Openbare mappen in Outlook bieden u een geweldige plek om informatie over bepaalde onderwerpen of projecten binnen een organisatie te verzamelen, te ordenen en te delen. 'Openbaar' betekent in dit geval dat iedereen binnen de organisatie kan worden bekeken, niet de hele wereld. Wanneer u een bericht in een openbare map plaatst, e-mailt u het niet naar iedereen, dus niemands Postvak IN wordt rommelig. In plaats daarvan kunnen personen de map controleren wanneer ze interessante berichten willen zoeken.

Belangrijk: U hebt een Microsoft Exchange Server- en een Exchange-e-mailaccount nodig om openbare mappen te kunnen gebruiken in Outlook. De meeste thuis- en persoonlijke e-mailaccounts gebruiken geen Exchange.

Stap 1: Neem contact op met Exchange beheerder

Uw organisatie staat mogelijk geen openbare mappen toe of heeft mogelijk beleid voor het gebruik ervan. Neem contact op met de beheerder, zodat u op de juiste weg bent. Als uw organisatie het gebruik van openbare mappen toestaat en ondersteunt, maar er nog geen openbare map op het hoogste niveau bestaat, vraagt u uw beheerder Exchange een map te maken.

Wanneer de map op het hoogste niveau beschikbaar is, drukt u op Ctrl + 6 om de map en de inhoud ervan weer te geven in het deelvenster Outlook map.

Stap 2: Uw map maken en een naam geven

  1. Druk op Ctrl+6 om Openbare mappen te zien in het mappenvenster.

    Belangrijk: Als u geen sectie Openbare mappen ziet in het mappenvenster, bekijkt u uw lokale Exchange e-mailbeheerder. Ze moeten het voor u instellen.

  2. Klik met de rechtermuisknop op Openbare mappenen klik op Nieuwe map.

    Openbare mappen

  3. Noem de map een naam en klik op OK.

Tips: 

  • U kunt een openbare map toevoegen aan uw favorietenmappen. Vervolgens kunt Outlook Web App functies in dezelfde openbare mappen uitvoeren, zoals items maken, bijwerken of verwijderen. Deze acties kunnen worden uitgevoerd in openbare mappen Agenda, Contactpersoon, E-mail en Posten.

  • Als u een openbare map wilt toevoegen aan uw favorieten,klikt u met de rechtermuisknop op de map en selecteert u vervolgens Toevoegen aan favorieten....

  • Zie Werken met berichtmappen in Outlook Web App voor meer informatie over het gebruik van Favorietenmappen in Outlook Web App.

Stap 3: Mapmachtigingen instellen voor gebruikers en groepen

Standaard verleent Outlook alleen machtigingen aan u, als maker van de openbare map, zodat u vervolgens specifiek machtigingen moet verlenen aan personen, zodat ze inhoud in de map kunnen lezen en posten. Meer informatie over het wijzigen van machtigingen voor een openbare map.

Aan de slag met openbare mappen

Hier zijn enkele gebruikelijke manieren om openbare mappen in een organisatie te gebruiken:

Onlinediscussiëren

Sla elk discussieonderwerp op in een eigen submap. Stel zo nodig machtigingen in voor elke submap (mogelijk wilt u de toegang tot mappen met vertrouwelijke of gevoelige informatie beperken). Een onderwerp kan een eigen moderator hebben om te bepalen of een item wordt gepost en om berichten te verwijderen die niet voldoen aan de organisatiestandaarden of beleid schenden.

Agenda's, lijsten met contactpersonen en takenlijsten delen

Voeg agenda's, contactpersonen en taken of takenlijsten toe aan berichten om informatie te delen met personen die toegang hebben tot de map. Dit type gecentraliseerde locatie faciliteert communicatie en samenwerking bij teamprojecten.

Verschillen tussen e-mailmappen en openbare mappen

  • Wanneer u overschakelt van een e-mailmap naar een openbare map, verandert de knop Nieuw bericht boven het mappenvenster in Nieuwe e-mail, omdat u meestal items post in plaats van e-mailberichten te verzenden in een openbare map.

  • Wanneer u een bericht in een openbare map beantwoordt, is er geen knop Allen beantwoorden. Iedereen die de inhoud van de map bekijkt, kan uw bericht zien.

Meer informatie over Outlook mappen

Schakelen tussen Outlook-mappen

Machtigingen voor een openbare map wijzigen

Een openbare map maken en machtigingen, weergaven, formulieren en regels opgeven

Als u een openbare map wilt maken, moet u machtigingen hebben om mappen te maken in een bestaande openbare map. Zie de beheerder voor informatie over het verkrijgen van machtigingen.

