Overzicht:    Bepaal welke recordbeheerbenadering u wilt kiezen in SharePoint Server 2013.

In SharePoint kunt u records in een archief beheren of records beheren in dezelfde documentopslagplaats als actieve documenten. Door de SharePoint in-place benadering te gebruiken, blijft de record staan wanneer u verklaart dat een document een record is geworden, maar SharePoint beheert het nu als een record. Een document kan bijvoorbeeld een ander bewaarbeleid krijgen wanneer dit wordt gedeclareerd als record of wanneer gebruikers het document mogelijk niet kunnen bewerken.

Een hybride benadering is ook mogelijk. U kunt bijvoorbeeld records met actieve documenten twee jaar op hun plaats houden en vervolgens records verplaatsen naar een recordsarchief wanneer een project is voltooid.

Houd rekening met de volgende vragen als u bedenkt of u records wilt beheren op een afzonderlijke recordcentrumsite of op dezelfde samenwerkingssite waarin de documenten zijn gemaakt:

  • Is het beheermodel van de samenwerkingssite geschikt voor recordbeheer? Gelden er wettelijke vereisten voor uw bedrijfstak die voorschrijven dat records gescheiden moeten worden van actieve documenten? Kan het beheer van een site die records bevat worden overgelaten aan de beheerder van een samenwerkingssite? U zou records kunnen opslaan op een site met meer toegangsbeperkingen dan de samenwerkingssite, of op een site waarvan een back-up wordt gemaakt volgens een ander schema.

  • Hoe lang wordt de samenwerkingssite gebruikt? Als records langer moeten worden bewaard dan het project aan de gang is, betekent het selecteren van een in-place strategie voor recordbeheer dat u de samenwerkingssite moet behouden, zelfs nadat het niet meer wordt gebruikt.

  • Hebben de projectleden vaak toegang nodig tot de documenten nadat deze records zijn geworden? Als u een oplossing ter plaatse gebruikt, hebben projectleden op dezelfde manier toegang tot documenten, ongeacht of documenten actief of records zijn.

  • Zijn recordbeheerders in uw organisatie alleen verantwoordelijk voor records of zijn ze verantwoordelijk voor alle informatie, ongeacht of deze actief of een record is? Als recordmanagers alleen verantwoordelijk zijn voor officiële records, is het mogelijk eenvoudiger om een aparte recordcentrumsite te hebben.

In de volgende tabel worden verschillen beschreven tussen wat u kunt doen met records in een recordcentrum en met records die op locatie worden beheerd op een samenwerkingssite. De verschillen worden weergegeven vanuit het oogpunt van zowel recordmanagers als werknemers die samenwerken aan een projectteam.

Verschillen tussen recordsarchief en in-place records

factor

Archief records

In-place records

Recordretentie beheren

De inhoudsorganisator plaatst automatisch nieuwe records in de juiste map in het bestandsplan van het archief, op basis van metagegevens.

Er kunnen verschillende beleidsregels voor records en actieve documenten zijn op basis van het huidige inhoudstype of de huidige locatie.

Beperken welke gebruikers records kunnen bekijken

Ja. In het archief worden de machtigingen voor de record opgegeven.

Nee. Machtigingen worden niet gewijzigd wanneer een document een record wordt. U kunt echter wel beperken welke gebruikers records kunnen bewerken en verwijderen.

Eenvoudig records zoeken (voor recordmanagers)

Makkelijker. Alle records bevinden zich op één locatie.

Harder. Records zijn verspreid over meerdere samenwerkingssites.

Alle documentversies behouden als records

De gebruiker moet elke versie van een document expliciet naar het archief verzenden.

Automatisch, ervan uitgaande dat versiering is ingeschakeld.

Eenvoudig informatie zoeken (voor teammedewerkers)

Moeilijker, hoewel een koppeling naar het document kan worden toegevoegd aan de samenwerkingssite wanneer het document een record wordt.

Makkelijker.

Onbelangrijke samenwerkingssite

De samenwerkingssite bevat alleen actieve documenten.

De samenwerkingssite bevat actieve en inactieve documenten (records), hoewel u weergaven kunt maken om alleen records weer te geven.

Mogelijkheid om records te controleren

Ja.

Afhankelijk van het auditbeleid van de samenwerkingssite.

Beheerbeveiliging

Een recordmanager kan het archief van de records beheren.

Beheerders van samenwerkingssite hebben machtigingen voor het beheren van records en actieve documenten.

In de volgende tabel worden verschillen beschreven tussen de twee benaderingen voor recordbeheer die van invloed kunnen zijn op de manier waarop u IT-resources beheert.

Resourceverschillen tussen een recordsarchief en in-place records

factor

Archief records

In-place records

Aantal te beheren sites

Meer sites. Dat wil zeggen, er is een apart archief naast samenwerkingssites.

Minder sites.

Schaalbaarheid

Vermindert de druk op databasegrootte op samenwerkingssites.

De maximale grootte van de siteverzameling is eerder bereikt.

Eenvoudig beheer

Afzonderlijke site of farm voor records.

Er werken geen extra site-inrichtingswerkzaamheden verder dan wat al nodig is voor de sites met actieve documenten.

Opslag

Records kunnen worden opgeslagen op verschillende opslagmediums.

Actieve documenten en records die samen zijn opgeslagen.

Meer hulp nodig?

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Microsoft Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Hoe tevreden bent u met de taalkwaliteit?
Wat heeft uw ervaring beïnvloed?

Bedankt voor uw feedback.

×