Wanneer u een vergadering plant met Outlook, met name een vergadering waar deelnemers persoonlijk aanwezig zullen zijn, moet u een vergaderruimte in de uitnodiging opnemen. Als u de naam van de vergaderruimte weet, kunt u die naam rechtstreeks invoeren in het veld Locatie. Als u de naam niet weet of als u een vergadering plant op een locatie die u niet kent, kunt u de functie Ruimte zoeken gebruiken.
Opmerking: Ziet u Ruimte zoeken niet? Deze knop verschijnt alleen op het lint als de beheerder deze functie op de Exchange-server heeft ingeschakeld. Uw beheerder kan hierover meer informatie vinden in Resourcepostvakken beheren en planning.
Ruimte zoeken openen
De knop Ruimte zoeken bevindt zich op het lint in de uitnodiging voor de vergadering. (Een uitnodiging voor een vergadering maken)
Als u moeite hebt om Ruimte zoeken te vinden, moet u ervoor zorgen dat deze functie is ingeschakeld. Als u niet de beheerder van uw organisatie bent, neemt u contact op met de beheerder om Ruimte zoeken in te schakelen. Als u de beheerder bent, moet u verbinding maken met PowerShell en de volgende cmdlets uitvoeren:
New-DistributionGroup -Naam "naam van kamerlijst" –RoomList
Add-DistributionGroupMember -Identiteit "naam van kamerlijst" -Lid "naam van postvak van ruimte"
Hierdoor kan de ruimte zoeken worden weergegeven en kunt u de lijst met ruimten bekijken en naar wens een keuze maken uit de beschikbare ruimten.
Een rondleiding door Ruimte zoeken
Ruimte zoeken wordt geopend op de planningspagina van de uitnodiging voor de vergadering.
-
Selecteer Recente ruimten in Een lijst met ruimten kiezen om recente ruimten te zien die u hebt gepland.
-
Selecteer een van uw recente ruimten en deze wordt toegevoegd aan de lijst met ruimten aan de linkerkant van de pagina. De beschikbaarheidsinfo wordt weergegeven in het planningsraster.
-
Wanneer u de pijlen selecteert in Kamerlijst kiezen, ziet u de gebouwen en/of locaties in uw bedrijf. Wanneer u een kamerlijst kiest, ziet u een lijst met de vergaderruimten die tijdens de opgegeven vergadertijd in dat gebouw of op die locatie beschikbaar zijn.
-
Wanneer u een beschikbare ruimte hebt gevonden, schakelt u het selectievakje naast de naam in om de ruimte op te nemen in de uitnodiging.
Tip: U kunt het deelvenster Ruimte zoeken verbergen door nogmaals te klikken op de knop Ruimte zoeken of door te klikken op de x rechtsboven in het deelvenster Ruimte zoeken.
Een uitnodiging voor een vergadering maken
-
Klik onder in het navigatiedeelvenster op Agenda.
-
Klik op het tabblad Start op Vergadering.
-
Typ in het vak Aan de namen van personen of resources die u wilt opnemen in de vergadering.
-
Typ in het vak Onderwerp een beschrijving van de vergadering.
-
Klik op Ruimte zoeken om een ruimte te selecteren.
-
Voer meer informatie over de vergadering in.
-
Wanneer u de uitnodiging hebt voltooid, klikt u op het tabblad Organisator van vergadering op Verzenden.
