Gasten toevoegen aan Microsoft 365-groepen

Met gasttoegang in Microsoft 365-groepen kunt u en uw team samenwerken met personen van buiten uw organisatie door hun toegang te verlenen tot groepsgesprekken, bestanden, agenda-uitnodigingen en het groepsnotitieblok. Een groepseigenaar kan toegang verlenen aan gasten, zoals een partner, leverancier, leverancier of consultant.

Werkwijze

Personen die Microsoft 365-groepen kunnen Webversie van Outlook of Outlook voor Windows gebruiken om gasten in hun eigen Microsoft 365 beheren. Gasten kunnen elk e-mailadres hebben en hun e-mailaccount kan een werk-, persoonlijk of schoolaccount zijn.

Opmerking: Gasttoegang wordt ingesteld door de IT-beheerder.

  • Stap 1    De groepseigenaar voegt een gast toe aan de groep of er wordt een gast als gast benoemd door een groepslid. De groepseigenaar gaat akkoord met het voorstel.

  • Stap 2    De groepseigenaar wordt op de hoogte gesteld van de inhoud en bronnen die de gast kan openen in de groep. Een combinatie van tekst en pictogrammen geeft alle groepsleden een duidelijke indicatie van gastdeelname.

  • Stap 3    De gast krijgt een welkomstbericht en kan deelnemen aan groepsgesprekken, agenda-uitnodigingen ontvangen en beantwoorden, en de groepsbestanden openen.

  • Stap 4    Gasten kunnen de groep op elk moment verlaten via een koppeling in de voettekst van alle e-mailberichten en agenda-uitnodigingen van de groep.

Beheerders kunnen gasten en hun toegang tot groepsbronnen Microsoft 365 PowerShell beheren. Zie Gasttoegang beheren in Microsoft 365 Groepen voor instructies.

Wanneer een gast wordt uitgenodigd om deel te nemen aan een groep, ontvangt deze een welkomstbericht met informatie over de groep en wat hij of zij kan verwachten nu hij lid is. Het bericht bevat ook een reeks koppelingen om hen te helpen aan de slag te gaan en verbinding te maken met groepsbronnen.

Afbeelding van welkomstbericht voor groeps gasten

Alle interactie met het gastlid verloopt via hun Postvak IN. Ze hebben geen toegang tot de groepssite, maar kunnen wel agenda-uitnodigingen ontvangen, deelnemen aan e-mailgesprekken en, als de beheerder de instelling heeft ingeschakeld, gedeelde bestanden openen via een koppeling of bijlage.

Alle groeps-e-mailberichten en agenda-uitnodigingen die de gast ontvangt, bevatten een herinnering om Allen beantwoorden te gebruiken in antwoorden op de groep, samen met koppelingen om groepsbestanden weer te geven en de groep te verlaten. Hier volgt een voorbeeld:

Alle e-mailberichten die gasten van groepsleden ontvangen, hebben een voettekst met instructies en koppelingen

De volgende tabel bevat een overzicht van wat gasten wel en niet kunnen doen.

Functie

Toegestaan voor gastgebruiker?

Een groep maken

Nee

Groepsleden toevoegen of verwijderen

Nee

Een groep verwijderen

Nee

Deelnemen aan een groep

Ja, op uitnodiging

Een gesprek starten

Ja

Reageren op een gesprek

Ja

Zoeken naar een gesprek

Ja

Een persoon in de groep taggen met @vermelding

Nee

Een groep vastmaken of favoriet maken

Nee

Een gesprek verwijderen

Ja

Berichten leuk vinden

Nee

Vergaderingen beheren

Nee

De groepsagenda weergeven

Nee

Agenda-items wijzigen

Nee

Een groepsagenda toevoegen aan een persoonlijke agenda

Nee

Groepsbestanden bekijken en bewerken

Ja, als dit is ingeschakeld door de tenantbeheerder

Toegang tot het OneNote-notitieblok van de groep

Ja, toegang vanuit welkomst-e-mail

Door groepen bladeren

Nee

Veelgestelde vragen

Een gast is iemand die geen werknemer, leerling/student, of lid van uw organisatie is. Ze hebben geen werk- of schoolaccount binnen uw organisatie.

Nee. Alleen personen buiten uw organisatie, zoals partners of consultants, kunnen worden toegevoegd als gast. U kunt personen binnen uw organisatie uitnodigen om als gewoon groepslid deel te nemen aan de groep.

Ja, dat kan. Externe e-mailcontacten zijn contactpersonen die worden vermeld in de algemene adreslijst van uw organisatie. Een voorbeeld van dit type contactpersoon is een leverancier die regelmatig services uitvoert voor uw organisatie.

De beheerder moet de gastenfunctie in bedrijf zetten voordat u gasten kunt toevoegen. Wanneer u het bericht ziet om contact op te nemen met uw beheerder, is de gastfunctie waarschijnlijk nog niet ingeschakeld. Zie Gasttoegang beheren in Microsoft 365 Groepen voor meer informatie.

Gastleden kunnen geen berichten bekijken die zijn beveiligd met IRM (Information Rights Management).

U krijgt mogelijk een rapport over niet-bezorging wanneer u een groepsbericht beantwoordt met een ander e-mailadres dan het adres dat u hebt gebruikt toen u lid werd van de groep of bent toegevoegd aan de groep. Als u bijvoorbeeld met stefans@contoso.com lid bent geworden van de groep, maar u vanuit het Postvak IN van stefans@service.contoso.com een antwoord probeert te versturen, ontvangt u een rapport over niet-uitgevoerde bezorging.

Ja. Groepsleden (geen gasten) kunnenMicrosoft 365 delen met personen buiten de organisatie door de besturing delen te gebruiken en Specifieke personen als doelgroep te selecteren. Vervolgens voert u de namen of e-mailadressen in van de personen met wie u het bestand wilt delen.

Zie Bestanden en mappen delen met Microsoft 365 Business voor meer informatie.

Een moderne bijlage is een bestand dat is opgeslagen in OneDrive voor werk of school. Er wordt één koppeling verstuurd naar alle geadresseerden. Omdat het bestand is opgeslagen in de cloud, kunnen alle geadresseerden het bestand lezen en bewerken zonder dat ze afzonderlijke exemplaren op elkaar hoeven af te stemmen. 

In een Microsoft 365 worden moderne bijlagen alleen gedeeld met leden van de groep. Wanneer een bericht met een moderne bijlage wordt doorgestuurd naar een gastlid van de groep, heeft hij of zij toegang tot de bijlage nadat hij of zij zich met een gebruikersnaam en wachtwoord heeft aanmelden. Als het bericht wordt doorgestuurd naar iemand die geen lid is van de groep, kan die persoon de bijlage niet openen.

Hiervoor zijn verschillende redenen? Zie Gast ontvangt geen e-mail van groepsgesprekken voor informatie.

Hoe kunnen gasten hun persoonlijke gegevens controleren en beheren die door de organisatie worden verzameld?

Gasten kunnen te weten komen welke persoonlijke gegevens de organisatie bewaart en hoe ze kunnen vragen om alles of een deel ervan te verwijderen door de koppeling privacyverklaring van de organisatie te selecteren onder aan het welkomst-e-mailbericht dat ze hebben ontvangen.

Voettekst van welkomstbericht voor gasten in Office 365 Groepen

Zie ook

Microsoft 365 Groepen als gast gebruiken

Meer informatie over Microsoft 365-groepen

Gast ontvangt geen e-mail van groepsgesprekken

Meer informatie over Outlook.com-groepen

Meer hulp nodig?

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagenten.

×