Inleiding tot formulieren

Een formulier in Access is een databaseobject waarmee u een gebruikersinterface voor een databasetoepassing kunt maken. Een afhankelijk formulier is rechtstreeks verbonden met een gegevensbron zoals een tabel of query en kan worden gebruikt voor het invoeren, bewerken of weergeven van gegevens van die gegevensbron. U kunt ook een onafhankelijk formulier maken dat niet rechtstreeks aan een gegevensbron is gekoppeld, maar nog steeds opdrachtknoppen, labels of andere besturingselementen bevat die u nodig hebt voor het beheren van uw toepassing.

Dit artikel behandelt voornamelijk afhankelijke formulieren. U kunt afhankelijke formulieren gebruiken om toegang tot gegevens te beheren, zoals welke velden of rijen gegevens worden weergegeven. Bepaalde gebruikers hoeven bijvoorbeeld slechts enkele velden te zien in een tabel met veel velden. Als die gebruikers beschikken over een formulier met alleen die velden, kunnen zij de database eenvoudiger gebruiken. U kunt ook opdrachtknoppen en andere functies aan een formulier toevoegen om vaak uitgevoerde acties te automatiseren.

U kunt verplichte formulieren beschouwen als ramen waardoor personen uw database zien en bereiken. Met een effectief formulier wordt het gebruik van uw database versneld, omdat personen niet hoeven te zoeken naar wat ze nodig hebben. Een visueel aantrekkelijk formulier zorgt ervoor dat gebruikers plezieriger en efficiënter kunnen werken met de database, terwijl het bovendien helpt voorkomen dat onjuiste gegevens worden ingevoerd.

Opmerking: In dit artikel wordt ervan uitgegaan dat u al een tabel (of een query op basis van een of meer tabellen) hebt gemaakt en dat u een formulier wilt maken om de gegevens weer te geven of te bewerken.

In dit artikel

Een formulier maken met de functie Formulier
Een gesplitst formulier maken met de functie Gesplitst formulier
Een formulier maken waarin meerdere records worden weergegeven met behulp van de functie Meerdere items
Een formulier maken met de wizard Formulier
Een formulier maken met de functie Leeg formulier
Meer informatie over de indelingsweergave en ontwerpweergave
Een formulier in de indelingsweergave verfijnen
Een formulier in de ontwerpweergave verfijnen

Een formulier maken met de functie Formulier

Met de functie Formulier kunt u met één muisklik een formulier maken. Wanneer u deze functie gebruikt, worden alle velden uit de onderliggende gegevensbron in het formulier geplaatst. U kunt het nieuwe formulier meteen gaan gebruiken of u kunt het in de Indelings- of Ontwerpweergave aan uw behoeften aanpassen.

De functie Formulier gebruiken om een nieuw formulier te maken

Klik in het navigatiedeelvenster op de tabel of query die de gegevens bevat die in uw formulier moeten worden weergegeven.
Klik op het tabblad Maken in de groep Formulieren op Formulier.

Als in Access één tabel wordt gevonden met een een-op-veel-relatie met de tabel of query die u hebt gebruikt om het formulier te maken, wordt een gegevensblad aan het formulier toegevoegd dat is gebaseerd op de gerelateerde tabel of query. Als u bijvoorbeeld een eenvoudig formulier maakt dat is gebaseerd op de tabel Werknemers, en er een een-op-veel-relatie tussen de tabel Werknemers en de tabel Orders is gedefinieerd, worden in het gegevensblad alle records in de tabel Orders weergegeven die betrekking hebben op het huidige werknemerrecord. U kunt het gegevensblad uit het formulier verwijderen als u het niet nodig hebt. Er worden geen gegevensbladen aan het formulier toegevoegd als er meerdere tabellen zijn die een een-op-veel-relatie hebben met de tabel op basis waarvan u het formulier hebt gemaakt.

Een gesplitst formulier maken met de functie Gesplitst formulier

Met een gesplitst formulier kunt u twee weergaven van de gegevens tegelijk bekijken: een Formulierweergave en een Gegevensbladweergave.

Het verschil met een formulier/subformulier-combinatie is dat de twee weergaven zijn gekoppeld aan dezelfde gegevensbron en continu met elkaar worden gesynchroniseerd. Als u een veld in het ene deel van het formulier selecteert, wordt hetzelfde veld in het andere deel van het formulier ook geselecteerd. Gegevens kunnen vanuit beide delen worden toegevoegd, bewerkt of verwijderd (mits de recordbron kan worden bijgewerkt en u het formulier niet hebt geconfigureerd om deze acties te voorkomen).

Door te werken met gesplitste formulieren hebt u de voordelen van beide soorten formulieren in één formulier. U kunt bijvoorbeeld het gegevensbladdeel van het formulier gebruiken om een record snel te vinden en het formulierdeel vervolgens gebruiken om het record te bekijken of bewerken.