  1. Wijs in het menu Bestand de knop Nieuwaan en klik vervolgens op Map.

  2. Voer in het vak Naam een naam voor de map in.

  3. Klik in het vak Map bevat op het type map dat u wilt maken.

  4. Klik in de lijst Selecteren waar u de mappenlijst wilt plaatsen op de locatie voor de map.

    Ga als volgende te werk om snel een openbare map met bestaande items te starten:

    1. Klik in de mappenlijst in het navigatiedeelvenster op de map die u wilt kopiëren.

    2. Wijs in het menu Bestand mapaan en klik vervolgens op Mapnaam kopiëren.

    3. Klik in de lijst op de locatie waar u de map wilt kopiëren.

  1. Klik in mappenlijst in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de openbare map die u wilt delen en klik vervolgens op Eigenschappen in het snelmenu.

    U moet de machtiging Eigenaar hebben voor een openbare map om machtigingen voor delen voor de map in te stellen. U kunt machtigingen instellen voor slechts één map tegelijk.

  2. Klik op het tabblad Machtigingen.

  3. Klik op Toevoegen.

  4. Voer in het vak Zoeken de naam in van de persoon aan wie u machtigingen voor delen wilt verlenen.

  5. Klik op Toevoegen en klik op OK.

  6. Klik in de lijst Naam op de naam van de persoon die u zojuist hebt toegevoegd.

  7. Kies onder Machtigingende juiste instellingen.

    Opmerking: U kunt iedereen die toegang heeft tot de map dezelfde machtigingen toewijzen door te klikken op Standaard in de lijst Naam.

Voer een van de volgende handelingen uit:

  • Een volledig nieuwe weergave maken

    1. Wijs in het menu Beeld de optie Huidige weergave aan en klik op Weergaven definiëren.

    2. Klik op Nieuw.

    3. Voer in het vak Naam van nieuwe weergave een naam in.

    4. Kies in het vak Type weergave de weergavetype u wilt.

    5. Als u wilt wijzigen waar weergave beschikbaar is, klikt u op een optie onder Kan worden gebruikt op.

    6. Klik op OK.

    7. Als u de weergave verder wilt aanpassen, klikt u onder Beschrijvingop een knop en selecteert u vervolgens de opties die u wilt gebruiken.

    8. Klik op OK wanneer u de gewenste opties hebt geselecteerd.

    9. Als u de weergave onmiddellijk wilt gebruiken, klikt u op Weergave toepassen.

  • Een weergave maken op basis van een standaardweergave

    1. Ga naar de weergave waar u de nieuwe weergave op wilt baseren.

    2. Wijs in het menu Weergave de optie Huidige weergave aan en klik op Huidige weergave aanpassen.

    3. Voor elk type wijziging dat u wilt maken, klikt u onder Beschrijvingop een knop en selecteert u vervolgens de 3 4 opties.

    4. Wanneer u klaar bent met het aanbrengen van wijzigingen, sluit u het dialoogvenster Weergave aanpassen.

    5. Wijs in het menu Beeld de optie Huidige weergave aan en klik op Weergaven definiëren.

    6. Klik in het vak Weergaven voor mapmapnaam op Huidige weergave-instellingen.

    7. Klik op Kopiëren.

    8. Voer in het vak Naam van nieuwe weergave een naam in.

    9. Als u de locatie wilt wijzigen waar de weergave beschikbaar is, klikt u op een optie onder Kan worden gebruikt voor.

      Opmerking: Nieuwe weergaven worden toegevoegd aan de huidige weergave submenu (wijs in het menu Weergave de aanwijzer schikken op).

Als u de standaardweergave voor een openbare map wilt wijzigen, moet u de machtiging Eigenaar voor de map hebben en moet er ten minste één aangepaste weergave zijn gedefinieerd voor de map die voor iedereen zichtbaar is.

  1. Klik in mappenlijst in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de openbare map en klik vervolgens op Eigenschappen in het snelmenu.

  2. Klik op het tabblad Beheer.

    Als het tabblad Beheer niet wordt weergegeven, hebt u geen machtiging Eigenaar.

  3. Klik in de lijst Eerste weergave op map op de weergave die u telkens wilt weergeven wanneer de map wordt geopend.

    In de weergave Normaal wordt de standaardweergave van Microsoft Outlook voor het type items in de map.

U moet de machtiging Editor, Publicatieeditor of Eigenaar hebben om formulieren toe te voegen aan een persoonlijke gedeelde map of aan een openbare map. Als de map een openbare map is en u de machtiging Eigenaar hebt, kunt u de formulieren beperken die beschikbaar zijn voor andere personen die de map gebruiken.

  1. Klik in mappenlijst in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de map en klik vervolgens op Eigenschappen in het snelmenu.

  2. Klik op het tabblad Formulieren.

  3. Als u een formulier wilt toevoegen aan de formulieren die aan deze mappenlijst zijn gekoppeld, klikt u opBeheren en geeft u het formulier aan.

