Het afdrukken van een rapport annuleren als het rapport geen records bevat

Standaard kunt u rapporten afdrukken die geen records bevatten. U kunt dit probleem oplossen door een macro of VBA-code (Microsoft Visual Basic for Applications) te gebruiken om het ontbreken van records in een rapport te detecteren en de afdrukbewerking vervolgens te annuleren. In de stappen in dit artikel wordt uitgelegd hoe u beide technieken kunt gebruiken.

Wat wilt u doen?

U wilt waarschijnlijk het afdrukken van een rapport annuleren als dit geen records bevat. Als u bijvoorbeeld begint met het verkopen van een nieuw product, is het waarschijnlijk dat u de verkoop nog niet hebt geregistreerd. Houd er daarom rekening mee dat sommige rapporten mogelijk geen detailrecords bevatten en dat statistische functies, zoals de functie Count, mogelijk niets hebben. Als u een dergelijk exemplaar zonder problemen wilt verwerken, kunt u een macro maken die de afdruk taak annuleert. U kunt ook een paar regels met zorgvuldig geplaatste VBA-code toevoegen om hetzelfde te doen. VBA is de programmeertaal die Access gebruikt.

U voegt de macro of de VBA-code toe aan de gebeurtenisprocedure On No Data van het rapport. Access activeert de gebeurtenis On No Data wanneer u een rapport zonder records hebt uitgevoerd. Met de macro en de VBA-code die in dit artikel wordt beschreven, wordt een bericht weergegeven en wordt het afdrukken van het rapport geannuleerd wanneer dit rapport geen gegevens bevat. Wanneer u een macro of VBA-code toevoegt aan de gebeurtenisprocedure On No Data, wordt de macro of de VBA-code uitgevoerd wanneer u een rapport opent dat geen records bevat. Wanneer u op OK klikt om een van beide waarschuwingsmeldingen te sluiten, wordt ook het lege rapport gesloten. Wanneer u de macro of de VBA-code aan het rapport toevoegt, wordt er geen leeg rapport geopend wanneer u dit probeert weer te geven in de rapport- of indelingsweergave, maar u kunt het rapport wel openen in de ontwerpweergave.

Afdrukken annuleren met een macro

De macro die in deze sectie wordt beschreven, geeft een waarschuwingsbericht weer wanneer u probeert een leeg rapport af te drukken. Wanneer u op OK klikt om het berichtvenster te sluiten, wordt de afdrukbewerking automatisch geannuleerd. Als u geen waarschuwingsbericht op neemt, lijkt het alsof er niets gebeurt wanneer u het rapport probeert af te drukken, iets wat waarschijnlijk verwarrend is voor de gebruikers van het rapport.

De macro maken

  1. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op het rapport dat u wilt wijzigen en klik op Ontwerpweergave.

  2. Klik op het tabblad Ontwerpen in de groep Weergeven/verbergen op Eigenschappenvenster.

    -of-

    Dubbelklik op het vak in de linkerbovenhoek of rechterbovenhoek van het rapport, afhankelijk van uw regionale en taalinstellingen.

  3. Klik op het tabblad Gebeurtenis en klik in het vak van de eigenschap On No Data op Knop Opbouwfunctie .

    Het dialoogvenster Opbouwer kiezen wordt weergegeven.

  4. Klik op Opbouwmodusvoor macro's en klik vervolgens op OK.

    De macro-ontwerper wordt gestart en er wordt een lege macro weergegeven.

  5. Selecteer in de vervolgkeuzelijst met macroacties in het macro-ontwerpvenster Berichtvak in de lijst.

  6. typ in het vak Bericht de tekst voor het waarschuwingsbericht.

    U kunt bijvoorbeeld het volgende invoeren: Er zijn geen records om te rapporteren.

  7. Wijzig desgewenst de argumentwaarde in het vak Pieptoon van Ja in Nee en selecteer in de lijst Type het type pictogram dat u wilt weergeven in het waarschuwingsbericht.