Ga als volgt te werk om een gesplitst formulier te maken met de functie Gesplitst formulier:

Klik in het navigatiedeelvenster op de tabel of query die de gegevens bevat die u wilt weergeven in uw formulier. U kunt de tabel of query ook openen in de gegevensbladweergave.
Klik op het tabblad Maken in de groep Formulieren op Meer formulieren en klik op Gesplitst formulier.

Het formulier wordt gemaakt en vervolgens weergegeven in de indelingsweergave. In de indelingsweergave kunt u het formulierontwerp wijzigen terwijl de gegevens worden weergegeven. U kunt indien nodig bijvoorbeeld de grootte van de tekstvakken aanpassen aan de hoeveelheid gegevens. Zie de sectie Meer informatie over de indelingsweergave en ontwerpweergave voor meer informatie over formulierweergaven.

Een formulier maken waarin meerdere records worden weergegeven met behulp van de functie Meerdere items

Wanneer u een formulier maakt met behulp van de functie Formulier, wordt in het formulier dat wordt gemaakt één record tegelijk weergegeven. Als u een formulier wilt waarin meerdere records worden weergegeven, maar dat gemakkelijker kan worden aangepast dan een gegevensblad, kunt u de functie Meerdere items gebruiken.

Klik in het navigatiedeelvenster op de tabel of query die de gegevens bevat die in uw formulier moeten worden weergegeven.
Klik op het tabblad Maken in de groep Formulieren op Meer formulieren en klik vervolgens op Meerdere items.

Het formulier wordt gemaakt en weergegeven in de Indelingsweergave. In deze weergave kunt u ontwerpwijzigingen aanbrengen in het formulier terwijl de gegevens worden weergegeven.

Wanneer u de functie Meerdere items gebruikt, lijkt het formulier dat wordt gemaakt in Access op een gegevensblad. De gegevens zijn in rijen en kolommen gerangschikt en u ziet meer dan één record tegelijk. Een formulier met meerdere items biedt echter meer aanpassingsopties dan een gegevensblad, zoals de mogelijkheid om grafische elementen, knoppen en andere besturingselementen toe te voegen. Zie de secties Een formulier in de indelingsweergave verfijnen en Een formulier in de ontwerpweergave verfijnen voor meer informatie over het aanpassen van formulieren.

Een formulier maken met de wizard Formulier

Als u selectiever wilt zijn over welke velden in uw formulier worden weergegeven, kunt u de wizard Formulier gebruiken in plaats van de functies voor het maken van formulieren die eerder zijn genoemd. U kunt ook definiëren hoe de gegevens worden gegroepeerd en gesorteerd, en u kunt velden uit meerdere tabellen of query's gebruiken, zolang u de relaties tussen de tabellen en query's vooraf hebt opgegeven.

Klik op het tabblad Maken in de groep Formulieren op Wizard Formulier.
Volg de aanwijzingen van de wizard Formulier.

Opmerking: Als u velden uit meerdere tabellen en query's wilt opnemen in het formulier, moet u niet op Volgende of Voltooien klikken nadat u op de eerste pagina van de wizard Formulier velden uit de eerste tabel of query hebt geselecteerd. Herhaal in plaats daarvan de stappen om een tabel of query te selecteren en klik op de andere velden die u in het formulier wilt opnemen. Klik vervolgens op Volgende of Voltooien om door te gaan.
Klik op de laatste pagina van de wizard op Voltooien.

Een formulier maken met de functie Leeg formulier

Als de wizard of de functies voor het maken van formulieren niet aan uw wensen voldoen, kunt u de functie Leeg formulier gebruiken om een formulier te maken. Dit kan een zeer snelle manier zijn om een formulier te maken, vooral als u slechts een paar velden in het formulier wilt hebben.

Klik op het tabblad Maken in de groep Formulieren op Leeg formulier.

In Access wordt een leeg formulier geopend in de indelingsweergave en het veldenlijstvenster wordt weergegeven.
Klik in het veldenlijstvenster op het plusteken (+) naast de tabellen die de velden bevatten die in het formulier moeten worden weergegeven.
Om een veld toe te voegen aan het formulier, dubbelklikt u erop of sleept u het naar het formulier.
- Nadat het eerste veld is toegevoegd, kunt u meerdere velden in één keer toevoegen door de CTRL-toets ingedrukt te houden, tegelijkertijd te klikken op meerdere velden en vervolgens deze naar het formulier te slepen.
- De volgorde van de tabellen in het deelvenster Lijst met velden is afhankelijk van welk deel van het formulier is geselecteerd. Als het veld dat u wilt toevoegen niet zichtbaar is, selecteert u een ander deel van het formulier en probeert u opnieuw het veld toe te voegen.
Gebruik de hulpmiddelen in de groep Koptekst/voettekst op het tabblad Ontwerp om een logo, titel of de datum en tijd aan het rapport toe te voegen.
Als u andere besturingselementen wilt toevoegen aan het formulier, klikt u op het tabblad Ontwerpen en gebruikt u de hulpmiddelen in de groep Besturingselementen.

