Overzicht: Meer informatie over de elementen van een documentbeheeroplossing en het documentbeheerplanningsproces in SharePoint 2013.
Dit artikel bevat een beschrijving op hoog niveau van de verschillende elementen van een documentbeheeroplossing die is gebaseerd op SharePoint Server 2016.
Documentbeheer bepaalt de levenscyclus van documenten in uw organisatie: hoe ze worden gemaakt, beoordeeld en gepubliceerd en hoe ze uiteindelijk worden verwijderd of bewaard. Hoewel de term 'beheer' impliceert dat informatie vanaf de bovenkant van de organisatie wordt beheerd, moet een effectief documentbeheersysteem de cultuur weerspiegelen van de organisatie die deze gebruikt. De hulpprogramma's die u voor documentbeheer gebruikt, moeten flexibel genoeg zijn om de levenscyclus van een document goed te kunnen beheren, als dat past bij de cultuur en doelstellingen van uw bedrijf, maar ook om u een meer losjes gestructureerd systeem te laten implementeren, als dat beter past bij uw onderneming.
De elementen van een documentbeheersysteem
Een effectieve oplossing voor documentbeheer geeft het volgende aan:
-
Welke soorten documenten en andere inhoud kunnen worden gemaakt in een organisatie.
-
Welke sjabloon u moet gebruiken voor elk type document.
-
Welke metagegevens u moet opgeven voor elk type document.
-
Waar kunt u een document opslaan in elke fase van de levenscyclus.
-
De toegang tot een document in elke fase van de levenscyclus bepalen.
-
Het verplaatsen van documenten binnen de organisatie als teamleden draagt bij aan het maken, controleren, goedkeuren, publiceren en verplaatsen van documenten.
SharePoint Foundation 2013 bevat functies die al deze aspecten van documentbeheer implementeren. SharePoint Server 2016 bevat dezelfde functies en voegt ook het volgende toe:
-
Welk beleid moet worden toegepast op documenten, zodat documentgerelateerde acties worden gecontroleerd, documenten op de juiste manier worden bewaard of verwijderd, en inhoud die belangrijk is voor de organisatie, wordt beveiligd.
-
Documenten verwerken als bedrijfsrecords, die moeten worden bewaard volgens wettelijke vereisten en bedrijfsrichtlijnen.
Om ervoor te zorgen dat informatiewerkers gemakkelijk van deze mogelijkheden kunnen profiteren zonder af te wijken van hun dagelijkse activiteiten en vertrouwde hulpmiddelen, bevatten toepassingen in het Microsoft Office-systeem, zoals Microsoft Outlook en Word, ook functies die elke fase in de levenscyclus van een document ondersteunen.
Het planningsproces
Het planningsproces voor documentbeheer bestaat uit de volgende belangrijke stappen:
-
Rollen voor documentbeheer identificeren Zorg ervoor dat uw plannen de feedback van de belangrijkste belanghebbenden van uw organisatie bevatten, dat u het beste team hebt om de oplossing te implementeren en dat u weet wie zal deelnemen aan documentbeheerprocessen.
-
Documentgebruik analyseren Nadat u hebt vastgesteld wie aan documenten werkt, bepaalt u het soort documenten waar ze aan werken en hoe ze ze gebruiken. Zie Gebruikers identificeren en documentgebruik analyseren (SharePoint Server 2010) voormeer informatie.
-
De organisatie van documenten plannen U kunt documenten in siteverzamelingen, sites en bibliotheken ordenen. SharePoint Server 2016 biedt een reeks functies om documenten te ordenen en op te slaan, van gespecialiseerde sites tot losjes gestructureerde documentbibliotheken voor het snel maken en samenwerken van documenten. In een bibliotheek kunt u inhoud bovendien in mappen en submappen in delen. Zie Documentbibliotheekplanning (SharePoint Server 2010) voor meer informatie.
-
Plannen hoe inhoud tussen locaties wordt verplaatst Het kan nodig zijn om een document in verschillende stadia van de levenscyclus van de ene site of bibliotheek naar een andere te verplaatsen of te kopiëren. Zie De inhoudsstroom plannen in documentbibliotheekplanning (SharePoint Server 2010) voormeer informatie.
-
Inhoudstypen plannen Gebruik inhoudstypen om informatie over documenten te ordenen, zoals metagegevens, documentsjablonen en werkstroomprocessen. Dit is een belangrijke stap om u te helpen uw documenten te ordenen en consistentie in uw organisatie af te dwingen. Zie Inhoudstype en werkstroomplanning (SharePoint Server 2010) voor meer informatie.
-
Werkstromen plannen Wanneer u werkstromen voor uw organisatie plant, kunt u bepalen hoe documenten van het ene teamlid naar het andere worden verplaatst terwijl elke deelnemer samenwerkt aan de levenscyclus van een document. SharePoint Server 2016 bevat werkstromen voor algemene teamtaken, zoals het controleren en goedkeuren van documenten. SharePoint Server 2016 ondersteunt ook het maken en installeren van aangepaste werkstromen. Zie Inhoudstype en werkstroomplanning (SharePoint Server 2010) voor meer informatie.
-
Inhoudsbeheer plannen U kunt de juiste mate van controle plannen die is gebaseerd op het inhoudstype of de opslaglocatie. U kunt bijvoorbeeld vereisen dat documenten in een bepaalde bibliotheek worden uitgecheckt voordat ze kunnen worden bewerkt. Zie Versiebeheer, goedkeuring van inhoud en uitchecken (SharePoint Server 2010) voormeer informatie.
-
Beleidsregels plannen Plan informatiebeheerbeleid voor elk inhoudstype om ervoor te zorgen dat documenten worden gecontroleerd, bewaard en anderszins worden verwerkt volgens de institutionele en wettelijke vereisten van uw organisatie. SharePoint Server 2016 bevat beleid dat controle, documentretentie en streepjescodes implementeert (om ervoor te zorgen dat afgedrukte inhoud kan worden gecorreleerd met de bijbehorende elektronische versies). Zie Beleidsplanning voor informatiebeheer (SharePoint Server 2010) voor meer informatie.
Opmerking: Beleidsregels zijn niet beschikbaar in SharePoint Foundation 2013.
