliotheek:

• Versiebeheer is de methode waarmee opeenvolgende iteraties van een document worden genummerd en opgeslagen.

• Goedkeuring van inhoud is de manier waarop siteleden met machtigingen voorgoed keurder de publicatie van inhoud beheren.

• Uitchecken en inchecken zijn de methoden waarmee gebruikers beter kunnen bepalen wanneer een nieuwe versie van een document wordt gemaakt en ook opmerkingen maken over wijzigingen die ze hebben aangebracht wanneer ze een document inchecken.

U configureert de instellingen voor de functies voor inhoudsbeheer die worden beschreven in dit artikel in documentbibliotheken. Als u deze instellingen wilt delen in bibliotheken in uw oplossing, kunt u documentbibliotheeksjablonen maken die uw instellingen voor inhoudsbeheer bevatten. Dit zorgt ervoor dat nieuwe bibliotheken uw beslissingen voor inhoudsbeheer weergeven.

Zie versiebeheer voor een lijst of bibliotheek inschakelen en configurerenvoor meer informatie over versiebeheer.

Versiebeheer

De standaardbesturingselement voor versies van een documentbibliotheek is afhankelijk van de site verzamelings sjabloon. U kunt echter wel versiebeheer voor een documentbibliotheek configureren, afhankelijk van uw specifieke vereisten. Elke documentbibliotheek kan verschillende versiebeheer heeft die het beste past bij het soort documenten in de bibliotheek. SharePoint Server 2016 heeft drie opties voor versies:

• Geen versiebeheer      Hiermee wordt aangegeven dat er geen eerdere versies van documenten zijn opgeslagen. Wanneer versiebeheer niet wordt gebruikt, kunnen oudere versies van documenten niet worden opgehaald en worden de documenten geschiedenis ook niet bewaard, omdat opmerkingen bij elke herhaling van een document niet worden opgeslagen. Gebruik deze optie voor documentbibliotheken die onbelang rijke inhoud of inhoud bevatten die nooit wordt gewijzigd.

• Primaire versies maken      Hiermee geeft u op dat genummerde versies van documenten worden bewaard met behulp van een eenvoudig versieschema (zoals 1, 2, 3). Als u het effect op opslagruimte wilt bepalen, kunt u opgeven hoeveel eerdere versies moeten worden bewaard en van de huidige versie worden geteld.

  In primaire versiebeheer, telkens wanneer een nieuwe versie van een document wordt opgeslagen, kunnen alle gebruikers die zijn gemachtigd voor de documentbibliotheek, de inhoud bekijken. Gebruik deze optie als u niet onderscheid wilt maken tussen conceptversies van documenten en gepubliceerde versies. In een documentbibliotheek die door een werkgroep in een organisatie wordt gebruikt, is primaire versiebeheer een goede keuze als iedereen in het team alle iteraties van elk document moet kunnen weergeven.

• Primaire en secundaire (concept) versies maken      Hiermee wordt aangegeven dat genummerde versies van documenten worden bewaard met behulp van een primair en secundair schema voor versies, zoals 1,0, 1,1, 1,2, 2,0, 2,1). Versies die eindigen op .0 zijn primaire versies en versies die eindigen met niet-nul-extensies zijn secundaire versies. Vorige primaire en secundaire versies van documenten worden samen met actuele versies opgeslagen. Als u het effect op de opslagruimte wilt bepalen, kunt u opgeven hoeveel vorige primaire versies u wilt behouden, weergeven vanaf de huidige versie. U kunt ook opgeven hoeveel primaire versies worden bewaard en ook hun bijbehorende secundaire versies opnemen. Als u bijvoorbeeld opgeeft dat secundaire versies moeten worden bewaard voor twee primaire versies en de huidige primaire versie 4,0, worden alle secundaire versies die beginnen bij 3,1, bewaard.

  In primaire en secundaire versies kunnen alle gebruikers met leesmachtigingen primaire versies van documenten bekijken. U kunt opgeven welke gebruikers ook secundaire versies kunnen weergeven. U wordt aangeraden dat u machtigingen hebt voor het weergeven en gebruiken van secundaire versies voor de gebruikers die items kunnen bewerken, en gebruikers met leesmachtigingen kunnen beperken voor het weergeven van alleen primaire versies.

  Gebruik primaire en secundaire versies wanneer u onderscheid wilt maken tussen gepubliceerde inhoud die kan worden weergegeven door een doelgroep en conceptinhoud die nog niet gereed is voor publicatie. U kunt bijvoorbeeld op een website met human resources een beschrijving van de voordelen van de organisatie opgeven, primaire en secundaire versiebeheer gebruiken om de toegang van werknemers tot voordelen van de voordelen te beperken terwijl de beschrijvingen worden gewijzigd.

Goedkeuring van inhoud plannen

Gebruik goedkeuring van inhoud om te formalize en de beschikbaarheid van inhoud voor een doelgroep te bepalen. Een onderneming die inhoud als een van de producten of services moet publiceren, heeft mogelijk een juridische controle en goedkeuring nodig voordat de inhoud wordt gepubliceerd.