Voor een iets grotere selectie van besturingselementen schakelt u over naar de Ontwerpweergave door met de rechtermuisknop op het formulier te klikken. Klik vervolgens op Ontwerpweergave.

Meer informatie over de Indelingsweergave en Ontwerpweergave

Indelingsweergave De Indelingsweergave is de meest intuïtieve weergave voor het aanpassen van formulieren en deze kan worden gebruikt voor bijna alle wijzigingen die u wilt aanbrengen in een formulier in Access.

Ik de Indelingsweergave wordt het formulier daadwerkelijk uitgevoerd. Daarom kun je je gegevens zien terwijl het weergegeven wordt wanneer je het formulier gebruikt. In deze weergave kunt u echter ook wijzigingen aanbrengen in het formulierontwerp. Omdat u de gegevens kunt zien terwijl u het formulier wijzigt, is dit een handige weergave voor het instellen van de grootte van besturingselementen of het uitvoeren van vrijwel alle andere taken die van invloed zijn op het uiterlijk en de bruikbaarheid van het formulier.

Als u een taak tegenkomt die niet kan worden uitgevoerd in de Indelingsweergave, kunt u overschakelen naar de Ontwerpweergave. In bepaalde gevallen wordt een bericht weergegeven dat u moet overschakelen naar de Ontwerpweergave voor u een bepaalde wijziging aan kunt brengen.

Ontwerpweergave Met de Ontwerpweergave hebt u een meer gedetailleerde weergave van de structuur van het formulier. U ziet de secties Koptekst, Details en Voettekst voor het formulier. Het formulier wordt niet daadwerkelijk uitgevoerd wanneer het wordt getoond in de Ontwerpweergave. Daarom kunt u de onderliggende gegevens niet zien terwijl u ontwerpwijzigingen aanbrengt. Er zijn echter bepaalde taken die u eenvoudiger in de Ontwerpweergave kunt uitvoeren dan in de Indelingsweergave. U kunt:

Andere besturingselementen toevoegen aan het formulier, zoals afhankelijke objectkaders, pagina-einden en grafieken.
Bronnen van tekstvakbesturingselementen bewerken in de tekstvakken zelf, zonder het eigenschappenvenster te gebruiken.
Het formaat van formuliersecties wijzigen, zoals de sectie Formulierkoptekst of Details.
Bepaalde formuliereigenschappen wijzigen die niet in de Indelingsweergave kunnen worden gewijzigd.

Een formulier in de indelingsweergave verfijnen

Nadat u een formulier hebt gemaakt, kunt u eenvoudig het ontwerp verfijnen door te werken in de indelingsweergave. Met de werkelijke formuliergegevens als richtlijn kunt u de besturingselementen opnieuw rangschikken en hun grootte aanpassen. U kunt nieuwe besturingselementen in het formulier plaatsen en de eigenschappen voor het formulier en de bijbehorende besturingselementen instellen.

Als u wilt overschakelen naar de Indelingsweergave, klikt u met de rechtermuisknop op de formuliernaam in het navigatiedeelvenster en klikt u vervolgens op Indelingsweergave.

Het formulier wordt getoond in de Indelingsweergave.

Met het eigenschappenvenster kunt u de eigenschappen voor het formulier en de bijbehorende besturingselementen en secties wijzigen. Druk op F4 om het eigenschappenvenster weer te geven.

Met het veldenlijstvenster kunt u velden uit de onderliggende tabel of query toevoegen aan uw formulierontwerp. Als u het veldenlijstvenster wilt weergeven:

Klik in het tabblad Ontwerpen in de groep Extra op Bestaande velden toevoegen of gebruik de sneltoets door op ALT+F8 te drukken.

U kunt vervolgens velden rechtstreeks vanuit het veldenlijstvenster naar uw formulier slepen.

Als u één veld wilt toevoegen, dubbelklikt u op het veld of sleept u het vanuit het veldenlijstvenster naar de sectie in het formulier waar het moet worden weergegeven.
Als u meerdere velden tegelijk wilt toevoegen, houdt u Ctrl ingedrukt en klikt u op de velden die u wilt toevoegen. Sleep de geselecteerde velden vervolgens naar het formulier.

Een formulier in de Ontwerpweergave verfijnen

U kunt ook het ontwerp van uw formulier verfijnen door te werken in de ontwerpweergave. U kunt nieuwe besturingselementen en velden aan het formulier toevoegen door deze toe te voegen aan het ontwerpraster. Via het eigenschappenvenster hebt u toegang tot een groot aantal eigenschappen die u kunt instellen om uw formulier aan te passen.

Als u wilt overschakelen naar de Ontwerpweergave, klikt u met de rechtermuisknop op de formuliernaam in het navigatiedeelvenster en klikt u vervolgens op Ontwerpweergave.

Het formulier wordt getoond in de Ontwerpweergave.