  4. Klik op Sluiten.

  5. Als u de formulieren wilt beperken die beschikbaar moeten zijn voor andere personen die de map gebruiken, klikt u op een optie onder Deze formulieren toestaan in deze map.

U moet de machtiging Eigenaar hebben voor een openbare map om regels voor de map te maken of te wijzigen.

  1. Klik in mappenlijst in de navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de openbare map voor wie u regels wilt maken of wijzigen en klik vervolgens op Eigenschappen in het snelmenu.

  2. Klik op het tabblad Beheer.

  3. Klik op Mapassistent.

  4. Ga op één van de volgende manieren te werk:

    • Als u een regel wilt maken, klikt u op Regel toevoegen.

    • Als u een bestaande regel wilt wijzigen, klikt u op een regel in de lijst en klikt u vervolgens op Regel bewerken.

  5. Voer de voorwaarden in waar het item aan moet voldoen om de actie uit te voeren. Klik voor meer voorwaarden op Geavanceerd.

  6. Selecteer onder Deze acties uitvoerende beste opties.

    Opmerking: Wanneer u een regel maakt, is deze standaard actief.

Ga op een van de volgende manieren te werk:

  • Een agenda delen

    1. Maak een nieuwe map en kies Agenda-items in de lijst Map bevat.

    2. Klik in de lijst Selecteer waar u de map wilt opslaan op Agenda en klik vervolgens op OK.

    3. Voeg vergaderingen en gebeurtenissen toe aan de map.

  • Een lijst met contactpersonen delen

    1. Maak een nieuwe map en kies Contactitems in de lijst Map bevat.

    2. Klik in de lijst Selecteer waar u de map wilt plaatsen op Contactpersonenen klik vervolgens op OK.

    3. Contactpersonen toevoegen aan de map.

      Opmerking: De lijst met gedeelde contactpersonen wordt weergegeven in het Outlook Adresboek/Contactpersonen.

  • Een takenlijst delen

    1. Maak een nieuwe map en kies Taakitems in de lijst Map bevat.

    2. Klik in de lijst Selecteren waar u de map wilt plaatsen op Takenen klik vervolgens op OK.

    3. Taken toevoegen aan de map.

      Opmerking: Hoewel u een takenlijst naar een openbare map kunt kopiëren, kunt u een taakaanvraag niet kopiëren naar een openbare map of een taakaanvraag maken vanuit een openbare map.

  • Informatie posten in een openbare map

    1. Open de openbare map waarin u gegevens wilt posten.

    2. Als u het standaardformulier wilt gebruiken voor het posten van informatie, klikt u op het menu Bestand, wijs Nieuwaan en klikt u vervolgens op Posten in deze map.

    3. Voer in het formulier de gegevens in die u wilt posten.

    4. Klik op Posten.

Een gemodereerde openbare map maken

U moet de machtiging Eigenaar hebben voor een openbare map om deze aan te wijzen als een gemodereerde map.

  1. Klik in mappenlijst in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de openbare map en klik vervolgens op Eigenschappen in het snelmenu.

  2. Klik op het tabblad Beheer op Gemodereerde map.

  3. Schakel het selectievakje Map instellen als een gemodereerde map in.

  4. Voer in het vak Nieuwe items doorsturen naar de naam in van de persoon die binnenkomende berichten ontvangt of de naam van een alternatieve openbare map waarin de berichten ter controle zijn opgeslagen. De moderator die de controle doet, wordt opgegeven in stap 6.

  5. Optioneel: Als u automatisch een antwoord wilt verzenden wanneer een nieuw bericht wordt ontvangen door de moderator, selecteert u een optie onder Nieuwe items beantwoorden met.

    Kies een van de volgende opties:

    • Standaardreactie    

      "Bedankt voor uw inzending. Houd er rekening mee dat inzendingen naar bepaalde mappen of discussiegroepen worden gecontroleerd om te bepalen of ze openbaar moeten worden gemaakt. In deze gevallen is er een vertraging voordat goedgekeurde inzendingen door anderen kunnen worden bekeken.'

    • Aangepast antwoord    

      Klik op Aangepast antwoorden klik vervolgens op Sjabloon. Typ de tekst van uw aangepaste antwoord.

    Moderators ontvangen geen van deze antwoorden wanneer ze berichten posten.

  6. Als u namen wilt toevoegen of verwijderen van personen die moderator zijn, klikt u op Toevoegen of Verwijderen.

  7. Optioneel: Als u de eigenschappen van een geselecteerde moderator wilt weergeven, klikt u op Eigenschappen.

Naar boven

Meer hulp nodig?

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Microsoft Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Hoe tevreden bent u met de taalkwaliteit?
Wat heeft uw ervaring beïnvloed?

Bedankt voor uw feedback.

×