Een recordsarchief gebruiken of records beheren

In SharePoint kunt u records in een archief beheren of records beheren in dezelfde documentopslagplaats als actieve documenten. Door de SharePoint in-place benadering te gebruiken, blijft de record staan wanneer u verklaart dat een document een record is geworden, maar SharePoint beheert het nu als een record. Een document kan bijvoorbeeld een ander bewaarbeleid krijgen wanneer dit wordt gedeclareerd als record of wanneer gebruikers het document mogelijk niet kunnen bewerken.

Een hybride benadering is ook mogelijk. U kunt bijvoorbeeld records met actieve documenten twee jaar op hun plaats houden en vervolgens records verplaatsen naar een recordsarchief wanneer een project is voltooid.

Houd rekening met de volgende vragen als u bedenkt of u records wilt beheren op een afzonderlijke recordcentrumsite of op dezelfde samenwerkingssite waarin de documenten zijn gemaakt:

• Is het beheermodel van de samenwerkingssite geschikt voor recordbeheer? Gelden er wettelijke vereisten voor uw bedrijfstak die voorschrijven dat records gescheiden moeten worden van actieve documenten? Kan het beheer van een site die records bevat worden overgelaten aan de beheerder van een samenwerkingssite? U zou records kunnen opslaan op een site met meer toegangsbeperkingen dan de samenwerkingssite, of op een site waarvan een back-up wordt gemaakt volgens een ander schema.

• Hoe lang wordt de samenwerkingssite gebruikt? Als records langer moeten worden bewaard dan het project aan de gang is, betekent het selecteren van een in-place strategie voor recordbeheer dat u de samenwerkingssite moet behouden, zelfs nadat het niet meer wordt gebruikt.

• Hebben de projectleden vaak toegang nodig tot de documenten nadat deze records zijn geworden? Als u een oplossing ter plaatse gebruikt, hebben projectleden op dezelfde manier toegang tot documenten, ongeacht of documenten actief of records zijn.

• Zijn recordbeheerders in uw organisatie alleen verantwoordelijk voor records of zijn ze verantwoordelijk voor alle informatie, ongeacht of deze actief of een record is? Als recordmanagers alleen verantwoordelijk zijn voor officiële records, is het mogelijk eenvoudiger om een aparte recordcentrumsite te hebben.

In de volgende tabel worden verschillen beschreven tussen wat u kunt doen met records in een recordcentrum en met records die op locatie worden beheerd op een samenwerkingssite. De verschillen worden weergegeven vanuit het oogpunt van zowel recordmanagers als werknemers die samenwerken aan een projectteam.

In de volgende tabel worden verschillen beschreven tussen de twee benaderingen voor recordbeheer die van invloed kunnen zijn op de manier waarop u IT-resources beheert.