Een belangrijk onderdeel van het gebruik van formulieren is het verzenden van uitnodigingen naar een doelgroep en het beheren van hun antwoorden via meldingen.
Het publiek uitnodigen voor uw formulier
Wanneer u een formulier deelt, kunt u personen of groepen uit een personenkiezer selecteren als doelgroep voor uw formulier.
-
Selecteer Antwoorden verzamelen.
-
Selecteer de doelgroep in deze opties: Iedereen kan reageren, Alleen personen in mijn organisatie kunnen reageren, Bepaalde personen in mijn organisatie kunnen reageren.
Opmerking: Wanneer u Bepaalde personen in mijn organisatie kunnen reageren selecteert, vult u het veld Een naam, groep of e-mailadres invoeren in.
-
Kopieer de URL. Selecteer Kopiëren en schakel het selectievakje Kortere URL in als u een kortere URL wilt dan de opgegeven URL.
Opmerking: De optie Url verkorten is niet beschikbaar wanneer u bent aangemeld bij Forms met een persoonlijk Microsoft-account (Hotmail, Live of Outlook.com) of als u de mobiele site gebruikt.
-
Selecteer een uitnodigingspictogram voor de gekozen bezorgmethode. De opties zijn:
Koppeling met contactpersoon
voor Outlook of Teams-Add genodigden en schakel een selectievakje in voor Outlook of Teams, werk de standaardnotitie bij, indien nodig, en selecteer Verzenden.Opmerking: Als u een formulier of toets verzendt in Teams, kunt u dit verzenden naar een persoon, een chatgroep in Teams of een Teams-kanaal wanneer u de genodigden selecteert. Wanneer u een Outlook-adres voor een geadresseerde invoert, schakelt u het selectievakje van Outlook in als dit standaard is ingevuld.
QR-code
- Selecteer het QR-pictogram > Downloaden.Opmerking: Voeg de gedownloade .png in waar uw beoogde doelgroep deze kan scannen met een QR-codescanner.
Insluiten
- Selecteer het pictogram Insluiten > Kopiëren.
Opmerking: Iedereen die de formulierkoppeling via e-mail ontvangt, kan uw e-mail doorsturen naar andere personen die uw formulier mogelijk kunnen zien en invullen. Als uw formulier echter is ingesteld op Alleen personen in mijn organisatie kunnen reageren of specifieke personen in mijn organisatie kunnen reageren, kunnen alleen personen en groepen die u definieert - of iedereen in uw organisatie of alleen specifieke personen en groepen - uw formulier bekijken en erop reageren (zelfs als het e-mailbericht naar hen is doorgestuurd).
Meldingen inschakelen
U kunt meldingen inschakelen in het bevestigingsvenster van de uitnodiging of in het instellingenvenster.
Bevestigingsvenster
Als u meldingen wilt inschakelen, selecteert u de wisselknop Meldingsberichten ophalen .
Als u meldingen wilt uitschakelen, selecteert u de wisselknop Meldingsberichten ophalen opnieuw.
Deelvenster Instellingen
Selecteer 
(Meer formulierinstellingen)>Ontvangstbevestigingen > E-mailmelding van elk antwoord ontvangen.
Opmerking: Schakel meldingen niet onmiddellijk uit, zodat u de eerste e-mailmelding na één dag kunt ontvangen.
Herinneringen verzenden
Er zijn twee manieren om herinneringen naar uw publiek te verzenden.
-
Via een e-mailmelding ontvangt u de dag na het verzenden van een formulier of toets naar een doelgroep- Selecteer Herinnering verzenden.
Notities: Er zijn twee versies van e-mailmeldingen.
-
Een uitvoerbaar bericht dat alleen beschikbaar is in Outlook
-
Een HTML-versie in andere e-mailclients, zoals Windows Mail
-
Via het tabblad Antwoorden van het formulier of de toets-Selecteer Herinnering.
