Inleiding tot query's

• Met query's kunt u uw gegevens vinden en persoonsgegevens gebruiken

• Een selectiequery maken

• Een parameterquery maken

• Een totalenquery maken

• Een kruistabelquery maken

• Een tabelmaakquery maken

• Een toevoegquery maken

• Een bij werkquery maken

• Een verwijderquery maken

Met query's kunt u uw gegevens vinden en persoonsgegevens gebruiken

In een goed ontworpen database, bevinden de gegevens die u wilt presenteren in een formulier of rapport zich meestal in meerdere tabellen. Een query kan de gegevens uit verschillende tabellen halen en samenstellen voor weergave in het formulier of rapport. Een query kan een aanvraag zijn voor gegevensresultaten uit uw database of voor acties op de gegevens, of voor beide. Een query kan u een antwoord geven op een eenvoudige vraag, berekeningen uitvoeren, gegevens uit verschillende tabellen combineren, gegevens toevoegen, wijzigen of verwijderen uit een database. Omdat query's zo veelzijdig zijn, zijn er vele soorten query's en zou u een type query maken op basis van de taak.

Een selectiequery maken

Als u gegevens uit alleen bepaalde velden in een tabel wilt bekijken, gegevens uit meerdere tabellen tegelijk wilt bekijken of de gegevens alleen wilt bekijken op basis van bepaalde criteria, is een selectiequery de keuze. Zie een eenvoudige selectiequery maken voor meer informatie.

Een parameterquery maken

Als u regelmatig variaties op een bepaalde query wilt uitvoeren, kunt u overwegen om een parameterquery te gebruiken. Wanneer u een parameterquery uitvoert, wordt u gevraagd om veldwaarden in te voeren en worden vervolgens de waarden gebruikt die u opgeeft om criteria voor uw query te maken.

In het vorige voorbeeld, waarin u hebt geleerd om een selectiequery te maken die orders retourneert voor klanten in Las Vegas, kunt u de selectiequery zo wijzigen dat u wordt gevraagd de plaats op te geven wanneer u de query uitvoert. Als u dit wilt volgen, opent u de database die u in het vorige voorbeeld hebt gemaakt:

1. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de query met de naam Orders per plaats (die u in de vorige sectie hebt gemaakt) en klik vervolgens in het snelmenu op Ontwerpweergave.

2. Verwijder Las Vegasin het queryontwerpraster in de rij Criteria van de kolom City en typ [Voor welke plaats?].

   De tekenreeks [Voor welke plaats?] is de parameterprompt. De vierkante haken geven aan dat u om invoer wilt vragen in de query en dat de tekst (in dit geval Voor welke plaats?) de vraag is die in de parameterprompt wordt weergegeven.

   Opmerking: Geen van beide perioden (.) of een uitroepteken(!)kan worden gebruikt als tekst in een parameterprompt.

3. Schakel het selectievakje in de rij Weergeven van de kolom Plaats in, zodat de plaats wordt weergegeven in de queryresultaten.

4. Ga naar het tabblad Ontwerp en klik in de groep Resultaten op Uitvoeren. In de query wordt u gevraagd een waarde voor Plaats in te voeren.

5. Typ New York endruk op Enter om orders voor klanten in New York te bekijken.

   Wat moet u doen als u niet weet welke waarden u kunt opgeven? U kunt jokertekens gebruiken als onderdeel van de prompt:

6. Klik op het tabblad Start in de groep Weergaven op Weergave en klik op Ontwerpweergave.

7. Typ Like [Voor welke plaats?] in het queryontwerpraster in de rij Criteria van de kolom Plaats. &"*".

   In deze parameterprompt kunnen het sleutelwoord Like, het en-teken (&) en het sterretje(*)tussen aanhalingstekens een combinatie van tekens typen, inclusief jokertekens, om diverse resultaten te retourneren. Als de gebruiker bijvoorbeeld *typen, geeft de query alle plaatsen als retourneert; als de gebruiker Lheeft, geeft de query als antwoord alle plaatsen die beginnen met de letter 'L;' en als de gebruiker *s*typen, geeft de query alle plaatsen als retourneert die de letter 's' bevatten.

8. Klik op het tabblad Ontwerpen in de groep Resultaten op Uitvoeren,typ Nieuw bij de queryprompt endruk op Enter.

   De query wordt uitgevoerd en geeft vervolgens orders voor klanten weer in New York.

Een totalenquery maken

De totaalrij in een gegevensblad is erg handig, maar voor complexere vragen gebruikt u een totalenquery. Een totalenquery is een selectiequery waarmee u gegevens kunt groepeert en samenvatten, bijvoorbeeld wanneer u de totale verkoop per product wilt bekijken. In een totalenquery kunt u de functie Som (een statistische functie) gebruiken om de totale verkoop per product te bekijken.