  8. Typ in het vak Titel de titel voor het waarschuwingsbericht.

    U kunt bijvoorbeeld Geen records invoeren.

  9. Selecteer de vervolgkeuzelijst met macroacties onder de actie Berichtvak en selecteer vervolgensEvenement Annuleren.

  10. Klik op het tabblad Ontwerpen in de groep Sluiten op Opslaan.

  11. Ga naar het tabblad Ontwerp en klik in de groep Sluiten op Sluiten. Als er een waarschuwingsbericht wordt weergegeven met de vraag of u wijzigingen in de macro en de rapport eigenschap wilt opslaan, klikt u op Ja,sluit u het rapport, sla u de wijzigingen op als u daarom wordt gevraagd en gaat u verder met de volgende stappen om deze te testen.

Uw macro testen

  • Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op het rapport met de macro en klik op Afdrukken. Afhankelijk van de opties die u hebt gekozen, wordt er een waarschuwingsbericht weergegeven.

    Wanneer u op OK klikt om het bericht te sluiten, wordt de afdrukbewerking gestopt met de actieEvenement Annuleren. Omdat u geen andere gebeurtenis hebt opgegeven (zoals het openen van het rapport om het te bekijken), wordt het rapport gesloten.

Naar boven

VBA-code gebruiken om afdrukken te annuleren

De hier beschreven VBA-code werkt vrijwel net zoals de macro die in de vorige sectie is beschreven. Er wordt een waarschuwingsbericht weergegeven wanneer u een leeg rapport opent en de afdrukbewerking wordt geannuleerd wanneer u het waarschuwingsbericht sluit.

VBA-code toevoegen

  1. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op het rapport dat u wilt wijzigen en klik op Ontwerpweergave.

    Opmerking: Gebruik een rapport dat geen records bevat om deze procedure te voltooien.

  2. Klik op het tabblad Ontwerpen in de groep Weergeven/verbergen op Eigenschappenvenster.

    -of-

    Dubbelklik op het vak in de linkerbovenhoek of rechterbovenhoek van het rapport, afhankelijk van uw regionale en taalinstellingen.

  3. Klik op het tabblad Gebeurtenis en klik in het vak van de eigenschap On No Data op Knop Opbouwfunctie .

    Het dialoogvenster Opbouwer kiezen wordt weergegeven.

  4. Klik op Opbouwervoor code en klik vervolgens op OK.

    Visual Basic Editor wordt gestart en u ziet een lege gebeurtenisprocedure.

  5. Typ de volgende code in de Visual Basic Editor zodat Report_NoData procedure precies zo wordt weergegeven wanneer u klaar bent:

    Private Sub Report_NoData (Cancel As Integer)
    MsgBox "There are no records to report", vbExclamation, "No Records"
    Cancel = True
    End Sub
  6. Wanneer u klaar bent, klikt u op Bestanden vervolgens op Opslaan.

  7. Klik opBestand en klik vervolgens op Sluiten en terugkeren naar Microsoft Access.

  8. Sluit het geopende rapport en klik op Ja om het opslaan te bevestigen.

  9. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op het rapport dat u zojuist hebt gewijzigd en klik op Afdrukken. Afhankelijk van de opties die u hebt gekozen, wordt er een waarschuwingsbericht weergegeven.

Bij Report_NoData procedure wordt de functie MsgBox gebruikt om het bericht Bericht Er zijn geen records te rapporteren en de knop OK weer te geven. Wanneer u op OK klikt,geeft de regel 'Annuleren=Waar' in de procedure aan dat Access het rapport moet annuleren. Annuleren is een argument dat automatisch wordt doorgegeven aan de gebeurtenisprocedure en altijd door Access wordt gecontroleerd wanneer de gebeurtenisprocedure is voltooid.

Naar boven

Meer hulp nodig?

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagenten.

×