Als u koppelingen in de hoofdtekst van uw e-mailberichten hebt die verwijzen naar bestanden die zijn opgeslagen op OneDrive of SharePoint, geeft Outlook verschillende soorten informatie over deze koppelingen weer en kunt u bepalen wie toegang heeft tot de gekoppelde bestanden.
Hoe kan ik weet welke koppelingen verwijzen naar bestanden die zijn opgeslagen in OneDrive of SharePoint?
Wanneer u een koppeling toevoegt naar een bestand in OneDrive of SharePoint in de hoofdtekst van uw e-mailbericht, wordt die koppeling weergegeven met een grijze achtergrond. Als u op de koppeling klikt, ziet u een klein dialoogvenster waarin u kunt zien wie toegang heeft tot de koppeling.
Opmerking: De informatie hier geldt alleen voor koppelingen die zijn ingevoegd in de hoofdtekst van een e-mailbericht. Hoewel u bestanden rechtstreeks aan het e-mailbericht kunt toevoegen vanuit OneDrive of SharePoint en de machtigingen voor deze bestanden op een vergelijkbare manier kunt beheren, is de informatie in dit onderwerp alleen van toepassing op koppelingen die zijn ingevoegd in de hoofdtekst van uw e-mailbericht.
Hoe kan ik een koppeling naar een OneDrive- of SharePoint-bestand invoegen?
U kunt op verschillende manieren een koppeling invoegen in de hoofdtekst van uw e-mailbericht.
-
Kopieer de koppeling uit OneDrive of SharePoint en plak deze in de berichttekst.
-
Als een nieuw e-mailbericht, antwoord of doorsturen is geopend, selecteert u Bericht > Koppeling > Koppeling invoegen. Selecteer vervolgens een bestand dat is opgeslagen in OneDrive of SharePoint.
-
Een bericht beantwoorden of doorsturen met bestaande koppelingen.
Outlook stelt de machtigingen voor de koppeling automatisch in op wat uw tenantbeheerder heeft gekozen als de standaardmachtiging voor uw organisatie.
Hoe kan ik machtigingen voor mijn koppeling wijzigen?
Als u wilt wijzigen wie toegang heeft tot uw koppeling naar een OneDrive- of SharePoint-document, klikt u op de koppeling in de hoofdtekst van het e-mailbericht en selecteert u het > symbool in het dialoogvenster Machtigingen om de koppelingsinstellingen weer te geven.
Selecteer of klik op een van de vermelde opties.
Naast het kiezen van een toegangsniveau kunt u ook bewerken toestaan (of het selectievakje uitschakelen om bewerken uit te schakelen) en zelfs downloaden blokkeren. In dit geval wordt het gekoppelde bestand alleen geopend in een browservenster.
Opmerking: Als u het downloaden van een bestand wilt blokkeren, moet u de optie Bewerken toestaan uitschakelen.
Selecteer Toepassen om uw wijzigingen op te slaan. U kunt afzonderlijke machtigingsniveaus instellen voor elke koppeling die u toevoegt aan de hoofdtekst van uw e-mailbericht.
Hebben mijn geadresseerden toegang tot het gekoppelde bestand?
Outlook controleert of de geadresseerden van uw bericht toegang hebben tot de koppelingen in uw bericht naar bestanden die zijn opgeslagen in OneDrive of SharePoint. Dit proces verloopt snel, maar kan meer tijd in beslag nemen als u een bericht verzendt naar een groot aantal geadresseerden. U kunt uw bericht pas verzenden als deze controle is voltooid in Outlook.
Als Outlook bevestigt dat een of meer geadresseerden geen toegang hebben tot uw koppeling, wordt de kleur van de koppeling gewijzigd in rood en wordt er een klein rood uitroepteken weergegeven naast de naam van de koppeling. Als u op de koppeling klikt, ziet u informatie over welke geadresseerden geen toegang hebben tot uw koppeling en waarom.
In het pop-upvenster kunt u toegang beheren en het toegangsniveau van de koppeling wijzigen, ervoor kiezen om het bestand bij te voegen als een kopie in plaats van een koppeling, of de waarschuwing negeren.
Tip: Als uw e-mailbericht meerdere koppelingen bevat met toegangsfouten, kunt u navigeren tussen de koppelingen met fouten met behulp van de sneltoets Ctrl+Alt+F1.
Als Outlook niet kan controleren of uw geadresseerden toegang hebben tot de koppeling, ziet u een klein uitroepteken naast de naam van de koppeling, maar de koppeling verandert niet van kleur. Als u op de koppeling klikt, kunt u ervoor kiezen om deze melding te negeren.
Voordat u uw bericht verzendt, waarschuwt Outlook u als sommige van uw geadresseerden geen toegang hebben tot een of meer koppelingen. U kunt Toch verzenden of Niet verzenden kiezen om de toegangsmachtigingen voor de koppeling opnieuw te bekijken.
Uw bericht verzenden
Als u probeert uw e-mailbericht te verzenden voordat outlook is gecontroleerd om te zien of alle geadresseerden toegang hebben tot de koppelingen in ons bericht, ziet u een waarschuwingsbericht. U kunt toch verzenden of Niet verzenden en toestaan dat Outlook de controle van machtigingen voltooit. Als u niets doet, verandert het waarschuwingsbericht zodra outlook klaar is met het controleren van uw koppelingen.