Gebruik de volgende procedure om de query Product subtotalen die u in het vorige voorbeeld hebt gemaakt, te wijzigen, zodat de subtotalen per product worden samengevat.

1. Klik op het tabblad Start op >Ontwerpweergave.

   De query Product subtotalen wordt geopend in de ontwerpweergave.

2. Klik op het tabblad Ontwerp in de groep Weergeven/verbergen op Totalen.

   De rij Totalen wordt weergegeven in het queryontwerpraster.

• U kunt groepeert op veldwaarden met behulp van de rij Totalen in het ontwerpraster.

• U kunt een totaalrij van een gegevensblad toevoegen aan de resultaten van een totalenquery.

• Wanneer u de rij Totalen in het ontwerpraster gebruikt, moet u voor elk veld een statistische functie kiezen. Als u geen berekening wilt uitvoeren op een veld, kunt u groepeerden op het veld.

• Selecteer in de tweede kolom van het ontwerpraster in de rij Totaal som in de vervolgkeuzelijst.

• Ga naar het tabblad Ontwerp en klik in de groep Resultaten op Uitvoeren. De query wordt uitgevoerd en vervolgens wordt een lijst met producten met subtotalen weergegeven.

• Druk op Ctrl+S om de query op te slaan. Laat de query geopend.

Zie Kolomtotalen weergeven in een gegevensblad met een totalenrij voor meer informatie.

Naar boven

Samengevatte of samengevoegde gegevens weergeven

Wanneer u tabellen gebruikt om transacties vast te kunnen nemen of regelmatig numerieke gegevens op te slaan, is het handig om die gegevens gezamenlijk te kunnen bekijken, zoals sommen of gemiddelden. In Access kunt u een totalenrij toevoegen aan een gegevensblad. Totaalrij is een rij onder aan het gegevensblad die een lopend totaal of een andere statistische waarde kan weergeven.

1. Voer de query Product subtotalen uit die u eerder hebt gemaakt en laat de resultaten geopend in gegevensbladweergave.

2. Klik op het tabblad Start op Totalen. Onder aan het gegevensblad wordt een nieuwe rij weergegeven, met het woord Totaal in de eerste kolom.

3. Klik op de cel in de laatste rij van het gegevensblad met de naam Totaal.

4. Klik op de pijl om de beschikbare statistische functies weer te geven. Omdat de kolom tekstgegevens bevat, zijn er slechts twee keuzes: Geen en Aantal.

5. Selecteer Aantal. De inhoud van de cel verandert van Totaal in het aantal kolomwaarden.

6. Klik op de aangrenzende cel (de tweede kolom). Er wordt een pijl weergegeven in de cel.

7. Klik op de pijl en klik vervolgens op Som. In het veld wordt een som van de kolomwaarden weergegeven.

8. Laat de query geopend in de gegevensbladweergave.

Naar boven

Een kruistabelquery maken

Stel nu dat u subtotalen van producten wilt bekijken, maar dat u ook per maand wilt aggregeren, zodat in elke rij subtotalen voor een product worden verzameld en in elke kolom de subtotalen voor een maand. Als u subtotalen voor een product wilt tonen en de subtotalen voor een maand wilt tonen, gebruikt u een kruistabelquery.

U kunt de query Product subtotalen opnieuw wijzigen, zodat de query rijen met product subtotalen en kolommen met maandelijkse subtotalen retourneert.

1. Klik op het tabblad Start in de groep Weergaven op Weergave en klik op Ontwerpweergave.

2. Klik in de groep Query's instellen op Tabellen toevoegen (of Tabel in tabel Access 2013 ).

3. Dubbelklik op Ordersen klik vervolgens op Sluiten.

4. Klik op het tabblad Ontwerpen in de groep Querytype op Kruistabel. In het ontwerpraster is de rij Weergeven verborgen en wordt de rij Kruistabel weergegeven.

5. Klik in de derde kolom van het ontwerpraster met de rechtermuisknop op de rij Veld en klik vervolgens op In- en uitzoomen in het snelmenu. Het zoomvak wordt geopend.

6. Typ of plak het volgende in het zoomvak: Maand: "Maand " & DatePart("m", [Orderdatum])

7. Klik op OK.

8. Selecteer in de rij Kruistabel de volgende waarden in de vervolgkeuzelijst: Rijkoppen voor de eerste kolom, Waarde voor de tweede kolom en Kolomkoppen voor de derde kolom.