Een document concept waarvoor de goedkeuring van inhoud is gewacht, wordt in de status in behandeling. Wanneer een goedkeurder het document reviseert en de inhoud goedkeurt, wordt het document beschikbaar voor weergave door gebruikers met leesmachtigingen. De eigenaar van een documentbibliotheek kan de goedkeuring van inhoud inschakelen voor een documentbibliotheek en kan desgewenst een werkstroom aan de bibliotheek koppelen om het goedkeuringsproces uit te voeren.

De manier waarop documenten worden ingediend voorgoed keuring, hangt af van de instellingen voor versies in de documentbibliotheek:

• Geen versiebeheer      Als versiebeheer niet wordt gebruikt en wijzigingen in een document worden opgeslagen, wordt de status van het document in behandeling. SharePoint Server 2016 houdt de eerdere versie van het document in, zodat gebruikers met leesmachtigingen dit nog wel kunnen bekijken. Nadat de wijzigingen in behandeling zijn goedgekeurd, wordt de nieuwe versie van het document beschikbaar gemaakt voor weergave door gebruikers met leesmachtigingen en wordt de eerdere versie niet bewaard.

  Als versiebeheer niet wordt gebruikt en een nieuw document wordt geüpload naar de documentbibliotheek, wordt het toegevoegd aan de bibliotheek in de status in behandeling en is het niet zichtbaar voor gebruikers met leesmachtigingen totdat dit is goedgekeurd.

• Primaire versies maken      Als er veel versiebeheer wordt gebruikt en wijzigingen in een document worden opgeslagen, wordt de status van het document in behandeling gemaakt en wordt de eerdere primaire versie van het document beschikbaar gemaakt voor weergave door gebruikers met leesmachtigingen. Nadat wijzigingen in het document zijn goedgekeurd, wordt er een nieuwe primaire versie van het document gemaakt en beschikbaar gemaakt voor gebruikers met leesmachtigingen en wordt de eerdere primaire versie opgeslagen in de lijst Geschiedenis van het document.

  Als er sprake is van primaire versiebeheer en een nieuw document wordt geüpload naar de documentbibliotheek, wordt het toegevoegd aan de bibliotheek in de status in behandeling en is het niet zichtbaar voor gebruikers met de machtiging gelezen totdat dit wordt goedgekeurd als versie 1.

• Primaire en secundaire (concept) versies maken      Als primaire en secundaire versiebeheer wordt gebruikt en wijzigingen in een document worden opgeslagen, heeft de auteur de mogelijkheid een nieuwe secundaire versie van het document op te slaan als concept of een nieuwe primaire versie te maken om de status van het document te wijzigen in in behandeling. Nadat de wijzigingen in het document zijn goedgekeurd, wordt er een nieuwe primaire versie van het document gemaakt en beschikbaar gemaakt voor gebruikers met leesmachtigingen. In primaire en secundaire versies worden zowel de primaire als de secundaire versie van documenten bewaard in de lijst Geschiedenis van een document.

  Als primaire en secundaire versiebeheer wordt gebruikt en een nieuw document wordt geüpload naar de documentbibliotheek, kan het worden toegevoegd aan de bibliotheek met de status concept als versie 0,1 of kan de auteur direct goedkeuring aanvragen. In dit geval wordt de status van het document in behandeling.

Uitchecken en inchecken plannen

U kunt ervoor zorgen dat gebruikers documenten uit een documentbibliotheek moeten uitchecken voordat ze de documenten bewerken. De voordelen van het vereisen van uitchecken en inchecken zijn de volgende:

• Betere controle over wanneer documentversies worden gemaakt. Wanneer een document is uitgecheckt, kan de auteur het document opslaan zonder dit te controleren. Andere gebruikers van de documentbibliotheek kunnen deze wijzigingen niet zien en geen nieuwe versie maken. Een nieuwe versie (zichtbaar voor andere gebruikers) wordt alleen gemaakt wanneer een auteur een document controleert. Dit geeft de auteur meer flexibiliteit en beheer.

• Betere vastlegging van metagegevens. Wanneer een document is ingecheckt, kan de auteur opmerkingen schrijven over de wijzigingen die in het document zijn aangebracht. Hierdoor wordt een permanente geschiedenis opgenomen van de wijzigingen die in het document zijn aangebracht.

Als uw oplossing gebruikers nodig heeft om documenten uit te checken en uit te checken, kunt u functies gebruiken in Office 2016-clienttoepassingen die deze acties ondersteunen. Gebruikers kunnen documenten uitchecken, uitchecken ongedaan maken en documenten inchecken uit Office 2016 clienttoepassingen.

Wanneer een document is uitgecheckt, wordt dit vergrendeld voor exclusief bewerken van de gebruiker. Wanneer de gebruiker bewerkingen voor dit bestand opslaat, worden de wijzigingen geüpload en opgeslagen op de server. De wijzigingen zijn privé voor de gebruiker en zijn niet zichtbaar voor anderen. Wanneer de gebruiker klaar is om te controleren in het document, worden de nieuwste wijzigingen zichtbaar gemaakt voor anderen en gepubliceerd.

Met behulp van Office 2016-clienttoepassingen kunnen gebruikers ook uitgecheckte documenten op de server achterlaten en de opties voor het bewerken van inhoud wijzigen.