9. Ga naar het tabblad Ontwerp en klik in de groep Resultaten op Uitvoeren. De query wordt uitgevoerd en vervolgens worden product subtotalen weergegeven, geaggregeerd per maand.

10. Druk op Ctrl+S om de query op te slaan.

    Zie Samenvattingsgegevens beter leesbaar maken met een kruistabelquery voor meer informatie over kruistabelquery's.

Naar boven

Een tabelmaakquery maken

U kunt een tabeltabelquery gebruiken om een nieuwe tabel te maken van gegevens die zijn opgeslagen in andere tabellen.

Stel dat u gegevens voor bestellingen in Chicago wilt verzenden naar een zakelijke partner in Chicago die Access gebruikt om rapporten voor te bereiden. In plaats van al uw ordergegevens te verzenden, wilt u de gegevens beperken die u verzendt naar gegevens die specifiek zijn voor orders in Chicago.

U kunt een selectiequery maken die ordergegevens uit Chicago bevat en vervolgens de selectiequery gebruiken om de nieuwe tabel te maken met de volgende procedure:

1. Open de voorbeelddatabase uit het vorige voorbeeld.

   Als u een tabeltabelquery wilt uitvoeren, moet u mogelijk de database-inhoud inschakelen.

   Opmerking:  Als u onder het lint een bericht ziet over het inschakelen van de database, klikt u op Inhoud inschakelen.Als de database zich al op een vertrouwde locatie bevindt, ziet u de berichtenbalk niet.

2. Ga naar het tabblad Maken en klik in de groep Query op Queryontwerp.

3. Dubbelklik op Orderdetails en Orders.

4. Dubbelklik in de tabel Orders op Klant-id en Verzendstad om deze velden aan het ontwerpraster toe te voegen.

5. Dubbelklik in de tabel Ordergegevens op Ordernummer,Product-id,Hoeveelheid,Prijs per eenheid en Korting om deze velden aan het ontwerpraster toe te voegen.

6. In de kolom Verzendstad van het ontwerpraster, maakt u het selectievakje uit in de rij Weergeven. Typ 'Chicago' in de rij Criteria (inclusief enkele aanhalingstekens). Controleer de queryresultaten voordat u deze gebruikt om de tabel te maken.

7. Ga naar het tabblad Ontwerp en klik in de groep Resultaten op Uitvoeren.

8. Druk op Ctrl+S om de query op te slaan.

9. Typ query Chicago Ordersin het vak Querynaam en klik op OK.

10. Klik op het tabblad Start in de groep Weergaven op Weergave en klik op Ontwerpweergave.

11. Klik op het tabblad Ontwerp in de groep Querytype op Tabel maken.

12. Typ Chicago Orders in het dialoogvenster Tabelnaam maken en klik op OK.

13. Ga naar het tabblad Ontwerp en klik in de groep Resultaten op Uitvoeren.

14. Klik in het bevestigingsdialoogvenster op Jaen bekijk de nieuwe tabel in het navigatiedeelvenster.

    Opmerking: Als er al een tabel is met dezelfde naam als u hebt opgegeven, wordt deze tabel verwijderd voordat u de query uitvoert.

Zie Een tabeltabelquery maken voor meer informatie over het gebruik van tabelquery's maken.

Naar boven

Een toevoegquery maken

U kunt een toevoegquery gebruiken om gegevens op te halen uit een of meer tabellen en die gegevens toe te voegen aan een andere tabel.

Stel dat u een tabel hebt gemaakt die u wilt delen met een medewerker van het bedrijf Uit Chicago, maar u realiseert zich dat de associate ook werkt met klanten in het gebied Milwaukee. U wilt rijen met gegevens van het milwaukee-gebied aan de tabel toevoegen voordat u de tabel deelt met uw associate. U kunt de vlakgegevens van Milwaukee toevoegen aan de tabel Orders in Chicago met behulp van de volgende procedure:

1. Open de query met de naam Ordersquery Chicago die u eerder hebt gemaakt in de ontwerpweergave.

2. Klik op het tabblad Ontwerp in de groep Querytype op Toevoegen. Het dialoogvenster Toevoegen wordt geopend.

3. Klik in het dialoogvenster Toevoegen op de pijl in het vak Tabelnaam, selecteer Chicago Orders in de vervolgkeuzelijst en klik vervolgens op OK.

4. Verwijder in het ontwerpraster in de rij Criteria van de kolom Verzendstad 'Chicago' en typ 'Milwaukee'.

5. Selecteer in de rij Toevoegen aan het juiste veld voor elke kolom.

   In dit voorbeeld moeten de rijwaarden Aan worden gebruikt die overeenkomen met de rijwaarden van Veld, maar dit is niet vereist om toe te passen.

6. Ga naar het tabblad Ontwerp en klik in de groep Resultaten op Uitvoeren.

Zie Records toevoegen aan een tabel door een toevoegquery te gebruiken voor meer informatie over toevoegquery's.

Naar boven

Een bij werkquery maken

U kunt een bij werkquery gebruiken om de gegevens in uw tabellen te wijzigen en u kunt een bij werkquery gebruiken om criteria in te voeren om aan te geven welke rijen moeten worden bijgewerkt. Met een bij werkquery kunt u de bijgewerkte gegevens bekijken voordat u de update uitvoert.

In het vorige voorbeeld hebt u rijen toegevoegd aan de tabel Orders uit Chicago. In de tabel Orders uit Chicago wordt in het veld Product-id de numerieke product-id gebruikt. Gebruik de volgende procedure als u de gegevens in rapporten nuttiger wilt maken door de product-1d-namen te vervangen door productnamen:

1. Open de tabel Orders uit Chicago in de ontwerpweergave.

2. Wijzig in de rij Product-id het gegevenstype van Getal in Tekst.

3. Sla de tabel Orders uit Chicago op en sluit deze.

4. Ga naar het tabblad Maken en klik in de groep Query op Queryontwerp.

5. Dubbelklik op Chicago Orders en Producten.

6. Klik op het tabblad Ontwerp in de groep Querytype op Bijwerken.

7. In het ontwerpraster verdwijnen de rijen Sorteren en Weergeven en wordt de rij Bijwerken naar weergegeven.

8. Dubbelklik in de tabel Orders in Chicago op Product-id om dit veld aan het ontwerpraster toe te voegen.

9. Typ of plak het volgende in het ontwerpraster in de rij Wijzigen in van de kolom Product-id:[Products].[ Productnaam]

   Tip:  U kunt een bijwerkquery gebruiken om veldwaarden te verwijderen met een lege tekenreeks ("") of NULL in de rij Wijzigen in.

10. Typ of plak het volgende in de rij Criteria: [Product-id] Like ([Producten].[ ID])

11. U kunt bekijken welke waarden worden gewijzigd door een bijwerkquery door de query in de gegevensbladweergave te bekijken.

12. Klik op het tabblad Ontwerpen op Weergave > Gegevensbladweergave. De query retourneert een lijst met product-ids die worden bijgewerkt.

13. Klik op het tabblad Ontwerp op Uitvoeren.

    Wanneer u de tabel Orders in Chicago opent, ziet u dat de numerieke waarden in het veld Product-id zijn vervangen door de productnamen uit de tabel Producten.

Zie Een bijwerkquery maken en uitvoeren voor meer informatie over bijwerkquery's.

Naar boven

Een verwijderquery maken

U kunt een verwijderquery gebruiken om gegevens uit tabellen te verwijderen en u kunt een verwijderquery gebruiken om criteria in te voeren om aan te geven welke rijen moeten worden verwijderd. Met een verwijderquery kunt u de rijen bekijken die worden verwijderd voordat u de verwijdering uitvoert.

Terwijl u bijvoorbeeld bezig was met het voorbereiden van het verzenden van de tabel Chicago Orders uit het vorige voorbeeld naar uw bedrijfsmedewerker in Chicago, merkt u dat sommige rijen een aantal lege velden bevatten. U hebt besloten deze rijen te verwijderen voordat u de tabel verzendt. U kunt de tabel gewoon openen en de rijen handmatig verwijderen, maar als u veel rijen moet verwijderen en u duidelijke criteria hebt voor het verwijderen van rijen, kan het handig zijn om een verwijderquery te gebruiken.

U kunt een query gebruiken om rijen in de tabel Orders chicago te verwijderen die geen waarde voor order-id hebben, door de volgende procedure uit te voeren:

1. Klik op het tabblad Maken op Queryontwerp.

2. Dubbelklik op Chicago Orders.

3. Klik op het tabblad Ontwerp in de groep Querytype op Verwijderen. In het ontwerpraster verdwijnen de rijen Sorteren en Weergeven en wordt de rij Verwijderen weergegeven.

4. Dubbelklik in de tabel Orders in Chicago op Order-id om deze aan het raster toe te voegen.

5. Typ Nullin het ontwerpraster in de rij Criteria van de kolom Order-id.

6. Ga naar het tabblad Ontwerp en klik in de groep Resultaten op Uitvoeren.

Zie Een verwijderquery maken en uitvoeren voor meer informatie over het verwijderen van query's.

Naar boven